Jak tworzyć procedury w biurze?

Wyobraź sobie firmowy chaos. Spójrz przez chwilę na pracowników, którzy nie znają zakresu swoich obowiązków, realizują zadania ad hoc, przez co trudno mówić o jakiejkolwiek komunikacji w zespole. Dołóż jeszcze do tego bałagan w dokumentach, o archiwum nawet nie wspomnę. Masz już przed sobą ogólny obraz sytuacji? Myślę, że tak, ponieważ przechodziłaś albo prędzej czy później przejdziesz przez podobny scenariusz. Nie mówię Ci o tym po to, żeby wzbudzić niepokój, bo nawet bez tego masz już wystarczająco dużo na głowie. Próbuję po prostu nakierować Twój wzrok na pewien problem, ponieważ znam jego rozwiązanie, o którym przeczytasz w dalszej części tego artykułu. Otóż najlepszym sposobem na firmowy chaos, są biurowe procedury.

Czym są procedury?

Skusiłam Cię obietnicą skutecznego rozwiązania, a teraz próbuję przekonać do czegoś tak mało porywającego, jak procedury?! Pozwól, że wyjaśnię, czym tak naprawdę są, a zaraz potem odniosę się do negatywnych przekonań pracowników na ten temat.
Zacznijmy więc od początku. Procedurą nazwiemy harmonogram procesu, który jest spisany i uporządkowany. Jest zatem narzędziem, pozwalającym na sprawne zarządzanie biurem, dzięki rozłożeniu pewnych stałych czynności na proste, zrozumiałe dla wszystkich kroki.
Skoro więc procedury organizują życie firmy i pozwalają budować relacje z pracownikami, oparte na jasnych zasadach, to skąd w nas tyle negatywnych przekonań w tym zakresie?

Mogłabym zacząć od tego, że społeczeństwo od pokoleń reaguje alergią na wszelkie reguły, struktury i nakazy, które stały się synonimem uciśnionego narodu. Nie można jednak zrzucać wszystkiego na barki historii! Szczególnie gdy pokolenie pracowników biurowych nie pamięta nawet osławionych czasów komuny 😊

Znacznie więcej „zawdzięczamy” korporacjom, które swojego czasu zbudowały skomplikowane labirynty procedur, niemających wiele wspólnego z celowością czy konkretnym przeznaczeniem. Uniemożliwiało to ułożenie ich w logiczną całość, co mocno zniechęciło pracowników. Nikt przecież nie lubi, gdy ciągle mu się mówi, co i jak ma robić! Jeszcze jedną, bardzo ważną konsekwencją takiego obłożenia procedurami jest zabijanie w ludziach kreatywności, logicznego myślenia i potrzeby wychodzenia z inicjatywą w firmie.

Jakie korzyści przynoszą procedury w biurze?

Firma, w której wprowadza się konkretne i dostosowane do jej potrzeb procedury, może szybko odczuć szereg pozytywnych zmian. Będą one widoczne zarówno z perspektywy poszczególnych pracowników, szefa oraz biura jako całości. O jakich korzyściach mowa?

Pierwszą z nich jest organizacyjny ład i porządek. Kluczowe aspekty funkcjonowania firmy zyskują przejrzystą strukturę, a dokumenty trafiają dokładnie tam, gdzie powinny. Przestrzeń wokół biurowego życia staje się przyjemnie uporządkowana. Spada zatem poziom stresu związany ze spotkaniami zespołu, przygotowywaniem cyklicznych zestawień, podsumowań czy podczas współpracy z księgowością. To z kolei korzystnie wpływa na wizerunek osób odpowiedzialnych za pracę biura i może stać się ważnym argumentem na drodze po podwyżkę 😊

W ten sposób przechodzimy do kolejnej zalety wprowadzania procedur, jaką jest wzrost efektywności na różnych poziomach funkcjonowania firmy. Oszczędność czasu przekłada się też na redukcję kosztów, jakie generuje biuro. Uporządkowane działania administracyjne wyrabiają również w pracownikach dobre nawyki organizacyjne, pozwalające na nowo poczuć satysfakcję z pracy.

Ostatnią korzyścią z istnienia biurowych procedur jest usprawniony przepływ informacji, będący podstawą do lepszej komunikacji wśród pracowników. Jasne zasady redukują potencjalne konflikty dotyczące zakresu obowiązków, które teraz są szczegółowo ujęte w najważniejszych procedurach. Znacznie łatwiej wprowadza się do takiego środowiska również nowych pracowników, ponieważ zapoznanie z obowiązującymi w firmie procesami odpowiada na ich najczęstsze pytania, jakie pojawią się na starcie współpracy.

Jak wprowadzać procedury w biurze?

Dużo będzie tutaj zależało od tego, czy mamy do czynienia z istniejącą już firmą lub też taką, która dopiero powstaje. W funkcjonującej dotąd firmie warto zacząć od analizy aktualnej sytuacji, w oparciu o mini audyt biura. Dzięki temu będziesz w stanie wyodrębnić wszystkie procesy, jakie się stosuje, wskazać wśród nich te, które wymagają usprawnienia oraz poznać obszary wymagające stworzenia procedur zupełnie od podstaw.

Nieco inaczej będzie wyglądała sytuacja w nowo powstałej firmie, którą już na starcie wyposażysz w odpowiednie procedury. Aby je przygotować, należy najpierw poznać kulturę firmy, jej misję i wizję oraz zakładane wartości, jakimi będzie się kierować. To pozwoli Ci odpowiedzieć na pytanie, w którą stronę mają zmierzać tworzone procedury, a także w jakim kierunku mają one poprowadzić firmę.

W każdym z tych przypadków warto rozłożyć sobie pracę na małe kroki, uwzględniając potrzeby pracowników i rekomendowane przez nich rozwiązania. Dzięki temu powstaną harmonogramy działań faktycznie potrzebnych w firmie i respektowanych przez zespół. Jeśli dołożymy jeszcze do tego język korzyści, to możemy liczyć na naprawdę dobrze zarządzane biuro.

Przechodząc natomiast do samego tworzenia procedur w firmie, warto zorganizować je zgodnie z poniższym schematem:

ANALIZA

CEL

ZMIANY

W pojedynczej procedurze uwzględnij następujące elementy:

• cel jej tworzenia,
• dokładne etapy, jakie będą się na nią składały,
• funkcje i stanowiska, przypisane poszczególnym osobom zaangażowanym w procedurę,
• osoby odpowiedzialne za efekt końcowy oraz sam jej przebieg.

Rejestr wszystkich procedur, jakie obowiązują w firmie, powinien natomiast zawierać informację o tym, jakie harmonogramy działań wykorzystujemy w biurze, kogo dotyczą i kiedy należy się do nich stosować.

WAŻNE!

Pamiętaj o prostym języku przekazu oraz czytelnej formie samego dokumentu z procedurą. Piszesz go przecież dla ludzi, więc możesz sobie oszczędzić kwiecistego języka. Zamiast tego postaw na konkrety.

Jak tworzyć procedury w biurze?

Wiesz już, czym są procedury, jakie korzyści wynikają z ich wykorzystywania oraz na czym polega samo wprowadzanie procedur biurowych. Dobrze więc, abyś poznała konkretne przykłady takich harmonogramów, które sprawdzą się w każdej firmie, bez względu na branżę czy ilość zatrudnionych w niej osób.

Na zakończenie dodam, że praca z procedurami i procesami organizacji w biurze, tylko z pozoru brzmi jak trudne wyzwanie. Kiedy się w nią zagłębisz, zauważysz, że oszczędziłaś sobie mnóstwo czasu i nerwów, a Twoje miejsce pracy stało się bardziej przyjazne.