Faktury i wszystko, co musisz o nich wiedzieć!

Jak nie zwariować i do tego opanować to fakturowe szaleństwo? Biurowym Rewolucjonistkom żadne dokumenty nie są strasznie, choć przyznaję, że pracy z nimi co niemiara. Pora podsumować to, co w kwestii faktur warto wiedzieć. Wiesz, jak bardzo lubię porządek i usystematyzowaną wiedzę.

By dobrze pracować z fakturami, musisz zacząć od początku, czyli dokładnie je zrozumieć. Napisałam na ten temat artykuł, który w przystępny sposób pokazuje najistotniejsze elementy faktur. Ty, jako osoba zarządzająca biurem, absolutnie musisz je znać. Jeśli dopiero zamierzasz wystartować lub właśnie zaczynasz i nie znasz jeszcze tych podstaw, zajrzyj koniecznie do artykułu: Faktura – podstawowe informacje.

Skoro podstawy masz już opanowane, to kolejnym krokiem będzie opracowanie schematu Twojego działania z fakturami. Dla ułatwienia nazwijmy je procesem. W moim odczuciu każde zadanie to proces, a procesy składają się z mniejszych elementów i takie ich postrzeganie Ci polecam. Przeanalizuj krok po kroku proces obiegu faktur. W tym celu polecam Ci artykuł Obieg faktur w biurze. Następnie weź kartkę, długopis i wypisz wszystkie etapy, osoby i zdarzenia, jakie mają miejsce w Twojej pracy.

Myśl procesowo, działaj bezstresowo.

Brzmi może trywialnie, ale to zdanie jest bardzo prawdziwe. Sama zobacz: im lepiej znasz proces i jego elementarne składowe, tym mniej zaskoczeń Cię spotyka, a co za tym idzie – mniej stresu.

Masz już podstawy i znasz workflow faktur w swoim biurze. Co dalej?

Spisz cały obieg krok po kroku, wraz z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy. Najlepiej jest to zrobić w formie procedur zamówień i rozliczeń faktur. Każda faktura jest wynikiem zamówienia, które zostało sfinalizowane zakupem. A faktura jest tylko potwierdzeniem. Dlatego proces, także i w Twoim workflow, z pewnością zaczyna się właśnie od złożenia zamówienia.

I tu przestrzegam Cię, pewnie nie pierwszy i nie ostatni raz. Przestań dawać sobie wchodzić na głowę i przerzucać odpowiedzialność, która w kwestii załatwiania faktur spoczywa na innych pracownikach. Powtórzę raz jeszcze: PRZESTAŃ!

Wiem, że procedury są w naszym kraju znienawidzoną pozostałością starego systemu i najczęściej reaguje się na nie krzywym grymasem twarzy. Taka przykra naleciałość z czasów PRL. Choć przyznam tutaj rację, są korporacje, które procedury potrafią całkowicie „skrzywić” (to najładniejsze słowo, jakie znajduję, żeby wyrazić się grzecznie). W rezultacie odbiór procedur jest taki, a nie inny. To głupota!

Jeśli boisz się lub nie lubisz procedur fakturowania, to wyrzuć takie przekonanie od razu do kosza.

Jako osoba zarządzająca biurem odpowiadasz za jego pracę tak, aby działało skutecznie. A nie ma o tym mowy, jeżeli nie lubisz lub boisz się procedur! Nie ma mowy również wtedy, gdy dajesz sobie wejść na głowę i załatwiasz za kogoś tak proste w obsłudze dokumenty, jak faktury. Jak trudna kryje się za tym filozofia, żeby pracownik, mający dane, nie przygotował faktury? To nic innego, jak zwykłe wymówki!

Będę tu bardzo stanowcza i powiem po prostu: zrób to! A potem przyznaj, ile czasu Ci to uwolniło. Odpowiem Ci wtedy: a nie mówiłam 😉

Samo opracowanie procedur to oczywiście za mało. Liczy się także sposób ich prezentacji pracownikom. Nie przesyłam jakich informacji na służbowego e-maila, żeby szybko wykreślić zadanie z listy. Dla lepszych rezultatów, włóż w to proszę trochę więcej zaangażowania! Porozmawiaj z pracownikami, pokaż argumenty, pokaż jak to im ułatwi życie i uwolni czas. Emocjonalne zagrywki na nich nie zadziałają, merytoryczne argumenty – zdecydowanie tak. Zgodzisz się ze mną, prawda?

Na koniec mam jeszcze jeden, istotny element dotyczący faktur:

Współpraca z biurem rachunkowym. Tu także należy w pewnym momencie wyznaczyć granice, a także  jasno i konkretnie określić zasady współpracy. Powinnaś zwrócić uwagę na to, jak ma wyglądać comiesięczne rozliczenie faktur (o którym przeczytasz w artykule Jak przygotować faktury do księgowości – 7 prostych kroków).

Nawet nie wiesz, ile razy słyszałam, że biuro coś zgubiło, czegoś nie zrobiło, albo że zestawienia były błędne. To 3 przykłady, które powtarzają się nagminnie i już po 3 wpadce powinna zapalić Ci się czerwona lampka, że coś jest nie tak. Zrób spotkanie, wyjaśnij, a następnie spisz co i jak ma być robione.

Jeśli w biurze rachunkowym zdarzają się powracające błędy, to pamiętaj, że ich konsekwencje spadną na Ciebie. Dlaczego tak się stanie? Przede wszystkim ze względu na fakt, że to Ty zarządzasz biurem i odpowiadasz za bezpieczeństwo dokumentów firmowych oraz interesów firmy. 

Dużo prościej będzie, jeśli zapanujesz nad fakturami i zorganizujesz ich obieg tak, aby wspierał pracę biura, a więc także i Twoją.