8 mitów o planowaniu pracy w biurze – poznaj je!

Przez lata pracowałam z nimi u siebie, a teraz notuję je u innych. Zebrałam ich niezłą listę, lecz dziś mam dla Ciebie 8 najcięższych i najczęściej występujących. Mam dla Ciebie 8 mitów o planowaniu pracy w biurze. Dla własnej refleksji, analizy i podpowiedzi, czego lepiej unikać. Zapewne czytając tego bloga, już mnie trochę znasz. Cenię sobie bardziej praktykę niż suche teorie. Mam tutaj na myśli codzienną styczność z danym zagadnieniem, za której sprawą jesteśmy w stanie zrozumieć i prawdziwie odkryć to, z czym mamy do czynienia.

Takie ujęcie szczególnie mocno wiąże się z planowaniem, które nie bierze się (moim zdaniem) z opasłych książek, ani tym bardziej uroczych kalendarzy czy innej papeterii, ale z doświadczenia. Żeby jednak nie zdradzać już na wstępie pewnego punktu widzenia, pozwolę sobie w tym miejscu przyjąć, że planowanie jest swego rodzaju schematem działania i towarzyszących mu zasad, których trzeba się trzymać, aby planowanie spełniało swój cel.

Tematem planowania interesują się zazwyczaj ci, którzy zauważają luki w swojej organizacji czasu. Ci, którzy chcieliby podnieść swoją codzienną efektywność, a co za tym idzie także satysfakcję z życia. Celowo nie napisałam tutaj wyłącznie o pracy, ponieważ z radością zauważam, jak pozytywne rezultaty planowania w przestrzeni zawodowej – są bardzo często przenoszone następnie na inne, niezwiązane z tym aktywności. Nie ma w tym niczego złego, a wręcz przeciwnie! Planowanie jest przecież najlepszym sposobem dojścia do celu, więc czemu by nie polubić się z nim na dobre?

Wracając jednak do naszego tematu, trzeba zacząć od podstaw, czyli mitów o planowaniu pracy w biurze lub jak kto woli błędów, jakie można w tej dziedzinie poczynić. Tak się składa, że jest ich całkiem sporo. Bardzo skutecznie odsuwają one pracowników od tego, żeby zorganizować się, jak należy.

Dlaczego chciałabym Ci opowiedzieć o mitach w planowaniu pracy w biurze?

Powody są tak naprawdę trzy, w dodatku zupełnie różne:

1. znasz problemy, o których będę mówić, ponieważ spotkałaś je w swojej pracy,
2. nie masz o nich pojęcia i wolę Cię uprzedzić,
3. słyszałaś coś na ten temat, ale nie do końca wiesz, jakich sygnałów możesz się spodziewać.

Każdy z tych argumentów sprawia, że chciałbym się z Tobą podzielić moim doświadczeniem, zdobytym na przestrzeni lat w różnych organizacjach. Chyba nie muszę  dodawać, że również popełniałam te błędy w planowaniu pracy w biurze. To czyni z tego artykułu coś na kształt case study 😊

Zatem bez dłuższych wstępów – pora na konkrety!

8 MITÓW O PLANOWANIU PRACY W BIURZE

Mit 1 – Listy zadań pękające w szwach

Najczęściej popełnianym błędem, czy jak kto woli mitem planowania, jest błędne założenie, że lista TO DO może być nieskończenie długa. W końcu papier przyjmie wszystko! No cóż, papier może tak, ale Twój dzień pracy już nie koniecznie. Czas w biurze jest ograniczony, a co za tym idzie również obiektywna ilość zadań, jakie możesz wtedy wykonać.

Mit 2 – Poranne planowanie dnia

Wyobrażasz sobie pracownika, który zaraz po przekroczeniu progu biura – nie zaparza sobie kawy lub też nie oddaje się innym, otwierającym dzień rytuałom? Trudno odszukać w pamięci taką osobę, prawda? Zobacz, jak takie pozornie niewinne czynności odciągają nas od tego, na czym faktycznie powinnyśmy się skupić. Dlatego tak trudno jest przejść od nich do pracy, a już szczególnym wyzwaniem będzie zaplanowanie sobie pozostałej części dnia w pracy, które odkładane na później może po prostu nie mieć miejsca, bo błyskawicznie zaskoczy Cię codzienna bieżączka.

Mit 3 – Planowanie z dnia na dzień

Codzienne planowanie nie jest niczym złym. Zarządzanie biurem czy firmą rządzi się jednak swoimi prawami i ma własne zasady. Wymaga m.in. patrzenia poza standardowe ramy planowania. Dlatego tak istotne jest patrzenie na działania administracyjne w perspektywie tygodnia, miesiąca czy kwartału.

Sam plan dnia nie wystarczy, by móc zapanować nad kalendarzem szefa czy zespołu, przepływem zleceń, realizacją projektów i tysiącem rzeczy, które dzieją się w międzyczasie. Często by ustawić wszystkie plany, trzeba popatrzeć na nie z szerszej perspektywy. Stąd perspektywa jednego dnia nie jest do końca wystarczająca, stąd też nie może być jedynym sposobem organizowania sobie pracy.

Mit 4 – Wszystko zamiast pracy

Znasz zakres swoich obowiązków? To bardzo dobrze, tylko dlaczego w takim razie zajmujesz się rzeczami, które Cię spowalniają? Prywatne rozmowy telefoniczne, plotki ze współpracownikami, przyjmowanie na siebie pracy innych… Dobrze wiem, jak łatwo wpaść w takie pułapki, z których zdajesz sobie sprawę dopiero w momencie, kiedy musisz zabrać pracę do domu, bo znów nie zdążyłaś wykonać ich, będąc w biurze.

Mit 5  – Dążenie do ideału

Bycie perfekcyjną w biurze sprawia, że zadania zajmują Ci znacznie więcej czasu, niż powinny. Wszyscy lubią, jak rzeczy są robione dokładnie i nie wymagają później poprawek. Szczególnie cieszy się z nich Twój szef! Nie oznacza to jednak, że musisz tracić czas na bezwzględne dążenie do ideału, który bardzo często nie podnosi jakości pracy. A skoro nie widać różnicy, to sama wiesz co 😊

Mit 6 – Brak priorytetów

Masz czasem wrażenie, że wszystko jest ważne?! Nie ma przecież zadań, które nie wpływałyby na inne, które z kolei ważą na Twojej karierze, a bez nich wszystko posypie się niczym układanka z domino? Pozwól się zdominować takim myślom, a oszalejesz! No może nie do końca, ale z pewnością wpadniesz w błędne koło, które każe Ci porzucać jedne zadania na rzeczy kolejnych i tak aż do końca dnia, a potem kolejnego i kolejnego… Trzeba wiedzieć, kiedy powiedzieć sobie STOP.

Mit 7 – Przesadne upraszczanie

Listy zadań mają to do siebie, że powstają często w pośpiechu, próbując uchwycić uciekające myśli. Pojawia się wtedy pokusa, żeby skracać wszystko, co się da. Do tego stopnia, że potem nie jesteś w stanie odpowiedzieć na pytanie: „Co autor miał na myśli?” Nawet jeśli to Ty nim jesteś 😊

Pisanie w formie haseł, które niczego tak naprawdę nie mówią, wydłuża proces realizacji zadań. Otrzymujesz w ten sposób bardzo prosty przepis na to, żeby zrobić coś zupełnie innego, niż zakładałaś.

Mit 8 – Cudowne sposoby

Wiedza, dostępna na wyciągniecie ręki – potrafi rozleniwić. Uczy nas natychmiastowych efektów przy minimalnym wysiłku. Odbiera moc sprawczą, pokładając całą nadzieję w zewnętrznych rozwiązaniach. Takie same oczekiwania pojawiają się również w odniesieniu do planowania i oczekiwań z nim związanych, o czym wspominałam na wstępie tego artykułu.

I to już pełne 8 mitów o planowaniu pracy w biurze. Mam ich znacznie więcej, lecz te zdarzają się najczęściej. Z tego względu bardzo mi zależy, by przyjrzeć się im, poznać, sprawdzić czy faktycznie są u Ciebie i podjąć działanie.

Wolisz szukać magicznych sztuczek? Co prawda obiecują szybkie efekty, ale w praktyce okazują się być błyskawicznym sposobem powrotu do punktu wyjścia. Mity o planowaniu pracy w biurze nie wzięły się znikąd, zatem jednak jakieś problemy były w biurowym świecie. Myślę, że podobnie jak ja zdarzyło Ci się wpaść w taką pułapkę. Łatwa i przyjemna praca jest przecież taka kusząca!

Jeśli jednak nie chcesz doświadczyć efektu jo-jo i naprawdę zaplanować swoją pracę w biurze raz a porządnie – dołącz do procesu zmiany i działaj z moim e-bookiem!