błędy sekretarka biuro praca

10 najczęstszych błędów sekretarek – jak ich unikać?

Co znajdziesz w artykule?

Praca sekretarki jest dosyć ważnym elementem funkcjonowania każdego biura. To odpowiedzialna funkcja, a oczekiwania wobec stanowiska są dosyć duże. W swojej pracy z różnymi firmami widzę powtarzający się schemat błędów w pracy sekretarki. Jedne wynikają z braku doświadczenia, inne z niewiedzy. Zdefiniowałam 10 najczęstszych błędów, jakich najlepiej jest unikać!

Bez zbędnego wstępu, chciałam jasno powiedzieć, że kwestie i błędy wymienione poniżej, są ważne z punktu widzenia szefa, ale i samej sekretarki. To błędy powszechnie przez szefów nieakceptowane, które dyskredytują sekretarkę jako pracownika kompetentnego i odpowiedzialnego. Ale przede wszystkim jako pracownika, który ma swój potencjał i wartość, w jaką firma powinna inwestować. Brzmi może mało przyjaźnie, ale niestety taka jest prawda.

Jeśli sekretarka ma problem z którymkolwiek z punktów poniżej – oznacza to, że czas nad nim popracować i skutecznie wyeliminować.

Zapamiętaj więc tych kilka rzeczy i unikaj ich jak ognia!

Taka lista naprawdę może Ci się przydać!

 

1. Dyskrecja to podstawa.

 

Dyskrecja i zatrzymywanie ważnych informacji dla siebie jest niezwykle ważne. Mogę to śmiało nazwać wyznacznikiem Twojego profesjonalizmu. Będąc w centrum wszystkich ważnych zdarzeń w firmie, widzisz i słyszysz słowa, które powinnaś zostawić tylko do swojej wiadomości. Twój szef liczy, że to, co usłyszysz, zachowasz dla siebie. Tego wymaga się od Ciebie na tym stanowisku.

Nie rozmawiaj o sprawach poufnych, delikatnych i o życiu prywatnym w firmie w stołówce, w windzie, na korytarzu czy paląc papierosa w palarni. Pamiętaj o tym, zwłaszcza kiedy chcesz opowiedzieć o negatywnych aspektach. Jeśli musisz to zrobić, unikaj głośnych i publicznych rozmów.

Jeśli Twój Szef dowie się, że mówisz o delikatnych sprawach wszędzie, to możesz być pewna, że nie tylko przestanie Ci ufać, ale też nie powierzy Ci kwestii naprawdę ważnych. Zastanów się więc, czy naprawdę warto.

 

2. Pokaż mi swoje biurko, a powiem Ci, kim jesteś.

 

Bałagan świadczy o Twoim niezorganizowaniu i braku systematyczności. Na tym stanowisku oczekuje się porządku w organizacji życia firmy, wnętrza i zaplecza dokumentów. Jeśli Twoje biurko to jeden wielki stos dokumentów to: HOUSTON, MAMY PROBLEM!

Czym prędzej się tym zajmij, posegreguj, posprzątaj i zorganizuj swoją najbliższą przestrzeń. Chcesz być traktowana poważnie? Tak samo potraktuj swoje stanowisko pracy.

 

Porządek na biurku

 

Sprawdź, ile czasu zajmuje Ci znalezienie czegoś na biurku. Prawda, że praca w bałaganie jest irytująca? Zobacz, jak porządek w dokumentach i papierach, szybko pomoże Ci się odnaleźć. Pisałam o tym w tym artykule: Pokaż mi swoje biurko. Znajdziesz w nim 6 prostych pytań, które pozwolą Ci ocenić porządek na biurku. Potem sprawdź organizację prowadzonego przez Ciebie archiwum dokumentów.

 

3. Lojalność miej we krwi.

 

Twoja lojalność powinna mieć swój początek we własnych przekonaniach i zawierzeniach. Potem obowiązkowo odnieś ją do szefa i firmy, w której przyszło Ci pracować. Lojalność to bycie wiernym zasadom i ideom, w imię których postępujesz. Ty jako reprezentant firmy, osoba kluczowa i odpowiadająca za szereg spraw, powinnaś wierzyć w misję i wizję firmy. Jeśli na tym etapie czujesz w sobie sprzeciw, to zastanów się, czy jesteś we właściwym miejscu. Zaakceptowanie odgórnych zasad, wspiera każde Twoje działanie. O ile się z nimi identyfikujesz. Reprezentujesz firmę, pokazujesz innym jej wartości i zasady – musisz zatem w nie wierzyć!

Lojalność zobowiązuje Cię do dobrej pracy, dbania o mienie i wysoką jakość pracy. Zachowując się lojalnie w codziennych obowiązkach, pokazujesz, jak dbasz o firmę i jej wizerunek.

 

4. Kultura osobista, której nigdy dość.

 

Na tym stanowisku jesteś przekaźnikiem między firmą, szefem i pracownikami, a klientami. W każdym obszarze masz obowiązek wyrażać się miło, elegancko i kompetentnie. Co to znaczy? Zdania powinny być poprawne i z odpowiednim doborem słów. Kolokwializmy i potoczne skróty zostaw na spotkania ze znajomymi. Tu powinnaś wyrażać się pełnymi zdaniami, z zachowaniem podstaw języka polskiego.

Zwracając się do klienta lub na spotkaniu, nie możesz używać słów potocznych typu: „se” lub „no zaraz to ogarnę” – nieelegancko wygląda taki sposób komunikacji w środowisku pracy! Świadczy o Tobie, ale i o firmie, której reprezentantem jesteś! Zdziwiłabyś się, jak wiele osób nadal popełnia ten błąd…

Jeszcze jeden drobiazg à propos kultury osobistej: zwracaj uwagę na to, jak siedzisz podczas spotkań: chcesz być postrzegana jak koleżanka w kawiarni, czy poważny pracownik dobrej firmy? Czy wszyscy muszą widzieć każdy element Twojej garderoby? 😉

 

5. Pamiętasz umowę sprzed roku?

 

Ciężko jest Ci przypomnieć sobie konkretny dokument? Nie chodzi o kwestię znajomości punkt po punkcie czy cytowanie wszystkich zapisów. Kojarzenie merytorycznych zapisów wpływających na usługi czy koszty, pozwala wykorzystywać je podczas ważnych spotkań. Taka umiejętność okazuje się niezwykle przydatna i ceniona przez szefów. Pamięć i umiejętność kojarzenia codziennych spraw daje szansę na dobre zaprezentowanie się podczas ważnych zebrań czy narad zespołu. Wykorzystaj to!

 

Notatnik – zawsze mile widziany

 

Na starcie możesz ułatwiać sobie to zadanie, spisując w kilku punktach najważniejsze elementy danych umów. Notatnik pomoże Ci ćwiczyć zapamiętywanie istotnych zapisów. Polecam mieć go pod ręką!

 

6. Emocje trzymaj na wodzy!

 

Praca sekretarki jest poddana działaniu stresu, przy dużej ilości zadań i trudnych kontaktach z pracownikami. Jeśli masz problem z emocjami, może to wpłynąć na jakość wykonywanych zadań zadania i Twój ogólny wizerunek. O relacjach z innymi już nie wspomnę. Wiem, co mówię! Stres wywołuje w każdym ogromne pokłady reakcji, słów i zachowań, nad którymi często nie panujemy. Niejednokrotnie są to ułamki sekund, gdy pojawia się zdarzenie, na które zbyt mocno reagujemy.

Co widać wtedy na zewnątrz? Pracownicy dostrzegają osobę, z którą bardzo ciężko się rozmawia. Profesjonalna ocena takiej osoby – odchodzi w zapomnienie. Wszyscy wokół skupiają się na emocjach, a nie na zaangażowaniu w pracę. Sekretarka ma ważną funkcję w firmie, dlatego oczekuje się od niej opanowania także w sytuacjach wywołanych dużym stresem.

Pogódź się z faktem, że w tej pracy stres jest nieunikniony. Znajdź swoją metodę na walkę z nim. To zaprocentuje!
Stres to temat szeroki i jeszcze wiele razy będę tu o nim wspominać.

 

7. Bądź spójna w tym, co robisz i mówisz!

 

Każdy spec od wizerunku powie Ci, że wszystko, co robisz, powinno być spójne. Opowiadając o swoich obowiązkach, zadaniach czy sprawach prywatnych – pokazujesz, jakim człowiekiem jesteś i czego można od Ciebie oczekiwać. Twój szef na pewno odnotuje sobie, jak ma się wykonywanie zadań do tego, co do niego komunikujesz. Wbrew pozorom będzie miało duży wpływ na Twoje zarobki, możliwości rozwoju i ocenę Ciebie, jako pracownika.

Jeśli z czymś sobie nie radzisz – przyznaj się. Jeśli z czymś nie zdążysz – powiedz o tym. Jeśli czegoś nie umiesz – od razu komunikuj. Nie udawaj kogoś, kim nie jesteś. Bądź naturalna.

 

8. Oceniasz innych po wyglądzie? Co powiesz o swoim?

 

Temat drażliwy, ale niezwykle problematyczny. Strój na tym stanowisku ma bezpośrednie odzwierciedlenie w opinii na Twój temat. Strój świadczy o nas tak samo jak to, co mówimy. Popatrz na siebie i przyznaj się przed sobą:
Jesteś dumna z tego jak się ubierasz do pracy? Jak oceniłabyś koleżankę po fachu, gdyby ubrała się tak, jak Ty dziś?
W swojej pracy spotykam się z przykrótkimi sukienkami, głębokimi dekoltami czy makijażem, który odpowiadałby normom towarzyskim.

Drogie Panie! W jaki sposób ma to budować Waszą pozycję profesjonalistki? Przyciąganie uwagi w ten sposób, bardziej szkodzi, niż pomaga. W dzisiejszych czasach można ubrać się stylowo i klasycznie za niewielkie pieniądze. Zwróć na to uwagę, kiedy będziesz dobierała kolejną stylizację.

 

9. Lenistwu i narzekaniu mówię: NIE!

 

Brak energii do działania i motywacji do rozwoju sprawi, że będziesz nijakim pracownikiem, którego nikt nie zauważy. W dodatku Twoje szanse na rozwój się zmniejszą. Tymczasowy spadek chęci do działania zdarza się każdemu – może dopaść Cię przesilenie zimowe, problemy w domu, choroba. Jesteśmy tylko ludźmi.
Ale sekretarka powinna pracować na pełnych obrotach przez cały dzień. Efektywne działanie jest od niej wymagane.

Pracę nad motywacją polecam zacząć od siebie. Nie czekaj na bodźce w firmie, tylko sama je sobie dostarczaj, oddziałując również na innych. Ludzie będą chętnie z Tobą pracować i na pewno nie wypuszczą Cię z firmy tak łatwo. To samo dotyczy narzekania, które także polecam Ci porzucić.

 

Pamiętaj: potencjały się wykorzystuje, a ich brak zastępuje!

 

10. Zrozum, gdzie jesteś i jaką funkcję pełnisz!

 

Kilka razy słyszałam narzekania szefów, mówiących: „Ona nie rozumie, co ma robić na tym stanowisku!” Aż trudno w to uwierzyć… A jednak! Zwłaszcza na początku tej ścieżki zawodowej, sekretarkom trudno zrozumieć, na czym polega ich rola. To oczywiście dwojaki problem, bo wówczas wiadomo, że także inne czynniki miały tutaj swój wpływ.

Niemniej jednak: USTAL, NA CZYM POLEGA TWOJA PRACA! Masz listę obowiązków? W takim razie poznaj je. Zrozum swoje zadania i funkcję, jaką pełnisz. Odpowiadasz za konkretne sprawy i tego się trzymaj.

A jeśli nadal trudno Ci się w tym wszystkim odnaleźć, to znaczy, że dobrze trafiłaś! Jestem tutaj po to, żeby Ci pomóc.

Powiązane artykuły
Biurowe trendy, inspiracje, biuro, administracja
Biurowe trendy i inspiracje na 2022 rok

To już tradycja, że z początkiem nowego roku przyglądam się nauce z roku minionego i analizuję biurowe trendy na kolejny. Jakie lekcje dał nam stary, 2021 rok? Co dobrego lub niedobrego uwidocznił? A przede wszystkim, jakie możliwości mamy w tej czystej, białej karcie otwartej z dniem

Więcej
Podcast BR - Jak poradzic sobie z organziacją pracy w zespole rozproszonym
Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym?

Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym? Z tego nagrania podcastu dowiesz się: z jakimi wyzwaniami mierzą się zespoły rozproszone, co ma wpływ na trudności w organizacji pracy, jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym. Zapraszam Cię odsłuchania tego odcinka podcastu.

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top