Komunikacja w firmie – o co tyle zamieszania?

Rzetelne informacje to w obecnym świecie towar niemal luksusowy. Ostatni rok pokazał niczym w soczewce, że właśnie one są w stanie zaważyć o losach zarówno małych i dużych firm, jak i wielkich korporacji. To relacje w zespole czy biurze decydowały o “być albo nie być” wszędzie tam, gdzie myślano o utrzymaniu się na rynku. Skuteczna komunikacja w firmie, czyli przekazywanie informacji między pracownikami wysuwa się zatem na czoło, jeśli mowa o kompetencjach przyszłości.

No właśnie, skoro już o komunikacji mowa… To ona będzie bohaterką dzisiejszego artykułu, ponieważ dostrzegam w niej ogromne możliwości, o których należy powiedzieć nieco więcej.

Mogłabym zacząć ten wpis od krótkiego przybliżenia danych z raportów, jakie stworzono na podstawie badań wśród rozmaitych firm. Miały one służyć ocenie zmian, zachodzących w organizacjach na przestrzeni ostatnich miesięcy. Nie będę tego jednak robić, ponieważ w ubiegłym tygodniu przedstawiłam kilka ciekawych wyników, pisząc artykuł o komunikacji zespołowej na UrsaGO, który można przeczytać tutaj.

Postanowiłam, że tym razem zacznę od zupełnych podstaw, aby lepiej poznać ramy, w jakich porusza się komunikacja w firmie oraz dostrzec jej znaczenie w kontekście świadomego kształtowania przyszłości biura i zatrudnionych w nim pracowników.

Czym jest komunikacja?

Najważniejszy fakt, który trzeba sobie w tym miejscu uświadomić, jest taki, że komunikacja to proces. Zaskakujące stwierdzenie od kogoś, kto podchodzi do swojej pracy w sposób procesowy, prawda :)?

Tak więc komunikacja jest złożoną interakcją, która ma na celu wywołanie takiej zmiany w świadomości odbiorcy, jaką zamierzył nadawca. A skoro jest ona interakcją, to bardzo ważnym jej składnikiem będzie wzajemne postrzeganie i zrozumienie.

Co sprawia, że proces komunikacji może zakończyć się sukcesem?

Przede wszystkim potrzebny jest rozmówca, do którego nadawany będzie komunikat i który w określony sposób na niego odpowie lub zareaguje. Kolejnym składnikiem jest motyw ogólny, związany z tematyką przekazywanych informacji. Ostatnim komponentem będzie wspólny język, zrozumiały i preferowany przez uczestników takiej interakcji.

Warto zwrócić uwagę, że komunikujemy się tak naprawdę wszędzie i przy rozmaitych okazjach. Można do tego wykorzystywać różne rodzaje komunikatów, w zależności od potrzeb. Dla przypomnienia zamieszczam poniżej prosty schemat:

Komunikacja w firmie: przebieg

Jak już wcześniej wspomniałam, komunikacja jest bardzo ważnym czynnikiem, warunkującym sprawne funkcjonowanie organizacji. Ma wpływ nie tylko na ogólną atmosferę, ale też na motywację oraz efektywność pracowników. Pomaga również budować swój wizerunek. Zasadniczym celem komunikacji w firmie powinno być przekazywanie wszystkim członkom zespołu zasadności działań, które są w niej prowadzone. Mając poczucie sensu pracy, znacznie łatwiej o zaangażowanie i właściwe relacje.

Zauważmy, że komunikacja w firmie odbywa się na kilku różnych poziomach:

1. pracowników z przełożonymi,
2. pracowników między sobą,
3. pracowników za pośrednictwem przełożonych.

Analiza takich powiązań komunikacyjnych, pozwala wyodrębnić mocne i słabe strony każdego procesu, aby następnie ocenić ich efektywność.

Przyglądając się natomiast komunikacji w miejscu pracy, można dostrzec, że zaspokaja 4 główne potrzeby:

• dzielenie się informacjami (np. sprawozdanie ze spotkań zespołu),
• utrzymywanie relacji (np. firmowe śniadania),
• wyrażanie negatywnych emocji (np. rozmowy 1:1),
• organizowanie (np. spotkania kickoff).

Aby poznać oczekiwania pracowników w każdym z tych obszarów, nie pozostaje nam nic innego, jak rozmowa. To proste, ale skuteczne narzędzie nadal pozostaje niedocenione, szczególnie w obliczu spłycenia komunikacji podczas pandemii.

Kiedy dobrze taką komunikację zaprojektujemy, pojawi się szereg korzyści. Najbardziej oczywistą jest usprawnienie organizacji i sposobu obiegu informacji w firmie. Równie ważna jest przekazywana w komunikatach informacja zwrotna, wspierająca wykonywanie codziennych zadań w biurze. Patrząc na nią z perspektywy relacji – pozwala rozwiązywać konflikty lub w porę im zapobiegać. Natomiast w ujęciu długofalowym, umożliwia realizację strategii firmy oraz jej rozwój.

Mindset w komunikacji

Wiemy już pokrótce, czym jest i jak wygląda komunikacja w firmie. Przejdźmy zatem do zrozumienia jej podłoża, czyli miejsca, z którego wychodzi, a które najmocniej ją determinuje. Co ciekawe, podczas moich szkoleń słyszę często od uczestników, że po raz pierwszy odkrywają ze mną prawdziwe źródło sposobu, w jaki się komunikują.

Co zatem sprawia, że działamy tak, a nie inaczej? Odpowiedzią jest mindset, czyli schemat, który zawiera w sobie myśli, emocje, wspomnienia i reakcje, przekładające się na to, co robimy. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o mechanizmie jego działania, zajrzyjcie do tego artykułu.

To właśnie mindset determinuje nasze decyzje, również te związane z komunikacją w firmie. Poznanie jego źródła, czyli okoliczności, jakie go ukształtowały, pozwala świadomie z nim pracować, zmieniając dotychczasowy sposób przekazywania informacji na taki, jakiego faktycznie potrzebujemy.

Praca z mindsetem w komunikacji przebiega w kilku krokach:

1. Zatrzymanie się na danej sytuacji i towarzyszących jej emocjach.
2. Wychwycenie momentu: „aha”.
3. Analiza swojego schematu.
4. Stworzenie indywidualnego planu.
5. Działanie.

Można przejść przez ten proces samodzielnie lub ze wsparciem, jakie oferuję w kursie Mindset rozwoju organizacji.

Komunikacja a organizacja pracy

Sprawne funkcjonowanie firmy i biura jest wypadkową interakcji, jakie zachodzą między pracownikami. Jeżeli są właściwe, to realizacja projektów, procedura obiegu dokumentów czy wykonywanie codziennych zadań będzie przebiegało bez zakłóceń. Jednak w momencie, gdy komunikacja zawodzi – zaczynają się schody.

Pojawiają się wtedy sytuacje sporne dotyczące podziału obowiązków w biurze i związanego z nim zakresu odpowiedzialności. Zespół dysponuje rozbieżnymi informacjami i nie wie, kogo tak właściwie ma słuchać. Głos pracowników przestaje być słyszalny, więc pojawiają się konflikty.

Poznałam ten scenariusz wielokrotnie, zarówno podczas szkoleń, jak i audytów prowadzonych w firmach. Wiem, że potrzebne są zmiany w komunikacji, bazujące na mindsecie i odpowiadające na potrzeby konkretnego zespołu.

Komunikacja w firmie:  szkolenia!

Znając te wszystkie uwarunkowania i problemy, z jakimi borykają się firmy – postanowiłam stworzyć odpowiednie szkolenia. Jego koncepcja opiera się na wspólnej pracy z zespołem nad trudnościami w komunikacji, osadzonej na głębokim podłożu mindsetu. Potrzeba komunikacji, zwłaszcza w obliczu ciągłych zmian, jest bowiem kluczowym czynnikiem budującym firmowe zespoły.

Podczas szkolenia będę identyfikować emocje towarzyszące relacjom, aby pomóc zrozumieć prawdziwe źródła problemów. Wszystko to pozwoli mi zaproponować bardzo indywidualne rozwiązania, które sprawdzą się w rzeczywistych realiach firmy, dla której organizuję szkolenie.

Na taki proces będą się składały:

• dogłębne poznanie komunikacji w zespole z perspektywy każdego pracownika i jego uwarunkowań,
• dostrzeganie zależności, a więc sieci połączeń, kształtujących firmę na różnych poziomach,
• autorskie rozwiązania, mające źródło w oczekiwaniach pracowników,
• proces grupowy z bardzo indywidualną strukturą, prowadzący do stworzenia kodeksu komunikacji w zespole.

Podczas szkolenia będziemy pracować procesowo na “żywym organizmie”, zwracając uwagę na styl, motywację, sposób myślenia i zarządzania oraz budowane relacje. Sam zespół jest przecież indywidualnością i patrzenie na niego w ten umożliwia dopasowanie rozwiązań, które zaspokajają potrzeby zarówno tych, którzy wymagają specjalnych wskazówek, jak i tych, którzy pragną dojść do wszystkiego sami. W ten sposób daję możliwość indywidualizowania efektywnych zespołów.

Jak wygląda taki proces grupowy? Czy jest skuteczny? Oto opinie uczestniczek kursu “Mindset rozwoju organizacji”, który przebiegał właśnie w ten sposób!

Niezależnie od struktur, w jakie zorganizowane jest biuro, to właśnie komunikacja przekłada się na przepływ informacji, relacje i realizowane projekty, a co za tym idzie – rzutuje na stabilność oraz dalszy rozwój firmy. Dlatego robię wokół niej tyle zamieszania 🙂

Zobaczcie, jak dobrze zaprojektowana komunikacja może zmienić Waszą organizację i już teraz warto nad nią pracować!