święta zadania priorytety jak działać

Ważne i ważniejsze sprawy przed świętami – jak ustalić priorytety?

Co znajdziesz w artykule?

Już tylko kilka dni dzieli nas od świąt. Wszędzie bombki, gwiazdki, kolędy i pytania o prezenty. Jak co roku ten sam cykl zdarzeń. W życiu prywatnym pędzimy za listami, by wszystko kupić, zamówić i móc rozpocząć przygotowania. W tym roku wigilia u nas, a moje przygotowania wciąż w proszku. Zależy mi, aby zakończyć wiele zawodowych spraw tak,  by mieć spokojną głowę, kiedy przyjdą już wyczekiwane święta.

W firmach jest podobnie. Z kimkolwiek nie rozmawiam, czy to z sekretarkami, czy z szefami czy też z freelancerami – wszyscy starają się skończyć prace, aby spokojnie zamknąć ten rok. Nic więc dziwnego, dlaczego staje się to ważne. Każdy chce odpocząć między świętami a sylwestrem. Ja też!

Dochodzą do mnie jednak sygnały, że w tym pędzie i wirze wypalacie się w pracy w administracji. Nie dziwię się. Łatwy orzech do zgryzienia to nie jest. Kartki do klientów, paczki dla pracowników, listy, faktury, potwierdzenia sald, umowy, pisma, zamówienia i tysiące innych rzeczy. Wiem, jak ten okres jest wyczerpujący. Masz ochotę wyjść i trzasnąć drzwiami. Wracasz do domu, nogi wykładasz do góry i myślisz sobie: jutro tam nie idę albo byle do świąt  😉 A do tego jeszcze oczekiwania szefa, by wszystko było na czas i na tip- top. #przerabiałam!?

I mam taką myśl. Zamiast mówić Ci: wyznacz działania, spisz listy TO DO, rozpisz etapy – powiem Tobie: nic się nie stanie jak nie zdążysz lub zrobisz coś z małym opóźnieniem. Szok co? I ja to mówię! Ja, która twierdzę, że w administracji wszystko powinno chodzić jak w zegarku. Ja. Tylko czy wypalona Ty nie stracisz chęci do pracy, motywacji do działania albo najgorsze – czy nie rozchorujesz się?

Jestem przeciwnikiem, mówiąc wprost, zajeżdżania siebie samego. Choć paradoksalnie, sama sobie czasem to robię 😉 Wiem jednak jak bardzo niekorzystnie działa to na moją motywację, chęć nauki, codzienne i systematyczne działanie. Rozbija mnie to na tyle skutecznie, że proces odpoczynku i regeneracji jest o wiele gorszy i dłuższy niż normalnie. A do tego zmniejsza moją odporność i zaczynam używać zwiększonej liczby chusteczek higienicznych.

Dlatego tak jak często mówię szefom, odpuść sekretarce, pozwól jej na błędy i daj jej przestrzeń na pomyłkę lub na małe opóźnienie. Warto podkreślić, że także my same, pewnie częściej kobiety niż mężczyźni, nie potrafimy przyznać się, że nie zdążymy z tym zadaniem. Będziemy szły w zaparte, nie – ja dam radę! Oczywiście, że dasz! Tylko kosztem czego? Pamiętasz jak pisałam kilka dni temu o komunikacji (link znajdziesz tu)? Przyznaj się do błędu lub że z czymś nie zdążysz. To ludzka rzecz.

 

Dlatego w tym nadzwyczaj gorącym okresie, odpuść jeśli możesz!

 

Mam dwie propozycje:

  1. Zrób to, co naprawdę musisz i co wpływa na płynność pracy, wizerunek lub zobowiązania firmy. Te najbardziej priorytetowe sprawy, które musisz wykonać – zrób je. Odstaw na później te dalszy tor te z mniejszym priorytetem.

Jeśli nie zdążysz napisać tego raportu, a możesz go oddać po świętach – zostaw to. Jeśli masz jakieś porządki w dokumentach, które jednak mogą poczekać, zostaw je. Wiem, że podkreślam, jak bardzo porządek i organizacja są ważne. Bo są. Ale czasem lepiej  jest odpuścić, wiedząc, że możesz zrobić to w dniu,  kiedy nie będziesz zmęczona, rozkojarzona, zestresowana.

  1. Znajdź 10 minut w tym ferworze i zrób listę rzeczy, które możesz wykonać później. Nic się nie stanie, jeśli odłożysz je na po świętach. Twoje próby zdążenia ze wszystkim przed piątkiem przed 16:00 będą niesamowite, wiem to! Ale możesz odłożyć na bok te rzeczy, przez które świat firmowy się nie zawali. A Ty resztę zrobisz lepiej, dokładniej i w mniejszym stresie. Także wypunktuj te drobnostki, które możesz odłożyć w czasie.

 

Jakie są zatem ważne, a jakie mniej ważne zadania w administracji  przed świętami? Jak ustalić priorytety?

 

WAŻNE – ze względu na terminy

  • kartki i prezenty świąteczne
  • płatności
  • potwierdzenia sald
  • faktury dla klientów
  • umowy
  • pisma do złożenia
  • przeglądy techniczne

MNIEJ WAŻNE – mogące poczekać na PO świętach

  • emaile
  • raporty, które mają być gotowe na styczeń
  • dokumenty dla księgowości
  • porządki w dokumentach
  • pisanie procedur
  • zamówienia np. gadżetów biurowych

To tylko przykłady, bo ważność każdej sprawy będzie zależeć od firmy w jakiej pracujesz. Dostosuj to do siebie i do niej.

Może pracujesz między świętami a sylwestrem i właśnie wtedy będzie dobry czas na ich wykonanie. Ja lubiłam ten moment pracy. W biurze raptem kilka osób, cisza, spokój, mogłam nadrobić akta osobowe, skany lub zamknięcia roku. Pracowałam efektywnie i spokojnie, bez kata nad głową – czyli stresu.

A może po nowym roku, gdy rytm firm zwalnia, bo wiele osób korzysta z urlopu po sylwestrze – sezon narciarski w pełni – znów będzie spokojniej. Wtedy uda Ci się spokojniej zamknąć rok i dokończyć zaległe drobiazgi.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Dostosuj wszystko do swojego scenariusza pracy, zadań i Twojego stanu przemęczenia. Pamiętaj, szef chce mieć nie tylko wykonaną pracę, ale przede wszystkim DOBRZE wykonaną pracę i zaangażowanego pracownika. A Ty chcesz takim być, prawda?

Powiązane artykuły
Mini audyt Biura
Mini Audyt Biura – sprawdź swoją organizację!

Warto znaleźć czas na Mini Audyt Biura!   Nasza rzeczywistość zmienia się z każdym dniem, a razem z nią także Twoje miejsce pracy. Nawet jeśli bronisz się przed każdą nowością na wszystkie możliwe sposoby, to z czasem i tak będziesz musiała wykazać się elastycznością, wybierając jedną

Więcej
Jak urządziłam swoje nowe biuro?

Gdy pandemia wycofała firmy z biur i przeniosła do domowego zaplecza, ja marzyłam tylko o tym, by absolutnie się z tego domu wynieść. Od 2015 roku pracuję w domu. Co prawda, nie na kuchennym stole (choć i takie sytuacje były, zwłaszcza, gdy rozkładałam dużo papierów), lecz w swoim domowym biurze. Biurze, które także

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top