Poranne nawyki jako element zarządzania biurem

Dziś chcę Ci pokazać kilka prostych wskazówek, które mogą pomóc w efektywnym organizowaniu pracy w biurze. Myślę, że nie tylko tej stricte biurowej, lecz także tej domowej. Żyjemy w dobie multitaskingu z zegarkiem w ręce i wyścigu technologicznych rozwiązań. Te ostatnie z pewnością są nam potrzebne. Zwłaszcza, gdy wielozadaniowość nas zupełnie eksploatuje, a czasu na wszystko jest coraz mniej.

Jako osoba ceniąca zorganizowanie i porządek lubię wszelkie ułatwienia i optymalizację wykonywanych przeze mnie rzeczy. Wszystko, co wspiera moje zadania, zmniejsza ilość biegania wkoło, unika podwójnego załatwiania spraw. Takie odciążenia są mi szczególnie bliskie. A do takich właśnie zaliczam nawyki. Te wykonywane codziennie,  które usprawniają moją krzątaninę i wpływają na listę TO DO. Plus generują więcej chwil dla mnie. Tych szczególnie każdemu dziś potrzeba.

Istotność zwyczajów w pracy, tych dobrych oczywiście, porównałabym nawet do rytuału pielęgnacji skóry twarzy. Mówi się, że skóra będzie taka, jak o nią zadbamy. Mogę to porównanie odnieść równie dobrze do organizacji naszej pracy. Będzie dokładnie taka, jaką sami sobie stworzymy. Jeśli damy jej możliwość pomagać nam a nie szkodzić, to tylko my sami na tym skorzystamy. Proste.

Spróbuję teraz w punktach pokazać, jak można małymi krokami zwiększyć swoją efektywność organizacji pracy dzięki kilku prostym nawykom.
Podejdź do nich jako do tych, które mają poprawić Twój komfort pracy.

Każde przyjście do biura rozpocznij od obchodu biura. Brzmi poważnie, ale to naprawdę bardzo proste. O czym marzymy po przyjściu do biura? O kawie lub herbacie – zależy co kto lubi. Ciepłe napoje najlepiej zrobić w kuchni, dokąd zazwyczaj zmierzamy po zdjęciu kurtki czy torebki.

Czyli w drodze po poranną kawę w biurze, można:

1. Sprawdzić czystość – zwyczajowo firmy sprzątające pracują w biurze późnym popołudniem lub wieczorem. Skontroluj, idąc korytarzem, czy wszystko zostało zrobione należycie. Wszelkie niedociągnięcia wyłapiesz zanim inni znajdą.
2. Sprawdzić sale konferencyjne – zerknij czy czegoś nie brakuje: wody, długopisów, pisaków do tablic. A może trzeba przewietrzyć salę po nocy, bo jest duszno?
3. Sprawdzić maszyny kopiujące – czy mają papier, tonery i czy jakiś błąd z wezwaniem do naprawy się nie wyświetla. Ile razy okazywało się, że wieczorem ktoś używał i coś się zacięło?
4. Sprawdzić toalety – pewnie firma sprzątająca uzupełnia braki w pojemnikach przy okazji sprzątania, ale szybka kontrola nie zaszkodzi. Jeśli jednak firma sprzątająca doskonale to załatwia – tym lepiej dla Ciebie, masz to z głowy!
5. Podlej kwiaty – ile razy widać w biurach zasuszone i obumarłe rośliny. Jeśli takowe posiadacie w biurze, zadbaj o nie z rana. Nie zapomnisz, a one Ci podziękują – będą ładnie rosły!
6. Sprawdzić materiały biurowe – zweryfikuj jaki masz zapas artykułów biurowych w szafce, magazynku, pudełku – zależy, jak jest to zdefiniowane w Twoim biurze. Znów będziesz mieć szansę zrobić zamówienie i mieć to z głowy.
7. Sprawdzić kuchnię – rzeczy spożywcze kończą się w biurze najszybciej. Skontroluj rano stan zapasów i uzupełnij braki.
   

   Taki poranny mini audyt daje Ci możliwość:

• • Złożenia zamówienia z rana w razie wychwyconych braków,
  • Uzupełnienia szafek, jeśli zapasy posiadasz w magazynku,
  • Zlecenia dodatkowego sprzątania nagle powstałego bałaganu w kuchni,
  • Koordynacji zasobów podczas spotkań lub wizytacji w ciągu dnia.

A teraz usiądź z pyszną kawą przy biurze. W 5 minut wyślij zamówienia z listy braków wychwycony w drodze po kawę. Teraz możesz już spokojnie odczytywać emaile. Sprawy braków, uzupełnienia zapasów i kontrola powierzchni są pod kontrolą. Z biegiem czasu wdrożony nawyk stanie się automatyczny i uwierz mi, zyskasz dużo więcej czasu. A czy poranna kontrola trwała aż tak długo?

Oczywiście, takie poranne zwyczaje będą w różnych biurach wyglądały inaczej. Mogą się różnić kolejnością ze względu na typ biura (open space lub kilka pięter), układ pomieszczeń na piętrze czy procedurę rozpoczęcia dnia pracy (spotkanie organizacyjne uruchamiające dzień pracy). To ma znaczenie. Może akurat u Ciebie taki rytuał stanie się popołudniowym.

W tym przypadku odpowiedz sobie tylko na pytanie: czy z biura wychodzisz ostatnia i zastaniesz rano to samo?

Pamiętaj, każde biuro ma inny rozruch z rana.

Dostosuj te reguły do siebie, swojej pracy i biura. Także tego domowego.

Zasada jednak jest taka sama. Stosuj ją, a zobaczysz, ile czasu zaoszczędzisz. Ja w każdym biurze w jakim pracowałam, stosowałam te zwyczaje rano. Było mi wygodniej i miałam poczucie: mam to z głowy. Mogłam skupić swoją uwagę na zupełnie innych czynnościach. Zwłaszcza, że popołudniu, przed samym wyjściem ilość spraw się zawsze mnoży.

Wykorzystaj te nawyki jako usprawnienia swojego i tak już mocno napiętego planu dnia.

A. Oszczędzisz czas,

B. Unikniesz rozpraszaczy,

C. Masz wszystko pod kontrolą,

D. Zmniejszysz ilość zadań na dzień.

Powodzenia! Napisz w komentarzu, jakie Ty masz efektywne nawyki organizujące pracę w biurze.