Ewidencja dokumentów w firmie

Wiele razy powtarzam, że firma bez dokumentów nie istnieje. Trudno dziś założyć firmę bez dokumentów. Może działalność jednoosobową tak, lecz spółkę już nieco gorzej. Z tego względu w dzisiejszym wpisie chciałabym Ci pokazać, jak ważna jest ewidencja dokumentów w firmie. W sposób przejrzysty i prosty przeprowadzę Cię przez proces stworzenia sobie potrzebnych ewidencji dokumentów w każdej, małej lub dużej firmie.

Zacznijmy jednak od najważniejszych rzeczy, czyli zrozumienia istoty dokumentów i ich ewidencji. Skoro firma bez dokumentów nie istnieje, potrzebujesz jednolitego systemu, który będzie Cię wspierał w ich wyszukiwaniu. By szybko dotrzeć do tego, którego konkretnie potrzebujesz. Lecz zanim pokażę Ci jak, chciałabym uzmysłowić Ci dlaczego.

Dobra ewidencja dokumentów w firmie to składowa trzech elementów

a) Archiwum i spisy, czyli jednolity, prosty i skatalogowany system przechowywania dokumentów, który umożliwia odnalezienie konkretnego dokumentu każdej osobie. Archiwum powinno być w formie papierowej i cyfrowej.

b) Obieg dokumentów to plan pracy nad/z dokumentami dopracowany do firmy i jej zasad, Twojego systemu pracy i pozostałych pracowników.

c) Permanentny porządek to stałe utrzymywanie porządku w dokumentach znajdujących się na biurku, w szafie czy w samym archiwum. Co kilkumiesięczne zrywy porządkowania dokumentów nie pozwalają na dobrą organizację dokumentów i nie wpływają na efektywność pracy.

Powyższe elementy bardzo mocno wpływają na Twoją codzienną pracę z dokumentami. Przekonałam się o tym sama podczas swojej korporacyjnej pracy. Swoje doświadczenia opisałam w artykule „5 korzyści z organizacji dokumentów biurowych”, gdzie pokazuję bardzo dokładnie, jak to wpłynęło na moją produktywność w pracy.

Ewidencja dokumentów bez porządku w archiwum?

Niezależnie czy Twoje biuro jest małe, czy duże, każde, nawet przydomowe, powinno mieć swoje archiwum, z którego szybko będziesz w stanie skorzystać. Jego głównym celem jest przechowywanie dokumentów, w celu zabezpieczenia archiwaliów przed potencjalnym zagrożeniem: zalaniem, pożarem, kradzieżą, zagubieniem. A o to ostatnie nie trudno, zwłaszcza w dużej organizacji. Choć nie, nawet w małej widziałam już przypadki, że ze względu na brak archiwum i brak jednolity obiegu pracy z nimi, dokumenty po prostu ginęły.

A przecież, uporządkowane dokumenty trafiające do skatalogowanego archiwum pozwalają szybciej znajdować konkretny papier, przez co załatwić sprawę. Dzięki czemu obieg dokumentów skraca się do absolutnego minimum. Oczywistością jest, że idąc dalej, zwiększa się także Twoja satysfakcja z tego, co robisz.

Przykładów archiwum, które wymagają uporządkowania, jest nadal bardzo wiele. Zazwyczaj archiwa nieuporządkowane, chaotyczne i prowadzone „byle jak” wyglądają jak te na poniższym zdjęciu:

By archiwum spełniało swoją funkcję, dobrze najpierw rozpocząć proces posegregowania wszystkich papierów, teczek, świstków i koszulek z dokumentami, jakie się tam znajdują. Jeśli zależy Ci na stworzeniu sobie dobrej ewidencji dokumentów w firmie, to musisz zacząć najpierw od zrozumienia, jakie dokumenty w niej właściwie są. Musisz się z nimi zaprzyjaźnić i je poznać. Dopiero potem możesz tworzyć jakikolwiek system i ewidencję dokumentów. Inaczej, zrobisz spis, który nijak będzie współgrał czy odpowiadał temu, co faktycznie w firmie się znajduje.

Cały proces opracowania archiwum możesz wykonać samodzielnie, choć wymaga on poświęcenia mu sporo czasu. Możesz także zlecić to komuś, na przykład mnie i mojemu zespołowi 😉 Bądźmy jednak szczerzy, by coś zrobić dobrze, trzeba to dobrze zorganizować. Im więcej czasu na to poświęcisz, tym zapewne dokładniej zorganizujesz swoje archiwum, a przez to ewidencja dokumentów będzie bardziej przejrzysta.

Tworzenie archiwum możesz wykonać w kilku krokach

a) SEGREGACJA – mając przygotowane materiały do organizacji i grupy tematyczne, dopasuj wszystkie dokumenty do siebie. Jeśli dokumenty były przechowywane w różnych miejscach, a dotyczyły jednej sprawy to teraz, należy je ze sobą połączyć.

PRZYKŁAD:

Umowa ze sklepem ADZ znajduję się w teczce z gumką.
Aneks do umowy ze sklepem ADZ znajdował się w koszulce.
Protokół zdawczo-odbiorczy znajduje się w segregatorze.

b) PORZĄDKOWANIE – weź segregator/teczkę i poukładaj dany temat np. umowy w jedno, ale zachowaj ciąg ALFABETYCZNY lub CHRONOLOGICZNY.

Jeśli zatem segregujesz dokumenty dotyczące jednego klienta, umieść je wszystkie razem w jednej, koszulce, teczce lub segregatorze. Wykonaj to samo z każdą sprawą oddzielnie i połącz dokumenty w jedną całość. Wszystko będzie w jednym miejscu, z lepszym dostępem i mniejszą stratą czasu.

c) UTYLIZACJA – przy okazji porządku pozbądź się wszystkich dokumentów, które są Ci niepotrzebne, karteczki, wielokrotne kopie umów, wycinki gazet i inne niepotrzebne papiery. Zniszcz je w niszczarce lub potargaj na małe kawałeczki albo oddaj do firmy utylizującej dokumenty.

d) PORZĄDKOWANIE – weź segregator/teczkę i poukładaj dany temat np. umowy w jedno, ale zachowaj ciąg ALFABETYCZNY lub CHRONOLOGICZNY.

e) SKANOWANIE – każdy dokument, który już uporządkowałaś, powinien mieć swoją kopię w postaci pliku.

f) DYSK ADMINISTRACYJNY – ma wspierać Twoją organizację, byś mogła zawsze w łatwy i szybki sposób odnaleźć dany dokumenty. Oczywiście, dysk ma być także przejrzysty dla innych użytkowników z niego korzystających.

g) OPISANIE – opisz wydrukowanymi etykietami lub odręcznie (ale drukowanymi literami – będzie czytelniej) segregatory bądź teczki, w których będziesz przechowywać dokumenty. Jeśli występuję sytuacja, że w jednym segregatorze nie mieszczą się wszystkie umowy to podziel je na części, a segregatory opisz np. UMOWY od A do K i dalej UMOWY od L do Z.

h) UMIEJSCOWIENIE – ułóż segregatory na półkach lub zawieś teczki w szafie kartotekowej, zachowując ciąg chronologiczny lub alfabetyczny. Jeśli masz kilka segregatorów dotyczących jednego tematu, to ułóż je obok siebie.

i) IDENTYFIKACJA – jeśli archiwum dokumentów jest duże i składa się z kilku szaf, stwórz krótkie listy z informacją co w tej szafie się znajduje. Nie ma potrzeby, byś tę informację tworzyła nadzwyczaj szczegółowo, czyli co dokładnie jest w danym segregatorze. Wystarczy, by było tylko to, co jest na etykiecie segregatora.
Wywieś je po wewnętrznej stronie drzwi, by osoba postronna mogła szybko odnaleźć dany segregator.

Mając tak opracowane archiwum, a przede wszystkim wiedząc, co się w nim znajduje, możesz zabrać się teraz za stworzenie ewidencji dokumentów w firmie. Wiem, wymaga to sporego przygotowania i wielogodzinnych prac. Efekty jednak są niesamowite.

Skoro dokumenty są uporządkowane, to teraz pokażę Ci, jak możesz opracować sobie ich ewidencję. Poniżej przedstawiam Ci spis najczęściej występujących w firmie zbiorów dokumentów:

• Faktury
• Korespondencja przychodząca i wychodząca
• Korespondencja z urzędami
• Umowy z klientami
• Umowy z pracownikami
• Umowy z dostawcami
• Polisy ubezpieczeniowe
• Akty notarialne
• Nieruchomości firmowe
• Samochody firmowe
• Umowy bankowe
• Biuro firmowe

Każdy z tych przykładowych segregatorów znajdujących się w archiwum powinien posiadać swoją własną indywidualną ewidencję. Dla przykładu możesz zajrzeć do artykułu o „Korespondencji Przychodzącej i Wychodzącej”, gdzie szczegółowo pokazuję, jak możesz stworzyć sobie w prostym Excelu ewidencję dokumentów, które wpływają i wypływają z firmy. Rekomenduję w nim Excela, gdyż jest to najczęściej stosowane narzędzie i optymalne. Ma swoje proste na użytek ewidencji funkcje, które w zupełności wystarczą do zarządzania dokumentami. Oczywiście, programy dla firm także znajdziesz. Jest ich bardzo dużo. Tylko Excel na start z pewnością wystarczy.

Ewidencja dokumentów w firmie

Przygotowałam dla Ciebie wykaz, który warto wziąć pod uwagę tworząc ewidencję.

a. Nazwa ewidencji – każda ewidencja, którą przygotowujesz najlepiej, by miała nazwę taką samą jak segregator w archiwum. Dzięki temu skojarzenie między wersją papierową a cyfrową ewidencji będzie łatwiejsze. Gdy szukasz ewidencji faktur, oczywiste jest, że następnie będziesz szukać segregatora faktury. Prawda?

b. Numer dokumentu – tu chodzi głównie o numer umowy, faktury, pisma w zależności od tego, czy w ogóle występuje.

c. Data dokumentu – chodzi oczywiście o datę wystawienia dokumentu (datę wpływu masz już zapewne w Rejestrze Korespondencji)

d. Nazwa wystawcy dokumentu – nazwa firmy

e. Rodzaj dokumentu w ewidencji – warto hasłowo wpisać sobie czy to jest umowa, faktura, rozliczenie czy może aneks. Jeśli chcesz, możesz oczywiście wpisywać numery umów czy aneksów. Tę decyzję pozostawiam Tobie.

f. Okres ważności dokumentu – to data, do której dany dokument obowiązuje.

g. Miejsce przechowywania w archiwum – gdzie dokładnie dany segregator w archiwum się znajduje. Jeśli szaf jest dużo, to warto je ponumerować i umieścić go w ewidencji.

Oczywiście to podstawowe elementy ewidencji dokumentów w firmie. Każdą z nich możesz śmiało według własnych potrzeb rozbudowywać. Być może umieszczenie dodatkowych informacji będzie dla Ciebie jeszcze bardziej efektywne. Wszystko zależy od firmy i tego, czego w niej naprawdę potrzebujecie. Osobiście, sama bardzo lubię rozbudowane ewidencje. Ułatwią mi pracę i wyszukiwanie w danej, zazwyczaj nerwowej chwili, danych.

Ewidencja dokumentów ma Ci służyć i usprawniać pracę. Nie widzę zatem przeszkód, by ją zrobić w sposób bardziej szczegółowy. Im więcej danych możesz znaleźć w danej ewidencji, zamiast przeszukiwać archiwa ręcznie, tym lepiej.

Zachęcam Cię do jeszcze jednej rzeczy, by te ewidencje co jakiś czas, cyklicznie kontrolować i sprawdzać. Bez tego, możesz wpaść w dość niebezpieczną rutynę automatyzmów, które często powodują błędy lub zwyczajne pomyłki. Zamiast pozwolić im się nagromadzić, zdecydowanie lepiej jest je samemu, co jakiś czas wyłapywać.

A Ty jakie ewidencje prowadzisz w swojej firmie?