10 wskazówek, na które Office Manager powinien zwrócić uwagę w swojej pracy

Tematem przewodnim, który omawiałyśmy w grupie Biurowych  Rewolucjonistek  w kwietniu, był „Profesjonalny Office Manager” – mózg biura, człowiek orkiestra, mistrz administracji. Poruszałyśmy kwestie jego wizerunku, cech organizacji, problemów, z jakimi najczęściej się boryka. Zwracałyśmy uwagę na techniki ułatwiające jego pracę w biurze. Wbrew pozorom funkcja Office Managera nie jest prosta. To zawód, w którym wykorzystuje się wiedzę, z zakresu zarządzania, finansów, administracji, psychologii, marketingu, stąd wymaga ona ciągłego doskonalenia oraz płynnego poruszania się w/w obszarach.

Wszystko to brzmi profesjonalnie, kiedy czytamy artykuły, książki, publikacje. Wiele mądrych wskazówek, definicji. Nasuwa się zatem pytanie:

Od czego ma zacząć Office Manager, który dopiero rozpoczyna swą drogę w tym zawodzie?

Czyli:

1. Nigdy wcześniej nie pełniłam funkcji Office Managera – jest to dla mnie nowa forma np. awansu wewnętrznego – tak jak to było w moim przypadku,
2. Przychodzi do nowej organizacji, w której ma pełnić funkcję  Office Managera.

W tym artykule chciałabym Wam przedstawić, w jaki sposób stworzyć dobre miejsce pracy dla samej siebie, z punktu widzenia Office Managera oraz dla swoich podwładnych.

Tylko co to znaczy to dobre?

To miejsce, do którego chcesz przychodzić i lubisz to, co robisz. Ktoś kiedyś powiedział, że:

„jeśli lubisz to co robisz w pracy, nie przepracujesz ani jednego dnia”.

Jak zatem zbudować swój wizerunek fachowca, jak ważne są zasady organizacji pracy, komunikacja wewnętrzna oraz jak stworzyć właściwą atmosferę w pracy? Nie będzie trudnych definicji, skomplikowanych słów, ponieważ wszystkie opisane wskazówki, stanowią moje własne przemyślenia, wnioski, które wyciągam każdego dnia, pełniąc funkcję Office Managera.

Odbiegając od  pisania „suchej teorii” pozwolę sobie na odrobinę prywaty.

Od 7 lat pracuję w instytucji świadczącej usługi w zakresie organizacji
kultury, sportu i rekreacji. Rozpoczynałam swoją pracę w tym miejscu od stażu z urzędu pracy, jeszcze jako studentka studiów zaocznych. Na początku kompletnie nie wiązałam przyszłości z tym miejscem. Stażyści jak wiadomo, zwykle są, odchodzą, przychodzą nowi…

Dzięki rzetelnej pracy i zaangażowaniu, po odbytym stażu, szef  zaproponował mi etat referenta ds. administracyjnych. Kiedy po kilku latach pracy na stanowisku referenta, firma rozszerzyła swoją działalność, zaproponowano mi objęcie funkcji kierowniczej.

Z jednej strony radość z tego, że szef dostrzegł moją ciężką pracę i zaangażowanie. Z drugiej obawa o to, jak nie zaprzepaścić kredytu zaufania i być równie dobrym kierownikiem, jak do tej pory referentem.

Koniec prywaty 🙂 Prywata miała na celu pokazanie, że nie zawsze mamy gotowe procedury, wzory, wytyczne jak działać, czego wymagać, z jakich rozwiązań korzystać, rozpoczynając pracę w roli Office Managera. Dla mnie to zadanie było tym bardziej utrudnione, że wcześniej takie stanowisko w firmie nie istniało.

Ten obszar musiałam „zagospodarować sama” i zrobić to na tyle z głową, by czuć się w tym miejscu dobrze, skutecznie realizować cele i optymalizować pracę swoją i innych pracowników. Stworzyć swój system od początku, po swojemu.

Tylko, jak to zrobić by system działał sprawnie, gdy ja raczkuję w zarządzaniu?

Od czego zatem zacząć, aby stworzyć dobre miejsce pracy dla siebie i swoich pracowników, z perspektywy Office Managera?

Myślę, że 10 opisanych przeze mnie wskazówek pozwoli na wskazanie obszarów, którym warto się przyjrzeć na początku drogi każdego „świeżo upieczonego” Office Managera.

1. USTAL Z SZEFEM SWOJE OBOWIĄZKI I PRZYWILEJE

To bardzo ważne, by zrobić ten krok na samym początku pracy na stanowisku Office Managera. Porozmawiaj z przełożonym rzeczowo:

– jak widzi Twoją funkcję,

– czego oczekuje od Ciebie jako Office Managera,

– jakie masz narzędzia do dyspozycji,

– jakie masz przywileje jako kierownik,

– jakie decyzje możesz podejmować samodzielnie,

– jakie zobowiązania możesz zaciągać w ramach swojego stanowiska, a co powinnaś konsultować.

Dowiedz się szczegółowo,  jakie cele masz do zrealizowania. Ustal metody ich weryfikacji.  Krótko mówiąc dobrze, od samego początku wiedzieć:

– po jakim obszarze możesz się poruszać,

– jaki jest Twój zakres działań,

– czego możesz wymagać od swoich podwładnych,

– w jaki sposób możesz nagradzać czy też karać.

To ważne przede wszystkim dlatego, by nieświadomie nie wchodzić w kompetencje szefa, który może uznać, że w pewnych sytuacjach pozwalasz sobie na działania wykraczające poza Twoje uprawnienia. Ty możesz zrobić to zupełnie nieświadomie. Lecz Twój szef może uznać, ze pozwalasz sobie na zbyt wiele i wchodzisz w jego kompetencje. Zrozumienie na płaszczyźnie Szef – Office Manager od samego początku, jest bardzo ważne. Pozwoli uniknąć niejasnych sytuacji oraz niespełnionych oczekiwań z dwóch stron.

Po więcej szczegółów o przygotowaniu do rozmowy z szefem i wyznaczaniu zasad zajrzyj do artykułu o współpracy z szefem.

2. PRZYJRZYJ SIĘ SYSTEMOWI ORGANIZACJI I ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW

Przeanalizuj, z jakimi rodzajami dokumentów będziesz mieć styczność. Zakres obowiązków dla kierownika administracyjnego w żadnej organizacji nie jest identyczny. Stąd na starcie dobrze jest poznać, jakie rodzaje dokumentów będziesz przetwarzać.
Zwróć uwagę, w jaki sposób są one przechowywane.

Czy jest system segregowania i archiwizacji dokumentów, jak i czy działa?

Czy dokumenty są wyłącznie w formie papierowej?

Czy też są archiwa w formie elektronicznej?

Co przechowujesz papierowo, a co elektronicznie?

Czy archiwa elektroniczne są zabezpieczone?

Czy jest robiony backup danych, w jakiej formie, i gdzie jest przechowywany?

Analiza w/w obszarów pozwoli Ci zorientować  się i ocenić, jak i czy funkcjonuje system organizacji i archiwizacji dokumentów.

Jeśli coś działa sprawnie, nie warto wywarzać otwartych drzwi, często jednak osoba, która patrzy świeżym okiem, dostrzega niedociągnięcia, których osoby z wnętrza organizacji nie widzą. To dobry moment, by zrobić, wdrożyć swoje pomysły, jeśli mają zoptymalizować ten obszar.

3. PRZYJRZYJ SIĘ PROCEDUROM STOSOWANYM W FIRMIE W ZAKRESIE ORGANIZACJI ADMINISTRACJI

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie? Czy firma posiada ustalone procedury stanowiące o obiegu dokumentów w firmie? Jak wygląda dziennik korespondencji, w jaki sposób jest prowadzony? Jak jest zorganizowana biurowość w firmie?

Jak wygląda przepływ informacji w firmie? Jak wygląda system pracy z dokumentami, nad którymi pracuje kilka osób, komórek (realizacja zamówień, przygotowanie dokumentów zakupowych do księgowania, tworzenie umów, organizacja podróży służbowych itp.)?

Jak wygląda komunikacja wewnętrzna w firmie w zakresie realizacji zadań służbowych wśród współpracowników? Jak wygląda komunikacja z klientem zewnętrznym firmy?

Jak wygląda raportowanie i sprawozdawczość?

Analiza w/w obszarów pozwoli Ci dostrzec problemy, wąskie gardła, błędy. Na tej podstawie będzie można stworzyć niezbędne procedury, porządkujące pracę, jeśli ich nie ma, bądź jeśli nie działają prawidłowo.

4. ZAPOZNAJ SIĘ Z SYSTEMAMI INFORMATYCZNYMI, NARZĘDZIAMI WYKORZYSTYWANYMI W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA BIUREM

Zobacz, jakie narzędzia informatyczne masz do dyspozycji. Z jakich narzędzi korzysta firma? Czy jest to oprogramowanie bezpłatne, płatne, jakie są licencje? Czy oprogramowanie jest przydatne i faktycznie wykorzystywane? Być może płaci się za coś, co w rzeczywistości nie funkcjonuje. Przetestuj posiadane rozwiązania, by zobaczyć czy są przydatne i warto z nich korzystać. Lub też pozyskaj lepszą wiedzę i argumenty, by zmienić, ulepszyć oprogramowanie, bądź wprowadzić korzystanie z niektórych funkcji.

Zwróć uwagę, w jaki sposób Twoi pracownicy korzystają z funkcji oprogramowania, być może coś sprawdza się doskonale, a inna funkcja już nie sprawdzi się w Twojej jednostce. Odnieś się do procesów, którymi będziesz zarządzać, popatrz pod tym kątem, aby systemy informatyczne usprawniały Twoja pracę i Twoich przełożonych, a nie odwrotnie.

5. ZAPOZNAJ SIĘ Z ZAKRESEM OBOWIĄZKÓW PODWŁADNYCH

Jako kierownik powinnaś znać obszary działań i odpowiedzialności swoich pracowników. Mieć świadomość, jakie czynności wykonują na co dzień, jakie cyklicznie, jakie sporadycznie. Jakie mają kompetencje Twoi pracownicy? Przyjrzyj się systemowi ich pracy, talentom, na pewno są obszary, w których wykazują się ponadprzeciętnie, a też są takie, które sprawiają im problemy.

To ważne, by kierownik znał obowiązki swoich pracowników w praktyce. Ma w tym przypadku większą świadomość, ile potrzebują czasu na realizację danych zadań. Dzięki temu buduje swój autorytet, kiedy pracownicy widzą, że jest to człowiek, który zna się na ich „robocie”. Pracownicy bardzo łatwo wykorzystują nie wiedzę kierownika, widząc, że ten nie „czuje” pracy, którą zarządza.

6. CHCIEJ POZNAWAĆ LUDZI

Nie traktuj ludzi wyłącznie, jak roboty realizujące cele. Poznaj ich zachowania, przyzwyczajenia, rozmawiaj. Nie raz nieformalna rozmowa z pracownikiem, pozwala rozluźnić napiętą atmosferę i zmienia nastawienie ludzi do Ciebie, jako do człowieka. Nie chodzi tu o to, by akceptować wszystkie przywary pracowników, ale by wypracować system, który pozwoli tym ludziom czuć się w pracy dobrze. Nie czując jednocześnie, że są wyłącznie „maszynami”.

7. USTAL ZASADY WSPÓŁPRACY Z PODWŁADNYMI

To aspekt, który należy omówić na samym początku współpracy. Nie myśl takimi kategoriami: „a dobrze nam się rozmawia, pracują, jakoś to będzie”. Ludzie, którzy nie mają wytyczonych zasad od samego początku, będą robić tak, jak im jest wygodnie. Przy pierwszej lepszej okazji, tłumacząc się, że nie wiedzieli. Ty zaś nie masz możliwości wyciągnięcia konsekwencji, jeśli na starcie nie określisz zasad współpracy. Nie wyjaśniając zasad, narażasz się również, na sytuację, w których pracownicy będą Cię testować, na ile mogą sobie pozwolić.

Ludzie bardzo często próbują naginać przełożonego, kiedy widzą, że na wszystko się zgadzasz. Po co generować konflikty? Jasne zasady, ustalone od samego początku, wdrożone procedury pozwolą uniknąć niedomówień oraz ułatwią rozliczanie z wykonanej pracy. Trudniej jest wprowadzać zasady po jakimś czasie, kiedy ludzie już nabiorą przyzwyczajeń lub też „rozszyfrują” Cię.

8. STAWIAJ NA BUDOWANIE ZESPOŁU

To, jakie będą efekty Twojej pracy, zależy w dużej mierze od tego, jaki zespół uda Ci się zbudować. Analizując ten obszar skup się na ludziach. Ty, jako kierownik powinnaś być dla nich. Muszą czuć w Tobie wsparcie, lecz także autorytet. Zwracaj uwagę na budowanie motywacji pracowników. Ludzie nie lubią robić czegoś, co nie ma sensu. Nie generuj niepotrzebnych konfliktów, unikaj rugania pracowników na forum. Rozwijaj ich kompetencje, ale też motywuj swoimi działaniami. Oceniaj efekty pracy, nie ludzi.

9. ZADBAJ O WŁAŚCIWE WARUNKI PRACY

Mam na myśli tutaj ergonomię i komfort pracy. To ważne, by w biurze było odpowiednie światło, a pracownicy mieli dobrze przygotowane miejsca do pracy. Dostosowaną do warunków przestrzeń do pracy i przechowywania dokumentów, właściwą temperaturę pomieszczenia. Takie drobiazgi jak: muzyka, wspólna kawa, herbata są miłymi akcentami i budują pozytywną atmosferę. Porozmawiaj z ludźmi, jak widzą te obszary.  Zupełnie inaczej się pracuje, kiedy nie uwierają takie drobiazgi jak np. brak wody pitnej, czy ogólnodostępnej kawy. Na rynku można zauważyć, jak coraz więcej firm zaczyna dbać o ten obszar, oferując swoim pracownikom np. darmowe owoce podczas przerwy śniadaniowej.

10. NIE ODPUSZCZAJ!

Pracownicy łatwo tracą motywację. To Ty, jako kierownik musisz dawać im siłę do działania. Dostarczaj wyzwań, zadań. Wdrażaj nowe rozwiązania i pomysły, napędzając tym samym ich do działania. Rozliczaj, nagradzaj, pracownicy muszą widzieć, że „machina się kręci”, aby i oni stale mieli cele, które chcą osiągać. Dbaj o ciągłe doskonalenie swoich kompetencji, miejsca pracy, atmosfery, procesów, co spowoduje wzrostu zaangażowania pracowników.

Opisane obszary stanowią dla mnie 10 przysłowiowych przykazań, które wypracowałam, dzięki własnym działaniom podejmowanym, rozpoczynając pracę na stanowisku Office Managera. Czy to jedyne właściwe wskazówki?

Z pewnością nie! Punkt widzenia jest zależny m.in. od specyfiki działalności, która nas dotyczy. Jestem przekonana, że ilu kierowników, by się nie spotkało podczas wspólnej dyskusji dot. w/w tematu, zawsze znajdą wspólne mianowniki.

Co mogę zatem radzić młodym menadżerom, którzy rozpoczynają swoją pracę w nowym zawodzie, w nowym środowisku?

• Miejcie oczy i uszy szeroko otwarte.

• Słuchajcie ludzi.

• Myślcie szeroko.

• Dążcie do doskonalenia swoich umiejętności.

• Dbajcie o zespół, próbując również stanąć w tych trudnych, konfliktowych sytuacjach „po drugiej stronie lustra”.

• Odłóżcie emocje na bok i działajcie! Ja się tego ciągle uczę i nie przestanę…

bo ciągłe doskonalenie jest procesem trwającym.

Pozdrawiam 🙂

Renata

Artykuł ten napisała Renata Krajewska, Biurowa Rewolucjonistka. Renata współpracowała ze mną w grupie Biurowych Rewolucjonistek na Facebooku i opracowywała temat: Profesjonalny Office Manager.