Blog - 5 kroków do zrozumienia swojej organizacji

5 kroków, pozwalających zrozumieć swoją organizację

Co znajdziesz w artykule?

Z biegiem czasu i postępującym rozwojem systemów pracy, okazuje się, że organizacja potrzebna jest do realizacji celów. Czy to zawodowych, czy bardziej osobistych. Wydawałoby się więc, że temat przerobiono już na wszystkie możliwe sposoby i możliwości. Niemniej, odsetek osób, które wciąż nie mogą się zorganizować, jest nadal bardzo duży. Wystarczy popatrzeć na rynek książek, kursów czy teorii traktujących o zarządzaniu sobą w czasie. Aby jednak móc nad tym pracować, należy najpierw zrozumieć swoją organizację.

 

Dlaczego tak wiele osób nadal nie umie się zorganizować?

 

Sama bardzo długo się nad tym zastanawiałam i analizowałam rozmaite czynniki. Przyglądałam się różnym forom, grupom dyskusyjnym, a przede wszystkim obserwowałam uczestniczki moich programów szkoleniowych. Mimo obszernych opracowań, jakie każdy może znaleźć w Internecie, temat organizacji pracy własnej, jak i innych — budzi wciąż duże emocje. Frustracja, złość czy rozżalenie na to, że jedni są świetnie zorganizowani, a drudzy nie — jest wszechobecna. Być może moja refleksja wynika z faktu, że od ponad 16 lat działam w tym obszarze? A może to efekt zmagań, jakie często przechodzę z moimi klientami?

Dziś jednak śmiem twierdzić, że głównym wyzwaniem w zakresie organizacji jest to, że suche teorie, standardowe porady czy sztywne ramy, nakładane na nas przez osoby uczące organizacji, są tylko ogólnymi wskazówkami, a nie indywidualnymi rozwiązaniami. Spójrz na to w ten sposób: kiedy założysz T-shirt w rozmiarze S, a na co dzień nosisz rozmiar L, to wiadomo, że za cholerę się w niego nie zmieścisz. A jeśli jakimś cudem to zrobisz, pokonując zasady logiki, będzie Ci ciasno i niewygodnie.

 

Motto: Organizacja to ciągłe balansowanie na zmianie! Nie balansujesz, wypadasz!

 

Kiedy znane metody nie działają: jak zrozumieć swoją organizację?

Dzisiejsza zmienność świata jest tak duża i wielowymiarowa, że standardowe, uniwersalne rozwiązania po prostu już nie działają. Choćby teorie o 14 dniach na zmianę nawyków — odchodzą już do lamusa. Gdy utrwalasz pewne przyzwyczajenia przez np. 10 lat pracy, to trudno zmienić je raptem w 14 dni. Dodajmy, że nawyki to nie tylko czynności, ale także myśli i doświadczenia, które je wytworzyły, podobnie jak doznania, przekonania, wartości, potrzeby czy motywacja. Widać tutaj wiele elementów składowych.

Bez względu na to, jak intensywnie będziesz pracować nad sobą przez wspomniane 14 dni, nie pokonasz ograniczeń, które dojrzewały i wzrastały w Tobie latami. A przede wszystkim, nie zmienisz źródła, które je spowodowało. To temat niezwykle złożony i badacze zajmujący się nauką o mózgu (neuronauka), już dawno stwierdzili to w sposób jednoznaczny.

 

Kobieta próbuje zrozumieć swoją organizację m.in. ograniczenia, motywacje oraz potrzeby.

 

W tym artykule przygotowałam 5 kroków, które pomogą Ci zrozumieć swoją organizację.

 

Krok 1: Zacznij od końca — spójrz na efekty, jakie uzyskujesz.

 

Dokonaj analizy stanu obecnego. Przyjrzyj się, jakie efekty przynosi Twój obecny system organizacji. Gdy wykonujesz czynności, czy rezultat, jaki otrzymujesz, jest dla Ciebie zadowalający? Czy przynosi satysfakcję?

Jeśli tak, to oznacza, że nie jest źle 🙂

Kiedy jest odwrotnie i rezultat Cię rozczarowuje, warto zrozumieć swoją organizację. Zapewne pojawiają się w Tobie emocje niewspierające i działające negatywnie na możliwość rozwoju własnego systemu organizacji. Przyjrzyj się zatem, co składa się na rezultat, który osiągasz dzięki obecnym działaniom.

 

Krok 2: Poznaj dokładny przebieg swoich procesów.

 

Znasz już rezultat i wiesz, co Ci daje. Czas na analizę mechanizmów, które Cię do niego doprowadzają. Przejdź krok po kroku przez nawyki i procesy, towarzyszące organizacji. Nie opuszczaj żadnego, ponieważ podczas analizy każdy ma swoją rol. Czasem właśnie te pozornie nieistotne, mają ogromne znaczenie, większe, niż Ci się wydaje. Rozpisz punkt po punkcie swoje mechanizmy organizacji. Dobrze, jeśli zwrócisz uwagę na:

  • planowanie,
  • rozliczanie zadań,
  • delegowanie,
  • realizowanie planów,
  • komunikowanie się,
  • porządkowanie,
  • kodeksy zasad.

 

Krok 3: Znajdź źródło schematu blokującego.

 

Gdy masz już rozpisane procesy krok po kroku, łatwiej zauważyć, który z elementów Twojego systemu organizacji pracy jest najsłabszy. Być może nie działa, przeszkadza lub utrudnia codzienną pracę.
To przez niego coś nie wychodzi w codziennym życiu.

Jak mówią badania, by zrozumieć, z czym się mierzymy, potrzebujemy to nazwać.

Nazwij więc problem, z którym się mierzysz.

Co powoduje, że nie realizujesz swojego planu? Ta wiedza pozwoli Ci bliżej mu się przyjrzeć. Skoro wiesz, z czym się mierzysz i jak to na Ciebie wpływa — przeanalizuj (najlepiej na kartce), jak działa taki schemat. Rozpisz, co dokładnie się wtedy dzieje.

 

Analiza, na kartce, schematu, który blokuje Twoją organizację; pozwoli Ci zobaczyć z czym się mierzysz.

 

Krok 4: Ustal nowy schemat organizacyjny.

 

Mając już świadomość, jak nazywa się i wygląda schemat, który Cię blokuje w organizacji, czas wprowadzić zmianę. Zmianę dla Ciebie, która przyniesie upragnioną organizację. Pozwoli Ci działać tak, aby osiągnąć rezultat, o jakim marzysz.

Stwórz nowy proces, z nowym schematem, czyli zastąp stary — nowym. Zrób to krok po kroku. Układaj go z wizją końca, a zatem efektu, który chcesz osiągnąć.

 

Krok 5: Osadź nowe działanie w rzeczywistości.

 

Jest takie powiedzenie: to, czego chcemy to jedno, a rzeczywistość — drugie. Dowiedziałaś się już, jaki jest Twój wymarzony schemat organizacji pracy. Zadowalający, adekwatny do możliwości i dający spełnienie. By jednak rzeczywistość Cię zbyt mocno nie zaskoczyła, dopasuj nowy schemat i osadź w kontekście działania Twojego biura. Uwzględnij wszystkie możliwe przeszkody czy rozpraszacze. Tak w kontekście ludzi, jak i rzeczy. Czyli przewiduj wszystko, co może realnie wpłynąć na realizację Twojego nowego schematu.

 

 

Na koniec: działaj i testuj. Gdy coś się nie sprawdza lub element organizacji nowego schematu nie będzie działał tak, jak oczekiwałaś (lepiej odrzucić oczekiwania od razu), to zmieniaj go, aż do osiągnięcia pożądanych rezultatów.

Organizacja to stałe balansowanie. Zatem balansuj, zwłaszcza w zmianie! Pamiętaj o tym, aby przyglądać się swojemu systemowi pracy stale, nie tylko w momentach, kiedy coś przestaje działać tak, jak należy. Jak mówi Kaizen: usprawnianie nigdy się nie kończy. Ta perspektywa zdecydowanie uwalnia i pozwala doświadczać zmiany, zamiast blokować się na jednym schemacie, który po prostu Ci nie służy.

Powiązane artykuły
Blog - Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają
Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają?

Czujesz, że organizacja twojej pracy kuleje od dłuższego czasu, pracy przybywa, a zegar stale tyka, powodując frustrację typu: “znowu nie zdążę”. Co wtedy robisz? Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: organizacja pracy lub zarządzanie czasem. I co się dzieje? Zalewa Cię fala artykułów z poradami,

Więcej
Jak ślizgać się po powierzchni, pracując w biurze
Jak ślizgać się po powierzchni, pracując w biurze?

Czy warto świadomie zmieniać swoje organizacyjne systemy? A może lepiej czekać na nadejście cudu? Czasem przecież coś wydarzy się samo, zupełnie znienacka, prawda? Inspiracją do napisania tego artykułu, było jedno z przeprowadzonych przeze mnie szkoleń. Jakie podejście prezentował zespół, pracujący

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Przewiń do góry