Obieg faktur w biurze

Obieg faktur jest etapem, następującym po zapoznaniu się z podstawowymi elementami tego dokumentu. Z perspektywy biura, obieg faktury zaczyna się właściwie od momentu, kiedy powstaje potrzeba zamówienia jakiegoś towaru do momentu, aż oddasz dokument do księgowości. Wówczas dalszą pracę przejmuje księgowa (całe szczęście). Wiem, że żadna osoba zarządzająca biurem, nie ma ochoty zajmować się podatkami i deklaracjami do wypełnienia, jakie powstają na skutek księgowania faktury. Dziękujmy zatem za biegłe w tym zakresie księgowe 😊

Czujesz podobnie? Skąd ja to znam!

Zanim jednak przejdziesz dalej, odpowiedz sobie na pytanie, na jakim etapie znajomości faktur jesteś. Jeśli dopiero zaczynasz, koniecznie zajrzyj do mojego poprzedniego wpisu, w którym omówiłam podstawowe elementy takiego dokumentu. Link do niego znajdziesz w artykule na temat faktur.

Z punktu widzenia Twojej pracy, to co dzieje się z fakturami, czyli ich obieg, wpływa na kilka niezwykle ważnych elementów

1. 1. Realizację zadań – kiedy zbyt dużo czasu poświęcasz na faktury, dzieje się to kosztem innego zadania, co oznacza, że go po prostu nie zrealizujesz.
   2. Efektywność działania – z perspektywy punktu 1 wiesz, że wydłużone prace nad jednym zadaniem, nie dadzą efektów, do których jesteś zobowiązana stanowiskiem, jakie pełnisz. Przyznasz przecież, że szef (także Twój) nie tylko lubi sam fakt wykonania zadania, ale przychylniej patrzy na realizację zadania w trybie szybkim i skutecznym, prawda?
   3. Zmęczenie materiału – to właściwie najważniejszy element, który powinien znaleźć się na samym początku. Często widzę, jak dziewczyny na samą myśl o fakturach są zupełnie zdemotywowane do dalszej pracy. Nie tylko nie lubią takich zadań, ale są też do nich negatywnie nastawione, co potęguje ilość czasu, jaką muszą poświęcić na dodatkowe wyjaśnienia.

W tym miejscu pojawiam się ja, z najprostszym rozwiązaniem, jakie mogę Ci w takiej sytuacji podsunąć!

ANALIZA

Jeśli którykolwiek z powyższych punktów Cię dotyczy, oznacza to, że na danym etapie coś nie gra.

Mam też dobrą wiadomość!

To o czym zaraz Ci powiem, dotyczy nie tylko błędnie opracowanego procesu obróbki faktur. Analizę, którą za chwilę Ci pokażę, rekomenduję także wtedy, gdy dopiero zaczynasz pracę w biurze. Właśnie w tym momencie zbliżamy się do sedna.

Najlepszym rozwiązaniem tego problemu, jest wykonanie mapy procesu obiegu faktury.

Należy zatem prześledzić każdy, najmniejszy element procesu, jaki występuje od momentu złożenia zamówienia, aż do momentu wysłania dokumentów do księgowości.

W zależności od firmy, jej wielkości i systemu działania, mapa takiego procesu może wyglądać inaczej. Zawsze powtarzam, że każde rozwiązania należy dopasowywać do siebie i firmy, w której pracujesz, a której biurem zarządzasz. Jestem zwolenniczką indywidualnego podejścia, a nie ogólnych schematów.

Poniżej znajdziesz prosty obieg faktur, jaki najczęściej można spotkać w biurach.

Prześledźmy teraz powyższe etapy.

1. 1. W momencie powstania potrzeby zamówienia towaru wiesz, że po jego realizacji zostanie wystawiona faktura od sprzedającego. Ty, jako osoba kupująca, która chce ten zakup rozliczyć, potrzebujesz faktury.
   2. Po otrzymaniu faktury należy ją odpowiednio opisać (z tyłu, w dolnym rogu) i podpisać. Podpis powinna zamieścić osoba, która była odpowiedzialna za dane zamówienie.
   3. Jeśli opis na fakturze jest dosyć lakoniczny i nie wyjaśnia, czego zamówienie dotyczy, zalecam dołączyć do niej zamówienie. Ułatwia to księgowości dalszą pracę z jej dekretacją.
   4. Kiedy zamówieniem zajmuje się inny pracownik w firmie, a nie Ty, to po wypełnieniu poprzednich punktów, faktura powinna trafić do Ciebie.
   5. Gdy faktura najpierw trafia do Ciebie, a to nie Ty odpowiadałaś za zamówienie, to przekaż ją pracownikowi. Będzie mógł dopełnić formalności z opisami, sprawdzeniem zamówienia i podpisaniem dokumentu.
   6. Twoim zadaniem jest rejestracja faktury w Rejestrze Faktur, rozliczenie i przesłanie dokumentów do dalszej pracy w księgowości.

Tylko tyle, a raczej aż tyle.

Pozornie trudne zadanie, które po rozłożeniu na czynniki pierwsze – staje się proste. Wystarczy prześledzić każdy etap obiegu dokumentu i rozpisać je po kolei. Ta prosta czynność pozwoli Ci przeanalizować i ocenić każdy etap.

Każde, nawet kilkuosobowe biuro, powinno taką mapę procesu sobie przygotować. Znajomość etapów i skutków, jakie za sobą niosą są bardzo Ważnym elementem budowania Twojego wizerunku profesjonalistki 😉

Nie wiem, czy zauważyłaś, ale chciałam Ci przekazać jeszcze jedną, ważną rzecz. Nie ważne, ilu firma ma pracowników, nie pozwól zostawiać się samej z fakturami. Jeśli do biura przyszła faktura, a zamówienie nigdy przez Ciebie nie przeszło, to nie bierz odpowiedzialności za taki dokument! Próbuję Ci w ten sposób powiedzieć, żebyś od samego początku przyzwyczajała pracowników do obowiązku opisywania i pilnowania swoich zamówień i faktur. Nie przewiduję wyjątków.

Ustalenie procesu obiegu faktur i każdego etapu ich przepływu w firmie pomoże Ci:

1. Zniwelować czas poświęcany na zajmowanie się fakturami.
2. Stworzyć procedury zamówień i rozliczania faktur dla pracowników.
3. Skończyć z przerzucaniem na Ciebie odpowiedzialności za faktury.
4. Zająć się tym, co ważne na Twojej liście zadań każdego dnia.

Niby nic, a takie proces potrafi naprawdę dużo zmienić. Jestem zwolenniczką takiego podejścia do działania. W końcu każde zadanie to proces, który składa się z etapów. Ważne jest, żeby je znać i rozumieć. A jeśli do tego usprawni się ich przebieg, to będzie wprost idealnie. Zyskujesz idealne podejście do profesjonalnie zarządzanego biura.