Procedury jako narzędzie w zarządzaniu biurem

Ciekawe jak zareagujesz, gdy powiem Ci, że procedury mogą być świetnym narzędziem dla poprawy Twojej pracy w biurze? Jaka myśl przyszła Ci do głowy po przeczytaniu poprzedniego zdania? Czasem żałuję, że nie mogę widzieć Twoich min., gdy czytasz moje artykuły. To naprawdę byłoby ciekawe doświadczenie. Zupełnie, jak praca nad opracowaniem i wdrażaniem procedur. Zaraz spróbuję Cię do tego przekonać.

Zacznijmy jednak od stereotypów…

Sama musiałam je zwalczyć u siebie, by móc o nich teraz spokojnie uczyć. Mamy jakąś taką narodową przypadłość, że jak ktoś nam coś narzuca to zamiast zastanowić się czy to mi ułatwi życie i po co to w ogóle jest, zaczynamy obruszać się i stawać okoniem. Przyznaję sama taki odruch miewam, ale obecnie nie zawsze od razu. Najpierw daję szansę nowemu.

Oprócz naleciałości historycznych (tak sobie je nazwijmy i już), mamy skrzywienie korporacyjne. Spadło ono na nas i zostało, głównie za sprawą korporacyjnych błędów i rozbuchania systemu procedur do czerwoności. Niektóre korporacje naprawdę przegięły. I nie ma się co teraz dziwić skutkom.

ALE!

Ja chcę Cię dziś namówić do zmiany myślenia, czy mi się uda, zobaczymy na końcu. Daj mi chwilę, spróbuję pokazać Ci kilka ciekawych aspektów tego narzędzia, które zdecydowanie powinnaś zastosować u siebie w biurze. Dlaczego? Bo możesz 😉

Jesteś w swojej pracy drogowskazem dla ludzi i podporą dla szefa, prawda?

Szef stawiając Cię na tym stanowisku, chce byś brała odpowiedzialność i efektywnie zarządzała biurem, czyli była sterem w jego firmie. Dlatego tak chętnie wypatruje rozwiązań, które zdejmą z niego ciężar zbędnych dyskusji z pracownikami, podejmowania drobnych decyzji i uwolni jego czas.

 A dla ludzi?

Dla ludzi jesteś matką, która będzie wyznaczać im zasady i dyrygować warunki. Dlatego dobrze jest trzymać działanie biura i zadania ludzi zdecydowaną, twardą ręką. I nie chodzi mi tu o żadne niańczenie i przejmowanie kontroli za nich. Masz mówić jak ma być, jaki ma być rezultat i oddawać im pełną odpowiedzialność za proces lub jego element, za który odpowiadają. Jasne?

I teraz wprowadzasz procedury w biurze takie jak:

1. Regulamin pracy,
2. Podpisywanie listy obecności – jeśli tego pierwszego nie ma,
3. Obieg dokumentów firmowych,
4. Zapotrzebowanie na materiały i ich zamówienia,
5. Rozliczania wydatków firmowych,
6. Zgłaszanie nadgodzin,
7. Rozliczanie samochodów prywatnych wykorzystywanych do celów służbowych,
8. Delegacje firmowe,
9. Użytkowanie przekazanego mienia firmy,
10. Przygotowanie dokumentów firmowych,
11. Zgłaszanie wniosków urlopowych,
12. Zgłaszanie wniosków o wydanie zaświadczeń,
13. Refundacja za okulary,
14. Wybór dostawcy,
15. Składanie ofert,
16. Zapotrzebowanie na rekrutację,
17. Zapotrzebowanie na szkolenie…

I wiele innych.

UWAGA 

Ja nie twierdzę, że muszą być wszystkie i w takiej kolejności. Przy każdej okazji podkreślam, że procedury:

• mają ułatwiać, nie utrudniać,
• trzeba dostosowywać do firmy i ludzi, nie przeciwnie,
• mają tłumaczyć czarno na białym,
• mają rozwijać się razem z firmą.

By jeszcze bardziej Cię przekonać, że warto, dam Ci kilka argumentów. Czarno na białym miało być, prawda?

Dlaczego procedury są potrzebne?

1. Pozwalasz sobie na organizacyjny ład i porządek – lepsza organizacja pracy,
2. Oszczędzasz swój czas,
3. Panujesz nad zadaniami i zmniejszasz ilość wytwarzanych dokumentów lub e-maili,
4. Wyrabiasz dobre nawyki u siebie i pracowników,
5. Usprawniasz przepływ informacji,
6. Zabezpieczasz interesy firmy poprzez tworzenie zaplecza na wypadek twojej nagłej choroby – dbasz o interesy firmy,
7. Obniżasz koszty administracyjne – wydruki, koszt Twojej pracy, etc.
8. Oszczędzasz czas swojego szefa.

Pamiętaj, ludzie nie czytają w Twoich myślach. Oszczędź czas na zbędnych dyskusjach, zmniejszając ilość wycieczek do Ciebie i szefa. Gdy pojawi się u pracownika jakaś potrzeba, niezależnie od tematu, będzie miał z czasem dobry nawyk zajrzenia najpierw do procedury.

Czy przekonałam Cię już wystarczająco?

To teraz jeszcze Ci powiem, jak napisać taką dobrą procedurę. To banał jakich wiele i na pewno o tym wiesz. Weź kartkę, długopis i przygotuj:

• ANALIZA – dokonaj analizy stanu obecnego. Co i jak działa, jakie osoby uczestniczą w danym procesie, jakie dokumenty się pojawią i wskaż odpowiedzialność za poszczególne etapy.
• CEL – ustal moment zadowalający Ciebie i firmę w danym procesie.
• ZMIANY – popatrz, co należy zmienić bądź usprawnić w stanie obecnym, by dotrzeć do idealnego celu
• POŁĄCZ – stan obecny, cel i kolejno wdrożone zmiany i mapa procesu gotowa.

Jeśli Ty sama będziesz otwarta na wdrażanie tego rodzaju usprawnień wówczas ich nowy wydźwięk będzie zdecydowanie zauważalny i pozytywnie wpłynie na zespół. Zadbaj oto, by procedury miały także pewien schemat. Nie będą tylko spisanym nudnie dzienniczkiem zasad, od których nie ma ustępstw i należy się do niego ślepo stosować.

Zadbaj o wygląd i układ samej procedury. By łatwo można było ją przeczytać, ustalić jej cel, etapy, funkcje i jasno wyróżniony podział odpowiedzialności. Nie bój się stosować kolorowych diagramów, tabel czy rysunków. W dobie smartfonów jesteśmy wzrokowcami. I to najlepszy sposób, aby przekonać do ich zasadności pracownika.

W procedurze stosuj język prosty, ale oficjalny.

Pamiętaj także o załącznikach i wzorach pism, jeśli takie są potrzebne.

I na koniec powtórzę to co było na początku – niech procedury ewaluują razem z firmą i zmianami w niej. Martwy dokument, nikomu nieprzydatny będzie tylko irytował i kuł wszystkich w oczy. A celem jest stworzenie procedury, która wspiera i edukuje, przy jednoczesnym uwalnianiu Tobie samej czasu. Wykorzystaj zatem to.

Przekonana?

Chyba nie muszę już niczego dodawać, prawda? Sama widzisz,  ze dobrze skrojone procedury będą pracowały właściwie same, trochę za Ciebie, a Ty w końcu będziesz miała czas, aby rozwijać swoje mocne strony i realizować własne cele. I o to chodzi – o firmę, której elementy będą stanowiły jeden sprawnie działający organizm. Nie wahaj się i stwórz procedury na miarę własnych możliwości i potrzeb firmy. Nie pożałujesz, obiecuję 😊