Zanim poprzestaniesz lekturę tego artykułu na samym jego tytule, choćby dlatego, że firmowe procedury przyprawiają Cię o gęsią skórkę — poświęć mi jeszcze chwilę! Wiem, że cała ta metodyka biurowa kojarzy się z odbieraniem pracownikom swobody lub wrzucaniem ich w wir dokumentów, formularzy i załączników. W praktyce jednak to doskonałe narzędzie, które pozwala na nowo zorganizować życie firmy. Sprawdź, jak przekonać się do procedur na prostym przykładzie organizacji spotkania.
Czym są procedury?
Procedury są ustalonym z góry sposobem przeprowadzenia działania lub procesu. Stanowią więc opis kroków działania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów, ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania firmą.
Procedury powinny zatem być:
- zaplanowane,
- spisane,
- uporządkowane,
- przestrzegane przez wszystkich pracowników, których dotyczą,
- wspierać działanie w celu rozwiązania jakiegoś problemu.
Dlaczego procedury nas zniechęcają?
Firmy wprowadzając raz daną procedurę, zakładają, że musi ona zostawać z nimi na zawsze, co jednak się nie sprawdza.
W lipcu zetknęłam się z taką oto sytuacją: w pewnej firmie obowiązywała procedura dla handlowców, stworzona w 2009 r. podczas certyfikacji ISO. Firma ta ma obecnie 3 działy produkcyjne i zatrudnia ponad 100 pracowników. Procedura sprzed 12 lat nadal tam obowiązuje! Pracownicy doskonale wiedzieli, że takie rozwiązanie dawno już nie działa, nie było zgodne z obecną rzeczywistością. Procedura była nieaktualna, więc pracownicy ją lekceważyli, a co za tym idzie — uchylali się od jej przestrzegania.
Co można z tym zrobić?
Potrzebne jest spotkanie z pracownikami (sama ankieta nie wystarczy), poznanie ich wyzwań, oczekiwań i bieżących problemów (zarówno handlowców jak i administracji), a następnie stworzenie procedury, która da im konkretne korzyści.
Zauważyłam, że firmy nie chcą wprowadzać procedur, ponieważ:
- starają się unikać biurokracji,
- nie są zwolennikami struktur korporacyjnych,
- szkoda im czasu na układanie procedur,
- usiłowały już wdrożyć procedury, ale zakończyło się to niepowodzeniem,
- nie wiedzą, od czego zacząć tworzenie procedur,
- nie potrafią przekonać do nich swojego zespołu.
Korzyści z posiadania instrukcji w firmie
Wdrażając procedury, możesz liczyć na to, że każdy pracownik będzie (w końcu) wiedział, co ma robić. Zespół zacznie więc pracować na tym samym poziomie, ponieważ każdy będzie korzystał z tych samych schematów procesu. Odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu zostanie jasno określona, a wdrożenie nowych pracowników przestanie stanowić wyzwanie. Jakość obsługi klienta również ulegnie poprawie, a firma zyska szansę na sprawną organizację, która z kolei otworzy przed nią drzwi do dalszego skalowania biznesu.
Jak przekonać się do procedur?
Zacznij od przeanalizowania swojego nastawienia do nowego stylu pracy. Przyjrzyj się wymówkom, które pojawiają się w Twojej głowie, aby móc następnie z nimi walczyć. Dopiero potem podziel się całym pomysłem z zespołem.
Kolejnym krokiem będzie analiza korzyści, jakie dostarczysz swojej firmie dzięki procedurom. Wskaż, na jakie potrzeby odpowiadają i jakie wartości wniesie do życia Waszego biura. Im bardziej konkretnie do tego podejdziesz, tym łatwiej o przychylne nastawienie zespołu.
Następnym etapem będzie zaadresowanie obiekcji i kontrargumentów. Nie łudź się, że wszyscy zareagują entuzjastycznie na dodatkową ilość pracy 🙂
Teraz pora na przygotowanie swojego komunikatu. Pomyśl o tym jak o tworzeniu zaproszenia do udziału w projekcie pt. “Zmiana”. Forma zaproszenia jest też o wiele przyjaźniejsza, niż jakakolwiek próba narzucania szefowi lub współpracownikom nowych regulacji.
Kolejną czynnością będzie stworzenie planu. Uwzględnij w nim etapy projektu, jego wstępny harmonogram oraz osoby odpowiedzialne. W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę całego procesu.
Ostatnim krokiem jest prezentacja projektu wdrożenia procedur. Przeprowadzając taką rozmowę z zespołem, uwzględnij przede wszystkim: potrzeby firmy związane z dokumentami, czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel oraz korzyści, jakie przyniosą Wam te zmiany.
Organizujemy spotkanie!
Skoro wiesz już, dlaczego warto i jak przekonać się do procedur w firmie, czas na przyjrzenie się takiemu miniprojektowi w praktyce. Jak możesz wykorzystać procedurę do organizacji spotkania?
Przed spotkaniem ustal:
- jaki jest cel spotkania?
- czego będzie dotyczyło?
- kto ma w nim uczestniczyć?
A następnie:
- sprawdź dostępność zaproszonych osób,
- zarezerwuj miejsce spotkania,
- wyślij zaproszenia,
- zorganizuj dodatkowe materiały.
W dniu spotkania zadbaj o:
- przygotowanie sali i sprzętu.
A następnie:
- powitaj uczestników,
- przedstaw temat, cel i porządek spotkania,
- ustal zasady,
- podsumuj Wasze wspólne wnioski,
- zakończ spotkanie.
Po spotkaniu dopilnuj, aby:
- przekazać uczestnikom podsumowanie,
- przypomnieć o ustalonym planie działania,
- wyrazić chęć pomocy ze swojej strony.
Przeprowadzone w ten sposób spotkanie odbędzie się z korzyścią dla Ciebie, jako osoby prowadzącej oraz wszystkich jego uczestników. Wystarczy, że spiszesz sobie taką procedurę w postaci checklisty, a firmowe spotkania przestaną być wyzwaniem nie do pokonania!
Mam nadzieję, że znalazłaś tutaj odpowiedź na pytanie o to, jak przekonać się do procedur. Chciałam Ci pokazać, że wykonywanie powtarzalnych zadań może być znacznie bardziej efektywne, jeśli odpowiednio je sobie zorganizujesz. Pamiętaj jednak, aby zachować w tym wszystkim umiar. Nie musisz tworzyć procedur do każdej czynności wykonywanej w biurze!
Ale takie rzeczy jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, kontaktowanie się z klientami czy archiwizowanie dokumentów, można robić w sposób zoptymalizowany, oszczędzając zasoby, jakimi dysponujesz.
Powiązane artykuły
Dlaczego postanowienia noworoczne i zmiany nie działają?
Postanowienia noworoczne w grudniu i styczniu zostają odmienione chyba przez wszystkie przypadki i dostępne wyszukiwarki. Jest styczeń 2023 roku i cyklicznie od kilku lat, gdy pracuję z ludzkimi emocjami i mindsetem, notorycznie ten czas mnie naprzemiennie bawi i złości. Ilość pseudo altruistycznych i pustych obietnic, pięknych
Nie wiem, co zrobić. Zablokowało mnie. Dlaczego?
Jesteśmy sumą wszystkich swoich doświadczeń i strachów. Te słowa są w mojej głowie od lat. W sumie nie do końca pamiętam, skąd one się tam wzięły. Gdzie i kiedy je usłyszałam. Zostały jednak ze mną do dziś. Uzmysławiam sobie ich siłę, za każdym razem, gdy stoję pod magicznym, niewidzialnym murem. Wtedy,
4 symptomy, że możesz potrzebować zmiany w życiu
Bohaterka tego artykułu jest trzydziestokilku letnią kobietą i mieszka w jednym z większych miast w Polsce. Jest mężatką, a swoją drugą połówkę poznała już na studiach. Ich mała pociecha jest spełnieniem ich rodzicielskich marzeń. Praca na etacie daje jej poczucie spełnienia i rozwój,