Biurowe trendy i inspiracje na 2022 rok

To już tradycja, że z początkiem nowego roku przyglądam się nauce z roku minionego i analizuję biurowe trendy na kolejny. Jakie lekcje dał nam stary, 2021 rok? Co dobrego lub niedobrego uwidocznił? A przede wszystkim, jakie możliwości mamy w tej czystej, białej karcie otwartej z dniem 1 stycznia? W tym artykule chciałabym odpowiedzieć na wszystkie te pytania i poszukać podpowiedzi, z których każdy może zaczerpnąć coś dobrego dla siebie. 

Ktoś kiedyś powiedział, że: 

“przyszłość utkana jest z przeszłości.” 

Choć nie pamiętam autora tychże słów, to jednak absolutnie się z nimi zgadzam. Sytuacje, które się nam przytrafiają mają swoje odbicie z przeszłości. Dlatego i w tym artykule, przyjrzymy się temu, co minione. Przeanalizujmy, jak to było i co faktycznie wpłynęło na biurowe trendy na 2022 rok. 

Czego nas nauczył 2021?

A. Model pracy zdalnej

Dla nikogo nie jest już ani niczym dziwnym, ani nie typowym. Praca zdalna stała się standardem, który firmy musiały wprowadzić już na stałe do swoich kanonów. Kiedyś benefit, wyróżnik w ogłoszeniach o pracę. A dziś, nowa normalność. Choć nie do końca taka nowa. Od wybuchu pandemii mieliśmy sporo czasu (prawie 2 lata), by się do niej przyzwyczaić. Lecz i w tym przyzwyczajeniu jest pewna anomalia, ale o tym za chwilę. 

Osobiście z perspektywy pracy biura, cieszy mnie to, że firmy dopuściły opcję pracy zdalnej, także dla administracji. W zakresie obowiązków każdej administratorki biura są obowiązki, które wymagają ciszy i skupienia. Jeśli w biurze nie było takiej możliwości, to opcja domowego zacisza daje taką szansę. Pod warunkiem nieobecności dzieci. Niemniej dostępność dla administracji takiego modelu jest zdecydowanie korzystniejsza. Co jeszcze w 2018 roku było absolutnie nie do pomyślenia. 

B. Nowy format budynków

Gdy wybuchła pandemia największym zagrożeniem były duże skupiska ludzi w jednym pomieszczeniu. Pracownicy będący w biurze typu open space byli natychmiast oddelegowani do pracy w domu. To był pierwszy mocny sygnał (mam poczucie, że dopiero wtedy TO zostało zauważone), że tego typu formaty biur, nie do końca mają przyszłość. Co ciekawe, gdy wielokrotnie przed pandemią, raporty z badań donosiły, że open space są za głośne i nie nadają się do pracy w skupieniu, bagatelizowano je. Trochę ze względów finansowych. Niestety, pandemia zmusiła firmy do zmiany opcji tworzenia i reorganizacji przestrzeni biurowej. 

Bardziej atrakcyjne stały się co-workingi, biura serwisowane z dedykowaną małą przestrzenią do pracy. Bez zagrożenia kontaktem z wieloma osobami, ograniczonym zakresem obsługi i przede wszystkim z zachowaniem zasad bezpieczeństwa sanitarnego. I tu pojawił się duży potencjał do tworzenia nowych formatów biur. Wrócę do tego nieco dalej. 

C. Zmiana funkcji biura

Jeszcze ponad 2 lata temu, biura były głównie miejscem do wykonywania pracy. Przychodzimy do biura, otwieramy komputer, przerzucamy dokumenty, załatwiamy spotkania, odhaczamy listę zadań. Przez miesiące odizolowania i uświadomienia sobie, że praca zdalna ma pewien sens, wszyscy uzmysłowili sobie, że zadania mogą być wykonane także poza biurem. Samo biuro nie spełnia już funkcji miejsca do roboty (dla wybrzmienia tego aspektu pozwalam sobie na kolokwializm). 

Celowo wspominam o odizolowaniu, gdyż w zasadzie wszystkie raporty jasno grzmią na alarm o stanie psychicznym pracowników. Zamknięcie, stres, lęki i często zupełne odizolowanie się od ludzi, pokazało zasadność “ściągania” ludzi do biur. Osobiście mam klienta, który swoich pracowników, programistów zaprasza rotacyjnie do biura. Wszystko po to, by wspomóc ich w kontaktach między sobą i by pobudzić kreatywność, której jeszcze przed pandemią mieli znacznie więcej. Wskaźniki są w tym zakresie dla zespołów bezlitosne. 

Właśnie dlatego, funkcja biur uległa w 2021 diametralnej zmianie. Nie jest to tylko miejsce do pracy. Lecz przyjazna przestrzeń do budowania więzi i ponownej nauki tworzenia relacji między członkami zespołów. Wspólne spotkania, rozmowy i budowanie kultury organizacyjnej. Wzajemne uczenie się obowiązków, własnych emocji i reakcji na sposób pracy. Zgodnie z badaniami tego właśnie dziś ludziom potrzeba. 

D. Transformacja cyfrowa

Gdy w 2018 roku WHO opublikowało raport o zawodach przyszłości i zmianach, jakie zajdą w firmach, nikt nie przypuszczał, że świat, aż tak przyśpieszy. O prognozach Forum Ekonomicznego, wspominałam w artykule w styczniu 2020 roku, wciąż jest aktualny: Biurowy pracownik przyszłości.

Skutkiem ubocznym pandemii jest przyśpieszenie rewolucji technologicznej i rozwojowej o dobre 10 lat. O ile jeszcze pod koniec 2020 roku myśleliśmy, że po pandemii świat zwolni. O tyle w 2021 wszystko stało się jasne. Na żadne zwolnienie nie ma co liczyć, a wręcz przeciwnie. Trend ten może być jeszcze szybszy niż się spodziewamy. Od cyfryzacji już nie uciekniemy. 

E. Stagnacja roli pracownika administracyjnego

Ten aspekt jest mi szczególnie bliski i niezwykle trudny. W kwietniu 2020 roku, po pierwszym miesiącu pandemii, kilka procent osób z administracji albo straciło pracę, albo zmniejszono im etat. Dziś, już w trakcie piątej fali pandemii (wow!), mam poczucie, że administracja zamarła.

Jak już wcześniej wspomniałam, transformacja galopuje, zmieniają się role biura, a pracownicy utknęli w miejscu. Oczywiście, byłaby to nadmierna generalizacja, gdybym powiedziała, że wszyscy. Jednak bardzo duża część pracowników administracyjnych (z różnym doświadczeniem, wiedzą czy nazwą stanowiska), utknęła w funkcji “przeczekania”. Tak nazwałam zjawisko, oczekiwania na zmiany bez jakiegokolwiek działania. To moje osobiste spostrzeżenia po wielu rozmowach, szkoleniach i konsultacjach, które przeprowadziłam w 2021 roku. 

Upatruję w tym bardzo duże zagrożenia dla roli stanowiska administracyjnego i osób je pełniących. 

F. Spadek zdrowia psychicznego pracowników

Już od końca 2020 roku mówi się o cyklicznym pogarszaniu się zdrowia psychicznego ludzi. Zamknięcie, odizolowanie od kontaktu z innymi, lęki o pracę, dzieci i zdrowie. Wszystko to wpływa na zaburzenia, jakich doświadczają ludzie. ZUS w 2020 roku odnotował 1,5 mln przypadków absencji chorobowej ze względu na zaburzenia psychiczne. Dziś, zamiast poprawy, ta liczba stale rośnie. Co trzeci pracownik doświadcza pogorszenia swojego stanu psychicznego. Co gorsze, zwłaszcza dla zarządzających, przekłada się to na ich jakość pracy. To właśnie jest anomalią i efektem pracy zdalnej. Trudna do przewidzenia, lecz dziś to już fakt. 

Jak wynika z raportu Konfederacji Lewiatan, skutki tego problemu, firmy i pracownicy mogą odczuwać jeszcze kilka lat. I choć sama pandemia dołożyła swoją cegiełkę. To jest to także skutkiem braku wspierającego i przyjaznego środowiska pracy. 

G. Niezrozumienie potrzeb pracownika

We wcześniejszym punkcie wspomniałam o spadającym zaangażowaniu pracowników. Zdaniem Global Employee Engagement Benchmark, firmy nie radzą sobie do końca z tworzeniem środowiska pracy, w którym pracownicy mogliby się rozwijać i mieć poczucie sensu. W Polsce spory odsetek małych, średnich i także dużych firm nie trafia w swoim modelu zarządzania ludźmi, w potrzeby pracowników. Wręcz zdaniem NTT jest duża rozbieżność między wizją pracodawcy, a wizją przyszłości pracy pracowników. Rozbieżność? Oj niestety znaczna. 

I wydawałoby się, że konferencje, raporty i środowiska zajmujące się badaniem satysfakcji pracowników, mówią o tym zjawisku już od lat. Osobiście łudziłam się, że wszyscy już o tym fakcie wiedzą. Niestety, procent firm, które faktycznie to zmieniają, nadal jest za mały. Smutne jest wręcz to, że nawet 40% przedsiębiorstw nadal nie ma żadnych planów firmowych, by ten stan zmienić. Co w 2021 mocno dało o sobie znać i jasno pokazuje, że najwyższy czas na zmianę. 

O czym świadczy choćby kilka statystyk, które poniżej prezentuję. 

Zdaję sobie sprawę, że to zaledwie mały urywek ze wszystkich ważnych danych i analiz, jakie są dostępne. Tak naprawdę są to wnioski, a źródła z których korzystałam, zostawiam do Twojej własnej analizy na końcu tego artykułu. 

Biurowe trendy i inspiracje na 2022 rok

Nadszedł czas na przyjrzenie się trendom, które w związku z wnioskami z poprzedniego roku, możemy przewidywać na 2022. 

1. Model pracy

W sierpniu 2019 roku Microsoft w Japonii testował 4-dniowy tydzień pracy. Analiza przeprowadzona wtedy pod kątem efektywności, motywacji i kosztów pracy, jasno wskazywała wzrost wszystkich wskaźników. Każdy wolny piątek tego miesiąca przyczynił się do wzrostu produktywności pracy w pozostałe dni, zwiększenia przychodów z pracy i pobudzonej wewnętrznej motywacji pracowników. Skoro w 2021 roku statystyki są zatrważające, to część firm chce przetestować go w swoich zespołach. 

To przełoży się z pewnością na ORGANIZACJĘ PRACY. W dużej mierze odpowiadać za to będzie administracja (chyba się ze mną zgodzisz?). Rozplanowanie kalendarzy szefów, ograniczenie spotkań (po izolacji wszyscy mają dość zoomowych konferencji trwających bez końca) i rozłożenie bilansu zadań. Wszystko po to, by zoptymalizować proces zarządzania biurem i pracą. Nadal wiele zadań zależnych jest od różnych działów lub ludzi współpracujących. Przemodelowanie organizacji pracy będzie wymagał każdy zespół, a administracja stanowić będzie trzon tej zmiany. 

PROCEDURY to mimo cyfryzacji systemów i rozwiązań technologicznych, nadal problem wielu firm. Mnogość procedur, dublowanie zadań i ich niespójność z biurową rzeczywistością, to wszystko ma realny wpływ na spadek zaangażowania (zgodnie z pkt F. wyżej). Zatem to najwyższy moment, by zorganizować na nowe firmowe procesy i stworzyć procedury, które:

• dadzą pracownikom zrozumienie swoich obowiązków i poczucie celu w działaniu, 
• uwolnią decyzyjność pracowników w zakresie przydzielonych ich zadań,
• będą spójne z faktycznym tempem rozwoju firmy, 
• sprawdzą się w świecie nieustającej zmiany, jakiej obecnie doświadczamy. 

Ta wspomniana przeze mnie ZWINNOŚĆ ZMIANY jest już wdrukowana w obecną rzeczywistość. Nowe fale pandemii, a może i kolejne choroby, cyberzagrożenia. To rzeczy, które będą wywoływały zawahania w modelach pracy, w organizacjach i procedurach. Pracownicy biurowi są na bardzo mocno narażeni. Od ich umiejętności reakcji na te zmiany, zależy jak pozostałe zespoły się prze organizują, jak zwiększy się efektywność korzystania z technologii i przede wszystkim, jak zmiana wpłynie na klientów firmy. 

Jednak haczyk polega na tym, że skoro mamy pogarszający się stan psychiczny pracowników, ich demotywację do działań to ma to także wpływ na ich emocjonalną zwinność. LEARNING AGILITY to umiejętność sposobu myślenia (mindsetu) skierowanego na uczenie się. Gotowość do przyjęcia, że kolejna wywrotowa zmiana to nie zagrożenie i powód do paniki, lecz tak naprawdę okazja do nauki czegoś nowego. 

W cieniu wyżej wspomnianych wniosków z 2021 roku, dużą obawę budzi zdolność pracowników do rozbudowania czy budowania (od podstaw) tej właśnie umiejętności. A przyszłość może być bezlitosna. Bez tej umiejętności w zarządzaniu pracą może być naprawdę ciężko. 

2. Biura przyszłości 

Zmiany w modelu biur są już rewolucją biurowo-życiową. Skoro mamy w biurach budować kulturę organizacyjną sprzyjającą relacjom i grze zespołowej, to przestrzenie powinny nas w tym wspierać. Dlatego zarówno specjaliści od budowy biur, jak i architekci mówią o zmianie formy przestrzeni i udomowionym wnętrzu. W tworzeniu biur będą więc wykorzystywane naturalne i ekologiczne materiały. MODEL ORGANICZNEGO BIURA, będzie nie tylko drugim domem, lecz także kreatywną przestrzenią do zespołowych burzy mózgów i wspólnych biesiad. 

Z jednej strony więc mamy przestrzeń, która jest ciepła i przyjemna, a z drugiej musi to być miejsce bezpieczne. Rola certyfikatów bezpieczeństwa sanitarnego jest coraz bardziej widoczna w dużych przestrzeniach firmowych. Pandemia wywołała efekt powstawania środków sanitarnych i certyfikacji biur komercyjnych. Przykładem jest choćby powłoka fotokatalityczna TitanSolid, która chroni przed mikrobami lub certyfikacja WEll Health-Safety Rating (HSR), która ważna jest 12 miesięcy. Wszystko po to, by wspierać zdrowie i też samopoczucie pracowników. 

Jednak przyszłość to także świat METAVERSE, o której już od dłuższego czasu wspomina znany wszystkim Bill Gates. Świat viralowych spotkań w okularach VR może nie jest do zdobycia w 2022 roku, lecz zwłaszcza duże firmy powoli będą się do tego przygotowywać. 

Na koniec tego aspektu muszę wspomnieć o nowym stanowisku, które wymusił świat biurowej zmiany. W różnych analizach pojawia się nowa, rosnąca w firmach rola: Community Managera. To osoba, która w swoich obowiązkach ma za zadanie, dbać o szeroko rozumiane potrzeby pracowników. Ich samopoczucie, organizację pracy, załatwienia i wsparcie w codziennym działaniu. Upatruję w tym duże znaczenie i ewolucję stanowiska administracyjnego. Do tego pewnie jeszcze wrócę. 

3. Transformacja cyfrowa

Kolejnym zdecydowanym trendem jest rewolucja technologiczna. Jak wspominałam wcześniej, uciec przed nią nie sposób. Dlatego cieszę się, że w najbliższych 2 latach prawie 60% firm chce przenieść obieg dokumentów do systemów EOD. To akurat bardzo dobry sygnał, lecz obawiam się, że bez przygotowania, ta faza mocno się wydłuży. Zachęcam do przyjrzeniu się temu tematowi z bliska (jak choćby z webinaru z ekspertem). 

Zdaję sobie sprawę, że wiele osób z naszej branży ma duże obawy, czy aby sztuczna inteligencja nie wyprze ich ze stanowiska pracy. Faktem jest, że rozwiązania technologiczne będą się rozwijać i będą wkraczać do biur. Jednak nie ma możliwości, by AL mógł zastąpić empatię i emocje człowieka. Posłużę się słowami Jeroen Tiel z firmy Randstad:

“Maszyny i AL mogą zastąpić człowieka przy wykonywaniu czynności lub przy obliczeniach i już to robią, ale nie zastąpią go w bezpośrednim kontakcie, przy którym wykazanie zwykłego zrozumienia będzie istotne”. 

Drugim aspektem jest jeszcze luka kompetencyjna, która ewidentnie w administracji jest. Patrząc na kompetencje przyszłości jest i będzie ogromna potrzeba umiejętności pracy z platformami cyfrowymi. Zatem, przy budowaniu ścieżki kompetencyjnej warto umieć nie tylko obsługiwać Instagrama czy Facebooka, lecz także platformy, które są ogólnie dostępne, wymagane i potrzebne w zakresie danej firmy. 

4. Transformacja znaczenia stanowiska administracyjnego

Ten trend dotyczy bardzo wielu aspektów. Zarówno budowania kompetencji pracowników w firmach, wsparcia ich w zmęczeniu nieustającą zmianą, aż po empatyczną zdolność do pracy w zespole. Wszystkie wskaźniki wsparcia mówią o lekcjach, które pracodawcy zdecydowanie powinni odrobić. W tym artykule padło ich już kilkanaście. Jak to jednak przekłada się na administrację?

Otóż, administracja jest i była pierwszym wsparciem na linii pracownik – firma. Pamiętasz, pisałam o Community Managerze. Idąc tym tropem zakres kompetencji miękkich, jakie są potrzebne do budowania kultury i relacji zespołowych, będzie stale się powiększała. Zatem pracownik administracyjny nie będzie musiał umieć tylko pozytywnie i miło korespondować z klientami i pracownikami. On się stanie drogowskazem rozwoju wsparcia pracowników. 

Skoro automatyzacja wesprze optymalizację procesów, zredukuje czas zajmowania się dokumentami i dodatkowo wpłynie na model organizacyjny, to zmieni się jego rola. I moim skromnym zdaniem ta zmiana będzie odczuwalna już w tym roku. Co prawda, zapewne w minimalnym stopniu, lecz ta transformacja rozpocznie się. 

Warto zatem zdać sobie sprawę, że rola i samo stanowisko będzie ewoluowało. Być może zmieni nazwę na Community Office Manager, Chief Office People. Sama nazwa jest rzeczą wtórną. Z pewnością zmieniać się zacznie znaczenie tego stanowiska i będzie zmierzało w kierunku zdecydowanie miękkich aspektów pracy. 

Jak zatem wykorzystać biurowe trendy w 2022 roku?

• Popracuj nad własnym mindsetem

Jeśli uważasz, że lepiej czekać, bo być może COŚ się samo zmieni – błąd!

Jeśli uważasz, że transformacja cyfrowa i kompetencyjna nie dotyczy Ciebie – błąd!

Jeśli uważasz, że nie warto inwestować w siebie w tym roku – błąd!

Pamiętasz, jak wspominałam o zwinności mentalnej? To będzie główna kompetencja wygranych w transformacyjnym wyścigu. Pamiętam, gdy w lutym 2021 roku wprowadziłam na rynek nowy kurs: Mindset Rozwoju Organizacji kilka osób pukało się po głowie. Przyjęłam to w spokoju, wierząc w swoje skromne przewidywania i zrozumienie pracy z ludźmi. Dziś, mówią o tym najnowsze raporty i jakoś nikt nie stuka w skronie. Biurowe trendy na 2022 mówią jasno: mindset jest przyszłością. Jest w nim ukryta siła, potencjał działania i rozwoju, a przede wszystkim emocjonalna zwinność. 

Możesz więc nadal nie wierzyć w siłę tej umiejętności, a możesz zacząć przynajmniej o tym czytać: Poznaj swój mindset i sprawdź jak z nim pracować oraz 5 lekcji ze zmiany mindsetu w organizacji.

• Zacznij budować świadomą markę osobistą

Obecnie na rynku pracy potrzeba wykwalifikowanych, świadomych i zaangażowanych pracowników. Wierzę, że już to widzisz po całości tego artykułu. W przedbiegach czeka już pokolenie Z, które z czystą przyjemnością jest gotowe na nowe wyzwania i nie ma dla nich “nie da się”. Dlatego ten rok, 2022 jest ostatnim gwizdkiem, by zacząć budować świadomą markę. Do 2030 roku aż miliard pracowników musi przekształcić swoje kompetencje, by utrzymać się na rynku pracy. Tylko w Twoich rękach jest czy zostaniesz na tym rynku, czy po prostu z niego wypadniesz. Marka osobista może zdziałać naprawdę wiele i widać to choćby po sile kont pracowników administracyjnych na portalu LinkediN. Tak, tam też warto być!

• Nadaj nowe znaczenie roli 

Po lekturze artykułu wiesz już, że transformacja jest nieunikniona. Zatem, warto już od dziś zacząć wychodzić przed szereg. Myśleć nieszablonowo, proponować nowe rozwiązania, zauważać to, czego inni nie widzą. I oczywiście, nie chodzi tu o wielkie rzeczy, gigantyczne zmiany i niesamowite projekty. Możesz śmiało zacząć od mniejszych kroków. 

W dzisiejszym świecie by się przebić potrzeba czegoś więcej. Czas standardowego i cichego niczym szara myszka, działania już przeminęło. Dziś trzeba brać sprawy w swoje ręce. Dlatego zamiast czekania, zachęcam Cię do działania. Budując markę nadawaj znaczenia swojej roli, rozwijając ją. Nie ktoś inny, lecz Ty. 

• Buduj kartę przetargową

Bez wątpienia tą kartą są dziś kompetencje. I jestem przekonana, że w wyścigu wygrywają właśnie te miękkie. To Twoja karta przetargowa na drodze rozwoju osobistego, lecz i zawodowego. Oczywiście, jak wspominałam wcześniej, te twarde także są istotne. Jednak to te miękkie otwierają drzwi do awansu, rekrutacji do nowej firmy, a przede wszystkim wzrostu wynagrodzenia. 

Pytasz, jakie to są dokładnie? Zerknij poniżej, a wszystko stanie się jasne. Dokonaj analizy własnych umiejętności i sprawdź, jakie już masz, jakie należy rozwinąć, a jakie należy zdobyć. 

Jeśli jesteś w tym miejscu i czytasz nadal ten artykuł to gratuluję Ci ogromnie. To moje najdłuższe dzieło na tym blogu. Jednak wiem, że płynąca z niego wartość, zainspiruje Cię nie tylko do wdrażania nowych, biurowych trendów, lecz przede wszystkim do działania. 

Świat dziś staje na głowie i musimy nauczyć się na niej utrzymać. Cudownie będzie, jak będę mogła Ci w tym towarzyszyć.

Dlatego proszę zostaw po sobie ślad w komentarzu i napisz: co sobie z tego artykułu dobrego dla siebie bierzesz?

Jeśli długość artykułu Cię przeraziła i wolisz obejrzeć nagranie z przeprowadzonego w dniu 25 stycznia 2022 roku liva na Facebooku to zapraszam: