zarządzanie biurem a organizacja pracy - podstawy

Dobrze Zorganizowana Administracja – co to znaczy?

Co znajdziesz w artykule?

Dobrze Zorganizowana Administracja, czym ona jest? Jedno z częstych pytań, jakie padają na rozmowach kwalifikacyjnych, brzmi: „Czym jest dla Pani administracja i jak by ją Pani zorganizowała?”  Taki typowy haczyk, pozwalający sprawdzić, czy osoba aplikująca wie, czym zajmuje się pracownik administracji, czy odnajduje się w tej branży i czy sama jest dobrze zorganizowana. Potem oczywiście padają dodatkowe pytania, pozwalające sprawdzić to zorganizowanie i chęć do pracy. Dziś jednak nie będziemy mówić o rekrutacji, lecz o organizacji. A właściwie o Dobrze Zorganizowanej Administracji, ale po kolei 🙂

Jak już wiadomo, administracja jest moim drugim domem. Choć rzekłabym, że właściwie jedynym, bo zarówno w pracy, jak i w domu – administruję. Zarządzam, koordynuję, organizuję i wspieram. W moim przypadku, ale myślę też, że i w przypadku wielu kobiet, nie tylko praca zawodowa potrzebuje dobrego zorganizowania. W domu rzeczy do ogarnięcia jest jeszcze więcej! Bardzo często jest też tak, że jedno życie płynnie łączy się z drugim, co obserwuję u siebie. Dlatego dom w skali obowiązków i zajęć jest dla mnie także administracją. Administracją domową, którą trzeba dobrze zorganizować i zarządzać. Planować płatności, zakupy, dzielić obowiązki itp.

 

Jak rdzić sobie ze stereotypami? Bądżcie dumne z tego kim jesteście!

 

Moje administracje – były i są zawsze bardzo dobrze zorganizowane. I nie chodzi tu o nieskromne przechwałki! Po prostu jestem w tym świetna i nadszedł czas uznać to za swój atut, a co za tym idzie – mówić o tym wprost. Każde biuro, jakim przyszło mi zarządzać, było przygotowane do wspierania wszelkich celów i zadań mu wyznaczonych.

Administracja biurowa jest sercem i głównym centrum ekosystemu, jakim jest firma. Z tego miejsca wszystko się zaczyna i właśnie tutaj wszystko się kończy. Wszystkie procesy, zgromadzone w punkcie środkowym (administracja), mają być powiązane z każdą, nawet najmniejszą cząstką (działem), ulokowaną nieco w oddali. Te wspólne zależności mają sobie wzajemnie pomagać, a nie przeszkadzać. Dlatego też potrzeba zorganizowania tych powiązań i przepływów jest tak istotna.

 

Mój słownik, wyjaśniający znaczenie terminu: DOBRZE ZORGANIZOWANA ADMINISTRACJA, jest bardzo prosty. W tym miejscu mogłabym zakończyć ten wpis, wrzucając najprostszą jego esencję, czyli: TO MA DZIAŁAĆ SAMO!

Właśnie tak wyraża się jedna z głównych myśli, jakie padają na spotkaniach z szefami firm. Oni po prostu chcą zająć się biznesem, bez rozdrabniania na kwestie biurowe. Co ważne: nie jest to przejaw ignorancji, a raczej sygnał tego, że szukają w administracji poczucia bezpieczeństwa i organizacyjnej stabilizacji. Bez względu na sytuację, warto uczynić z biura „spokojną przystań”, która przekaże dobrą energię dalej.

Zabrzmiało trochę jak kolejna mowa motywacyjna? Masz rację, nic samo się nie zrobi! Tyle tylko, że administracja może działać dobrze sama. Tutaj małe wyjaśnienie: to, że coś może działać samo, nie oznacza, że NIE potrzebuje pracownika!

 

 

Sprawnie działająca administracja jest równoznaczna z odpowiednim ustawieniem procesów sterujących, ale także skutecznym wdrożeniem do zadań osoby nią zarządzającą. Jeśli te dwie rzeczy działają razem, to większość rzeczy po prostu się dzieje. Procesy są wdrożone, a zarządzanie staje się łatwiejsze.

Model Dobrze Zorganizowanej Administracji ( DZAzawiera kilka elementów, które dla ich sprawnego działania – muszą współgrać.

 

Dobrze Zorganizowana Administracja i jej elementy: 

 

    1. Zespół – musi być dobrze dobrany, pracować razem na wspólne wyniki, pomagać sobie i uzupełniać się wzajemnie. Dobry zespół może bardzo efektywnie zwiększać wydajność administracji. Natomiast źle dobrany zespół okaże się nie tylko kiepski w wykonywaniu swojej pracy, ale będzie też źle oddziaływał na pozostałych pracowników lub działy, których praca jest powiązana poniekąd z obowiązkami administracji.
    2. Organizacja pracy – to jak działa administracja, widać w sposobie realizacji zadań. Stosowane procedury czy procesy mogą miarodajnie pokazać, czy działania są skuteczne i jakie są ich efekty. Sposób, w jaki administracja pracuje, dostrzegają nie tylko klienci, ale też współpracownicy, a już na pewno szef. Organizacja pracy na przestrzeni dnia, tygodnia czy miesiąca – ma znaczenie.
    3. Dokumentacja – porządek i organizacja archiwum, muszą działać bez zarzutu. Często mówię: pokaż mi swoje biurko, a ja powiem Ci, jakim pracownikiem jesteś. Coś w tym jest. Umowy, oferty czy katalogi, nie mogą zalegać na biurku – ułożone w przypadkowy sposób. Powinny być na swoim miejscu, opisane, przechowywane i skatalogowane. Wskazówka: dodatkowym plusem jest znajomość tych dokumentów i swobodne poruszanie się w ich zapisach. Zobacz, jaki to atut dla pracownika na stanowisku administracyjnym!
    4. Porządek – nieład w wyglądzie biura nie jest niczym miłym, nie tylko dla oka, ale i dla jakości pracy. Artystyczny nieład można mieć w domu, ale nie w biurze. Biuro to miejsce, gdzie przychodzą klienci, gdzie pracują z nami inni członkowie zespołu. Tak jak nasze zachowanie czy ubranie świadczy o nas prywatnie, tak wygląd i czystość w biurze świadczą o nas, jako o pracownikach. Administracja ma być nie tylko strażnikiem porządku, ale i sama go reprezentować.
    5. Zaangażowanie – celowo daję to jako jeszcze jeden element, by kolejny raz zaakcentować, że podejście do pracy i ludzi, ma ogromny wpływ na całokształt. Pokazywanie, że elementy wymienione wyżej są istotne, to ważna sprawa. Ale jeśli dodatkowo wzmocnione zostaną pozytywną postawą pracowników administracji i wsparciem szefów, dadzą jeszcze lepszy efekt.

 

Model Dobrze Zorganizowanej Administracji opiera się na 8 ważnych obszarach administracji

 

Czasem wystarczy przeanalizować kilka drobnych elementów, aby zobaczyć, co nie gra w organizacji danej administracji. Każdy z tych elementów ma oczywiście swoje podkategorie, bo często są one bardziej złożone. Ale jako całość można je dokładnie tak sklasyfikować. Widać więc, że idealny model jest dosyć prosty, a jego składowe mocno się uzupełniają.

Dobrze Zorganizowana Administracja potrafi wykorzystać wszystkie te czynniki dla realizacji celu, jakim jest praca. Administracja przede wszystkim skutecznie pracuje. Funkcjonuje dla dobra firmy, by koordynować działania, organizować życie wewnętrzne i zewnętrzne oraz realizować cele i zadania wspomagające.

 

Żeby wszystko sprawnie działało, muszą być spełnione warunki, o których pisałam wyżej. Ludzie pracujący ze sobą muszą być odpowiednio dobrani. Dokumenty muszą być opanowane i zarchiwizowane. Biuro musi być zaopiekowane i wyglądać nienagannie.

 

 

Oto mały przykład z codziennego życia administracji:

 

Twój szef ma spotkanie z dużym dostawcą. Rozmowy zaważą o dużym kontrakcie dla kilku oddziałów. Początkowo spotkanie miało się odbyć bez Twojego udziału. Przygotowałaś salę, napoje, wydrukowałaś propozycje ofert i wzory przesłanych umów. Wszystko jest gotowe. Jednak w trakcie spotkania szef prosi Cię o udział, bo rozmawiacie o szczegółach, a jako osoba nadzorująca biuro, masz wiedzę detaliczną, której może nie mieć szef. Przychodzisz więc na spotkanie i padają pytania o dotychczasowe umowy i zasad działania biura. Mając zorganizowane biuro, z łatwością opowiadasz o tym co i jak funkcjonuje. A dodatkowo wzmacniasz to znajomością podstawowych warunków współpracy z innymi firmami, jakie obowiązują teraz.

Mój przykład jest odpowiedzią na wątpliwość dotyczącą tego, czym jest zorganizowanie w administracji. Mieści się tutaj:

  • perfekcyjne przygotowanie spotkania,
  • kontrola zasad funkcjonowania biura,
  • porządek w dokumentach,
  • swobodny udział w spotkaniu – bez efektu zaskoczenia tematem zapisów umów,
  • brak stresu, gdy pojawia się niezaplanowana sytuacja.

Te elementy na siebie wpływają i razem mogą dać naprawdę niesamowite efekty. Będą one odczuwalne nie tylko dla przełożonego, ale przede wszystkim dla pracownika. Dlaczego? Ponieważ dzięki Dobrze Zorganizowanej Administracji pracownik:

  • ma dobrze zaplanowany czas pracy,
  • ma porządek w papierach,
  • lepiej sobie radzi z sytuacjami nagłymi,
  • ma wszystko pod kontrolą,
  • wspiera działania szefa i innych współpracowników,
  • buduje swoją pozycję.

REASUMUJĄC: to, jak zorganizowana jest praca w administracji, przekłada się na pracownika i całą firmę. Dobre przeszkolenie, wdrożone procesy, efektywne zarządzanie i proaktywne podejście, to gwarancja dobrego zorganizowania. A ta daje duże możliwości nie tylko budowania swojej pozycji jako firmy czy pracownika, ale także realne szanse na rozwój. Warto rozważyć zorganizowanie swojego biura w modelu DZA™.

Powiązane artykuły
Blog - Czego potrzebują dziś administracje firm
Czego potrzebują dziś firmy? Perspektywa firmy i pracownika.

Rzeczywistość nas ostatnio nie rozpieszcza. Dostarcza nam niezwykłej przewrotności planów, wielu zmian strategii działania i emocji, jakich nawet pandemia nam nie dała. Nieprzewidywalność to jedno słowo przyprawia dziś wielu zarządzających i pracowników o roztrój żołądka. Czego w takim świecie i zmienności potrzebują dziś

Więcej
Biurowe trendy, inspiracje, biuro, administracja
Biurowe trendy i inspiracje na 2022 rok

To już tradycja, że z początkiem nowego roku przyglądam się nauce z roku minionego i analizuję biurowe trendy na kolejny. Jakie lekcje dał nam stary, 2021 rok? Co dobrego lub niedobrego uwidocznił? A przede wszystkim, jakie możliwości mamy w tej czystej, białej karcie otwartej z dniem

Więcej
Blog - Trendy w pracy biurowej i gdzie możesz je sobie wsadzić
Trendy w pracy biurowej i gdzie możesz je sobie wsadzić

Ostatnie 1,5 roku całkowicie zmieniło oblicze pracy biurowej. Zreorganizowaliśmy swoją przestrzeń, wprowadziliśmy nowe systemy, narzędzia i sposoby komunikacji. To już wiemy, ponieważ wszystkie te procesy rozgrywały i nadal rozgrywają się na naszych oczach. Czy zastanawialiście się jednak, ile prawdy było we wszystkich

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

  1. creativevibes

    Z tą organizacją pracy jest niestety ciężko, wiele firm nie potrafi zarządzać zespołem, dokumentacja itp. Ja staram się wszędzie wprowadzać swój system, działa dla mnie jak ulał 🙂

    1. Zgadza się to bardzo duży problem. Dlatego chciałabym na to zwrócić uwagę – zwłaszcza w obszarze mi tak bliskim – czyli administracji.

  2. Niestety zorganizowanie się w pracy, szczególnie kiedy reszta zespołu nie jest zorganizowana jest bardzo trudna! Wiem po sobie. Mając projekty czy zbyt dużo zadań nie dbam o porządek na komputerze czy w dokumentacji,

    1. By coś się zmieniło, musi nastąpić początek procesu. Można oczekiwać, że rozpocznie go ktoś inny, lecz o wiele lepszym rozwiązaniem jest zapoczątkowanie go samemu. Dzięki takiemu podejściu, zespół może pozytywnie się natchnąć i zechcieć pracować nad tym wspólnie.

  3. wiem, że post jest sprzed kilku lat, ale treść aktualna 🙂

    u mnie problem stanowi całe gro pracowników spoza administracji. nowe osoby nie są wcale wdrażane w zakresie panujących w firmie zasad, procedur oraz obszarów działalności innych działów. administracja ma wiedzieć wszystko.

    planuję coś w tym zakresie zmienić. spisać zakres naszej działalności oraz przedstawić ścieżkę działania w przypadku najczęściej wpadających do nas spraw.

    może mogę liczyć na jakąś podpowiedź ? 🙂

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top