Jak przekonać się do procedur na przykładzie organizacji spotkania?

Zanim poprzestaniesz lekturę tego artykułu na samym jego tytule, choćby dlatego, że firmowe procedury przyprawiają Cię o gęsią skórkę — poświęć mi jeszcze chwilę! Wiem, że cała ta metodyka biurowa kojarzy się z odbieraniem pracownikom swobody lub wrzucaniem ich w wir dokumentów, formularzy i załączników. W praktyce jednak to doskonałe narzędzie, które pozwala na nowo zorganizować życie firmy. Sprawdź, jak przekonać się do procedur na prostym przykładzie organizacji spotkania.

Czym są procedury?

Procedury są ustalonym z góry sposobem przeprowadzenia działania lub procesu. Stanowią więc opis kroków działania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów, ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania firmą.

Procedury powinny zatem być:

• zaplanowane,
• spisane,
• uporządkowane,
• przestrzegane przez wszystkich pracowników, których dotyczą,
• wspierać działanie w celu rozwiązania jakiegoś problemu.

Dlaczego procedury nas zniechęcają?

Firmy wprowadzając raz daną procedurę, zakładają, że musi ona zostawać z nimi na zawsze, co jednak się nie sprawdza. 

W lipcu zetknęłam się z taką oto sytuacją: w pewnej firmie obowiązywała procedura dla handlowców, stworzona w 2009 r. podczas certyfikacji ISO. Firma ta ma obecnie 3 działy produkcyjne i zatrudnia ponad 100 pracowników. Procedura sprzed 12 lat nadal tam obowiązuje! Pracownicy doskonale wiedzieli, że takie rozwiązanie dawno już nie działa, nie było zgodne z obecną rzeczywistością. Procedura była nieaktualna, więc pracownicy ją lekceważyli, a co za tym idzie — uchylali się od jej przestrzegania. 

Co można z tym zrobić? 

Potrzebne jest spotkanie z pracownikami (sama ankieta nie wystarczy), poznanie ich wyzwań, oczekiwań i bieżących problemów (zarówno handlowców jak i administracji), a następnie stworzenie procedury, która da im konkretne korzyści.

Zauważyłam, że firmy nie chcą wprowadzać procedur, ponieważ:

• starają się unikać biurokracji,
• nie są zwolennikami struktur korporacyjnych,
• szkoda im czasu na układanie procedur,
• usiłowały już wdrożyć procedury, ale zakończyło się to niepowodzeniem,
• nie wiedzą, od czego zacząć tworzenie procedur,
• nie potrafią przekonać do nich swojego zespołu.

Korzyści z posiadania instrukcji w firmie

Wdrażając procedury, możesz liczyć na to, że każdy pracownik będzie (w końcu) wiedział, co ma robić. Zespół zacznie więc pracować na tym samym poziomie, ponieważ każdy będzie korzystał z tych samych schematów procesu. Odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu zostanie jasno określona, a wdrożenie nowych pracowników przestanie stanowić wyzwanie. Jakość obsługi klienta również ulegnie poprawie, a firma zyska szansę na sprawną organizację, która z kolei otworzy przed nią drzwi do dalszego skalowania biznesu.

Jak przekonać się do procedur? 

Zacznij od przeanalizowania swojego nastawienia do nowego stylu pracy. Przyjrzyj się wymówkom, które pojawiają się w Twojej głowie, aby móc następnie z nimi walczyć. Dopiero potem podziel się całym pomysłem z zespołem.

Kolejnym krokiem będzie analiza korzyści, jakie dostarczysz swojej firmie dzięki procedurom. Wskaż, na jakie potrzeby odpowiadają i jakie wartości wniesie do życia Waszego biura. Im bardziej konkretnie do tego podejdziesz, tym łatwiej o przychylne nastawienie zespołu.

Następnym etapem będzie zaadresowanie obiekcji i kontrargumentów. Nie łudź się, że wszyscy zareagują entuzjastycznie na dodatkową ilość pracy 🙂 

Teraz pora na przygotowanie swojego komunikatu. Pomyśl o tym jak o tworzeniu zaproszenia do udziału w projekcie pt. “Zmiana”. Forma zaproszenia jest też o wiele przyjaźniejsza, niż jakakolwiek próba narzucania szefowi lub współpracownikom nowych regulacji. 

Kolejną czynnością będzie stworzenie planu. Uwzględnij w nim etapy projektu, jego wstępny harmonogram oraz osoby odpowiedzialne. W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę całego procesu.

Ostatnim krokiem jest prezentacja projektu wdrożenia procedur. Przeprowadzając taką rozmowę z zespołem, uwzględnij przede wszystkim: potrzeby firmy związane z dokumentami, czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel oraz korzyści, jakie przyniosą Wam te zmiany.

Organizujemy spotkanie!

Skoro wiesz już, dlaczego warto i jak przekonać się do procedur w firmie, czas na przyjrzenie się takiemu miniprojektowi w praktyce. Jak możesz wykorzystać procedurę do organizacji spotkania?

Przed spotkaniem ustal:

• jaki jest cel spotkania?
• czego będzie dotyczyło?
• kto ma w nim uczestniczyć?

A następnie:

• sprawdź dostępność zaproszonych osób,
• zarezerwuj miejsce spotkania,
• wyślij zaproszenia,
• zorganizuj dodatkowe materiały.

W dniu spotkania zadbaj o:

• przygotowanie sali i sprzętu.

A następnie:

• powitaj uczestników,
• przedstaw temat, cel i porządek spotkania,
• ustal zasady,
• podsumuj Wasze wspólne wnioski,
• zakończ spotkanie.

Po spotkaniu dopilnuj, aby:

• przekazać uczestnikom podsumowanie,
• przypomnieć o ustalonym planie działania,
• wyrazić chęć pomocy ze swojej strony.

Przeprowadzone w ten sposób spotkanie odbędzie się z korzyścią dla Ciebie, jako osoby prowadzącej oraz wszystkich jego uczestników. Wystarczy, że spiszesz sobie taką procedurę w postaci checklisty, a firmowe spotkania przestaną być wyzwaniem nie do pokonania!

Mam nadzieję, że znalazłaś tutaj odpowiedź na pytanie o to, jak przekonać się do procedur. Chciałam Ci pokazać, że wykonywanie powtarzalnych zadań może być znacznie bardziej efektywne, jeśli odpowiednio je sobie zorganizujesz. Pamiętaj jednak, aby zachować w tym wszystkim umiar. Nie musisz tworzyć procedur do każdej czynności wykonywanej w biurze! 

Ale takie rzeczy jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, kontaktowanie się z klientami czy archiwizowanie dokumentów, można robić w sposób zoptymalizowany, oszczędzając zasoby, jakimi dysponujesz.