Rozmowa roczna – jak dobrze wypaść?

Każda z nas, pracująca lub która pracowała na etacie, bardzo chciała być świadomie zarządzana przez swojego szefa. Prawda? Z własnego doświadczenia, wiem jak trudne to było do osiągnięcia. Zaliczyłam kilka skrajności, jeśli chodzi o styl zarządzania. W związku z tym wiem, jak można zepsuć lub naprawić swoją pracę, dzięki wykorzystaniu narzędzia: rozmowa rozwojowa.

Postanowiłam Wam to narzędzie trochę przybliżyć, bo zainspirowała mnie do tego moja kursantka.

Za kilka dni czeka ją pierwsza w jej życiu rozmowa rozwojowa z podsumowaniem kilku ostatnich miesięcy pracy. Firma przeprowadza takie podsumowania roczne w styczniu i dziewczyna chciała jak najlepiej przygotować się do tego typu spotkania. Zanim jednak dam Ci kilka praktycznych wskazówek popartych moim własnym doświadczeniem, muszę zrobić mały wstęp. Taką dygresję, jaką mówię nie tylko szefom, ale i dziewczynom podczas spotkań.

Rozmowa roczna to ważne narzędzie. Pomaga Ci zrewidować Twoje plany rozwojowe w firmie z oczekiwaniami szefa i możliwościami finansowymi i organizacyjnymi firmy.

Mając swój plan kreowania kariery zawodowej na dany rok, do którego zrobienia bardzo Cię zachęcam, masz lepszy start do analizy i przygotowania się do takiej właśnie rozmowy. Dlatego weź kartkę i ołówek, rozpisz swoje cele na ten rok. Cele, jakie chcesz zrealizować w firmie, w której pracujesz. Jeśli potrzebujesz podpowiedzi, jak to zrobić, zajrzyj do mojego artykułu.
Podpowiadam w nich co zrobić – Cele na Nowy Rok.

Jednak oprócz rozmowy rocznej ważne są także te mniejsze. Często w ferworze ilości zadań, ograniczonego czasu i wiecznego pędu, zapominamy, że im częściej takie rozmowy rozwojowe przeprowadzamy, tym mamy więcej możliwości na wzajemne analizy. Analizy pomiędzy szefem a sekretarką. Piszę o tym celowo, bo obserwuję tendencję w naszej branży (choć, nie tylko), że kiedy współpraca się nie układa za dobrze, zostawiamy sprawy swojemu biegowi. Nie pochwalam tego!

Jeśli plan jaki ustaliłaś podczas rozmowy rocznej, zmienia się w trakcie roku (niezależnie z jakich przyczyn), a w firmie nie ma rozmów np. kwartalnych, powinnaś sama zainicjować, by takie rozmowy odbywały się częściej.

Sama idea rozmowy rozwojowej ma służyć nie tylko Tobie, ale i pracodawcy, szefowi. W końcu rozmowa rozwojowa to analiza słabych i mocnych stron Twojej pracy i Twojego rozwoju w firmie. Ale ta rozmowa to też analiza stylu i sposobów zarządzania Twojego przełożonego. Zatem jeśli potrzebujesz więcej takich rozmów i powiesz o tym szefowi, że zależy Ci na częstszych rozmowach – odbierze ten sygnał pozytywnie. Bo oznacza to, że są dla Ciebie wartością, angażują do rozwoju i motywują do działania.

Najczęściej spotykam się z sytuacją nieumiejętnego podejścia do tego obszaru. I nie mam na myśli tylko pracowników.

Jak mówią badania, niestety tylko 36% menadżerów ocenia sumiennie i uczciwie swoich podwładnych.

Jak dla mnie to mało. Ponieważ pracowałam w kilku różnych firmach na przestrzeni lat, to moja osobista statystyka rzetelności tych rozmów,  jest na jeszcze niższym poziomie. Smutne. Bardzo smutne.

Mimo takiego negatywnego akcentu, jak ten powyżej w tym artykule, mam swój sposób na poczucie, że niezależnie jak prowadzona jest taka rozmowa, ja przygotowałam się merytorycznie i jak najlepiej potrafiłam. Dzięki temu wychodziłam z takich rozmów z poczuciem, że nie mam sobie nic do zarzucenia – byłam przygotowana, opanowana i przedstawiałam konkrety. I do takiego podejścia, gorąco Cię zachęcam.

Cokolwiek robisz, nawet pod prąd, rób tak, by być w zgodzie ze sobą i poczuciem, że zrobiłaś wszystko, co mogłaś.

A teraz konkret. Jak ja przygotowywałam się na takie rozmowy? Oto lista działań:

1. CELE – wiem powtarzam się, ale to naprawdę ważne. Traktuj to jako must have! Nie wiedząc, co chcesz od firmy czy od szefa, nie będziesz wiedzieć, w jakim kierunku ma w ogóle iść ta rozmowa. Czyli traci ona zupełnie na wartości i po prostu mija się z celem. Musisz wiedzieć o swoich:

a. Kompetencjach – mocne i słabe strony,

b. Odpowiedzialności – czy jesteś przeładowana obowiązkami, czy nadal masz ich za mało,

c. Zakresie obowiązków – tych lubianych i nielubianych,

d. Motywacji do działania – co działa, a co nie w Twoim przypadku,

e. Osiągnięciach – co zrealizowałaś, a gdzie poniosłaś porażkę,

f.  Współpracy – jak oceniają Cię inni w pracy,

g. Planach na najbliższy rok – co chcesz zmienić, jakie masz pomysły na usprawnienia.

WSKAZÓWKA: W trakcie rozmowy o celach i ambicjach, skup się głównie na obecnym stanowisku i wszelkim poprawom/usprawnieniom w ramach niego. Wiem, że marzysz o awansie, ale znacznie trudniej/gorzej jest usilnie przekonywać szefa jak to świetnym się będzie po awansie na nowym stanowisku, jednocześnie pokazując brak zainteresowania obecnym miejscem pracy i obowiązkami. Przemyśl to!

2. FORMULARZ – wzory rozmów są ogólnie dostępne w firmie. A jeśli nawet nie, to szef powinien Ci taki udostępnić, byś mogła się z nim wcześniej zapoznać, przygotować i byś miała jasność jak rozmowa będzie przebiegać.

3. ANALIZA – dokonaj analizy każdego pytania. Ale nie na zasadzie: „oj wiem, co odpowiedzieć to proste”. Podejdź do tematu odpowiedzialnie. Daj sobie czas na zastanowienie. Jak ja to mówię: przetrawienie tematu. Pierwsza myśl jest ważna, niemniej jednak warto dać sobie kilka dni na popracowanie nad zagadnieniem.

4. ROZPISZ – zapisz nawet najmniejszą myśl, jaka przychodzi Ci po przeczytaniu każdego pytania. Wszystko, co przychodzi do głowy. Robiąc takie notatki, mapujesz swoje myśli i łatwiej możesz je dostosować do celów.

5. EMOCJE – zrób ćwiczenie i spróbuj przeprowadzić sama ze sobą taką rozmowę. Mów na głos, wyraźnie i obserwuj samą siebie. Postaraj się spojrzeć na siebie z boku. Jakie emocje pojawiają się w Tobie, kiedy przechodzisz przez każde pytanie z formularza. Zanalizuj je i zrób wszystko, co w Twojej mocy, by na spotkaniu ich unikać. (choć sama wiem, jakie to trudne).

WSKAZÓWKA: Niestety, ale powinnaś też być gotowa na przyjęcie krytyki i możliwej negatywnej emocji, jaka wówczas się w Tobie pojawi. To najbardziej zgubny moment.

6. PRZYKŁADY – w wielu pytaniach będziesz proszona o podanie przykładów, sytuacji, które np. Cię zmotywowały lub zdenerwowały we współpracy z Twoim szefem (mówiąc wprost!). By uniknąć emocji, o których pisałam wyżej, przygotuj listę potencjalnych przykładów takich zdarzeń, które mogą Ci się przydać w merytorycznej rozmowie. Bazuj na konkretach z życia firmy, nie emocjach.

7. ARGUMENTY – pojawią się pytania o Twoją chęć rozwoju: szkolenia, konferencje, zmiany, jakie chcesz wprowadzić. Bądź przygotowana na pytanie, jakie może paść: czym to umotywujesz, dlaczego mam w to zainwestować? Wtedy punktując z rękawa merytorycznie przygotowanymi argumentami, masz asa w rękawie. Zamiast gdybać, wymyślać coś pod wpływem stresu (który jest z nami podczas takiej rozmowy!), będziesz miała o wiele lepszą siłę przebicia.

8. FEEDBACK – mów do swojego szefa tak, jak chciałabyś, by i on rozmawiał z Tobą. Wiem, zaraz powiesz: „mój szef nie umie tak jak bym chciała”. Jednak trzymaj fason! Dawanie konstruktywnego feedbacku to nie lada sztuka. Potraktuj to doświadczenie jako ćwiczenie na przyszłość. Skup się swojej merytoryce i przekazie. Empatycznie słuchając, zważając na mowę ciała, gesty i ton wypowiedzi – masz przewagę. To na pewno wpłynie pozytywnie. Zwłaszcza na Ciebie!

Powyżej wypisałam najważniejsze zasady. Jednak powiem Ci na własnym przykładzie, może się okazać, że zostaniesz czymś zaskoczona. Tak jak ja kiedyś, podczas jednej ze swoich rozmów,  właściwie drugiej, czyli jakieś 13 lat temu. Pamiętam to jak wczoraj, nowy dyrektor, nowe możliwości, nowe obowiązki. Byłam kompletnie nieprzygotowana i bazowałam głównie na emocjach. Jednak to, co zaraz przeczytasz, to niby błahostka, ale z perspektywy lat i doświadczenia – żenująca sytuacja. 😉

W trakcie analizy formularza, a właściwie fragmentu o moich niedociągnięciach, zostało mi wytknięte, uwaga! Że:

KRZYWO PRZYKLEJAM ZNACZKI NA KOPERTACH!

Mam nadzieję, że albo oplułaś ze śmiechu ekran, albo otworzyłaś szeroko oczy nie wierząc. I niestety, to prawda! Znaczki pocztowe stały się przewodnim tematem tej jakże „fantastycznej” (tak tu ironia) rozmowy. Zostawię to bez komentarza, bo dyskusja o zasadności takiego tematu wydaje się oczywista.

Niestety jednak, gdybym właśnie wtedy miała to doświadczenie co teraz, wiedzę jak można się przygotować (na studiach Cię tego nie uczą), rozegrałabym tą rozmowę zupełnie inaczej. Jak podejrzewasz, totalnie się zdenerwowałam i wystrzeliłam salwą emocji. Co było dużym błędem. Bardzo dużym, bo potem byłam już tylko na straconej pozycji. Moje pomysły i szansa na podwyżkę, skończyły się w kilka minut.

Dlatego mając w perspektywie kilku najbliższych tygodni zbliżającą się taką rozmowę, koniecznie się do niej przygotuj. Przejdź przez zagadnienia kolejno, spokojnie w ciszy i skupieniu. Będąc merytorycznie przygotowana, budujesz swoją pozycję opartą o argumenty, nie emocje. Tych ostatnich najbardziej się wystrzegaj w ocenie rozmówcy, mimice, gestach i tonie wypowiedzi. Wyjdź ze spotkania z poczuciem dobrze przeprowadzonej rozmowy i zyskaj tym samym wiele w oczach swojego szefa. Buduj pozycję sekretarki świadomie, odpowiedzialnie i skutecznie.

A czy Ty masz jakieś ciekawe opowieści ze swoich rozmów rozwojowych?