Organizacja pracy w administracji – 9 skutecznych kroków!

“Jak zorganizować pracę w biurze?“ to jedno z najczęstszych pytań, jakie dostaję zarówno od szefów firm, jak i od asystentek czy office managerek biur. W tym artykule chciałabym odpowiedzieć na to pytanie niejako z dwóch perspektyw. Pierwsza perspektywa to spojrzenie na organizację pracy w biurze oczami szefa firm, osoby zarządzającej. A druga perspektywa to codzienna praca osób kierujących biurem, jego logistyką, zadaniami. 

Dzięki wskazówkom zamieszczonym poniżej, zarówno szefowie firm, jak i Biurowe Rewolucjonistki będą wiedzieć, jak zorganizować pracę w biurze. Dodatkowo pomyślałam, że w tym artykule zbiorę wszystkie najważniejsze materiały, nagrania, czy też produkty, które mogą wspomóc tę zmianę organizacji.

Znajdziesz więc tu, nie tylko wskazówki od czego zacząć organizację pracy w biurze, lecz także wiele dodatkowych niezbędników, które mogą Ci w tym pomóc. Wierzę, że ta wiedza i konkretne, gotowe wręcz rozwiązania, pomogą w tej pracy.

9 skutecznych kroków jak zorganizować pracę w biurze?

1. MINI AUDYT BIURA

Pierwszą rzeczą od której warto zacząć organizację pracy w biurze to analiza stanu obecnego. Takie badanie umożliwia bliższe zapoznanie się z obecną sytuacją i sprawdzenie, czego brakuje, co nie działa lub co wymaga poprawy. 

W trakcie Mini Audytu należy sprawdzić: sprawdzić stan dokumentów, stan zasobów w biurze, poziom organizacji pracy (planowanie pracy, realizacja projektów, nawyki organizacyjne zespołu), a także obowiązujące w biurze procedury.

Mini Audyt Będzie jest szczególnie przydatny, gdy:

• zaczynasz pracę w nowym miejscu i chcesz rozeznać się, jak biuro funkcjonuje, 
• w Twoją pracę wdarł się chaos i przestajesz panować nad zadaniami, wówczas warto się na chwilę zatrzymać i dokonać analizy, zaczynając od Mini Audytu Biura,
• jesteś szefem firmy i obserwujesz spadek efektywności pracy i realizacji projektów,
• jako office managerka chcesz dokonać pewnych zmian, wtedy zdecydowanie warto wrócić na moment do początku i sprawdzić, czy podstawy na pewno postawione są na mocnych fundamentach.

Więcej o idei Mini Audytu Biura możesz przeczytać w dedykowanym artykule: https://urszularowinska.pl/mini-audyt-biura-sprawdz-swoja-organizacje/ i w materiale video na kanale Youtube:  https://youtu.be/qLBDd9mQYdg 

Jeśli czujesz, że potrzebujesz w tej materii mojego wsparcia, zapraszam. O korzyściach płynących dla firmy z przeprowadzenia takiego audytu możesz przeczytać w artykule: https://urszularowinska.pl/dlaczego-audyt-zewnetrzny-to-dobra-sprawa-dla-firmy/ 

A jako Audytor Zewnętrzny chętnie przeprowadzę dla Ciebie taki audyt – NAPISZ DO MNIE

2. Model Dobrze Zorganizowanej Administracji – DZA™

Nawet najlepiej zarządzana firma jest tak dobrze zorganizowana, jak jej najsłabiej zorganizowany pracownik. Brzmi kontrowersyjnie? A jednak – na całokształt funkcjonowania firmy, jej terminowość i skuteczność, pracuje cały zatrudniony zespół, począwszy od najwyższego szczebla, po szeregowych pracowników. Każdy powinien mieć określone zadania do wypełnienia, konkretny cel, aby firma działała niczym dobrze naoliwione tryby maszyny.  Spójnie, jednorodnie, efektywnie.

Co jednak w sytuacji, gdy pracownicy najprościej mówiąc marnują czas, który powinni spędzać w określony sposób? Często marnowanie czasu w pracy nie wynika ze złej woli pracownika, wręcz takie przypadki, jak biurowe bumelanctwo, stanowią mniejszość. O tym, ile czasu jest marnowane w biurze przeczytać możesz w artykule o tym: https://urszularowinska.pl/ile-czasu-jest-marnowane-w-biurze/

Znacznie częściej problemem są niewłaściwie wprowadzone procedury, zasady pracy, podział obowiązków, a także zła wewnętrzna komunikacja. Patrząc na to z szerszej perspektywy, widać więc, że Dobrze Zorganizowana Administracja to zespół wielu naczyń wzajemnie ze sobą połączonych. Właśnie dlatego na pytanie: Jak zorganizować pracę w biurze? nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi. Taka byłaby błędna. 

Zbyt wiele czynników wzajemnie ze sobą oddziałujących wpływa na dobrą i efektywną organizację biura. Z tego powodu opracowałam Model DZA™ opisujący wszystkie elementy, wpływające na funkcjonowanie administracji. Słów kilka o modelu napisałam w artykule na blogu, z którym możesz się zapoznać: https://urszularowinska.pl/dobrze-zorganizowana-administracja/

Natomiast zachęcam Cię do obejrzenia nagrania z prawie 2h webinaru, gdzie omawiam szczegółowo model jego elementy i pod elementy, a także konkretne case study. Dostęp do nagrania możesz wykupić w sklepie: https://biurowerewolucje.pl/produkt/webinar-model-dza/ 

3. ARCHIWUM DOKUMENTÓW

Ten krok wymaga nieco więcej czasu i uważności. Zwłaszcza, gdy w biurze chaos z dokumentami wylewa się wręcz z każdej szuflady i segregatora. Prace nad stworzeniem profesjonalnego archiwum należy zacząć do zbadania stanu jakości dokumentów, ich przechowywania, po stworzenie kategorii i poziomów dostępu do nich. 

Inną ważną składową systemu pracy z dokumentami jest codzienna obróbka, czyli to, co dzieje się z nimi każdego dnia w biurze. Opiera się to nie tylko o nawyki osób je obsługujących, ale także całej firmy. Co ciekawe, zasady obróbki dokumentów są najczęstszą przyczyną utraty lub obniżenia efektywności.

Z kolei analiza procesu obiegu dokumentów, rozpoczyna się od momentu ich wpłynięcia do firmy, aż do momentu, gdy trafiają do archiwum. Przyjrzenie się poszczególnym etapom da Ci świetny ogląd na dotychczasowy system działania biura. Polecam spisywać wszystkie swoje spostrzeżenia!

Korzyści z organizacji dokumentów biurowych jest sporo. O zaledwie 5 z nich przeczytasz w tym artykule: https://urszularowinska.pl/organizacja-dokumentow-biurowych/

O tym, jak zorganizować pracę w biurze w kontekście dokumentów, napisałam w artykule: https://urszularowinska.pl/ewidencja-dokumentow-w-firmie/ Niemniej, jak wspominałam wcześniej to temat wymagający więcej czasu. Dlatego, by jeszcze lepiej przeprowadzić Cię przez ten punkt, stworzyłam komplementarne kompendium wiedzy o tym w: 

• materiale video na kanale Youtube: https://youtu.be/JTU08PHVkZI 
• EBooku: Organizacja Dokumentów Biurowych: https://biurowerewolucje.pl/produkt/ebook-odb/ 
• Jeśli myślisz o wprowadzeniu dodatkowo Elektronicznego Obiegu Dokumentów to warto zakupić ebook w wersji z webinarem o EOD: https://biurowerewolucje.pl/produkt/ebook-organizacja-dokumentow-biurowych-webinar/ 

4. MIEJSCE PRACY – BIURKO

Kilka lat temu Brother International Corporation przeprowadziło badania na 800 pracownikach, skupiając się na produktywności, organizacji i podejściu do swojej pracy biurowej. Ustalono wtedy, że:

• pracownik traci rocznie 38 godzin na szukaniu rzeczy w biurze,
• 66% badanych traci 30 minut tygodniowo na szukaniu w biurze zgubionych rzeczy bądź dokumentów,
• 56% badanych traci podobną ilość czasu, by znaleźć dokumenty w komputerze lub jeszcze je poprawiają,
• 71% badanych uważa, że jeśli ktoś ma chaos na biurku, to ma go także w głowie.

Im częściej wizytuję różne firmy, by wykonać audyt administracyjny, tym odnoszę wrażenie, że nadal pracownicy firm mają wyzwanie z porządkiem w swoim miejscu pracy. Często nawet procedury, zasady pracy w biurze nie zmieniają ich podejścia i nastawienia. Dlatego między innymi do mojej pracy wkroczył trening mentalny i by z takimi wyzwaniami sobie radzić.  

Tematowi organizacji biurka, poświęciłam dwa materiały, które polecam teraz Tobie: 

• artykuł na blogu: https://urszularowinska.pl/pokaz-mi-swoje-biurko/
• video na kanale na Youtubie: https://youtu.be/2ICc10-lUfQ

5. PROCEDURY

Mówi się, że firma bez papierów nie istnieje. A firma bez procedur może? Z mojego doświadczenia wynika, że TAK, lecz na krótko. W pewnym momencie i tak pojawiają się przypadki:

• nie wykonywania swoich zadań zgodnie z oczekiwaniami szefa,
• brak brania odpowiedzialności za swoje zadania,
• zapominanie o priorytetach do wykonania, 
• gubieniu dokumentów lub zasobów biurowych.

Procedury pomagają zapanować nad zadaniami, realizacją ich, a także niwelują możliwość wystąpienia konfliktów. O ile procedury są dobrze przygotowane. Dlatego, jak ktoś mnie pyta: Jak zorganizować biuro, to ja pytam, a procedury są?

Dlaczego są one ważne i jak je tworzyć, możesz przeczytać w poniższych artykułach: 

• https://urszularowinska.pl/jak-przekonac-sie-do-procedur/
• https://urszularowinska.pl/procedury-narzedzie-w-zarzadzaniu-biurem/
• https://urszularowinska.pl/jak-tworzyc-procedury-w-biurze/ 

6. PLANOWANIE PRACY

Kolejny aspekt, który wymaga bardzo dokładnej analizy. Zależy od wielu czynników. By móc w sposób treściwy przyjrzeć się sposobom planowania pracy tym wspierającym, najpierw należy wyeliminować te przeszkadzające. Jak to zrobić dokładnie, przemyślanie i zmienić planowanie pracy danej osoby, zachęcam do zapoznania się z: 

• artykułem na blogu: https://urszularowinska.pl/planowanie-zadan/
• celami ważnymi w planowaniu pracy: https://urszularowinska.pl/jak-osiagac-swoje-cele/ 
• nagraniu z liva o przeszkodach w planowaniu: https://www.facebook.com/BiuroweRewolucje/videos/1063376444465096
• ebookiem dostępnym w 2 wersjach: https://biurowerewolucje.pl/produkt/e-book-planowanie-pracy-w-biurze-vs-planowanie-pracy-zdalnej/ 
• artykułem o koncentracji: https://urszularowinska.pl/koncentracja-w-planowaniu/
• materiałem video: https://youtu.be/2ICc10-lUfQ 

7. NAWYKI ORGANIZACYJNE

Jakość codziennych zwyczajów w pracy, porównałabym do rytuału pielęgnacji skóry twarzy. Mówi się, że skóra będzie taka, jak o nią zadbamy. Mogę to porównanie odnieść równie dobrze do organizacji naszej pracy. Będzie dokładnie taka, jaką sami sobie stworzymy. Nasza organizacja opiera się głównie na naszych nawykach. Ponad 40% codziennych czynności opiera się na automatycznych, wypracowanych przez lata nawykach. Dlatego w kontekście zorganizowania pracy w biurze istotne jest spojrzenie na jakość nawyków zespołu w nim pracujących. Czasami także nawyki szefa będą miały przełożenie na to, jak organizuje się zespół w biurze. 

Zachęcam Cię do zapoznania się z tymi materiałami: 

• Mojego wywiadu dla podcastu Marka Jankowskiego, Mała Wielka Firma https://malawielkafirma.pl/organizacja-pracy-w-biurze/
• mojego artykułu o nawykach: https://urszularowinska.pl/nawyki-organizacyjne/ 

8. STRATEGIA ZARZĄDZANIA

Sprawne funkcjonowanie biura przekłada się na realne wyniki, jakie osiąga firma. Jej wielkość nie ma tutaj dużego znaczenia, ponieważ każda tego typu organizacja posiada właściwe dla siebie i swojej struktury rozwiązania administracyjne. 

Gdy chcemy wprowadzić zmiany mogące poprawić jakość organizacji pracy, warto dokonać analizy strategii zarządzania, jaka została przyjęta. Zarówno ta dla osoby kierującej biurem: office managerki lub asystentki biura, jak i szefa firmy. Czasami przyjęte strategie są od siebie różne, a przecież w codziennym funkcjonowaniu właściwie od siebie zależą. 

Wspominam o tym, w poniższych materiałach, które mogą być dobrą inspiracją na drodze zmiany: 

• https://urszularowinska.pl/jak-zarzadzac-procesami-administracyjnymi-w-firmie/ 
• https://urszularowinska.pl/jak-motywator-finansowy-przegral-z-wartosciami-i-wizja-firmy-case-study/
• materiał video na kanale: https://youtu.be/MrlzrLcMxAE

9. KOMUNIKACJA

Pozostał nam jeszcze jeden element tej układanki: komunikacja. Sprawne funkcjonowanie firmy i biura jest wypadkową interakcji, jakie zachodzą między pracownikami. Jeżeli są właściwe, to realizacja projektów, procedura obiegu dokumentów czy wykonywanie codziennych zadań będzie przebiegało bez zakłóceń. Jednak w momencie, gdy komunikacja zawodzi – zaczynają się schody.

Pojawiają się wtedy sytuacje sporne dotyczące podziału obowiązków w biurze i związanego z nim zakresu odpowiedzialności. Zespół dysponuje rozbieżnymi informacjami i nie wie, kogo tak właściwie ma słuchać. Głos pracowników przestaje być słyszalny, więc pojawiają się konflikty.

Poznałam ten scenariusz wielokrotnie, zarówno podczas szkoleń, jak i audytów prowadzonych w firmach. Wiem, że potrzebne są zmiany w komunikacji, bazujące na mindsecie i odpowiadające na potrzeby konkretnego zespołu.

W moich materiałach znajdziesz kilka podpowiedzi, jak z nią pracować: 

• https://urszularowinska.pl/komunikacja-w-firmie-o-co-tyle-zamieszania/ 
• https://urszularowinska.pl/komunikacja-zespolowa-i-jej-perspektywy/ 

Zapraszam także do oferty szkoleń, gdzie także z zespołami firm pracuję nad usprawnieniem komunikacji: https://urszularowinska.pl/oferta/ 

9 skutecznych kroków w odpowiedzi na pytanie: Jak zorganizować pracę w biurze? Tylko 9, lecz tak naprawdę znacznie więcej. Przez wiele lat firmy i jej pracownicy patrzyli na organizację pracy w sposób wyrywkowy. Efektem tego były stałe problemy z zarządzaniem biurem, zarządzaniem sobą w czasie i odpowiedzialnością za pracę. Po 16 latach pracy na etacie i prowadząc swój biznes na rzecz firm, wiem, że aby zreorganizować pracę trzeba zająć się tym w sposób kompleksowy i bardzo szczegółowy. Inaczej, zarówno pracownicy, jak i sam system organizacji będzie zawracał na stare tory nawyków, braku efektywności i słabej jakości pracy. 

Dlatego warto podejść do zmiany kompleksowo i stworzyć program zmian, który spełni oczekiwania szefów i pracowników. A firmie da upragnione, dopasowane rezultaty.