Nawyki organizacyjne w zarządzaniu biurem

Przysłowie mówi, że przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka. Trudno się z tym nie zgodzić. 40% naszej codzienności to nawyki organizacyjne. Wykonujemy codziennie wiele czynności w ten sam, powtarzalny sposób. Często nawet nie zdając sobie sprawy, że one właściwie w ogóle występują. Organizacja pracy biura opiera się o wiele zasad. Jednak u podstaw zarządzania stoi nawyk, a właściwie doprecyzowując: cały ich zbiór. Czy jesteś zatem świadoma jak nawyki organizacyjne wpływają na Twoją organizację pracy?

Dobrą organizację pracy jesteś w stanie sobie wypracować. Nie powiem Ci, że po jednym szkoleniu czy jednym wpisie blogowym będziesz wiedzieć wszystko. Kłamstwem też jest twierdzenie, że dobrej organizacji można nauczyć się w tydzień. Tak, jesteś w stanie nauczyć się dobrej organizacji biura. Tylko zajmie Ci to przynajmniej kilka tygodni, o ile nie miesięcy. Jeśli ktoś daje Ci obietnice, że po jednym dniu będziesz już perfekcyjną panią biura znaczy kłamie! Przede wszystkim nie marnuj swoich pieniędzy. Prowadzący szkolenie, który nigdy nie siedział za biurkiem, nie zna dwóch stron medalu zarządzania biurem i w dodatku nie zna realiów pracy asystentek, jest dla mnie skreślony z miejsca.

Nie ufaj szarlatanom, którzy widzieli tylko gruszki na wierzbie i nie mają pojęcia z czym się wiąże zarządzanie biurem.

Być może to mocne stwierdzenie, jednak poparte latami doświadczeń. Oczywiście, nikt z nas nie urodził się z umiejętnością zarządzania czasem i perfekcyjnym nawykiem planowania. Serio! Nawet Ci wielcy, których cytuje się teraz wszędzie i na okrągło zaczynali z tego samego poziomu, co Ty i potykali się może jeszcze więcej razy, niż ja i Ty razem wzięte. I w sumie bardzo dobrze! Wszystko do czego doszli zostało wypracowane, przetestowane i wywracane na każdą stronę po wielokroć. Osobiście uważam, że to najlepsza metoda uczenia się: upadanie, analiza i wstawanie z kolan. Oczywiście mocno wyolbrzymiam tym przykładem, lecz zależy mi byś zrozumiała dokładnie o co mi chodzi. Taka nauka płynąca z życia jest dla mnie najbardziej wartościowa i dająca efekty, nawet dla osoby postronnej.

Na organizację pracy składa się wiele czynników. Pisałam o tym w osobnym artykule, może warto, byś i do niego spojrzała. Jednak u podstaw dobrej organizacji leżą nawyki organizacyjne. Dzięki nawet z pozoru drobnym nawykom możesz sprawić, ze biuro, którym zarządzasz będzie działało sprawniej. A jeśli biuro działa efektywnie to znaczy, że panujesz nad czasem i zadaniami. Czemu jednak uparłam się, by w ogóle poruszać ten temat, skoro w internecie publikacji o nawykach jest sporo? Głównie dlatego, że o ile część z tych publikacji jest jak najbardziej wartościowa, to w żadnym z nich nie ma wąskiego spojrzenia na model pracy typu: biuro. I to w dodatku z perspektywy zarządzającej nim.

A jakie Ty masz nawyki organizacyjne Rewolucjonistko?

Niby czujesz pod skórą, że wiesz, jednak może warto byś poznała dokładniejszą definicję. Nawyk to zautomatyzowana czynność (sposób zachowania, reagowania), którą nabywa się w wyniku ćwiczenia (głównie przez powtarzanie). Teraz już wiesz, że w życiu jest wiele nawyków. Włączenie ekspresu do kawy tuż po wstaniu? Czy zamykanie samochodu po wysiadaniu? Tak, to są nasze nawyki, które zadomowiły się w naszym życiu, a my nawet nie wiemy kiedy. Dokładnie tak samo działa to na gruncie zawodowym.

• Jak robisz notatki na spotkaniu?
• Jak przyklejasz post it na biurku?
• W jaki sposób odbierasz telefony czy piszesz e-maile służbowe?

Wszystko jest nawykiem, pytanie tylko jakim.

Jasne jest, że im więcej pozytywnych nawyków masz w swoim portfolio, tym Twoja efektywność wzrasta, a i praca staje się przyjemniejsza!  Pewnie zaczęłaś się teraz zastanawiać, jakich więcej jest u Ciebie? To naturalna reakcja, jaka pojawia się w osobach umiejących poddać się refleksji nad sobą i swoim otoczeniem. Jeśli więc należysz do tego grona osób, zastanów się przez chwilę, jakie są Twoje nawyki. Zdefiniuj czy są one pozytywne, czy raczej negatywne. Nie czarujmy się, mamy również negatywne przyzwyczajenia! Jeśli czujesz, że niektóre z Twoich nawyków mają charakter pejoratywny, zapisz je i pomyśl, w jaki sposób chciałabyś je zmienić. Rozłóż je na czynniki pierwsze i popracuj z nimi.

Nawyki organizacyjne możesz wypracować metodą małych kroków czyli poprzez drobne działania,
krok po kroku, dzień po dniu, jeden po drugim.

Pamiętaj, nasz mózg jest tak zbudowany, że uwielbia działania automatyczne. Masz więc bardzo silnego kompana, który może bardzo przeszkadzać Ci wdrażać zmiany i usprawnić własną pracę. Mózg znacznie oporniej zmienia nawyki niż nasza siła woli 😉Podczas przeprowadzania Biurowych Rewolucji spotkałam się z dziewczynami, które nie miały wypracowanych nawyków. Właściwie miały, tylko przeważały te negatywne.

Z jednej strony to często efekt niewiedzy, naleciałości z dzieciństwa czy braku wprawy. Nadrobić można wiele, a na naukę nigdy nie jest za późno. Dlatego namówione przeze mnie, sukcesywnie wprowadzały kolejne działania zgodnie z moimi podpowiedziami. Od wielu z nich dostałam informacje zwrotną, że często te drobne zmiany stały się ogromna rewolucją w ich życiu zawodowym. Pozytywną rewolucją, rzecz jasna. Co dla mnie jest po prostu fenomenalne. Małe rzeczy bardziej cieszą niż te wielkie, spektakularne.

Doświadczenia zawodowe nabywane latami w różnych firmach pomogły mi zdefiniować 3 główne rodzaje nawyków w pracy w biurze. Główne, bo jest ich znacznie więcej niż tu wymienione. Muszę także zwrócić uwagę na fakt, że jednak każde biuro jest inne. W ślad za tym, nie da się wszystkich nawyków dopasować idealnie, w ten sam sposób do każdego biura. Uważam, że powinno się dobierać nawyki nie tylko do osobowości, ale i do biura firmy, w którym zarządzasz. Za dużo składowych elementów wpływających na zarządzanie biurem i organizację pracy, by móc wpasować je w każdą przestrzeń. Niemniej, kanony obowiązują wszystkich. 

1. NAWYKI ORGANIZACYJNE NA POCZĄTEK DNIA

W pierwszej kolejności opowiem nieco o nawykach porannych, które otwierają dzień pracy. W moim słowniku to tzw. obchód biura, podczas którego sprawdzasz czy wszystko jest na swoim miejscu. To właśnie wtedy masz szansę sprawdzić i być pewną, że na przykład w drukarce na drugim piętrze skończył się papier lub toner. Lepiej byś dowiedziała się o tym samodzielnie i zdążyła zadziałać, niż gdyby Twój szef miałby Ci o tym powiedzieć. Zgodzisz się ze mną prawda?

Poranne nawyki pozwolą Ci wejść w dzień pracy z działaniem i poczuciem, że dzień rozpoczął się dobrze. Taki pozytywny rozbieg w pracy wywołuje w naszym mózgu zadowolenie i wręcz nas motywuje do mierzenia się z dniem. Dodatkowym atutem jest także oczyszczanie sobie głowy z pierdółek, które to często zalewają nie tylko nasze biurko, lecz także listy TO DO.

Nawyki poranne pozwolą Ci uniknąć niezręcznych sytuacji w trakcie dnia, a także sprawią, że nie będziesz musiała co chwila odrywać się od obowiązków. Choćby po to, by np. zamówić materiały biurowe, bo te właśnie się skończyły. W trakcie obchodu biura możesz również rzucić okiem na poziom jego czystości, zwłaszcza, jeśli pracownicy waszego biura pracują na dwie zmiany. Jest to również niejako audyt firmy sprzątającej. Poprzez takie działania, sprawdzasz czy jej pracownicy dobrze wykonują swoją pracę. Dzięki skontrolowaniu tych obszarów będziesz czuć się spokojna. Czyste biuro, wszystko na swoim miejscu, niczego nie brakuje, urządzenia działają poprawnie – to zielone światło, abyś Ty mogła zacząć swój dzień pracy i zajęła się zadaniami z listy. Gdybyś chciała dokładniej zagłębić się w tajniki porannych nawyków polecam Ci lekki artykuł, który szybko i przyjemnie pomoże Ci nad nimi pracować już od dziś.

2. NAWYKI ORGANIZACYJNE W TRAKCIE DNIA

Nawyki w trakcie dnia pracy są znacznie bardziej złożone niż te poranne. Tu pole rażenia jest szersze i wymaga szczegółowego omówienia.  To co jest istotne w pracy nad nawykami, że jeśli połączysz je w działanie to uzyskasz jednolity system organizacji. Wydaje się, że nawyk ma znikomy wpływ na to co się dzieje. Tymczasem pracując nad tymi pozytywnymi jesteś w stanie zwiększyć liczbę zadań, które finalizujesz w ciągu dnia, a tym samym wzmacniasz swoją pozycję w firmie. Wszystko jest ze sobą połączone.

Zastanawiasz się pewnie, jaki nawyk możesz z łatwością wdrożyć już od dziś? To wręcz banalny przykład. Jednym z pozytywnych nawyków w trakcie dnia pracy, który polecam wypracować każdej Rewolucjonistce jest odkładanie dokumentów (i rzeczy) zawsze na jedno, wcześniej ustalone, miejsce. Jeśli śmiejesz się teraz pod nosem to znaczy, że sama masz coś za segregatorami!

Spróbuj i sprawdź, ile możesz zaoszczędzić czasu oraz w jak banalny sposób możesz sobie zaoszczędzić mnóstwo stresu. Oczywiście: pasuje Ci bałagan na biurku? Super! Dopóki to jest domowe biuro, naprawdę nie widzę żadnych przeszkód, byś w takim stanie żyła. Pracując jednak w firmie zewnętrznej, większego wyboru nie masz. Porządek jest podstawą. Liczyłaś kiedyś, ile dziennie takiego czasu na szukanie rzeczy tracisz? Nie wiesz? Pokażę Ci coś, tylko uważaj, bo może się okazać, że miałam rację.

Pokaż mi swoje biurko, a powiem Ci, ile swojego czasu już zmarnowałaś 😊

Kolejnym zjadaczem czasu jest internet (choć dziękuję, że dzięki niemu mogę się z Tobą komunikować – ja nie narzekam!). To moja osobista zmora. Za dużo w nim przesiaduję i sprawdzam i szukam i czytam i odpisuję. Jak widzisz, sama mam nad czym pracować. Tobie też się to w biurze zdarza? Kiedyś sama miałam o to pretensje do innych. Teraz akceptuję to jako element naszych czasów. Niestety, nie realizowanych w pracy zadań nie usprawiedliwisz nadmierną ilością godzin w internecie. Pewnie gdybym zaproponowała Ci wyłączenie i schowanie telefonu do szuflady na przynajmniej 45 minut, uśmiałabyś się i stwierdziła, że jestem takim samym szarlatanem, jak Ci o których pisałam wyżej. I do pewnego stopnia tak.

Jednak ważne jest też…

by dostarczane przez Ciebie materiały np. umowa były przygotowane w sposób rzeczowy i merytoryczny. Gdy dzwoni Ci telefon lub co gorsze woła Cię, byś go znów dotknęła (mnie mój telefon permanentnie woła takim cichym głosikiem!), to może warto pochylić się nad wyłączeniem go na jakiś czas. Nie musi to być wspomniane przeze mnie 45 minut. Sama będziesz wiedzieć, na ile sobie możesz pozwolić. Może dla własnej efektywności działania, warto go raz na jakiś czas wyłączyć.

Wśród wielu nawyków w ciągu dnia jest jeszcze jeden, który gorąco polecam. Chodzi mi o skupienie na jednej ważnej rzeczy w danym momencie. Ja wiem, jak trudne jest to w biurze, gdy wszyscy nad Tobą stoją i każdy czegoś chce. Tym bardziej doceniam każde Twoje podjęte staranie, by wprowadzić tę zasadę. Praca nad jednym zadaniem bez rozpraszaczy i zajmowania się kilkoma innymi rzeczami naraz, usprawnia Twoją listę TO DO o miliony sekund do przodu. Korzyści jest więcej niż strat, dlatego tym bardziej warto być konsekwentną. A przy budowaniu nawyków upór i własna determinacja odgrywają wyjątkową rolę.

Gdybym chciała zawrzeć wszystkie swoje doświadczenia i nawyki w jednym to ujęłabym je w tych kilku czasownikach o charakterystycznym dla organizacji pracy wydźwięku: porządkuj, usuwaj, decyduj, deleguj, mapuj, planuj. Jak sama widzisz, pod tymi czasownikami sporo się kryje. Wymagają one większej ilości czasu i dokładnego przeanalizowania. Możesz zrobić to sama za pomocą kartki papieru i długopisu. Wypisz wszystkie nawyki, jakie dostrzegasz w swojej pracy. Uwzględnij te pozytywne, jak i negatywne. Takie porównanie pomoże Ci ustawić sobie ścieżkę działania. A potem już tylko wdrażanie i egzekwowanie od samej siebie.

3. NAWYKI ORGANIZACYJNE NA KONIEC DNIA

Trzeci rodzaj nawyków, które warto wprowadzić do swojego zawodowego życia, to te na zakończenia dnia pracy. Niektórzy mawiają, że „nieważne jak zaczynasz, ważne jak kończysz”. To powiedzenie zdecydowanie nie pasuje do naszego obszaru – administracji biurowej. A w biurze musimy mieć bowiem klamrę – zarówno początek, jak i koniec musi być idealny! Dlatego na potrzeby Biurowych Rewolucji zmieniam powiedzenie na:

Jak zaczynasz, tak kończysz.

Zanim więc zabierzesz swoją torebkę i wybiegniesz zadowolona z biura, kończąc pracę, zatrzymaj się na kilka minut i wypracuj dobry nawyk zakończenia dnia.

• Sprawdź swoje miejsce pracy – uporządkuj je, jeśli tego wymaga.
• Poodkładaj dokumenty na miejsce, pochowaj segregatory do archiwum.
• Poufne dokumenty sprzątnij z biurka.
• Sprawdź kalendarze i spotkania w dniu kolejnym.
• Na koniec skontroluj swoją listę zadań i podsumuj dzień.
• Czy wszystko udało się zrobić?

Odpowiedź pozytywna uprawnia Cię do nagrody dla siebie samej i spokojnego wyjścia do domu. Nie śmiej się z nagrody, nawet lizak wpływa stymulującego dla naszego mózgu, który łapie takie sygnały bardzo dobrze.

Jeśli jednak odpowiedź jest negatywna to może warto, byś została te 8 minut dłużej i zrobiła rachunek sumienia. Przypatrz się, co zadziałało, a co nie. Jakie są tego przyczyny? Kto lub co na to wpłynął.

Analiza każdego dnia pozwala Ci na bieżąco reagować i modulować swoje własne zachowania czy choćby typowe do tych zachowań nawyki. A na nawykach opiera się efektywne zarządzanie biurem. To już wiesz.

Mam nadzieję, że teraz już wiesz, jak ważne są nawyki w pracy administracyjnej. Ich nabywanie, zmienianie oraz wykorzystywanie, to klucz do sukcesu w biurze. Pamiętaj, że wszystkie przyzwyczajenia można zmienić, lecz trzeba uzbroić się w cierpliwość i wykazać się samodyscypliną. Rzymu od razu nie zbudowano, a Bill Gates też uczył się konsekwencji w działaniu. Położył pierwszą firmę, zanim w tej drugiej osiągnął globalny sukces. Tylko, że on szybciej wziął sobie do serca budowanie nawyków.

A Ty kiedy się za to weźmiesz?