Dobrze Zorganizowana Administracja – co to znaczy?

Dobrze Zorganizowana Administracja, czym ona jest? Jedno z częstych pytań, jakie padają na rozmowach kwalifikacyjnych, brzmi: „Czym jest dla Pani administracja i jak by ją Pani zorganizowała?”  Taki typowy haczyk, pozwalający sprawdzić, czy osoba aplikująca wie, czym zajmuje się pracownik administracji, czy odnajduje się w tej branży i czy sama jest dobrze zorganizowana. Potem oczywiście padają dodatkowe pytania, pozwalające sprawdzić to zorganizowanie i chęć do pracy. Dziś jednak nie będziemy mówić o rekrutacji, lecz o organizacji. A właściwie o Dobrze Zorganizowanej Administracji, ale po kolei 🙂

Jak już wiadomo, administracja jest moim drugim domem. Choć rzekłabym, że właściwie jedynym, bo zarówno w pracy, jak i w domu – administruję. Zarządzam, koordynuję, organizuję i wspieram. W moim przypadku, ale myślę też, że i w przypadku wielu kobiet, nie tylko praca zawodowa potrzebuje dobrego zorganizowania. W domu rzeczy do ogarnięcia jest jeszcze więcej! Bardzo często jest też tak, że jedno życie płynnie łączy się z drugim, co obserwuję u siebie. Dlatego dom w skali obowiązków i zajęć jest dla mnie także administracją. Administracją domową, którą trzeba dobrze zorganizować i zarządzać. Planować płatności, zakupy, dzielić obowiązki itp.

 

 

Moje administracje – były i są zawsze bardzo dobrze zorganizowane. I nie chodzi tu o nieskromne przechwałki! Po prostu jestem w tym świetna i nadszedł czas uznać to za swój atut, a co za tym idzie – mówić o tym wprost. Każde biuro, jakim przyszło mi zarządzać, było przygotowane do wspierania wszelkich celów i zadań mu wyznaczonych.

Administracja biurowa jest sercem i głównym centrum ekosystemu, jakim jest firma. Z tego miejsca wszystko się zaczyna i właśnie tutaj wszystko się kończy. Wszystkie procesy, zgromadzone w punkcie środkowym (administracja), mają być powiązane z każdą, nawet najmniejszą cząstką (działem), ulokowaną nieco w oddali. Te wspólne zależności mają sobie wzajemnie pomagać, a nie przeszkadzać. Dlatego też potrzeba zorganizowania tych powiązań i przepływów jest tak istotna.

 

Mój słownik, wyjaśniający znaczenie terminu: DOBRZE ZORGANIZOWANA ADMINISTRACJA, jest bardzo prosty. W tym miejscu mogłabym zakończyć ten wpis, wrzucając najprostszą jego esencję, czyli: TO MA DZIAŁAĆ SAMO!

Właśnie tak wyraża się jedna z głównych myśli, jakie padają na spotkaniach z szefami firm. Oni po prostu chcą zająć się biznesem, bez rozdrabniania na kwestie biurowe. Co ważne: nie jest to przejaw ignorancji, a raczej sygnał tego, że szukają w administracji poczucia bezpieczeństwa i organizacyjnej stabilizacji. Bez względu na sytuację, warto uczynić z biura „spokojną przystań”, która przekaże dobrą energię dalej.

Zabrzmiało trochę jak kolejna mowa motywacyjna? Masz rację, nic samo się nie zrobi! Tyle tylko, że administracja może działać dobrze sama. Tutaj małe wyjaśnienie: to, że coś może działać samo, nie oznacza, że NIE potrzebuje pracownika!

 

 

Sprawnie działająca administracja jest równoznaczna z odpowiednim ustawieniem procesów sterujących, ale także skutecznym wdrożeniem do zadań osoby nią zarządzającą. Jeśli te dwie rzeczy działają razem, to większość rzeczy po prostu się dzieje. Procesy są wdrożone, a zarządzanie staje się łatwiejsze.

Model Dobrze Zorganizowanej Administracji ( DZA™) zawiera kilka elementów, które dla ich sprawnego działania – muszą współgrać.

 

Dobrze Zorganizowana Administracja i jej elementy: 

 

1. 1. Zespół – musi być dobrze dobrany, pracować razem na wspólne wyniki, pomagać sobie i uzupełniać się wzajemnie. Dobry zespół może bardzo efektywnie zwiększać wydajność administracji. Natomiast źle dobrany zespół okaże się nie tylko kiepski w wykonywaniu swojej pracy, ale będzie też źle oddziaływał na pozostałych pracowników lub działy, których praca jest powiązana poniekąd z obowiązkami administracji.
   2. Organizacja pracy – to jak działa administracja, widać w sposobie realizacji zadań. Stosowane procedury czy procesy mogą miarodajnie pokazać, czy działania są skuteczne i jakie są ich efekty. Sposób, w jaki administracja pracuje, dostrzegają nie tylko klienci, ale też współpracownicy, a już na pewno szef. Organizacja pracy na przestrzeni dnia, tygodnia czy miesiąca – ma znaczenie.
   3. Dokumentacja – porządek i organizacja archiwum, muszą działać bez zarzutu. Często mówię: pokaż mi swoje biurko, a ja powiem Ci, jakim pracownikiem jesteś. Coś w tym jest. Umowy, oferty czy katalogi, nie mogą zalegać na biurku – ułożone w przypadkowy sposób. Powinny być na swoim miejscu, opisane, przechowywane i skatalogowane. Wskazówka: dodatkowym plusem jest znajomość tych dokumentów i swobodne poruszanie się w ich zapisach. Zobacz, jaki to atut dla pracownika na stanowisku administracyjnym!
   4. Porządek – nieład w wyglądzie biura nie jest niczym miłym, nie tylko dla oka, ale i dla jakości pracy. Artystyczny nieład można mieć w domu, ale nie w biurze. Biuro to miejsce, gdzie przychodzą klienci, gdzie pracują z nami inni członkowie zespołu. Tak jak nasze zachowanie czy ubranie świadczy o nas prywatnie, tak wygląd i czystość w biurze świadczą o nas, jako o pracownikach. Administracja ma być nie tylko strażnikiem porządku, ale i sama go reprezentować.
   5. Zaangażowanie – celowo daję to jako jeszcze jeden element, by kolejny raz zaakcentować, że podejście do pracy i ludzi, ma ogromny wpływ na całokształt. Pokazywanie, że elementy wymienione wyżej są istotne, to ważna sprawa. Ale jeśli dodatkowo wzmocnione zostaną pozytywną postawą pracowników administracji i wsparciem szefów, dadzą jeszcze lepszy efekt.

 

 

Czasem wystarczy przeanalizować kilka drobnych elementów, aby zobaczyć, co nie gra w organizacji danej administracji. Każdy z tych elementów ma oczywiście swoje podkategorie, bo często są one bardziej złożone. Ale jako całość można je dokładnie tak sklasyfikować. Widać więc, że idealny model jest dosyć prosty, a jego składowe mocno się uzupełniają.

Dobrze Zorganizowana Administracja potrafi wykorzystać wszystkie te czynniki dla realizacji celu, jakim jest praca. Administracja przede wszystkim skutecznie pracuje. Funkcjonuje dla dobra firmy, by koordynować działania, organizować życie wewnętrzne i zewnętrzne oraz realizować cele i zadania wspomagające.

 

Żeby wszystko sprawnie działało, muszą być spełnione warunki, o których pisałam wyżej. Ludzie pracujący ze sobą muszą być odpowiednio dobrani. Dokumenty muszą być opanowane i zarchiwizowane. Biuro musi być zaopiekowane i wyglądać nienagannie.

 

 

Oto mały przykład z codziennego życia administracji:

 

Twój szef ma spotkanie z dużym dostawcą. Rozmowy zaważą o dużym kontrakcie dla kilku oddziałów. Początkowo spotkanie miało się odbyć bez Twojego udziału. Przygotowałaś salę, napoje, wydrukowałaś propozycje ofert i wzory przesłanych umów. Wszystko jest gotowe. Jednak w trakcie spotkania szef prosi Cię o udział, bo rozmawiacie o szczegółach, a jako osoba nadzorująca biuro, masz wiedzę detaliczną, której może nie mieć szef. Przychodzisz więc na spotkanie i padają pytania o dotychczasowe umowy i zasad działania biura. Mając zorganizowane biuro, z łatwością opowiadasz o tym co i jak funkcjonuje. A dodatkowo wzmacniasz to znajomością podstawowych warunków współpracy z innymi firmami, jakie obowiązują teraz.

Mój przykład jest odpowiedzią na wątpliwość dotyczącą tego, czym jest zorganizowanie w administracji. Mieści się tutaj:

• perfekcyjne przygotowanie spotkania,
• kontrola zasad funkcjonowania biura,
• porządek w dokumentach,
• swobodny udział w spotkaniu – bez efektu zaskoczenia tematem zapisów umów,
• brak stresu, gdy pojawia się niezaplanowana sytuacja.

Te elementy na siebie wpływają i razem mogą dać naprawdę niesamowite efekty. Będą one odczuwalne nie tylko dla przełożonego, ale przede wszystkim dla pracownika. Dlaczego? Ponieważ dzięki Dobrze Zorganizowanej Administracji pracownik:

• ma dobrze zaplanowany czas pracy,
• ma porządek w papierach,
• lepiej sobie radzi z sytuacjami nagłymi,
• ma wszystko pod kontrolą,
• wspiera działania szefa i innych współpracowników,
• buduje swoją pozycję.

REASUMUJĄC: to, jak zorganizowana jest praca w administracji, przekłada się na pracownika i całą firmę. Dobre przeszkolenie, wdrożone procesy, efektywne zarządzanie i proaktywne podejście, to gwarancja dobrego zorganizowania. A ta daje duże możliwości nie tylko budowania swojej pozycji jako firmy czy pracownika, ale także realne szanse na rozwój. Warto rozważyć zorganizowanie swojego biura w modelu DZA™.