Już tylko kilka dni dzieli nas od świąt. Wszędzie bombki, gwiazdki, kolędy i pytania o prezenty. Jak co roku ten sam cykl zdarzeń. W życiu prywatnym pędzimy za listami, by wszystko kupić, zamówić i móc rozpocząć przygotowania. W tym roku wigilia u nas, a moje przygotowania wciąż w proszku. Zależy mi, aby zakończyć wiele zawodowych spraw tak, by mieć spokojną głowę, kiedy przyjdą już wyczekiwane święta.
W firmach jest podobnie. Z kimkolwiek nie rozmawiam, czy to z sekretarkami, czy z szefami czy też z freelancerami – wszyscy starają się skończyć prace, aby spokojnie zamknąć ten rok. Nic więc dziwnego, dlaczego staje się to ważne. Każdy chce odpocząć między świętami a sylwestrem. Ja też!
Dochodzą do mnie jednak sygnały, że w tym pędzie i wirze wypalacie się w pracy w administracji. Nie dziwię się. Łatwy orzech do zgryzienia to nie jest. Kartki do klientów, paczki dla pracowników, listy, faktury, potwierdzenia sald, umowy, pisma, zamówienia i tysiące innych rzeczy. Wiem, jak ten okres jest wyczerpujący. Masz ochotę wyjść i trzasnąć drzwiami. Wracasz do domu, nogi wykładasz do góry i myślisz sobie: jutro tam nie idę albo byle do świąt 😉 A do tego jeszcze oczekiwania szefa, by wszystko było na czas i na tip- top. #przerabiałam!?
I mam taką myśl. Zamiast mówić Ci: wyznacz działania, spisz listy TO DO, rozpisz etapy – powiem Tobie: nic się nie stanie jak nie zdążysz lub zrobisz coś z małym opóźnieniem. Szok co? I ja to mówię! Ja, która twierdzę, że w administracji wszystko powinno chodzić jak w zegarku. Ja. Tylko czy wypalona Ty nie stracisz chęci do pracy, motywacji do działania albo najgorsze – czy nie rozchorujesz się?
Jestem przeciwnikiem, mówiąc wprost, zajeżdżania siebie samego. Choć paradoksalnie, sama sobie czasem to robię 😉 Wiem jednak jak bardzo niekorzystnie działa to na moją motywację, chęć nauki, codzienne i systematyczne działanie. Rozbija mnie to na tyle skutecznie, że proces odpoczynku i regeneracji jest o wiele gorszy i dłuższy niż normalnie. A do tego zmniejsza moją odporność i zaczynam używać zwiększonej liczby chusteczek higienicznych.
Dlatego tak jak często mówię szefom, odpuść sekretarce, pozwól jej na błędy i daj jej przestrzeń na pomyłkę lub na małe opóźnienie. Warto podkreślić, że także my same, pewnie częściej kobiety niż mężczyźni, nie potrafimy przyznać się, że nie zdążymy z tym zadaniem. Będziemy szły w zaparte, nie – ja dam radę! Oczywiście, że dasz! Tylko kosztem czego? Pamiętasz jak pisałam kilka dni temu o komunikacji (link znajdziesz tu)? Przyznaj się do błędu lub że z czymś nie zdążysz. To ludzka rzecz.
Dlatego w tym nadzwyczaj gorącym okresie, odpuść jeśli możesz!
Mam dwie propozycje:
- Zrób to, co naprawdę musisz i co wpływa na płynność pracy, wizerunek lub zobowiązania firmy. Te najbardziej priorytetowe sprawy, które musisz wykonać – zrób je. Odstaw na później te dalszy tor te z mniejszym priorytetem.
Jeśli nie zdążysz napisać tego raportu, a możesz go oddać po świętach – zostaw to. Jeśli masz jakieś porządki w dokumentach, które jednak mogą poczekać, zostaw je. Wiem, że podkreślam, jak bardzo porządek i organizacja są ważne. Bo są. Ale czasem lepiej jest odpuścić, wiedząc, że możesz zrobić to w dniu, kiedy nie będziesz zmęczona, rozkojarzona, zestresowana.
- Znajdź 10 minut w tym ferworze i zrób listę rzeczy, które możesz wykonać później. Nic się nie stanie, jeśli odłożysz je na po świętach. Twoje próby zdążenia ze wszystkim przed piątkiem przed 16:00 będą niesamowite, wiem to! Ale możesz odłożyć na bok te rzeczy, przez które świat firmowy się nie zawali. A Ty resztę zrobisz lepiej, dokładniej i w mniejszym stresie. Także wypunktuj te drobnostki, które możesz odłożyć w czasie.
Jakie są zatem ważne, a jakie mniej ważne zadania w administracji przed świętami? Jak ustalić priorytety?
WAŻNE – ze względu na terminy
- kartki i prezenty świąteczne
- płatności
- potwierdzenia sald
- faktury dla klientów
- umowy
- pisma do złożenia
- przeglądy techniczne
MNIEJ WAŻNE – mogące poczekać na PO świętach
- emaile
- raporty, które mają być gotowe na styczeń
- dokumenty dla księgowości
- porządki w dokumentach
- pisanie procedur
- zamówienia np. gadżetów biurowych
To tylko przykłady, bo ważność każdej sprawy będzie zależeć od firmy w jakiej pracujesz. Dostosuj to do siebie i do niej.
Może pracujesz między świętami a sylwestrem i właśnie wtedy będzie dobry czas na ich wykonanie. Ja lubiłam ten moment pracy. W biurze raptem kilka osób, cisza, spokój, mogłam nadrobić akta osobowe, skany lub zamknięcia roku. Pracowałam efektywnie i spokojnie, bez kata nad głową – czyli stresu.
A może po nowym roku, gdy rytm firm zwalnia, bo wiele osób korzysta z urlopu po sylwestrze – sezon narciarski w pełni – znów będzie spokojniej. Wtedy uda Ci się spokojniej zamknąć rok i dokończyć zaległe drobiazgi.
Dostosuj wszystko do swojego scenariusza pracy, zadań i Twojego stanu przemęczenia. Pamiętaj, szef chce mieć nie tylko wykonaną pracę, ale przede wszystkim DOBRZE wykonaną pracę i zaangażowanego pracownika. A Ty chcesz takim być, prawda?
Powiązane artykuły
Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają?
Czujesz, że organizacja twojej pracy kuleje od dłuższego czasu, pracy przybywa, a zegar stale tyka, powodując frustrację typu: “znowu nie zdążę”. Co wtedy robisz? Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: organizacja pracy lub zarządzanie czasem. I co się dzieje? Zalewa Cię fala artykułów z poradami, magicznymi teoriami,
Trendy w pracy biurowej i gdzie możesz je sobie wsadzić
Ostatnie 1,5 roku całkowicie zmieniło oblicze pracy biurowej. Zreorganizowaliśmy swoją przestrzeń, wprowadziliśmy nowe systemy, narzędzia i sposoby komunikacji. To już wiemy, ponieważ wszystkie te procesy rozgrywały i nadal rozgrywają się na naszych oczach. Czy zastanawialiście się jednak, ile prawdy było we wszystkich
Jak przekonać się do procedur na przykładzie organizacji spotkania?
Zanim poprzestaniesz lekturę tego artykułu na samym jego tytule, choćby dlatego, że firmowe procedury przyprawiają Cię o gęsią skórkę — poświęć mi jeszcze chwilę! Wiem, że cała ta metodyka biurowa kojarzy się z odbieraniem pracownikom swobody lub wrzucaniem ich w wir dokumentów, formularzy i załączników.
