Blog - Jak przekonać się do procedur na przykładzie organizacji spotkania

Jak przekonać się do procedur na przykładzie organizacji spotkania?

Co znajdziesz w artykule?

Zanim poprzestaniesz lekturę tego artykułu na samym jego tytule, choćby dlatego, że firmowe procedury przyprawiają Cię o gęsią skórkę — poświęć mi jeszcze chwilę! Wiem, że cała ta metodyka biurowa kojarzy się z odbieraniem pracownikom swobody lub wrzucaniem ich w wir dokumentów, formularzy i załączników. W praktyce jednak to doskonałe narzędzie, które pozwala na nowo zorganizować życie firmy. Sprawdź, jak przekonać się do procedur na prostym przykładzie organizacji spotkania.

 

Czym są procedury?

 

Procedury są ustalonym z góry sposobem przeprowadzenia działania lub procesu. Stanowią więc opis kroków działania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów, ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania firmą.

 

Procedury powinny zatem być:

 

  • zaplanowane,
  • spisane,
  • uporządkowane,
  • przestrzegane przez wszystkich pracowników, których dotyczą,
  • wspierać działanie w celu rozwiązania jakiegoś problemu.

 

Dlaczego procedury nas zniechęcają?

 

Firmy wprowadzając raz daną procedurę, zakładają, że musi ona zostawać z nimi na zawsze, co jednak się nie sprawdza. 

 

W lipcu zetknęłam się z taką oto sytuacją: w pewnej firmie obowiązywała procedura dla handlowców, stworzona w 2009 r. podczas certyfikacji ISO. Firma ta ma obecnie 3 działy produkcyjne i zatrudnia ponad 100 pracowników. Procedura sprzed 12 lat nadal tam obowiązuje! Pracownicy doskonale wiedzieli, że takie rozwiązanie dawno już nie działa, nie było zgodne z obecną rzeczywistością. Procedura była nieaktualna, więc pracownicy ją lekceważyli, a co za tym idzie — uchylali się od jej przestrzegania. 

 

Dwoje pracowników dyskutuje nad słusznością procedury sprzed kilkunastu lat - warto ją zaktualizować i dostosować do obecnych warunków.

 

Co można z tym zrobić? 

 

Potrzebne jest spotkanie z pracownikami (sama ankieta nie wystarczy), poznanie ich wyzwań, oczekiwań i bieżących problemów (zarówno handlowców jak i administracji), a następnie stworzenie procedury, która da im konkretne korzyści.

 

Zauważyłam, że firmy nie chcą wprowadzać procedur, ponieważ:

  • starają się unikać biurokracji,
  • nie są zwolennikami struktur korporacyjnych,
  • szkoda im czasu na układanie procedur,
  • usiłowały już wdrożyć procedury, ale zakończyło się to niepowodzeniem,
  • nie wiedzą, od czego zacząć tworzenie procedur,
  • nie potrafią przekonać do nich swojego zespołu.

 

Korzyści z posiadania instrukcji w firmie

 

Wdrażając procedury, możesz liczyć na to, że każdy pracownik będzie (w końcu) wiedział, co ma robić. Zespół zacznie więc pracować na tym samym poziomie, ponieważ każdy będzie korzystał z tych samych schematów procesu. Odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu zostanie jasno określona, a wdrożenie nowych pracowników przestanie stanowić wyzwanie. Jakość obsługi klienta również ulegnie poprawie, a firma zyska szansę na sprawną organizację, która z kolei otworzy przed nią drzwi do dalszego skalowania biznesu.

 

Jak przekonać się do procedur? 

 

Zacznij od przeanalizowania swojego nastawienia do nowego stylu pracy. Przyjrzyj się wymówkom, które pojawiają się w Twojej głowie, aby móc następnie z nimi walczyć. Dopiero potem podziel się całym pomysłem z zespołem.

 

Kolejnym krokiem będzie analiza korzyści, jakie dostarczysz swojej firmie dzięki procedurom. Wskaż, na jakie potrzeby odpowiadają i jakie wartości wniesie do życia Waszego biura. Im bardziej konkretnie do tego podejdziesz, tym łatwiej o przychylne nastawienie zespołu.

 

Następnym etapem będzie zaadresowanie obiekcji i kontrargumentów. Nie łudź się, że wszyscy zareagują entuzjastycznie na dodatkową ilość pracy 🙂 

 

Jak przekonać się do procedur? -zaakceptować zmianę, wypracować procedury wraz z całym zespołem.

 

Teraz pora na przygotowanie swojego komunikatu. Pomyśl o tym jak o tworzeniu zaproszenia do udziału w projekcie pt. “Zmiana”. Forma zaproszenia jest też o wiele przyjaźniejsza, niż jakakolwiek próba narzucania szefowi lub współpracownikom nowych regulacji. 

 

Kolejną czynnością będzie stworzenie planu. Uwzględnij w nim etapy projektu, jego wstępny harmonogram oraz osoby odpowiedzialne. W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę całego procesu.

 

Ostatnim krokiem jest prezentacja projektu wdrożenia procedur. Przeprowadzając taką rozmowę z zespołem, uwzględnij przede wszystkim: potrzeby firmy związane z dokumentami, czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel oraz korzyści, jakie przyniosą Wam te zmiany.

 

Organizujemy spotkanie!

 

Skoro wiesz już, dlaczego warto i jak przekonać się do procedur w firmie, czas na przyjrzenie się takiemu miniprojektowi w praktyce. Jak możesz wykorzystać procedurę do organizacji spotkania?

 

Przed spotkaniem ustal:

  • jaki jest cel spotkania?
  • czego będzie dotyczyło?
  • kto ma w nim uczestniczyć?

A następnie:

  • sprawdź dostępność zaproszonych osób,
  • zarezerwuj miejsce spotkania,
  • wyślij zaproszenia,
  • zorganizuj dodatkowe materiały.

 

W dniu spotkania zadbaj o:

  • przygotowanie sali i sprzętu.

A następnie:

  • powitaj uczestników,
  • przedstaw temat, cel i porządek spotkania,
  • ustal zasady,
  • podsumuj Wasze wspólne wnioski,
  • zakończ spotkanie.

 

Po spotkaniu dopilnuj, aby:

  • przekazać uczestnikom podsumowanie,
  • przypomnieć o ustalonym planie działania,
  • wyrazić chęć pomocy ze swojej strony.

 

Przeprowadzone w ten sposób spotkanie odbędzie się z korzyścią dla Ciebie, jako osoby prowadzącej oraz wszystkich jego uczestników. Wystarczy, że spiszesz sobie taką procedurę w postaci checklisty, a firmowe spotkania przestaną być wyzwaniem nie do pokonania!

 

 

Mam nadzieję, że znalazłaś tutaj odpowiedź na pytanie o to, jak przekonać się do procedur. Chciałam Ci pokazać, że wykonywanie powtarzalnych zadań może być znacznie bardziej efektywne, jeśli odpowiednio je sobie zorganizujesz. Pamiętaj jednak, aby zachować w tym wszystkim umiar. Nie musisz tworzyć procedur do każdej czynności wykonywanej w biurze! 

 

Ale takie rzeczy jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, kontaktowanie się z klientami czy archiwizowanie dokumentów, można robić w sposób zoptymalizowany, oszczędzając zasoby, jakimi dysponujesz.

Powiązane artykuły
Blog - Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają
Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają?

Czujesz, że organizacja twojej pracy kuleje od dłuższego czasu, pracy przybywa, a zegar stale tyka, powodując frustrację typu: “znowu nie zdążę”. Co wtedy robisz? Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: organizacja pracy lub zarządzanie czasem. I co się dzieje? Zalewa Cię fala artykułów z poradami,

Więcej
Blog - Trendy w pracy biurowej i gdzie możesz je sobie wsadzić
Trendy w pracy biurowej i gdzie możesz je sobie wsadzić

Ostatnie 1,5 roku całkowicie zmieniło oblicze pracy biurowej. Zreorganizowaliśmy swoją przestrzeń, wprowadziliśmy nowe systemy, narzędzia i sposoby komunikacji. To już wiemy, ponieważ wszystkie te procesy rozgrywały i nadal rozgrywają się na naszych oczach. Czy zastanawialiście się jednak, ile prawdy było

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Przewiń do góry