Jak zorganizować biuro w czasie pandemii?

Wszechobecna niepewność zagościła u nas na dłużej. Nie zawsze będzie nam zatem pisany komfort związany z przystosowaniem firmy do funkcjonowania po zażegnaniu kryzysu. Znacznie bardziej prawdopodobny scenariusz zakłada bowiem, że pandemia jest skłonna nadal towarzyszyć naszej pracy. Dlatego tak ważne jest, żeby nauczyć się radzenia sobie z tą stresującą zmianą. Aby jednak taka sytuacja mogła mieć miejsce, należy wdrożyć nowe rozwiązania, ułatwiające funkcjonowanie w często nieprzewidywalnej biurowej rzeczywistości.

 

Test odporności administracji

 

Decyzje firm dotyczące tego, w jakim modelu będą funkcjonowały, pozostaje w tym kontekście kwestią drugorzędną. W praktyce bowiem zarówno tryb pracy zdalnej, jak i stacjonarnej, czy też rozwiązania hybrydowe, powinny być traktowane jako przejaw elastyczności ze strony pracodawców. Dostrzegam tutaj również szansę na dialog z pracownikami, konieczny dla szybkiego reagowania na zmieniające się okoliczności w biurze i poza nim.

Tak rozumiana szansa będzie oznaczała jednocześnie zagrożenie, ponieważ trwająca pandemia wiąże się z ciągłym balansowaniem na zmianie. Nie każda firma równie dobrze poradzi sobie z takim sprawdzianem, wychodząc z niego obronną ręką. Potraktowałabym to zatem jako wielki test administracyjnej odporności, rozgrywający się na różnych poziomach życia biura.

 

 

1. Organizacja pracy biura

 

Pamiętajmy, że to właśnie administracja stoi niejako na „pierwszej linii” kontaktu z pozostałymi pracownikami firmy. Stąd tak ważne jest zapewnienie wszelkich środków ochrony osobistej oraz wdrożenie procedur pozwalających na przestrzeganie zasad społecznego dystansu. Jak firma zdaje ten test?

 

2. Podejście szefa i pracowników

 

W artykule o powrocie do biura po pandemii podkreślałam, że w pracownikach pojawiają się obecnie 3 bardzo ważne, a jednocześnie trudne emocje. Są to: stres, lęk oraz frustracja. Rodzi się w tym miejscu pytanie: czy komunikacja w firmie wspiera zespół, a może pozostawia wiele do życzenia?

 

3. Zarządzanie i relacje

 

Dbałość o pracownika i poczucie zaopiekowania się jego interesami w firmie, stanowi kolejny trudny test odporności. Bardzo łatwo przecież o konflikty choćby w zakresie podziału obowiązków w czasie transformacji biura.

 

4. Profesjonalizm lidera

 

Jak w tym wszystkim odnajduje się lider i czy faktycznie zasługuje na to miano? Całe wyzwanie nie polega jedynie na rozwiniętych kompetencjach przywódczych, ale raczej na umiejętności ponownego rozbudzenia w zespole poczucia przynależności i utożsamiania się z wizją firmy.

 

wszyscy jesteśmy dziś uczniami!

 

Tak rozumiane balansowanie na zmianie nie może być zatem traktowane jak zadanie do wykonania. Zamiast tego należy je potraktować jako trwający proces, który nie skończy się tak szybko, jak dotąd przypuszczano. Podejście procesowe do administracji biurowej wymaga zatem odpowiedniego przygotowania, na które składa się:

• analiza aktualnej sytuacji,
• sformułowanie celów, przyświecających poszczególnym etapom,
• zaprojektowanie zmian oraz zaangażowanie osób za nie odpowiedzialnych.

Po więcej informacji na temat podejścia procesowego zapraszam do artykułu o procedurach jako narzędziu w zarządzaniu biurem.

 

 

Błędy organizacyjne

 

Jaką wiedzę można wydobyć z analizy rynku administracyjnego i postaw różnych firm na przestrzeni ostatnich miesięcy? Zdaję sobie sprawę, że w dobie kryzysu towarzyszyły nam rozmaite zalecenia i wytyczne, które jednak nie były w stanie przygotować firm do sprostania wszystkim wyzwaniom, z jakimi przyszło im się mierzyć. Stąd pewne błędy w organizacji biura.

1. Brak zespołu kryzysowego

 

Osoby zarządzające biurami nie wzięły pod uwagę opcji utworzenia zespołu kryzysowego. Spotykam się z takimi sytuacjami również u swoich Klientów, którzy zakładają, że kilkunastoosobowe firmy nie potrzebują tego rodzaju rozwiązań.

 

2. Brak procedur

 

Na początku pandemii wiele firm zorientowało się, że nie mają stworzonych procedur, konkretnych procesów, ani nawet zasad obiegu dokumentów w biurze. Wszystkie działania były skoncentrowane na bieżących zadaniach, bez większego planu. Nowe rozwiązania testowano więc na „żywym organizmie”, ponosząc konsekwencję takiego braku organizacji. Brak zabezpieczenia w tym zakresie sprawia, że firma skazuje się na niepowodzenie w kryzysie.

 

3. Brak szybkiej reorganizacji łańcucha dostaw

 

Rynek globalny mocno zwolnił, a co za tym idzie – wiele organizacji odczuło braki w zaopatrzeniu różnego kalibru. W obliczu kryzysu warto rozejrzeć się za alternatywnymi opcjami dostaw, szczególnie w kontekście lokalnym, który znacznie łatwiej będzie monitorować.

 

4. Brak punktów kontrolnych

 

Balansowanie na zmianie wymaga systematycznego organizowania przystanków STOP, pozwalających na przyjrzenie się aktualnej sytuacji. Dużo łatwiej będzie wtedy zmienić kierunek i pozwolić sobie na niezbędną w kryzysie elastyczność. Będzie to jednocześnie wspierało relacje w zespole.

 

 

5. Brak jasnej komunikacji

 

Aktualna sytuacja determinuje konieczność cyklicznych rozmów z pracownikami, czego brakuje obecnie w wielu firmach. Bez tego nie będą posiadali podstawowej wiedzy na temat aktualnych wydarzeń w firmie czy wdrażanych rozwiązań tymczasowych lub naprawczych.

 

6. Brak analizy błędów

 

Firmy zmagające się z kryzysem nie analizują na bieżąco rozwiązań, które wdrażają. Trudno więc o usprawnienia czy wypracowanie na tej postawie jakichkolwiek procedur. Bardzo prawdopodobne jest też, że dokładnie te same błędy będą pojawiały się również w przyszłości. Doskonale sprawdzają się tutaj proste, analogowe notatki.

 

7. Brak zabezpieczeń

 

Szczególnym wyzwaniem okazuje się cyfrowe bezpieczeństwo dokumentów i danych, jakie gromadzi firma. Warto zatem stworzyć zasady dotyczące dostępu do tego rodzaju informacji oraz ich zdalnej ochrony.

 

Czym dysponuje obecnie administracja?

 

Biura mają teraz konkretne zasoby, z których mogą korzystać. Szczególnie w kontekście kryzysu warto sobie uświadomić ten potencjał, zamiast skupiać się wyłącznie na trudnościach, rozgrywających się poza naszym realnym wpływem.

Ogromnym zasobem biur są przede wszystkim nowe zasady pracy, czyli procedury, regulaminy i checklisty. Warto wykorzystać ten czas do zrewidowania rozwiązań, które obowiązywały od lat i wprowadzić niezbędne aktualizacje.

Z kolei samo zarządzanie kryzysem jest możliwe, choć stanowi duże wyzwanie. Owa możliwość wynika ze znajomości ryzyka i potencjalnych zagrożeń. Tego rodzaju wiedzę możemy czerpać z rozmaitych raportów, a szczególnie polecanym przeze mnie jest ten, który przygotowała firma ANTAL.

Innym, bardzo ważnym zasobem firm w dobie pandemii są wszelkie rozwiązania online, które zdążyliśmy już wdrożyć i przetestować. Nie musimy więc uczyć się tego od nowa, a jedynie wprowadzać bieżące ewaluacje.

Duży potencjał do zagospodarowania dostrzegam także we wsparciu ekspertów, którzy na bieżąco towarzyszą zmianom, rozgrywającym się w administracji. Utrzymywanie stałego kontaktu pozwoli z kolei korzystać z ich pomocy również w przyszłości.

Ostatnim zasobem biur, zasługującym na uwagę, jest możliwość bazowania na własnych doświadczeniach, jakimi dysponuje firma. Znamy swoje sukcesy i porażki i wiemy, że wnioski z jednych i drugich pozwolą nam zapanować nad organizacją biura. Będzie to jednak wymagało świadomego zarządzania zmianą.

 

 

Usprawnienie biura w czasie pandemii

 

Zorganizowanie biura w dobie pandemii i ciągłej zmiany jest możliwe, jeżeli dobrze się do tego przygotujemy. Kluczowe obszary, wpływające na bieżące oraz przyszłe życie firmy warto zatem wesprzeć konkretnymi rozwiązaniami. Będą one koncentrowały się wokół komunikacji, którą należy uznać za warunek przetrwania. Można ją oprzeć na modelu 4P, oznaczającym:

P – przygotuj,
P – powitaj
P – poinformuj,
P – pomagaj.

 

Wśród usprawnień, które mogą pomóc przystosować się do zmiany, proponuję natomiast:

1. Opracowanie kodeksu komunikacji – warto zawrzeć w nim wszystko, czym żyje firma, uwzględniając jej specyfikę oraz potrzeby samego zespołu.
2. Poznanie systemu reakcji na stres – zrozumienie emocji, jakie towarzyszą pracownikom, pozwoli im świadomie reagować na to, co w danym momencie czują.
3. Przygotowanie programu zdrowotnego – w ten sposób firma zaopiekuje się jedną z kluczowych obaw, z jakimi borykają się obecnie pracownicy.
4. Regularne badanie opinii – przeprowadzanie ankiet, wywiadów czy rozmów daje szansę na przygotowanie odpowiedniej reakcji firmy na to, co się dzieje, w porozumieniu z zespołem.
5. Systemowe planowanie pracy – jasno określone zasady przerw, ustalania priorytetów czy wszelkiego rodzaju checklisty usprawnią codzienną pracę biura.
6. Organizowanie szkoleń kompetencyjnych – nowa sytuacja wymaga często nowych umiejętności, a ich nabycie może być zapewnione przez pracodawcę.

 

 

Zbliżając się do podsumowania organizacji biura w czasie pandemii, warto zadać sobie zasadnicze pytanie: co tak naprawdę jest w stanie zaważyć nad powodzeniem zmiany zachodzącej w administracji? Odpowiedzią jest komunikacja, jako kluczowa kompetencja firmy dążącej do bycia zorganizowaną, świadomej zachodzących w niej procesów i otwartej na nowe procedury. To ona zbuduje i wzmocni zespół, dając mu narzędzia do sprostania pandemii, bez względu na jej dalszy przebieg.