Blog - Jak przekonać się do procedur na przykładzie organizacji spotkania

Jak przekonać się do procedur na przykładzie organizacji spotkania?

Co znajdziesz w artykule?

Zanim poprzestaniesz lekturę tego artykułu na samym jego tytule, choćby dlatego, że firmowe procedury przyprawiają Cię o gęsią skórkę — poświęć mi jeszcze chwilę! Wiem, że cała ta metodyka biurowa kojarzy się z odbieraniem pracownikom swobody lub wrzucaniem ich w wir dokumentów, formularzy i załączników. W praktyce jednak to doskonałe narzędzie, które pozwala na nowo zorganizować życie firmy. Sprawdź, jak przekonać się do procedur na prostym przykładzie organizacji spotkania.

 

Czym są procedury?

 

Procedury są ustalonym z góry sposobem przeprowadzenia działania lub procesu. Stanowią więc opis kroków działania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów, ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania firmą.

 

Procedury powinny zatem być:

 

  • zaplanowane,
  • spisane,
  • uporządkowane,
  • przestrzegane przez wszystkich pracowników, których dotyczą,
  • wspierać działanie w celu rozwiązania jakiegoś problemu.

 

Dlaczego procedury nas zniechęcają?

 

Firmy wprowadzając raz daną procedurę, zakładają, że musi ona zostawać z nimi na zawsze, co jednak się nie sprawdza. 

 

W lipcu zetknęłam się z taką oto sytuacją: w pewnej firmie obowiązywała procedura dla handlowców, stworzona w 2009 r. podczas certyfikacji ISO. Firma ta ma obecnie 3 działy produkcyjne i zatrudnia ponad 100 pracowników. Procedura sprzed 12 lat nadal tam obowiązuje! Pracownicy doskonale wiedzieli, że takie rozwiązanie dawno już nie działa, nie było zgodne z obecną rzeczywistością. Procedura była nieaktualna, więc pracownicy ją lekceważyli, a co za tym idzie — uchylali się od jej przestrzegania. 

 

Dwoje pracowników dyskutuje nad słusznością procedury sprzed kilkunastu lat - warto ją zaktualizować i dostosować do obecnych warunków.

 

Co można z tym zrobić? 

 

Potrzebne jest spotkanie z pracownikami (sama ankieta nie wystarczy), poznanie ich wyzwań, oczekiwań i bieżących problemów (zarówno handlowców jak i administracji), a następnie stworzenie procedury, która da im konkretne korzyści.

 

Zauważyłam, że firmy nie chcą wprowadzać procedur, ponieważ:

  • starają się unikać biurokracji,
  • nie są zwolennikami struktur korporacyjnych,
  • szkoda im czasu na układanie procedur,
  • usiłowały już wdrożyć procedury, ale zakończyło się to niepowodzeniem,
  • nie wiedzą, od czego zacząć tworzenie procedur,
  • nie potrafią przekonać do nich swojego zespołu.

 

Korzyści z posiadania instrukcji w firmie

 

Wdrażając procedury, możesz liczyć na to, że każdy pracownik będzie (w końcu) wiedział, co ma robić. Zespół zacznie więc pracować na tym samym poziomie, ponieważ każdy będzie korzystał z tych samych schematów procesu. Odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu zostanie jasno określona, a wdrożenie nowych pracowników przestanie stanowić wyzwanie. Jakość obsługi klienta również ulegnie poprawie, a firma zyska szansę na sprawną organizację, która z kolei otworzy przed nią drzwi do dalszego skalowania biznesu.

 

Jak przekonać się do procedur? 

 

Zacznij od przeanalizowania swojego nastawienia do nowego stylu pracy. Przyjrzyj się wymówkom, które pojawiają się w Twojej głowie, aby móc następnie z nimi walczyć. Dopiero potem podziel się całym pomysłem z zespołem.

 

Kolejnym krokiem będzie analiza korzyści, jakie dostarczysz swojej firmie dzięki procedurom. Wskaż, na jakie potrzeby odpowiadają i jakie wartości wniesie do życia Waszego biura. Im bardziej konkretnie do tego podejdziesz, tym łatwiej o przychylne nastawienie zespołu.

 

Następnym etapem będzie zaadresowanie obiekcji i kontrargumentów. Nie łudź się, że wszyscy zareagują entuzjastycznie na dodatkową ilość pracy 🙂 

 

Jak przekonać się do procedur? -zaakceptować zmianę, wypracować procedury wraz z całym zespołem.

 

Teraz pora na przygotowanie swojego komunikatu. Pomyśl o tym jak o tworzeniu zaproszenia do udziału w projekcie pt. “Zmiana”. Forma zaproszenia jest też o wiele przyjaźniejsza, niż jakakolwiek próba narzucania szefowi lub współpracownikom nowych regulacji. 

 

Kolejną czynnością będzie stworzenie planu. Uwzględnij w nim etapy projektu, jego wstępny harmonogram oraz osoby odpowiedzialne. W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę całego procesu.

 

Ostatnim krokiem jest prezentacja projektu wdrożenia procedur. Przeprowadzając taką rozmowę z zespołem, uwzględnij przede wszystkim: potrzeby firmy związane z dokumentami, czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel oraz korzyści, jakie przyniosą Wam te zmiany.

 

Organizujemy spotkanie!

 

Skoro wiesz już, dlaczego warto i jak przekonać się do procedur w firmie, czas na przyjrzenie się takiemu miniprojektowi w praktyce. Jak możesz wykorzystać procedurę do organizacji spotkania?

 

Przed spotkaniem ustal:

  • jaki jest cel spotkania?
  • czego będzie dotyczyło?
  • kto ma w nim uczestniczyć?

A następnie:

  • sprawdź dostępność zaproszonych osób,
  • zarezerwuj miejsce spotkania,
  • wyślij zaproszenia,
  • zorganizuj dodatkowe materiały.

 

W dniu spotkania zadbaj o:

  • przygotowanie sali i sprzętu.

A następnie:

  • powitaj uczestników,
  • przedstaw temat, cel i porządek spotkania,
  • ustal zasady,
  • podsumuj Wasze wspólne wnioski,
  • zakończ spotkanie.

 

Po spotkaniu dopilnuj, aby:

  • przekazać uczestnikom podsumowanie,
  • przypomnieć o ustalonym planie działania,
  • wyrazić chęć pomocy ze swojej strony.

 

Przeprowadzone w ten sposób spotkanie odbędzie się z korzyścią dla Ciebie, jako osoby prowadzącej oraz wszystkich jego uczestników. Wystarczy, że spiszesz sobie taką procedurę w postaci checklisty, a firmowe spotkania przestaną być wyzwaniem nie do pokonania!

 

 

Mam nadzieję, że znalazłaś tutaj odpowiedź na pytanie o to, jak przekonać się do procedur. Chciałam Ci pokazać, że wykonywanie powtarzalnych zadań może być znacznie bardziej efektywne, jeśli odpowiednio je sobie zorganizujesz. Pamiętaj jednak, aby zachować w tym wszystkim umiar. Nie musisz tworzyć procedur do każdej czynności wykonywanej w biurze! 

 

Ale takie rzeczy jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, kontaktowanie się z klientami czy archiwizowanie dokumentów, można robić w sposób zoptymalizowany, oszczędzając zasoby, jakimi dysponujesz.

Powiązane artykuły
Podcast Biurowej Rewolucjonistki 12 - Błąd, który kosztował mnie ...
Błąd, który kosztował mnie …

Błąd, który kosztował mnie… Z tego nagrania podcastu dowiesz się: czy powrót do zdarzeń z przeszłości może coś zmienić jaki błąd popełniłam i co ważnego straciłam jak możesz uniknąć takiego błędu Zapraszam Cię odsłuchania tego odcinka podcastu. Biurowe Rewolucje – Urszula

Więcej
Podcast - Kiedy stare przechodzi w nowe: transformacja pracownika biurowego
Kiedy stare przechodzi w nowe: transformacja pracownika biurowego

Kiedy stare przechodzi w nowe: transformacja pracownika biurowego Pandemia wymusiła na wielu z nas zmianę miejsca naszej pracy, z biurowego na zdalną. Poza tym, zmusiła do refleksji nad tym jak postrzegamy funkcje pracownika biurowego oraz zapoczątkowała transformację. Czym zaowocowała ta transformacja? Na jakie zmiany

Więcej
Mini audyt Biura
Mini Audyt Biura – sprawdź swoją organizację!

Warto znaleźć czas na Mini Audyt Biura!   Nasza rzeczywistość zmienia się z każdym dniem, a razem z nią także Twoje miejsce pracy. Nawet jeśli bronisz się przed każdą nowością na wszystkie możliwe sposoby, to z czasem i tak będziesz musiała wykazać się elastycznością, wybierając jedną

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Przewiń do góry