Błędy w organizacji pracy w biurze

Co znajdziesz w artykule?

Człowiek uczy się na błędach wtedy, kiedy wie, że je popełnia. Te mądre słowa wypowiedział kiedyś Jacek Walkiewicz. Człowiek, którego miałam okazję poznać i którego darzę ogromny szacunkiem. Za otwartość, podejście i umiejętność autorefleksji. Jeśli jesteś tu już ze mną dłużej, to pewnie zauważyłaś, że do autorefleksji lubię Cię namawiać. To narzędzie, które jest proste w użyciu, a tak przez wielu trywializowane. Osobiście lubię patrzeć na siebie i swoją pracę nieco z krytycznym podejściem. I nie po to, by siebie ostro krytykować (z tego musiałam wyrosnąć). Często pozwala mi to wyłapać rzeczy, o których w codziennej gonitwie nawet bym nie pomyślała. A w kontekście spojrzenia na swoje błędy w organizacji pracy – tym bardziej.

A błędy dopadają każdą z nas. Jedne świadomie, drugie trochę mniej. Dlatego ta przytoczona przeze mnie sentencja jest mi szczególnie bliska. Nie wszystkie błędy czy pomyłki są przez nas dostrzegane. Często nie potrafimy ich dostrzec, bo żyjemy za szybko, zbyt skupione na odhaczaniu rzeczy z listy. Nie mamy czasu się zatrzymać i zastanowić. Albo co gorsze, uciekamy przed nimi, bojąc się spojrzeć im w twarz i przyznać się, że i nam się zdarzają.

By jednak nie tworzyć zbyt psychologicznego tonu tego wpisu, za pomocą przykładów oraz pytań pokażę Ci, w jakie pułapki i błędy organizacyjne możesz się wpędzić w sposób nieświadomy i niekontrolowany. A przecież i nad tym możesz zapanować. 

 

Każdy popełnia błędy, ale nie każdy je naprawia.

 

W tym wpisie chcę Ci pokazać, jak błędy przy organizacji pracy wpływają na Twoją efektywność, o której pisałam we wcześniejszym artykule. Jednak chciałabym, byś poza typowymi i najczęstszymi błędami, jakie się zdarzają, spojrzała na potencjalne pułapki organizacyjne. Ich przyczyn może być wiele i często zależą od sytuacji. Jednak średnio i statystycznie, każda z nas przynajmniej raz się z nimi zetknęła. Na własnej, biurowej skórze.

 

biuro, organizacja pracy, błędy, asystentka, sekretarka

 

Błędy i pułapki w organizacji pracy w biurze

 

1. UMIEJĘTNOŚCI

Robert L. Katz wyróżnił 3 podstawowe umiejętności w zarządzaniu:

– techniczne,

– społeczne,

– koncepcyjne.

Wg Katza najważniejszą cechą jest ta koncepcyjna, objawiająca się poprzez zdolność koordynacji spraw, zadań i integracji ich wszystkich dla dobra interesów firmy. Mówił on o nich szczególnie w odniesieniu do kierowników, osób zarządzających firmą. Ja jednak identyfikuję je z nami. Administratorkami biur, które zarządzają absolutnie wszystkimi początkowymi i końcowymi procesami w firmie.

Piszę o tym celowo, bo często wydaje nam się, że wiemy i umiemy już wszystko i nic więcej nie jest nam w ogóle potrzebne. Niestety najczęściej okazuje się to nieprawdą. Wystarczy zapytać innych, choćby w ankiecie: w jakich obszarach widzą pole do poprawy lub rozwoju?

Robiłaś kiedyś swojej administracji taką ankietę?

Z ciekawości, by zobaczyć, bo inni sądzą. Pytałaś kiedyś swoich współpracowników, jak oceniają Twoje zarządzanie i pracę?

Pułapką organizacyjną jest myślenie, że nawet najlepszego działania nie da się usprawnić. Da się! Wystarczy, że przyjdzie do biura ktoś, kto jest znacznie lepiej zorganizowany i pokaże swoje nowe, świeże spojrzenie na pracę. Wtedy, jakimś dziwnym trafem, dzięki osobie zewnątrz, obszary do poprawy się pojawiają. Przypadek, nie sądzę?

Dlatego, błędem jest myśleć, że mam wszystkie niezbędne umiejętności, a pułapką jest nie być otwartą na wszystko, co inne i potencjalnie rozwijające. Umiejętności należy doszkalać, nawet jeśli są już dobre, ale zawsze mogą być jeszcze lepsze. Podważaj swój własny status quo. To niezwykła umiejętność, ważna dla każdej z nas. Lecz nie każda ma odwagę, by się z nią zmierzyć.

 

2. ARTYSTYCZNE NIEZORGANIZOWANIE

Artystyczny nieład w biurze firmy nie istnieje! Jeśli pracujesz dla siebie, w większym stopniu jesteś sobie w stanie na to pozwolić. Pracując jednak na etacie, nie jest to mile widziane przez żadnego z szefów i odbierane jest, jako jeden z podstawowych błędów. Na dodatek dyskryminujący Ciebie, jako pracownika dobrze zarządzającego biurem.

Czy zatem wiesz, jak Ty jesteś oceniana?

I nie chodzi mi tylko o nieład w dokumentach, o którym za chwilę. Chodzi mi tu także o przestrzeń, biurko, wygląd biura. Wszystko to nad czym, Ty jako asystentka czy sekretarka trzymasz piecze.

Bałagan na Twoim biurku, bałagan po szafkach, szufladach i w całym biurze nie wpływa dobrze na Ciebie i organizowanie zadań. Nie wpływa także na innych członków zespołu. A Ci patrzą na Ciebie jak na święty obraz. Dla nich Ty jesteś przykładem.

A jeśli chodzi o dokumenty, to..

w wyzwaniu o organizacji dokumentów w grupie Biurowych Rewolucjonistek jasno stwierdziłyśmy, że przechowywanie dokumentów po szufladach, kuwetkach, teczkach nie jest dobre dla czyjejkolwiek sprawności w załatwianiu spraw. Zgodnie z badaniami tylko 1 na 5 takich sytuacji kończy się znalezieniem danego dokumentu. W zasadzie (ku mojej radosze) Dziewczyny jednomyślnie stwierdziły, że zaczyna je taki stan rzeczy denerwować i dotarły do punktu, że w końcu należy coś z tym zrobić.

Czy i Ciebie denerwuje chaos w biurze, jaki sobie zafundowałaś?

 

3. PLANOWANIE JEST PRZEREKLAMOWANE

Rzeczywiście temat zrobił się modny i do tego dochodowy. Myślę jednak, że każda z nas przeszukująca internet w poszukiwaniu porad nad ten temat, natrafiła przynajmniej raz na biografie tych wielkich i znanych. A w nich informacje, że nie doszliby do tego co teraz mają, bez celu, planu i strategii działania. To chyba najlepszy przykład i argument za rozpoczęciem tej magicznej czynności, tak niezwykle ułatwiającej organizację pracy.

Pamiętaj, jednak że lista TO DO to za mało. Lista nie jest tak ważna, jak osadzone w niej cele i czas na ich wykonanie.

Boisz się nadal planowania z wyprzedzeniem?

Może w takim razie pułapka, w którą sama się zapędzasz nie jest, aż tak straszna. Wystarczy, że spróbujesz. A jak to zrobić, by uniknąć błędów, dowiesz się min. artykułu o planowaniu pracy w biurze.

 

4. STRACH PRZED WYJŚCIEM Z INICJATYWĄ

  • Co będzie, jak szef tego nie zrozumie?
  • Może ja za mało wiem i umiem?
  • A jeśli się ośmieszę?
  • Nawet, jeśli pójdę to szef nie jest otwarty na zmiany, to po co mam to robić?

Ile razy stawiałaś sobie takie pytania lub wmawiałaś sobie właśnie takie odpowiedzi. I to zanim podeszłaś do szefa i powiedziałaś mu: „Szefie mam pomysł, chciałabym o tym z Tobą pogadać”.

Jesteśmy często, tak skupione na naszej opinii, że nie dopuszczamy do siebie żadnej innej. Tymczasem, najczęściej ta opinia jest błędna, wytworzona w naszej głowie i ma się nijak do rzeczywistości. 

Podczas jednej z prowadzonych przeze mnie konsultacji, zadałam pytanie asystentce: „Ile razy próbowałaś wyjść z inicjatywą?”. Jak myślisz, jaka była odpowiedź? Ani razu!!

Biurowa Rewolucjonistka sama sobie udzieliła odpowiedzi. Dotarło do niej, że sama usprawiedliwiła sobie wszystkie potencjalne próby i  w związku z tym nie podjęła żadnych starań. Najgorsza z pułapek, która przeradza się w taktyczny błąd.
A ten z kolei, doprowadza do negatywnej oceny asystentki przez szefa i stwierdzenia: „Ona w ogóle nie wychodzi z jakąkolwiek inicjatywą, wszystko trzeba jej mówić”.

 

5. NIEZROZUMIENIE SWOJEJ PRACY, OBOWIĄZKÓW I SZEFA

Zapewne doświadczone Biurowe Rewolucjonistki uznają ten punkt za śmiesznie oczywisty. I bardzo dobrze. Mają już wszystko wypracowane, ułożone i znają swoje zakresy działań. A do tego mają prześwietlonego własnego szefa na wskroś. Wzór godny naśladowania.

Niestety u dziewczyn startujących w naszej branży dostrzegam błąd, w którym bagatelizują swój zakres pracy, próby jej zrozumienia, a co za tym idzie organizacji. Do tego dochodzi jeszcze brak chęci szukania metod współpracy z szefem, który najzwyczajniej w świecie kończy się zakończeniem współpracy.

Nie chcę ciągle powtarzać tego samego, jednak nasza praca z szefem należy do najbardziej specyficznych i wymagających. Od administratorek biur oczekuje się więcej. Typowe jednak staje się to, że rozmowa w cztery oczy schodzi do lamusa na rzecz pisania e-maili i smsów. Chowamy się często za ekranem, bojąc się wziąć odpowiedzialność za powierzone zadania w rozmowie w cztery oczy.

 

6. NIEKOMPLETNY PRZEKAZ INFORMACJI

Jakiś czas temu, na Czwartkowym Organizatorze Biura poruszyłam temat przepływu informacji między szefem a administratorką biura. Wynikł on z kolejnej prowadzonej przeze mnie konsultacji, która dotyczyła stworzenia przepływu informacji. Opracowanie takiego procesu jest pozornie proste, lecz wymaga sięgnięcia do wszystkich potencjalnych przykładów, w którym komunikacja występuje. Co w naszej pracy ma miejsce absolutnie wszędzie. Zobacz sama, jak możesz uniknąć błędów i poprzez 7 prostych kroków możesz wznieść niepełny, błędny przekaz na zdecydowanie lepszy poziom.

 

 

7. KRÓTKOWZROCZNOŚĆ NA ZADANIA

Jednym ze sposobów na działanie w zarządzaniu biurem jest strategia „krótkiej piłki”. Nazwałam tak zadania, którym nie musisz poświęcać dużo czasu, zapychać swoich myśli, tylko ciach pyk – zrobione. Pojawia się błahe i proste zadanie, które zamiast zapisywać, umieszczać w liście zadań, możesz spokojnie w czasie krótszym niż 2 minuty załatwić.

Ale niestety często dochodzi do odwrotnej sytuacji. Z rozpędu i chęci zrzucenia w ciągu dnia, jak największej ilości zadań (by to ładniej przed szefem wyglądało) odhaczamy na szybko zadania, którym tak naprawdę, należałoby poświęcić znacznie więcej czasu. Ja nazywam te prace, jako ”zadania z drugim dnem”.

Podam Ci najprostszy przykład, jaki przychodzi mi do głowy, dla lepszego wyjaśnienia:

Szef prosi Cię, byś zamówiła taksówkę dla prezesa firmy, który właśnie wizytuje wasze biuro. Od jego wizyty zależy dalszy milionowy kontrakt i rozwój waszej firmy. Proste zadanie, mało wymagające. Bierzesz telefon, dzwonisz, podajesz adres, mówisz na którą godzinę ma być samochód.

Taksówka przyjeżdża. Twój szef odprowadza gościa na dół i patrzy na samochód, który prezesa dużej firmy zawiezie na lotnisko. Zamiast godziwego i komfortowego samochodu przyjeżdża rozwalone i śmierdzące papierosami „coś”. Jaki morał z tego?

Prosta rzecz, wystarczyło wybrać rodzaj taxi na luksusową i byłoby po sprawie. Oczywiście, przykład jest banalny. Ale pomyśl, jaki byłby przykład z umową na milionowy kontrakt. Gdybyś miała załatwić coś znacznie ważniejszego, a Ty zrzucasz coś z automatu, na szybko.

Morał jest taki, że strategia „krótkiej piłki” jest dobra, jeśli opanujesz planowanie, patrzenie na zadania pod szerszym kątem i z myślą, że nawet minuta zatrzymania może być lepsza niż miesiące na odzyskanie dobrego wizerunku. To oczywiście możesz wytrenować, chociażby poprzez nawyki organizacyjne.

 

8. JESTEM ZOSIA SAMOSIA

Na pewno albo nią jesteś, albo byłaś! O tym, jak trudno się z tego wykaraskać, wiem doskonale sama i momentami, patrzę na siebie, widzę niedospanie i myślę sobie: durna Ty! Mój pedantyzm i perfekcjonizm dają mi zdrowo w kość, ale i tak wiem, że już jest lepiej niż kiedyś. Tymczasem robienie w biurze wszystkiego samemu potrafi zdrowo zmęczyć. A przecież możesz:

  • poprosić chłopaków o przeniesienie kartonów,
  • pracownikom śmiało powiedzieć, by sami sobie rzeczy skserowali,
  • wyjaśnić im by przeczytali procedury, a dopiero później zawracali Ci … sama wiesz co.

O delegowaniu mówi się wystarczająco dużo, by każda świadoma administratorka biura już wiedziała, że to najlepszy ze sposobów na uwolnienie czasu.

 

błędy, organizacja pracy, błędy w organizacji pracy, biuro, asystentka

 

9. JESTEŚ WSZĘDZIE, GDZIE JESTEŚ ZBYTECZNA 

W zeszłym roku szkoliłam asystentkę, która sama po to szkolenie się do mnie zgłosiła. Zrobiłam audyt, przygotowałam pakiet zmian i przedstawiłam jej punkty lub zdarzenia, w których traci mnóstwo czasu. W jednym z tych punktów pojawiła się jej obecność na wszystkich spotkaniach zespołów IT. Zadałam jej wówczas pytanie: Po co Ty uczestniczysz w tych spotkaniach?

Wiesz, jaka padła odpowiedź? Ja muszę tam być, bo jak nie to mnie coś ominie. O zjawisku FOMO mówią już dużo, choć w innym kontekście, ale w realnym świecie także się zdarza.

Byłam w szoku, bo sumarycznie to 4 godzinny tygodniowo, które kradły jej czas pracy. Zupełnie niepotrzebnie zatapiała się w stresie, że jeśli nie będzie uczestniczyć w tych spotkaniach, to żaden z pracowników IT nie przekaże jej, co jest do załatwienia.

I co? Oprócz tego, że marnowała swój czas, a z obowiązkami nie nadążała, to jeszcze zwalniała pracowników z obowiązku dopilnowania swoich zadań i procesu ich realizacji. Oczywiście chciała dobrze, lecz tak naprawdę najbardziej stratna była ona sama.

Jeśli są sytuacje, spotkania czy rozmowy w których nie musisz uczestniczyć, odpuść. Wiem, jest to trudne. Bo z jednej strony naszym zadaniem jest kontrolować przepływ zadań. Ale z drugiej strony, nie pracujemy w pracy z dziećmi, tylko dorosłymi osobnikami. Choć czasem, sama mam wątpliwość 😉

 

10. WSPÓLNE ZASADY GRY

Wszyscy w firmie gracie do jednej bramki, zwanej pensja. Jeśli pracownicy i ich zadania nie będą szły płynnym torem, firma może stracić płynność finansową. A jeśli traci, cierpią na tym także pensje pracowników. W dużym uproszczeniu tak właśnie jest.

Zatem gracie wspólnie i dobrzej jest zasady tej gry znać. A jeśli nie znacie, to zdecydowanie należy wspólnie je wypracować. A co do tego służy najlepiej? Procedury. Nie bój się ich i bądź wręcz ich prekursorką. Metodami na procedury dzielę się w zupełnie innym artykule.

W tym punkcie mam niestety także kiepską wiadomość. Do zespołu pod tytułem pracownik i szef, dochodzą także wszystkie firmy współpracujące. Znów muszę się powtórzyć: Ty za nie odpowiadasz. Dlatego najlepszym co możesz zrobić, już w pierwszym tygodniu swojej pracy: spotkać się, spisać co ważne, jak działacie, po co działacie i na jakich warunkach. Konkretnie, przejrzyście i najlepiej pisemnie.

Pułapką organizacyjną jest przewidywać, co dostawca zrobi w problemie. A błędem jest nie wypracowywać i ustalać zasad. Na każdą ewentualność.

 

11. NIE KOŃCZYSZ ZADAŃ

Jeśli ze skupieniem i otwartością przeczytałaś poprzednie błędy to widzisz już zapewne przyczyny, dla których możesz nie kończyć swoich dziennych zadań. Dostrzegłaś już to?

Myślę, że każda z tych rzeczy wymienionych powyżej wpływa częściowo lub całkowicie na twoją efektywność w organizacji. Mając już tę wiedzę i refleksję zastanów się zatem, co z tym zrobić. Nie kończenie zadań złości, wypala i męczy. Co zamierzasz zrobić, by tego uniknąć?

 

 

Henry Ford powiedział kiedyś: „Nasze błędy są bardziej skuteczne niż nasze sukcesy”. Osobiście, zdecydowanie bardziej doceniam swoje błędy, bo na nich najwięcej się nauczyłam. Dały mi w kość, straciłam mnóstwo godzin, ale są najlepszą drogą do lepszej mnie i lepszej organizacji pracy w biurze.

A jak jest zatem z Tobą i Twoją organizacją pracy w biurze? Czy któryś z symptomów złej organizacji jest Ci znajomy?

Powiem Ci tajemnicę! Nie podejrzewałabyś o to swoje inne koleżanki: każda z nas przez to przeszła, przejdzie lub właśnie się z tym zmaga. Żadna na starcie nie wiedziała, jak to jest i z czym się je danie pt. organizacja pracy w biurze. Cokolwiek jednak by było przyczyną, dasz sobie z nią radę. Powoli, małymi krokami.

Powiązane artykuły
Podcast BR - Jak poradzic sobie z organziacją pracy w zespole rozproszonym
Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym?

Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym? Z tego nagrania podcastu dowiesz się: z jakimi wyzwaniami mierzą się zespoły rozproszone, co ma wpływ na trudności w organizacji pracy, jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym. Zapraszam Cię odsłuchania tego odcinka podcastu.

Więcej
Blog - Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają
Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają?

Czujesz, że organizacja twojej pracy kuleje od dłuższego czasu, pracy przybywa, a zegar stale tyka, powodując frustrację typu: “znowu nie zdążę”. Co wtedy robisz? Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: organizacja pracy lub zarządzanie czasem. I co się dzieje? Zalewa Cię fala artykułów z poradami, magicznymi teoriami,

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

2 myśli o “Błędy w organizacji pracy w biurze”

  1. Praca w biurze to codzienna rzeczywistosc bardzo wielu Polakow. Zapoznaj sie z 5 bledami, ktore sprawiaja, ze przestrzen biurowa nie bedzie miejscem funkcjonalnej i bezpiecznej dla zdrowia pracy.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top