Sekretarko, Asystentko, Administratorko biura! Pokaż mi swoje biurko, a ja Ci powiem, jak masz zorganizowaną pracę. Panuje na nim ład i porządek czy raczej kreatywny chaos? Teraz pewnie sprawdzasz co, gdzie i jak leży? To akurat dobra oznaka. Nie bez powodu zajrzałaś dziś do mojego artykułu. Dlatego chciałabym Cię namówić do przyjrzenia się Twojemu najbliższemu środowisku pracy. Czy jego stan i organizacja wspierają Twoją pracę, czy zdecydowanie ją utrudniają?

Pokaż mi swoje biurko, a ja Ci powiem, jak pracujesz.
To jak pracujesz w administracji, oznacza, jak zarządzasz biurem.

W 2010 Brother International Corporation przeprowadziło badania na 800 pracownikach, skupiając się na produktywności, organizacji i podejściu do swojej pracy biurowej. Ustalono wtedy, że:

• pracownik traci rocznie 38 godzin na szukaniu rzeczy w biurze,
• 66% badanych traci 30 minut tygodniowo na szukaniu w biurze zgubionych rzeczy bądź dokumentów,
• 56% badanych traci podobną ilość czasu, by znaleźć dokumenty w komputerze lub jeszcze je poprawiają,
• 71% badanych uważa, że jeśli ktoś ma chaos na biurku, to ma go także w głowie.

Możesz teraz zanegować te wyniki starych badań. Nic bardziej mylnego! Dwa lata temu Konica Minolta opublikowała analizę, że rocznie pracownicy biurowi tracą w swojej najbliższej przestrzeni średnio 65 godzin. Co w skrócie mówi nam, że na radzenie sobie z bałaganem na biurku i w dokumentach przeznaczamy średnio 15 minut dziennie.

Nadal uważasz, że to mało?

Jeśli masz za dużo czasu, to pewnie takie analizy czy wyniki badań nie robią na Tobie większego wrażenia. Muszę przyznać, że w takiej sytuacji Ci zazdroszczę. Mój czas jest mocno ograniczony i każde jego błędne zagospodarowanie, uważam za marnotrawstwo. Jak pewnie sama wiesz, w firmie tym bardziej nie jest ono mile widziane.

Bardzo często szukamy cudownych rozwiązań, które  w magiczny sposób usprawnią nam pracę. Tymczasem okazuje się, że praca leży u podstaw, a podstawą Twojej pracy jest właśnie biurko. Podstawą, bo to na nim wykonujesz większość swoich prac biurowych. Dlatego właśnie ośmielę się wysunąć dwie tezy:

1. Pracujesz w czyjejś firmie i oczekuje się od Ciebie porządku na stanowisku pracy.

2. Skoro masz bałagan na biurku, to jaki masz porządek w projektach czy dokumentach, którymi zarządzasz?

Uważam, że porządek na biurku jest absolutnym wymogiem pracy każdej asystentki. Każdej profesjonalnej asystentki. 

Kwestią dyskusyjną jest, czy pracujesz w dużym lub małym biurze. W miejscu, gdzie codziennie wizytują klienci lub w miejscu, gdzie gości w ogóle nie ma. Niezależenie jednak od rodzaju systemu działalności firmy, porządek na biurku jest dobrym świadectwem pracy asystentki.

Drugiego człowieka oceniamy już w pierwszej sekundzie jego poznania. Dokładnie tak samo jest z biurkiem pracownika. Podchodzimy, patrzymy i bardzo szybko wydajemy osąd. Kiedy więc ktoś mówi mi, że nie zwraca uwagi na nieład pracowniczych biurek, to albo sam jest typem bałaganiarza, albo z dobrą organizacją nie ma wiele wspólnego.

Przyznaję, że sama jestem pedantką. Mimo to zdarza mi się stworzyć chaos na biurku. Zwłaszcza gdy za dużo się dzieje i biegam między jednym a drugim spotkaniem. Niezależnie jednak od tego, mam swoje patenty na zorganizowany, drobny chaos. Celowo piszę – drobny, bo on nadal jest kontrolowany. Moje działania mają mi pomóc nie zginąć wśród przybywających w ciągu dnia papierów, przy zachowaniu podstaw – które zawsze są te same.

Przejdźmy teraz przez kilka prostych pytań, a potem przypatrz się swojemu miejscu pracy.

1. Jaki jest Twój MUST HAVE na biurku?

Wystarczą Ci typowe narzędzia biurowe: telefon, komputer, lampka, notes, karteczki kolorowe (ja muszę je mieć!), pojemnik z długopisami, kawa i jakiś miły gadżet 😉 Tak, naprawdę tyle wystarcza. Myślisz, że nie? Co jeszcze będzie Ci potrzebne do sterowania światem firmy? Tylko dobrze się zastanów, bo wiele pozornie niezbędnych rzeczy może Cię zwyczajnie rozpraszać.

Zapomniałam o czymś jeszcze! Pachnące kwiaty też mogą się znaleźć na biurku, podobnie jak fotografia czy pamiątka z wakacji. Ważne, żeby nie przesadzić z ilością i gabarytami takich gadżetów.

Mówi się, że im mniej rzeczy masz na biurku, tym mniej Cię ono rozprasza. Osobiście uważam, że tak jest po prostu wygodniej. W ciągu dnia w biurze i tak przybywa nam stale coś nowego. A to faktury, a to poczta, a to dokumenty od szefa i jeszcze znoszone na biurko zamówienia.

2.  Jaki jest najstarszy dokument, jaki masz na biurku?

Przechowujesz na biurku stare umowy, pisma lub faktury? Jakie dawno je sporządzono? Zrozumiałe jest, kiedy masz rzeczy bieżące lub z ostatniego tygodnia, kiedy wciąż zajmujesz się daną sprawą. Być może akurat negocjujesz jakieś zapisy lub oferta wymaga aktualizacji. Pamiętaj jednak, że każdy dokument ma swoje miejsce. Segregator, teczkę lub zawieszkę. Zeskanuj, odnotuj w ewidencji i odłóż tam, gdzie powinno być.

W razie pilnych poszukiwań, dokument będzie na swoim miejscu, a Tobie przestanie zalegać i kurzyć się na biurku. Porządek w dokumentach jest naprawdę ważny – dla Ciebie, przepływu informacji i na tzw. wszelki wypadek, gdybyś potrzebowała wolnego dnia. Wszystko będzie dostępne tam, gdzie ma być.

Gdybyś potrzebowała dobrego przewodnika, który przeprowadzi Cię przez Organizację Dokumentów Biurowych, to polecam Ci przyjaznego w obsłudze e-Booka 🙂

3. Czego nie używasz?

Policz, ile rzeczy masz na biurku, bez których na pewno się obejdziesz. Potrzebujesz trzech kubków po kawie, portfela i kluczy do domu? Pamiętasz, jak wspominałam o rozpraszaczach? Kubki po kawie będą Ci pachnieć i przypominać, że trzeba pójść zrobić nową porcję. Portfel może przywołać myśli, że mało zarabiasz, bo przydałoby się więcej pieniędzy. A klucze do domu pokażą Ci, jak marzysz, żeby nastała już pora powrotu do domu.

Widzisz sama, że to niepotrzebne rozpraszacze. Pozbądź się ich. Wszystko, na czym zatrzymujesz i zawieszasz swój wzrok, powoduje rozmycie się Twojego skupienia i w rezultacie marnotrawi Twój czas. Uprzątnij je z biurka!

4. Czy przybywa Ci dokumentów w ciągu dnia?

Pracownicy je przynoszą i zostawiają, dlatego robi się coraz mniej miejsca? Dokumenty to atrybut każdego biura. One po prostu muszą tam być. Dlatego Ty próbujesz je szybko zeskanować, zarchiwizować i odłożyć. Nie udaje się zrobić tego od razu, bo ciągle masz coś do zrobienia? Możesz zająć się tym później, ale zastosuj metodę szablonu lub przegródek.

O co w niej chodzi?

Jeśli masz małe biurko, rób to poziomo, jeśli duże – pionowo. Sama mam teraz bardzo małe biurko i wykorzystuję metodę pionową lub po prostu podłogę. Jednak w biurze – unikaj tego typu rozwiązania! Może się zdarzyć, że ktoś po prostu na nich stanie. Jeśli masz przegródki, korzystaj z nich!

Przybywające w ciągu dnia dokumenty, odkładaj zawsze w to samo miejsce. Jeśli zdarzy się sytuacja, że będziesz musiała je nagle i szybko wziąć (bo np. szef pilnie o nie poprosił), nie stracisz czasu na poszukiwania.
Stosuj zawsze ten sam schemat „składania” dokumentów w ciągu dnia. To pomoże Ci opanować sytuację i stworzyć sobie kontrolowany chaos.

5. Potrafisz zamknąć oczy i powiedzieć, gdzie co jest?

Zamknij oczy i powiedz mi, co i gdzie masz na biurku. Potrafisz to zrobić? Pochwalę Ci się, że ja tak 🙂

Spokojnie, nie oczekuję perfekcyjnej znajomości topografii Twojego biurka. Chodzi mi o orientacyjne rozeznanie w sytuacji. Wyobraź sobie, że wychodzisz na lunch, a pracownik dzwoni do Ciebie, z pytaniem o dokument, który miałaś dla niego przygotować. Jesteś w stanie go poinstruować? Stała lokalizacja poszczególnych rzeczy ułatwia tego rodzaju komunikację i niweluje stres. Zarówno Twój, jak i współpracowników. Dokumenty są na swoim miejscu, więc wszyscy są zadowoleni.

 6.  W jakim stanie zostawiasz biurko, a z jakim zaczynasz dzień?

Celowo najpierw napisałam o zamykaniu dnia. Jeśli wychodząc z biura i zostawiasz po sobie bałagan, trudno oczekiwać, że rano będzie lepiej. Zawsze zamykaj dzień uporządkowaniem swojego miejsca pracy. Przed wyjściem do domu sprawdź dokumenty z danego dnia. Jeśli można, zarchiwizuj je, schowaj lub przygotuj tak, żeby zająć się nimi rano.

Zostaw biurko w takim stanie, w jakim chciałabyś je zastać rano. Niech będzie czyste i uporządkowane. Gotowe do kolejnego dnia pracy.

W przytoczonych przeze mnie badaniach, 80% respondentów powiedziało, że jeśli ktoś jest niezorganizowany, to wpływa na organizację całego biura. Kolejny raz muszę się z tym zgodzić. Jako osoba zarządzająca biurem, powinnaś być przykładem dobrych nawyków.

Bałagan w Twoim służbowym miejscu pracy będzie świadczyć o Tobie, Twojej pracy i wpływać na pracę innych. Przy czym biurko to dopiero początek 🙂

Możesz zajrzeć do mojego poprzedniego artykuły o nawykach, które również pomogą usprawnić Twoją pracę.

Zadbaj o swój wizerunek, poprzez wygląd Twojego biurka. Zaprezentuj je tak, jak sama chcesz być oceniana. 

Na zakończenie mam dla Ciebie trudne pytanie: czy widzisz teraz u siebie chaos, a może porządek?