Blog - 5 kroków do zrozumienia swojej organizacji

5 kroków, pozwalających zrozumieć swoją organizację

Co znajdziesz w artykule?

Z biegiem czasu i postępującym rozwojem systemów pracy, okazuje się, że organizacja potrzebna jest do realizacji celów. Czy to zawodowych, czy bardziej osobistych. Wydawałoby się więc, że temat przerobiono już na wszystkie możliwe sposoby i możliwości. Niemniej, odsetek osób, które wciąż nie mogą się zorganizować, jest nadal bardzo duży. Wystarczy popatrzeć na rynek książek, kursów czy teorii traktujących o zarządzaniu sobą w czasie. Aby jednak móc nad tym pracować, należy najpierw zrozumieć swoją organizację.

 

Dlaczego tak wiele osób nadal nie umie się zorganizować?

 

Sama bardzo długo się nad tym zastanawiałam i analizowałam rozmaite czynniki. Przyglądałam się różnym forom, grupom dyskusyjnym, a przede wszystkim obserwowałam uczestniczki moich programów szkoleniowych. Mimo obszernych opracowań, jakie każdy może znaleźć w Internecie, temat organizacji pracy własnej, jak i innych — budzi wciąż duże emocje. Frustracja, złość czy rozżalenie na to, że jedni są świetnie zorganizowani, a drudzy nie — jest wszechobecna. Być może moja refleksja wynika z faktu, że od ponad 16 lat działam w tym obszarze? A może to efekt zmagań, jakie często przechodzę z moimi klientami?

Dziś jednak śmiem twierdzić, że głównym wyzwaniem w zakresie organizacji jest to, że suche teorie, standardowe porady czy sztywne ramy, nakładane na nas przez osoby uczące organizacji, są tylko ogólnymi wskazówkami, a nie indywidualnymi rozwiązaniami. Spójrz na to w ten sposób: kiedy założysz T-shirt w rozmiarze S, a na co dzień nosisz rozmiar L, to wiadomo, że za cholerę się w niego nie zmieścisz. A jeśli jakimś cudem to zrobisz, pokonując zasady logiki, będzie Ci ciasno i niewygodnie.

 

Motto: Organizacja to ciągłe balansowanie na zmianie! Nie balansujesz, wypadasz!

 

Kiedy znane metody nie działają: jak zrozumieć swoją organizację?

Dzisiejsza zmienność świata jest tak duża i wielowymiarowa, że standardowe, uniwersalne rozwiązania po prostu już nie działają. Choćby teorie o 14 dniach na zmianę nawyków — odchodzą już do lamusa. Gdy utrwalasz pewne przyzwyczajenia przez np. 10 lat pracy, to trudno zmienić je raptem w 14 dni. Dodajmy, że nawyki to nie tylko czynności, ale także myśli i doświadczenia, które je wytworzyły, podobnie jak doznania, przekonania, wartości, potrzeby czy motywacja. Widać tutaj wiele elementów składowych.

Bez względu na to, jak intensywnie będziesz pracować nad sobą przez wspomniane 14 dni, nie pokonasz ograniczeń, które dojrzewały i wzrastały w Tobie latami. A przede wszystkim, nie zmienisz źródła, które je spowodowało. To temat niezwykle złożony i badacze zajmujący się nauką o mózgu (neuronauka), już dawno stwierdzili to w sposób jednoznaczny.

 

Kobieta próbuje zrozumieć swoją organizację m.in. ograniczenia, motywacje oraz potrzeby.

 

W tym artykule przygotowałam 5 kroków, które pomogą Ci zrozumieć swoją organizację.

 

Krok 1: Zacznij od końca — spójrz na efekty, jakie uzyskujesz.

 

Dokonaj analizy stanu obecnego. Przyjrzyj się, jakie efekty przynosi Twój obecny system organizacji. Gdy wykonujesz czynności, czy rezultat, jaki otrzymujesz, jest dla Ciebie zadowalający? Czy przynosi satysfakcję?

Jeśli tak, to oznacza, że nie jest źle 🙂

Kiedy jest odwrotnie i rezultat Cię rozczarowuje, warto zrozumieć swoją organizację. Zapewne pojawiają się w Tobie emocje niewspierające i działające negatywnie na możliwość rozwoju własnego systemu organizacji. Przyjrzyj się zatem, co składa się na rezultat, który osiągasz dzięki obecnym działaniom.

 

Krok 2: Poznaj dokładny przebieg swoich procesów.

 

Znasz już rezultat i wiesz, co Ci daje. Czas na analizę mechanizmów, które Cię do niego doprowadzają. Przejdź krok po kroku przez nawyki i procesy, towarzyszące organizacji. Nie opuszczaj żadnego, ponieważ podczas analizy każdy ma swoją rol. Czasem właśnie te pozornie nieistotne, mają ogromne znaczenie, większe, niż Ci się wydaje. Rozpisz punkt po punkcie swoje mechanizmy organizacji. Dobrze, jeśli zwrócisz uwagę na:

  • planowanie,
  • rozliczanie zadań,
  • delegowanie,
  • realizowanie planów,
  • komunikowanie się,
  • porządkowanie,
  • kodeksy zasad.

 

Krok 3: Znajdź źródło schematu blokującego.

 

Gdy masz już rozpisane procesy krok po kroku, łatwiej zauważyć, który z elementów Twojego systemu organizacji pracy jest najsłabszy. Być może nie działa, przeszkadza lub utrudnia codzienną pracę.
To przez niego coś nie wychodzi w codziennym życiu.

Jak mówią badania, by zrozumieć, z czym się mierzymy, potrzebujemy to nazwać.

Nazwij więc problem, z którym się mierzysz.

Co powoduje, że nie realizujesz swojego planu? Ta wiedza pozwoli Ci bliżej mu się przyjrzeć. Skoro wiesz, z czym się mierzysz i jak to na Ciebie wpływa — przeanalizuj (najlepiej na kartce), jak działa taki schemat. Rozpisz, co dokładnie się wtedy dzieje.

 

Analiza, na kartce, schematu, który blokuje Twoją organizację; pozwoli Ci zobaczyć z czym się mierzysz.

 

Krok 4: Ustal nowy schemat organizacyjny.

 

Mając już świadomość, jak nazywa się i wygląda schemat, który Cię blokuje w organizacji, czas wprowadzić zmianę. Zmianę dla Ciebie, która przyniesie upragnioną organizację. Pozwoli Ci działać tak, aby osiągnąć rezultat, o jakim marzysz.

Stwórz nowy proces, z nowym schematem, czyli zastąp stary — nowym. Zrób to krok po kroku. Układaj go z wizją końca, a zatem efektu, który chcesz osiągnąć.

 

Krok 5: Osadź nowe działanie w rzeczywistości.

 

Jest takie powiedzenie: to, czego chcemy to jedno, a rzeczywistość — drugie. Dowiedziałaś się już, jaki jest Twój wymarzony schemat organizacji pracy. Zadowalający, adekwatny do możliwości i dający spełnienie. By jednak rzeczywistość Cię zbyt mocno nie zaskoczyła, dopasuj nowy schemat i osadź w kontekście działania Twojego biura. Uwzględnij wszystkie możliwe przeszkody czy rozpraszacze. Tak w kontekście ludzi, jak i rzeczy. Czyli przewiduj wszystko, co może realnie wpłynąć na realizację Twojego nowego schematu.

 

 

Na koniec: działaj i testuj. Gdy coś się nie sprawdza lub element organizacji nowego schematu nie będzie działał tak, jak oczekiwałaś (lepiej odrzucić oczekiwania od razu), to zmieniaj go, aż do osiągnięcia pożądanych rezultatów.

Organizacja to stałe balansowanie. Zatem balansuj, zwłaszcza w zmianie! Pamiętaj o tym, aby przyglądać się swojemu systemowi pracy stale, nie tylko w momentach, kiedy coś przestaje działać tak, jak należy. Jak mówi Kaizen: usprawnianie nigdy się nie kończy. Ta perspektywa zdecydowanie uwalnia i pozwala doświadczać zmiany, zamiast blokować się na jednym schemacie, który po prostu Ci nie służy.

Powiązane artykuły
sekretarka kierownik biura zadania i różnice
Różnice między sekretarką a kierownikiem biura

Tytuł już sam w sobie sugeruje, że zajmę się dziś różnicami między sekretarką  a kierownikiem biura. Jednak na wstępie, wspomnę, że w swojej pracy oprócz pomocy sekretarkom czy kierownikom biura, staram się być także pomocą dla osób, które nimi kierują. Chciałabym,

Więcej
organizacja pracy w biurze nawyki planowanie
Poranne nawyki jako element zarządzania biurem

Dziś chcę Ci pokazać kilka prostych wskazówek, które mogą pomóc w efektywnym organizowaniu pracy w biurze. Myślę, że nie tylko tej stricte biurowej, lecz także tej domowej. Żyjemy w dobie multitaskingu z zegarkiem w ręce i wyścigu technologicznych rozwiązań. Te ostatnie z pewnością są nam potrzebne. Zwłaszcza, gdy wielozadaniowość nas zupełnie eksploatuje,

Więcej
błędy sekretarka biuro praca
10 najczęstszych błędów sekretarek – jak ich unikać?

Praca sekretarki jest dosyć ważnym elementem funkcjonowania każdego biura. To odpowiedzialna funkcja, a oczekiwania wobec stanowiska są dosyć duże. W swojej pracy z różnymi firmami widzę powtarzający się schemat błędów w pracy sekretarki. Jedne wynikają z braku doświadczenia, inne z niewiedzy. Zdefiniowałam 10 najczęstszych

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top