Nadal niewiele asystentek, sekretarek czy nawet office managerów ma świadomość tego, jak ważna jest przejrzystość i zrozumienie oczekiwań w codziennej współpracy z szefem. I to nawet nie tylko o oczekiwania chodzi. Jest cała gama rzeczy ważnych, które zostają pominięte na rzecz działania „ad hoc”. Tylko, że takie działanie jest ciastkiem z krótką datą ważności. Te istotne kwestie warto ustalić już na samym początku kooperacji na linii: asystentka – szef.

Przygotowałam dla Ciebie zbilansowaną pigułkę najważniejszych zasad, które zdecydowanie powinnaś mieć wypracowane z własnym szefem.

Jeśli zatem pracujesz już w firmie jakiś czas i wciąż te wasze wzajemne relacje kuleją, wciąż powodują nieporozumienia, to zdecydowanie warto rozważyć otwarcie nowej karty i wypracowanie ich.

A jeśli dopiero teraz lub w najbliższym czasie przygotowujesz się do nowej pracy, to znaczy, że możesz spokojnie się do tego procesu przygotować wraz z opracowaną przeze mnie checklistą. Checklistę pobierzesz na samym końcu tego artykułu. Zanim jednak przejedziesz myszką w dół, by pobrać listę, zapoznaj się z artykułem dokładnie.

Jakie wartości są ważne dla każdego szefa?

Zacznijmy od początku. Zanim opowiem Ci o zasadach, chciałabym bardzo byś przyjrzała się wartościom, które dla każdego szefa są niezwykle ważne. Wymienię ich tylko kilka, bo szerzej pisałam już o tym w artykule o tym: co cenią szefowie w asystentkach. Okazuje się, że niezależnie od osobowości szefa i jego temperamentu (o tak to zdefiniujmy) wartości wyróżniane przez szefów są w zasadzie takie same.

Wyróżnić można 3 najważniejsze:

– zaufanie, w którym kryje się lojalność i dyskrecja,

– szacunek, dla jego czasu, punktualności w dostarczaniu zadań i bezpieczeństwa informacji,

– zrozumienie, dla idei firmy i formy jego pracy.

Wspominam Ci o nich dlatego, byś miała je na względzie przy ustalaniu zasad waszej współpracy. Świadomość tych wartości pozwoli Ci skuteczniej poznawać swojego szefa i wpływać na budowanie waszych relacji. To właśnie one są podwaliną każdej relacji i to nimi kieruje się człowiek przy podejmowaniu decyzji. Ty na drodze zapoznawania się z nimi będziesz miała możliwość kierowania i ustalania norm stabilizujących lub destabilizujących waszą współpracę.

POZNAJ SWOJĄ DRUGĄ, SŁUŻBOWĄ POŁÓWKĘ

Zdaję sobie sprawę, że mogę zostać zbesztana za stosowanie takiego porównania, lecz jest ono jak najbardziej prawdziwe. Szef jest człowiekiem z którym w tygodniu pracy spędzasz ponad 40 godzin. To sporo. W trakcie realizacji swojego zakresu obowiązków wykonujesz wiele zadań, podejmujesz interakcje, dyskutujesz i ustalasz. Wymiana informacji jest wręcz stała. A jednocześnie jest to dla Ciebie najbliższa Ci osoba w biurze. Nie koleżanka z działu, nie kolega z logistyki – to szef jest Twoim najbardziej zaufanym i najbliższym współpracownikiem. A przynajmniej w idealnym świecie biurowym tak dokładnie powinno być.

To za jego przyczyną jesteś tu, gdzie jesteś.

To za jego wsparciem schowasz się, gdy coś pójdzie nie tak.

To za jego przyzwoleniem otrzymasz podwyżkę lub nie.

Krąg zależności Twojej pracy od niego i jego pracy od Twojej, jest niezwykle silny.

Dlatego dobrze byś miała świadomość, że szef to twoja druga, służbowa połówka. Pogódź się z tym lub zmień pracę 😉

Poniżej przygotowałam dla Ciebie listę zakresu zasad współpracy, które warto ustalić już na pierwszej rozmowie z szefem. W swoim planie rozmowy z nim uwzględnij je wszystkie, a uwierz mi, pozytywny efekt tej rozmowy odczujesz szybciej niż Ci się wydaje.

1. WARTOŚCI

Jest taka niepowtarzalna książka Viktor E. Frankl „Człowiek w poszukiwaniu sensu”. Mocna, zaskakująca, a momentami wręcz przerażająca. To opowieść człowieka, który przeżył Holocaust i pokazuje, jak w piekle na ziemi, można znaleźć i kierować się wartościami. Jak pośród wysypu zła można odnaleźć dobre, ludzkie promyki nadziei. Wybrać swoją drogę i dobrą postawą zmieniać otaczający świat. I wszystko to za sprawą wartości. Mocny przykład, przyznaję, lecz bardzo wartościowy.

Mówię Ci o tym, bo widzę, jak bardzo bagatelizujemy system wartości w codziennym, zwłaszcza zawodowym życiu. Zalecam Ci bardzo posłuchanie swojego szefa i jego systemu wartości, wedle których postępuje w relacjach z ludźmi, w zarządzaniu biznesem i budowaniu firmy.

Posłuchaj i zrozum jego sens, który kieruje nim w życiu. Miej je na względzie w swojej biurowej codzienności. Nigdy bowiem nie wiesz, kiedy i do jakiego argumentu mogą Ci się przydać.

2. WYMAGANIA

Jednym z najczęstszych obszarów w jakich ludzie się rozmijają w pracy to wzajemne wymagania i oczekiwania. Z racji, że w biurze jest ogromna ilość wzajemnych interakcji i wspólnych zadań to stale jesteśmy „narażeni” na pracę z kimś. Z tym bywa oczywiście ciężko, bo mamy różne temperamenty, humory czy właśnie oczekiwania.

Dlaczego właśnie oczekiwania?

Zwyczajowo, w naszej głowie powstaje tzw. projekcja, która kreuje naszą rzeczywistość i wedle niej dokonujemy wyborów, podejmujemy decyzje czy nawet dobieramy słowa. Jeśli przed realizacją zadania czy projektu nie ustaliliśmy: kto i co robi, kiedy oddaje efekty, to działamy względem tego co podpowiada nam nasz mózg. A ten jedzie na całego według sztucznie wykreowanego wyobrażenia.

I teraz jak to sprowadza się do współpracy z szefem?

Otóż, weźmy te 19 osób, które odpowiedziało NIE – nie mają ustalonych zasad z szefem. To statystycznie 2/3 z tych osób przynajmniej 3-krotnie miało jakieś „scysje” z własnym szefem dotyczące sposobu, terminu lub braku realizacji jakiegoś zadania. Szef rzucił hasło, pracownica czekała na wytyczne, lecz nie doczekała się, bo:

– ona miała w głowie, że skoro szef chce jej coś zlecić to powie jej coś więcej, więc ona by nie być nachalną nie podpytuje, lecz czeka;

– on miał w głowie, że zatrudnił ją po to, by ona czytała jego myśli i po zwykłym, zdawkowym haśle wiedziała co ma zrobić, a dla niego oczywiste jest, że jak coś będzie nie jasne, to ona przyjdzie, prawda?

Już wiesz czemu posłużyłam się słowem „projekcje”? Nasz mózg kreuje sobie potencjalne wydarzenia według naszych zdarzeń z przeszłości, wyobrażeń na temat danej sytuacji lub systemu wartości, którymi kierujemy się sami w życiu. Opisuje Ci to celowo w ten, a nie inny sposób, by pokazać Ci, że to teoretycznie banalna rzecz, lecz w relacjach służbowych najczęstsza i najbardziej je psująca.

Ty, jako prawa ręka swojego szefa masz przed sobą stawiane zdecydowanie wyższe wymagania niż każda inna osoba w biurze. Dlatego pracując z szefem tak blisko, bliżej niż inni, powinnaś znać już od pierwszego dnia jego wymagania i oczekiwania względem Ciebie i Twoich zadań. Właśnie po to, by uniknąć takich trywialnych sytuacji i rozmijania się w codziennej współpracy.

3. ZADANIA Z NAJWYŻSZYM ZYSKIEM DLA FIRMY

Każda firma jest inna, a zatem każdy szef ma inaczej zdefiniowane poziomy i cele zarobku pieniędzy. Co w dużym skrócie oznacza, że każdy szef inną wagę będzie przywiązywał do innych zadań. Dla każdego priorytety będą zupełnie inne. Oczywiście, po latach pracy w tym zawodzie, wiem, że szefowie lubią, gdy rzeczy się po prostu dzieją (taki jest ulubiony zwrot każdego szefa). Jednak dla jednego najważniejsze będzie wystawianie faktur dla klientów. Dla innego realizacja zamówień. A dla trzeciego dogadzanie pracownikom, by przypadkiem nie odeszli.

Z perspektywy Twojej funkcji, Ty musisz (!) znać hierarchię ważności zadań Twojego szefa.

• W których Twoich zadaniach upatruje największą korzyść dla firmy i zysk?
• Co będzie dla niego najważniejszym Twoim zadaniem?
• Jaka według niego jest kolejność realizowanych zadań?
• Co jest dla niego mało znaczące, jeśli chodzi o Twoje zadania?

Poznanie tej kolejności od najbardziej zyskownych do najmniej istotnych pozwoli Ci na działanie zgodnie z wizją szefa i zaspokajanie jego potrzeb względem Twojej funkcji w firmie. Proste. A tak bardzo pomijane.

4. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI

Wiele z dziewczyn, które zaczynają pracę w biurze nie ma w ogóle na starcie wyznaczonych swoich zadań. Zostają wrzucone na głęboką wodę, głównie dlatego, że poprzednia osoba odeszła w trybie nagłym i po prostu ktoś ją musi zastąpić. Dlatego zaczyna swoją pracę, próbuje ogarnąć chaos, który poprzedniczka zostawiła i działa. A zakres obowiązków tworzy się najczęściej w trakcie – przed kontrolą z PIP. Znasz taki schemat? Ja tak.

Dlatego właśnie bardzo często na konsultacjach pytam dziewczyny o znajomość ich zakresu obowiązków, czy w ogóle go mają i jaki zakres odpowiedzialności mają ustalony.

Zapytasz mnie pewnie, czemu to jest tak ważne?

Szefowie wobec swoich asystentek mają wielkie oczekiwania. Dużo chcieliby im oddać, lecz nie do końca mają zaufanie. Co zatem robią?

Bawią się z nimi w kotka i myszkę. Używam tego sformułowania, by zabarwić ten temat i robię to celowo. Myszka stara się dojść do końca sznureczka na którym jest ser, ale nie bardzo wie, jak wiele tego sznurka może pociągnąć. Kot natomiast niby daje sznureczek do realizacji danego zadania, ale nie do końca popuszcza jego koniec, więc myszka czuje się zagubiona.

I wtedy wracamy do punktu nr 2 tego artykułu – wymiana oczekiwań.

Kiedy jednak myszka wie, że może zjeść 3 gramy sera, a potem może za firmowe pieniądze zamówić 10 kg nowego, to wtedy nie czuje się zagubiona. Ma zielone światło i wie, że może jeść bez żadnych przyszłych problemów. Mając ustalone zakresy myszka wie, ile sera może zjeść i zamówić, a ile nie.

Ta analogia o tyle jest dobitna, że pokazuje też, jak często my kobiety w pracy, dajemy się zaszufladkować właśnie w taką szarą, bogobojną myszkę. I kiedy podczas konsultacji zaczynam grzebać, jakie było tego podłoże, okazuje się, że sedno tkwi w nieustalonym zakresie odpowiedzialności i obowiązków.

„ Bo ja nie wiedziałam, na ile mogę sobie pozwolić.

A czy zapytałaś?

No nie.

I jest klops!”

5. CYKLICZNE SPOTKANIA

Najlepszym narzędziem we wzajemnej, zespołowej pracy jest rozmowa. Nie wymyślono jeszcze lepszej aplikacji, kartki pocztowej czy e-maila, który zastępowałby zwyczajną rozmowę. Twój partner w zespole to szef, zatem zalecam Ci spotykać się z nim regularnie. Ale nie tak w 17 sekund na korytarzu lub gdy przynosisz mu dokumenty do podpisu. Oczywiście, wtedy jesteście w stanie przegadać szybki temat, w którym potrzebujesz jego podpowiedzi czy drobnej decyzji.

Jednak w sytuacjach, gdy realizujesz wiele projektów, masz pod sobą zespół recepcjonistek lub po prostu odpowiadasz za całe biuro i jego płynność pracy – to zdecydowanie powinnaś spotykać się z szefem cyklicznie. Trochę Cię postraszę, ale gdy tego nie będzie jest wręcz więcej niż pewne, że rozminiecie się przy okazji jakiejś sytuacji i wtedy znów wpadniecie w garnuszek pt. oczekiwania.

Zatem, zdecydowanie na początku Twojej współpracy warto byście spotykali się częściej. Może raz na tydzień, może co 2 tygodnie. Potem, gdy procesy będą opracowane, procedury wdrożone, wasz zespół będzie działać, jak dobrze naoliwiona maszyna – wówczas takie spotkania cykliczne mogą odbywać się 1 raz w miesiącu. To w zupełności wystarczy, by omówić bieżące i przyszłe zadania.

6. PODSTAWY KOMUNIKACJI

To jest niezwykle szeroki temat i właściwie wymaga całego dnia szkolenia. Jest tyle mikroobszarów budowania, technik i schematów komunikacji w pracy biurowej, że byłabym nieodpowiedzialna, gdybym chciała wcisnąć wszystko w jeden podpunkt. Jeśli więc masz ochotę zagłębić się w techniki komunikacji z szefem, zapraszam Cię na nasz najbliższy warsztat, który prowadzę wraz z najlepszym szefem, jakiego znam.

Jednak przy początkach waszej współpracy, warto byś ustaliła kilka istotnych elementów, które później będziesz oczywiście rozbudowywać.

• Jak często masz przekazywać informacje?
• Które są najważniejsze, które mniej, a o których on nie chce w ogóle słyszeć? (wracam do pkt. nr 3)
• W jaki sposób szefa informować: e-mailowo, telefonicznie, osobiście?
• W jakich sytuacjach możesz szefowi przeszkadzać podczas spotkań, wyjazdów lub po pracy?
• Jakiej szczegółowości przekazywania zadań oczekuje?
• Czy życzy sobie i jak przypominać mu o: zadaniach, decyzjach, spotkaniach, telefonach, kalendarzu?
• Jak preferuje zwracać sobie uwagę, gdy coś jest nie tak?
• Jak sobie życzy, by zwracać się do niego w obecności klientów? (być może są jakieś szczególne wyjątki)
• Jak komunikujecie się wzajemnie w obecności pozostałych pracowników?
• Które informacje możesz, komu i gdzie przekazywać, a których absolutnie Ci nie wolno?

Na samym początku te informacje Ci w zupełności wystarczą. Jak jednak napisałam wcześniej, wszystko wymaga rozbudowywania i ustalania w trakcie waszej wzajemnej pracy zespołowej.

7. PRYWATA A PRACA

To temat nieco drażliwy, lecz niestety prawdziwy. Zdarza się to praktycznie wszystkim biurowym pracownikom. Różnica polega jednak na skali zadań prywatnych względem zadań służbowych. U jednych będzie to sporadyczne, a u innych nagminne. Raz na jakiś czas to każdemu szefowi może się zdarzyć. Często wiąże się to z okazywaniem zaufania wobec asystentki, co tylko świadczy dobrze o ich relacji. Takie masowe zdarzenia będą miały już inny smak i znaczenie. Smak, bo zazwyczaj w emocjach asystentki pojawia się rozgoryczenie i narastają frustracja.

I znów, gdy pytam dlaczego? To okazuje się, że:

nie ustaliliśmy na początku, jak ten temat będzie wyglądał.

A szkoda. Bo kolejny raz powtórzę się, obijamy się o oczekiwania i wymagania. To co warto na samym początku zrobić to zdecydować, czy takie sytuacje będą miały w ogóle miejsce i ich potencjalną skalę. Jeśli świadomie decydujemy, czyli obie strony się godzą, to unikniecie potem dodatkowych rozżaleń i pretensji.

Chciałabym jednak, byśmy obie miały zrozumienie dla jednej rzeczy. Twoja funkcja z definicji jest narażona na tego typu zdarzenia.

Dlatego dobrze jest, byś miała w sobie taką umiejętność, jak elastyczność.

Głównym założeniem w tym przypadku jest akceptacja dla takich wypadków, zdarzeń losowych czy sytuacji. Z myślą o Tobie. Byś unikała sytuacji zaciskania zębów i godzenia się na coś co nie chcesz, lecz i także byś dopuszczała w swojej głowie możliwość, że tak, tak się może zdarzyć. Mimo, że wcześniej ustaliłaś z szefem, że nie będzie tego typu „wypadków”.

Rozumiesz o co mi chodzi?

Wypracuj sobie podczas takiej rozmowy o zasadach współpracy wasze ustalenia. Jednak miej w sobie drobną granicę elastyczności, która absolutnie nie będzie naruszała Twoich wartości czy oczekiwań. By właśnie do naruszenia tej granicy nie doszło, to na tobie spoczywa wypracowanie jej sobie.

8. TWOJE WOW!

Pewnie myślisz, że napiszę Ci tu o czymś magicznym, co powinnaś zrobić przed swoim szefem podczas rozmowy o współpracy. To pewnie jak zaraz przeczytasz o czym myślę to się rozczarujesz.

W dużej mierze tę listę oparłam na metodzie słuchania i notowania wszystkiego co najważniejsze dla Twojego szefa. Obraz jaki zapewne Ci stworzył w głowie, podczas czytania poprzednich punktów to, że ciągle ten szef i to co dla niego ważne. Nie czarujmy się, po to jesteś w tej pracy. Pogódź się z tym! (wiem to może brzmieć okrutne).

Z tego właśnie powodu teraz nadszedł czas na Ciebie. Do tej pory pokazywałaś szefowi, że interesuje Cię współpraca z nim. Dbasz o jego potrzeby. Jesteś świetnym słuchaczem i że skrupulatnie sobie to notujesz. Super! Takiego efektu właśnie Ci życzę i do takich współprac, opartych na takich umiejętnościach będę Ci stale namawiać.

Natomiast jestem orędownikiem dbania także o drugą stronę. Bo zespół to szef i Ty. Po szefie zatem nadszedł czas na Ciebie.

WOW, o którym mówi ten punkt to nic innego jak:

Opowiedz szefowi o sobie. Czego Ty oczekujesz, czego się spodziewasz, jak lubisz pracować, czego nie lubisz i jakimi wartościami kierujesz się w życiu. Mądry lider odwróciłby kolejność i zacząłby od Ciebie. Z doświadczenia jednak wiem, że to się rzadko zdarza. Z tego powodu, jeśli Twój szef nie wpadnie na to, by Cię zapytać o Twoje własne WOW, warto byś sama poprowadziła rozmowę i się nimi podzieliła.

Jeśli jednak nie wiesz jak to zrobić to tym bardziej zapraszam Cię na wspomniany wyżej warsztat. Tam, takie realne i Twoje case study ćwiczymy.

Dla dobra ustalonych zasad i waszej współpracy zdecydowanie powinnaś opowiedzieć i uwzględniać w: planie, odpowiedzialności, priorytetach i komunikacji z szefem – swoje WOW.

Jak zatem widzisz, te 8 elementów to dopiero zalążek do wypracowania sobie całego schematu współpracy z szefem. Na pierwszym spotkaniu ustalającym wasze reguły współpracy, uwzględniaj je i:

Słuchaj!

Notuj!

Pytaj!

Podsumowaniem takiego spotkania powinien być opracowany kodeks zasad waszej współpracy. Zrozumiały dla obu stron, dlatego spisanie to nie wszystko. Bo możesz coś spisać, a i tak któraś ze stron nie wie na co się umówiliście. Zalecam Ci więc, byś przed opuszczeniem spotkania, a po spisaniu takich zasad, to Ty zadała pytanie:

Szefie, czy poruszyliśmy wszystkie obszary, czy może jest jeszcze coś co powinnam sobie zanotować?

Co zatem możesz teraz zrobić?

Przygotuj swoją listę zasad współpracy z szefem. Dobrze, byś przygotowując się do rozmowy z szefem, wiedziała o co musisz zapytać. Zwróć jednak uwagę, że najwięcej stresu może wywołać u Ciebie nie notowanie, tego na czym szefowi zależy. Poziom twojego kortyzolu we krwi (hormonu stresu) może wywołać opowiadanie o swoim WOW. Dlatego świetnie dla samej Ciebie byłoby przygotowanie się wcześniej i opracowanie swojej listy WOW.

Nie pozostawiaj takich rzeczy przypadkowi i podejściu: „będzie, jak będzie”. Przygotuj się, jak na profesjonalistkę przystało.

I jeszcze jedna wskazówka. Na pewno na spotkaniu notowałaś wszystko ręcznie. Przepisz to teraz do Worda i albo opublikuj na dysku administracyjnym (z dostępem dla Ciebie i szefa), albo prześlij to podsumowanie do szefa e-mailem.

Trzymam kciuki i napisz do mnie (na: biuro@urszularowinska.pl), jak po rozmowie!