Zanim poprzestaniesz lekturę tego artykułu na samym jego tytule, choćby dlatego, że firmowe procedury przyprawiają Cię o gęsią skórkę — poświęć mi jeszcze chwilę! Wiem, że cała ta metodyka biurowa kojarzy się z odbieraniem pracownikom swobody lub wrzucaniem ich w wir dokumentów, formularzy i załączników. W praktyce jednak to doskonałe narzędzie, które pozwala na nowo zorganizować życie firmy. Sprawdź, jak przekonać się do procedur na prostym przykładzie organizacji spotkania.
Czym są procedury?
Procedury są ustalonym z góry sposobem przeprowadzenia działania lub procesu. Stanowią więc opis kroków działania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów, ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania firmą.
Procedury powinny zatem być:
- zaplanowane,
- spisane,
- uporządkowane,
- przestrzegane przez wszystkich pracowników, których dotyczą,
- wspierać działanie w celu rozwiązania jakiegoś problemu.
Dlaczego procedury nas zniechęcają?
Firmy wprowadzając raz daną procedurę, zakładają, że musi ona zostawać z nimi na zawsze, co jednak się nie sprawdza.
W lipcu zetknęłam się z taką oto sytuacją: w pewnej firmie obowiązywała procedura dla handlowców, stworzona w 2009 r. podczas certyfikacji ISO. Firma ta ma obecnie 3 działy produkcyjne i zatrudnia ponad 100 pracowników. Procedura sprzed 12 lat nadal tam obowiązuje! Pracownicy doskonale wiedzieli, że takie rozwiązanie dawno już nie działa, nie było zgodne z obecną rzeczywistością. Procedura była nieaktualna, więc pracownicy ją lekceważyli, a co za tym idzie — uchylali się od jej przestrzegania.
Co można z tym zrobić?
Potrzebne jest spotkanie z pracownikami (sama ankieta nie wystarczy), poznanie ich wyzwań, oczekiwań i bieżących problemów (zarówno handlowców jak i administracji), a następnie stworzenie procedury, która da im konkretne korzyści.
Zauważyłam, że firmy nie chcą wprowadzać procedur, ponieważ:
- starają się unikać biurokracji,
- nie są zwolennikami struktur korporacyjnych,
- szkoda im czasu na układanie procedur,
- usiłowały już wdrożyć procedury, ale zakończyło się to niepowodzeniem,
- nie wiedzą, od czego zacząć tworzenie procedur,
- nie potrafią przekonać do nich swojego zespołu.
Korzyści z posiadania instrukcji w firmie
Wdrażając procedury, możesz liczyć na to, że każdy pracownik będzie (w końcu) wiedział, co ma robić. Zespół zacznie więc pracować na tym samym poziomie, ponieważ każdy będzie korzystał z tych samych schematów procesu. Odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu zostanie jasno określona, a wdrożenie nowych pracowników przestanie stanowić wyzwanie. Jakość obsługi klienta również ulegnie poprawie, a firma zyska szansę na sprawną organizację, która z kolei otworzy przed nią drzwi do dalszego skalowania biznesu.
Jak przekonać się do procedur?
Zacznij od przeanalizowania swojego nastawienia do nowego stylu pracy. Przyjrzyj się wymówkom, które pojawiają się w Twojej głowie, aby móc następnie z nimi walczyć. Dopiero potem podziel się całym pomysłem z zespołem.
Kolejnym krokiem będzie analiza korzyści, jakie dostarczysz swojej firmie dzięki procedurom. Wskaż, na jakie potrzeby odpowiadają i jakie wartości wniesie do życia Waszego biura. Im bardziej konkretnie do tego podejdziesz, tym łatwiej o przychylne nastawienie zespołu.
Następnym etapem będzie zaadresowanie obiekcji i kontrargumentów. Nie łudź się, że wszyscy zareagują entuzjastycznie na dodatkową ilość pracy 🙂
Teraz pora na przygotowanie swojego komunikatu. Pomyśl o tym jak o tworzeniu zaproszenia do udziału w projekcie pt. “Zmiana”. Forma zaproszenia jest też o wiele przyjaźniejsza, niż jakakolwiek próba narzucania szefowi lub współpracownikom nowych regulacji.
Kolejną czynnością będzie stworzenie planu. Uwzględnij w nim etapy projektu, jego wstępny harmonogram oraz osoby odpowiedzialne. W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę całego procesu.
Ostatnim krokiem jest prezentacja projektu wdrożenia procedur. Przeprowadzając taką rozmowę z zespołem, uwzględnij przede wszystkim: potrzeby firmy związane z dokumentami, czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel oraz korzyści, jakie przyniosą Wam te zmiany.
Organizujemy spotkanie!
Skoro wiesz już, dlaczego warto i jak przekonać się do procedur w firmie, czas na przyjrzenie się takiemu miniprojektowi w praktyce. Jak możesz wykorzystać procedurę do organizacji spotkania?
Przed spotkaniem ustal:
- jaki jest cel spotkania?
- czego będzie dotyczyło?
- kto ma w nim uczestniczyć?
A następnie:
- sprawdź dostępność zaproszonych osób,
- zarezerwuj miejsce spotkania,
- wyślij zaproszenia,
- zorganizuj dodatkowe materiały.
W dniu spotkania zadbaj o:
- przygotowanie sali i sprzętu.
A następnie:
- powitaj uczestników,
- przedstaw temat, cel i porządek spotkania,
- ustal zasady,
- podsumuj Wasze wspólne wnioski,
- zakończ spotkanie.
Po spotkaniu dopilnuj, aby:
- przekazać uczestnikom podsumowanie,
- przypomnieć o ustalonym planie działania,
- wyrazić chęć pomocy ze swojej strony.
Przeprowadzone w ten sposób spotkanie odbędzie się z korzyścią dla Ciebie, jako osoby prowadzącej oraz wszystkich jego uczestników. Wystarczy, że spiszesz sobie taką procedurę w postaci checklisty, a firmowe spotkania przestaną być wyzwaniem nie do pokonania!
Mam nadzieję, że znalazłaś tutaj odpowiedź na pytanie o to, jak przekonać się do procedur. Chciałam Ci pokazać, że wykonywanie powtarzalnych zadań może być znacznie bardziej efektywne, jeśli odpowiednio je sobie zorganizujesz. Pamiętaj jednak, aby zachować w tym wszystkim umiar. Nie musisz tworzyć procedur do każdej czynności wykonywanej w biurze!
Ale takie rzeczy jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, kontaktowanie się z klientami czy archiwizowanie dokumentów, można robić w sposób zoptymalizowany, oszczędzając zasoby, jakimi dysponujesz.
Powiązane artykuły
Pięć rad, które mogą zmienić Twoją pracę!
Majówkowy wyjazd sprawił, że w mojej głowie kłębią się różne myśli. Poza tym, chyba znacie mnie już trochę i pewnie zauważyłyście, że ja cała jestem jednym wielkim tworem myślowym. Stale mam coś na tapecie do przemyślenia, rozkładam różne kwestie na czynniki pierwsze. Taka moja
Strategia działania a zarządzanie biurem
Ostatnimi czasy dużo miejsca na blogu poświęciłam kwestii organizacji pracy biura. Oczywiście jest to główny obszar moich zainteresowań, ale same przyznacie, że kilka ostatnich wpisów rozłożyło ten temat na czynniki pierwsze. I dobrze, bo aby odpowiednio zdiagnozować to, co sprawia nam w pracy kłopot, takie
Rozmowa roczna – jak dobrze wypaść?
Każda z nas, pracująca lub która pracowała na etacie, bardzo chciała być świadomie zarządzana przez swojego szefa. Prawda? Z własnego doświadczenia, wiem jak trudne to było do osiągnięcia. Zaliczyłam kilka skrajności, jeśli chodzi o styl zarządzania. W związku z tym wiem, jak można zepsuć lub