Powrót do biura po pandemii - porady

Powrót do biura po pandemii – porady

Co znajdziesz w artykule?

Wszystkie firmy, które pracowały przez ostatnie miesiące w trybie zdalnym, stoją teraz przed wyzwaniem adaptacji do nowej rzeczywistości. Środowisko biurowe nie będzie już wyglądało tak, jak kiedyś, a ponowna reorganizacja obejmie nie tylko samą przestrzeń, ale również obowiązujące procedury. Jak przeprowadzić proces powrotu do biur po pandemii, aby zadbać o komfort pracowników i wesprzeć swój zespół w tym trudnym czasie? Przeanalizowałam aktualne rekomendacje, najnowsze badania środowiska administracyjnego. Zbadałam informacje, jakie spływają do mnie z różnych firm w całej Polsce.

Jakie obserwacje udało mi się poczynić na tej podstawie?

Wszystkiego dowiesz się z lektury niniejszego artykułu. Nie zabraknie w nim również praktycznych wskazówek i pomysłów na to, jak odnaleźć się w nowej, biurowej rzeczywistości, dbając o dobrą atmosferę wśród pracowników.

Ogólne zalecenia

Być może znasz oficjalne wytyczne, które pojawiają się w zaleceniach dotyczących bezpiecznego powrotu do pracy. Jedną z takich rekomendacji przygotowała w maju Państwowa Inspekcja Pracy.
Skierowano ją do pracodawców, przedsiębiorców oraz innych osób organizujących pracę. Wskazówki wynikające z wytycznych PIP dotyczyły następujących obszarów:

  1. Ocena ryzyka w środowisku pracy,
  2. Współpraca ze stroną społeczną (pracownikami i ich przedstawicielami),
  3. Stworzenie planu działania (w tym środki techniczne, organizacyjne, behawioralne oraz ochrony osobistej),
  4. Przekazanie komunikatu pracownikom.

Główny Inspektorat Sanitarny również opublikował swoje rekomendacje, związane z powrotem do biur po pandemii, które mają postać kilku ogólnych wskazówek. Zgodnie z nimi należy taką firmę zaopatrzyć w środki techniczne, ochronne i organizacyjne. Zapewnić przestrzeganie zasad społecznego dystansowania oraz higieny czy dezynfekcji w miejscu pracy. Zalecane jest również zwiększenie odległości między biurkami, a także ograniczenie kontaktów między pracownikami.

Analizując dostępne zalecenia, odnoszę wrażenie, że „coś” zostało zrobione, ale z pewnością nie są to kompleksowe wytyczne, których faktycznie potrzebujemy w miejscach pracy. Brakuje informacji o tym, co konkretnie należy zrobić i jak reagować w określonych sytuacjach, nie mieszczących się chociażby w ogólnie przyjętych protokołach.

Czy kilka haseł jest w stanie zapewnić bezpieczeństwo pracowników? Odpowiedź na to pytanie pozostawiam Tobie. Zauważ jednak, że Konfederacja Lewiatan, która mocno wspiera przedsiębiorców, od niemal 2 miesięcy domaga się wydania konkretnych wytycznych, związanych z powrotem do biur po pandemii. Obserwowana we wspomnianych wcześniej 2 instytucjach opieszałość sprawia jedynie, że trudno jest dochodzić praw pracowników oraz egzekwować obowiązki pracodawcy, które wynikają z art. 207 Kodeksu Pracy, a dotyczą właśnie środków ochrony w miejscu pracy.

Tak wyglądają na ten moment aspekty formalne, związane z powrotem do biur i innych, stacjonarnych miejsc pracy. Chciałabym jednak skupić się na nieco innym aspekcie zmian, jakie zafundował nam kryzys (omawiałam tą kwestię nieco szerzej w tym artykule).

Powrót do biura jako wyzwanie

Nadal niestety jest tak, że pojawia się dysonans w ocenie pracy zdalnej jako takiej. Z jednej strony uznaje się ją za idealne rozwiązanie, a z drugiej – nie do końca wpisuje się ona w nasze realia. Środowisko biurowe również nie jest do końca gotowe na całkowite przejście w tryb zdalny, które również z praktycznego punktu widzenia nie jest możliwe w każdej firmie i dla wszystkich członków zespołu.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że w pracownikach pojawiły się 3 główne emocje związane z pandemią i są to: lęk, stres oraz frustracja. Istnieje oczywiście grupa firm, dla których tryb zdalny nie jest niczym nowym. Mowa tutaj m.in. o branżach technologicznych i IT, gdzie elastyczna forma pracy obowiązywała na długo przed epidemią. Jednak dla całej reszty firm – konieczność reorganizacji okazała się ogromnym wyzwaniem. Można to zaobserwować choćby w przedsiębiorstwach produkcyjnych, nieposiadających takiego zaplecza technologicznego, czy instytucjach publicznych, które równie ciężko zniosły zmiany w trybie organizacji pracy.

Jak przytacza Deloitte w swoim Przewodniku dotyczącym powrotu do biur po pandemii, 4 na 5 osób pracujących zawodowo, zostało objętych jakąś formą ograniczenia, bądź kwarantanny. Emocje, o których wspominałam wyżej, są więc jak najbardziej na miejscu. Prawdopodobnie dlatego aż 8 na 10 dużych firm deklarowało w badaniach, że będzie bardzo ostrożnie wracać do pracy. Z drugiej strony nie znam małej firmy, która nie wróciłaby już do biura (w mniejszym lub większym stopniu). Przedsiębiorcy zdali sobie bowiem sprawę, że zwyczajnie nie stać ich na dłuższe oczekiwanie, czyli późniejszy powrót do stacjonarnego trybu pracy.

Przygotuj plan powrotu do biura po pandemii

Czego faktycznie potrzebują teraz pracownicy?

Ponowne przejście w tryb pracy stacjonarnej nie może się odbyć bez konkretnych rozwiązań organizacyjnych. Stąd też wynika potrzeba praktycznych wskazówek, przygotowanych przeze mnie na podstawie obserwacji dotychczasowych praktyk w wielu biurach oraz analizy głosów, jakie docierają do mnie ze środowiska pracowniczego.

Nie można jednak w tym miejscu pominąć również tego, co dobrego możesz zrobić dla siebie (i nie mam tutaj na myśli środków ochrony osobistej). Zacznę może od kwestii, która w wielu firmach jest spychane do kąta, a w obecnej sytuacji ma kolosalne znaczenie dla powodzenia całej transformacji, jaka rozgrywa lub ma się za moment rozegrać w biurach. Wspominałam wcześniej, że epidemia wywołała w ludziach 3 bardzo silne emocje. Za ich sprawą mierzymy się teraz z trudną rzeczywistością, widoczną nie tylko na rynku szkoleniowym, ale też podczas treningu mentalnego i wsparcia dla firm. W tej rzeczywistości bowiem pracodawcy przegrali z pandemią, jeśli chodzi o komunikację z pracownikami. Przepływ informacji oraz dbałość o pracownika w dobie kryzysu pozostawiają wiele do życzenia, patrząc choćby na ilość organizowanych konsultacji, oddolnych inicjatyw i grup w mediach społecznościowych, które powstały podczas pandemii.

Charakter pracy biurowej determinuje w dużej mierze to, że jako administracja stoimy na pierwszej linii kontaktu ze wszystkimi pracownikami firmy. Dlatego tak ważne jest, abyśmy miały w sobie więcej wrażliwości na nastroje panujące w zespole oraz komunikację i sposób, w jaki się ona odbywa. Nie chodzi jednak o to, żeby brać teraz na siebie ciężar zabezpieczania wszystkich środków ochrony osobistej czy przestrzegania procedur, związanych z zachowaniem społecznego dystansu! Znacznie ważniejsze jest okazanie wsparcia dla pracowników, którzy właśnie tego będą teraz najbardziej potrzebować.

Emocje na pierwszej linii

Zdaję sobie oczywiście sprawę, że Ty również możesz zmagać się teraz z różnymi emocjami i szeregiem trudnych sytuacji, nie tylko zawodowych, ale też prywatnych. Bardzo często jednak to właśnie pracownicy administracji komunikują się z zespołem lepiej niż sami przełożeni. Sytuacja powrotu do biur po pandemii będzie zatem doskonałą okazją do tego, aby dobrze zaprezentować swoje kompetencje komunikacyjne, jak i organizacyjne, które są ogromnym atutem także w kontekście przyszłości. Poza tym zespół powinien czuć, że poza systemowymi rozwiązaniami, jakie wprowadziła firma, może po prostu, tak po ludzku na Ciebie liczyć.

Emocje, które towarzyszą trwającym powrotom do biur i próbom odnalezienia się w nowej rzeczywistości społecznej sprawiają, że wszystkim nam doskwiera ogromny lęk, któremu warto zapobiegać na tyle, na ile się da. Możesz to zrobić właśnie poprzez komunikację i informacyjną transparentność. W praktyce będzie ona oznaczała chociażby wprowadzenie wewnętrznego biuletynu, przygotowanego na potrzeby firmy, w której pracujesz. Zachęcam do przetestowania takiego narzędzia wszystkich moich klientów! Należy bowiem pamiętać, że nawet kiedy wszystkie firmy wrócą już do biura i większość rzeczy zacznie przypominać czasy sprzed pandemii, to warto podtrzymać taką formę komunikacji z pracownikami.

Jak przygotować powrót do biur po pandemii?

Zastanawiając się nad tym, od czego zacząć wdrażanie pracowników do nowych realiów pracy – na pierwszym miejscu widziałabym dobry plan. Jak najlepiej go przygotować? Myślę, że w sytuacji pandemii, obciążanie jednego pracownika sporządzeniem takiego planu, jest zadaniem trudnym i czasochłonnym. Warto natomiast, aby pracować nad planem w zespole, nawet kiedy ma być on mały. Jeśli nie ma do dyspozycji takiego zespołu, wtedy warto poprosić o pomoc szefa czy księgową. Ważne, żeby nie było to zadanie dla jednej osoby, co pozwoli znacznie szybciej wdrożyć wszystkie pomysły.

Przygotuj plan powrotu do biura po pandemii

Plan powrotu

Rekomenduję zacząć od przeanalizowania wszystkiego, co wydarzyło się w firmie przez te ostatnie 3 miesiące. Trzeba zbadać efektywność w trybie pracy zdalnej, ocenić panujące nastroje i potrzeby poszczególnych członków zespołu. Szczególnie polecam wysłuchanie tego, co pracownicy mają do powiedzenia i przeanalizowanie sytuacji, które się wydarzyły.

Na tej podstawie możesz przygotować z zespołem wstępny zarys działań, które należałoby podjąć, odnośnie ponownego otwarcia biura po pandemii. W takich kryzysowych sytuacjach warto zrobić burzę mózgów i spróbować wyobrazić sobie (mogące się wydarzyć) nietypowe sytuacje czy potencjalne zagrożenia. Taka analiza daje szansę na wychwycenie potencjalnych, drobnych okoliczności, które będą mieć wpływ na kluczowe kwestie.

Jako pracownicy bardzo często działamy tak, aby skupiać się na wielkich rzeczach i spektakularnych rozwiązaniach, podczas gdy w budowaniu zespołu – bardzo duże znaczenie mają paradoksalnie rzeczy mniejsze. Skupiając się na mikro rozwiązaniach, możesz osiągnąć znacznie lepsze efekty!

Bardzo możliwe, że zespół będzie potrzebował cyklicznych burzy mózgów, pozwalających monitorować aktualny bieg wydarzeń i płynnie na nie reagować. Najtrudniejsze okaże się oczywiście pierwsze takie spotkanie, zbierające doświadczenia z ostatnich 3 miesięcy, jednak konieczna może się okazać kontrola sytuacji w sposób ciągły i systematyczny.

Praca nad planem działania powstającym w zespole sprawia, że z jednej strony pracownicy firmy czują się bezpieczni i „zaopiekowani”, co jest przykładem wymienianych w rekomendacjach środków behawioralnych, a z drugiej – można przygotować się na różne sytuacje, w tym nadejście drugiej fali pandemii. Nie mówiąc już o znacznie lepszym przygotowaniu się na ewentualną, zewnętrzną kontrolę procedur epidemiologicznych w firmie.

Informowanie o powrocie do biura po pandemii

Szczególnie polecanym przeze mnie narzędziem, będzie wspomniany wcześniej biuletyn, np. w formie krótkiego pliku PDF, rozsyłanego do skrzynek pracowników. Bardzo dobrze sprawdzą się również prezentacje czy luźne spotkania online. To doskonały sposób na rozładowanie napięcia, które narastało w zespole odnośnie powrotu do biura po pandemii. Nawet zwykła reorganizacja przestrzeni biurowej, może się okazać dużym źródłem stresu, który warto w miarę możliwości redukować.

Przekazywanie informacji dotyczących powrotu do stacjonarnego trybu pracy, powinno także uwzględniać nowy plan biura. Oficjalne rekomendacje wskazują nawet, że podobną mapę firmy należałoby przekazać odwiedzającym ją gościom, zanim odbędzie się taka zewnętrzna wizyta. Tego rodzaju dokument można oczywiście zaprezentować w nieszablonowy sposób, co zachęci do zapoznania się z jego zawartością. Dobrym pomysłem będzie choćby video-przewodnik po biurze.

Nowa sytuacja – nowe zasady

Powrót do biur po pandemii to świetny moment na wprowadzenie nowych zasad, dotyczących sprzątania i szeroko pojętych reguł czystości w miejscu pracy. Łatwiej będzie przyzwyczaić do nich zespół, a z czasem wykształcą się u nich pożądane nawyki, które wcześniej mogły pozostawiać wiele do życzenia.

Pamiętaj o tym, że pracownicy po prostu muszą otrzymać nowe procedury, ponieważ dotychczasowe okażę się już nieaktualne. Będą one dotyczyły m.in. procedur podróży służbowych, składania zamówień czy organizowania spotkań. Jeśli mówimy o zamówieniach, to podczas pandemii mogło się okazać, że należy zrewidować listę dostawców, ze względu na zamknięcia wielu firm, czy długie terminy oczekiwania na towar. Warto skupić się na lokalnych dostawcach, którzy nawet w przypadku dalszego rozwoju kryzysu, będą w stanie zapewnić niezbędne zaopatrzenie na czas.

Skoro więc po powrocie zmienią się rozmaite procedury, to nie można zapomnieć o nowych rozwiązaniach w samej przestrzeni biurowej! Twoja firma może pomyśleć np. o bezdotykowych włącznikach światła, zwiększeniu dostępu do okien czy zabezpieczeniach stołów w salach spotkań. Czeka Cię też reorganizacja obowiązków porządkowych, leżących w kwestii zarządców budynku, ponieważ nie zawsze są oni skłonni do przestrzegania zaleceń sanitarno-epidemiologicznych. Podobnie ma się sprawa z firmami sprzątającymi. To dobra okazja do przeanalizowania ich dotychczasowych standardów pracy, ale też zabezpieczenia obowiązków sanitarnych w umowach tak, aby odpowiadała za nie właśnie firma zewnętrzna, którą przecież w tym celu zatrudnia Twój szef.

Ostatnią kwestią, jaką warto wziąć pod uwagę w reorganizacji przestrzeni biurowej po pandemii, jest przestrzeń współdzielona. Mamy z nią do czynienia chociażby przy stanowiskach z urządzeniami wielofunkcyjnymi, które można z powodzeniem zastąpić indywidualnymi, pracowniczymi drukarkami. Natomiast w przypadku wspólnej kuchni, polecam wydzielenie stref, zmniejszających koncentrację pracowników.

Zmiany w benefitach pozapłacowych

Tryb życia po pandemii uległ zmianie, a razem z nim również oczekiwania pracowników. Benefity, które jeszcze kilka miesięcy temu wydawały się kuszące – dziś tracą na atrakcyjności. Warto zatem przeanalizować listę dostępnych w Twojej firmie narzędzi i zastanowić się nad opcjami, jakie można wdrożyć.

Benefity, których poszukują teraz pracownicy, to m.in.:

  • prywatna opieka medyczna wraz z pełnym dostępem do teleporad,
  • refundowanie zakupów do biura, w oparciu o sieć lokalnych dostawców,
  • karnety na pralnię czy dezynfekcję odzieży,
  • dofinansowanie krajowych podróży (wakacje, ferie, wynajmy domków czy apartamentów).

Komfort i bezpieczeństwo wysuwają się jak widać na pierwszy plan. Proponowanie samej pensji może się okazać niewystarczające, aby utrzymać aktualnych i przyciągać nowych pracowników.

Na zakończenie chciałabym jeszcze raz zwrócić uwagę na fakt, że żadne rozwiązania systemowe czy procedury, nie zastąpią kompetencji miękkich. Relacje interpersonalne, szczególnie w dobie kryzysu, są w stanie podtrzymać nastroje w zespole, przeprowadzić go przez proces zmian i doprowadzić do celów, które chcemy osiągnąć. Być może dlatego wzrasta zainteresowanie szkoleniami czy sesjami treningu mentalnego w tym zakresie 😊?

Raporty z których korzystałam w artykule:
1. Raport Instytutu Natalii Hatalskiej: http://infuture.institute/raporty/renewed-reality/
2. Raport Forbis Design Group: https://www.raport.forbisgroup.pl/
3. Mikomax: https://mikomaxsmartoffice.com/pl/back-to-the-office-czyli-nowa-codziennosc-bez-daty-waznosci/
4. Raport Pracuj.pl: https://prowly-uploads.s3.eu-west-1.amazonaws.com/uploads/4091/assets/205336/original-4985278583a21a2eef666dd40c5ccb3f.pdf

Zapraszam Cię do obejrzenia nagrania LIVE, który prowadziłam na Facebooku na temat Powrotu do biur po pandemii.

Powiązane artykuły
Podcast BR - Jak poradzic sobie z organziacją pracy w zespole rozproszonym
Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym?

Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym? Z tego nagrania podcastu dowiesz się: z jakimi wyzwaniami mierzą się zespoły rozproszone, co ma wpływ na trudności w organizacji pracy, jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym. Zapraszam Cię odsłuchania tego odcinka podcastu.

Więcej
Blog - Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają
Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają?

Czujesz, że organizacja twojej pracy kuleje od dłuższego czasu, pracy przybywa, a zegar stale tyka, powodując frustrację typu: “znowu nie zdążę”. Co wtedy robisz? Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: organizacja pracy lub zarządzanie czasem. I co się dzieje? Zalewa Cię fala artykułów z poradami, magicznymi teoriami,

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

1 myśl o “Powrót do biura po pandemii – porady”

  1. Pingback: Jak zorganizować biuro w czasach pandemii? | UrsaGO

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top