Ciekawe, czy z czym kojarzy Ci się wiosna? Z pewnością nie z pracą za biurkiem. Tego jestem wręcz pewna. Ponieważ jednak to nie jest blog lifestylowy, lecz skupiony na opanowaniu biurowego rozgardiaszu to pozwól, że zostanę pośród tego, co przyziemne. Tę magiczną wiosnę na zewnątrz  skojarzę z porządkowaniem przestrzeni w środku. Tej, którą na co dzień zarządzasz i tworzysz dla innych.

Przyznaję, wiosna to niesamowity czas. Rośliny budzą się do życia, powietrze nabiera wyjątkowego zapachu, a ptaki śpiewają swoje sonety. Prawie, jak w biurze 😉 Stroje pracowników stają się luźniejsze, pojawiają się przewrotne uśmiechy i dzięki wpadającemu do biura słońcu, widać sterty niepotrzebnych i zalegających po zimie, rzeczy. Ty też je dostrzegłaś?

My kobiety jesteśmy przyzwyczajone, zapewne przez nasze mamy, że wiosna to czas porządków, odkurzania i uporządkowywania przestrzeni wokół. Oczywiście, można się obrazić i powiedzieć; wstrętna indoktrynacja naszych czasów i próba wbijania kobiet w rolę sprzątaczki. Jeśli jednak spojrzysz na to z perspektywy szansy i nowego startu, to motto wiosennych porządków, nabiera zupełnie innego wyrazu.

 

„Nastawienie jest małą rzeczą, która robi dużą różnicę”.

Winston Churchill

 

Bo chyba przyznasz, że wszystko zaczyna się od nastawienia. To w nim tak naprawdę tkwi sens naszych działań i podejmowanych decyzji. Tę moc mamy w sobie i dzięki niej możemy decydować, jak radzimy sobie z naszymi problemami, czy sytuacjami, w jakich się znajdujemy. Czy przyjmujemy je pozytywnie, czy negatywnie. Jaka ta wiosenna rzeczywistość tak naprawdę będzie 😉

Jeśli zatem zmienisz nastawienie i chciałabyś zrobić coś pozytywnego dla swojej organizacji pracy, to przygotowałam dla Ciebie listę 20 pomysłów na wiosenne porządki w biurze. To taki szwedzki stół, z którego możesz wybrać coś dla siebie i swojej lepszej pracy.

To co, jesteś ciekawa?

 

 

 

20 pomysłów na wiosenne porządki w biurze

 

 

1. Stwórz 1 kalendarz, nie kilka.

 

Jak pewnie już doskonale wiesz, planowanie pracy jest kluczowym elementem organizacji. Rozkładanie zadań na mniejsze zadania, przypisywanie im odpowiednich pór pracy i tak dalej itd. To umiejętności, na które każda administratorka biura powinna zwrócić uwagę. Niezależnie jednak, jaki system sobie przyjęłaś, warto byś narzędzie, które do tego wykorzystujesz – miała jedno.

Oczywiście myślę tu o kalendarzu. Jednym, prostym i skutecznym. Nie kilku, nie różnych, lecz jednym, a konkretnym.

Oszczędź sobie czas i nie wpisuj w różne miejsca jednego zadania. Stwórz sobie kalendarz jak najbardziej przydatny tobie i twojej organizacji. Unikaj wpisywania swoich zadań, w kilka różnych miejsc. Spróbuj zrezygnować z kilku na rzecz jednego, a skutecznego.

 

2. Uporządkuj swój komputer i jego foldery.

 

Jednym z głównych narzędzi naszej pracy jest komputer. Przechowujemy w nim absolutnie wszystko, zaczynając od tego, co najważniejsze, po to, co zupełnie nieistotne. Kiedy ostatnio sprawdzałaś wydajność swojego dysku? Jaki procent zajmują: śmieszne filmy, gify czy memy? Masz takie na firmowym sprzęcie?

Uporządkuj wszystkie foldery, pliki, zestawienia, obrazy i prezentacje. Skataloguj je według jednego klucza, możesz według poniższego:

• Dokumenty rejestrowe firmy,
• Korespondencja przychodząca i wychodząca,
• Umowy sprzedaży/klientami,
• Umowy z dostawcami,
• Dokumenty ZUS i US,
• Ubezpieczenia,
• Faktury,
• Dokumenty kadrowe
• Zestawienia,
• Prezentacje,
• Zarząd,
• Pozostałe.

Spraw, by porządek Twojego komputera wspierał twoje codziennie wykonywane obowiązki. Zniweluj ilość czasu poświęconego na szukanie ważnych plików i oszczędzaj sprzęt, który służy twojej słusznej sprawie. Dzięki temu jeszcze dłużej ci posłuży.

 

3. Zarchiwizuj zamknięte sprawy.

 

Pewną zimową porą zajmowałaś się ważną dla szefa umową. Zakończyłaś ją w styczniu, lecz do dziś nie odniosłaś jej do papierowego archiwum. Spokojnie, dlaczego tak się stało, odpytywać Cię nie będę. Nie tym razem 😉 Ważniejsze, byś dała odpocząć tym papierom, tam gdzie ich miejsce.

Wszystkie zamknięte sprawy, którymi już się nie zajmujesz, opisz, opieczętuj, podpisz, zeskanuj i schowaj do archiwum. Tam będzie im na pewno dobrze i tam zdecydowanie jest ich miejsce.

Pomyśl także, czy sprawy, które z jakichś powodów masz niedomknięte, bo np. aneks od klienta jeszcze nie wrócił, to czy mimo wszystko nie lepiej je także schować już do archiwum. A brakujący dokument dopniesz na spokojnie, gdy przyjdzie. Po co ci te zbyteczne papiery na biurku?

 

4. Zniszcz lub oddaj na makulaturę.

 

W większości biur jest takie miejsce, gdzie jest wszystko i nic. Czyli papiery, które nikomu już do niczego nie były potrzebne i nie było obowiązku prawnego, by je przechowywać. Trzymano je jednak z myślą „na wszelki wypadek”.

Zalecam ci więc poświęcić te 2, no może 3 godziny, by przejrzeć tę magiczną stertę papierzysk, wybrać co rzeczywiście powinno zostać, a o reszcie zapomnieć.

Jak? Najlepiej w otchłani niszczarki lub w skupie makulatury. Stare, firmowe gazety lub prenumeraty sprzed 7 lat z pewnością znajdą tam swoje upragnione przeznaczenie. Na co komu porady sprzętowe, gdy świat IT pędzi szybciej niż prędkość światła. Zniszcz, spal, wyrzuć 😊

 

 

5. Magazynowe porządki.

 

Czy u Ciebie jest instytucja magazynku? Do dziś pamiętam, podkradanie z niego ciasteczek, soków i czekoladek. Dlatego zawsze chowałam kluczyk w różne miejsca. A co! Chłopaki same w biurze i to na głodniaka plus klucz do magazynku – zła kombinacja 😉

Może jednak, w czasie świąt i noworocznych prezentów został tam jeszcze lekki bałaganik, który wymaga kobiecej ręki i stworzenia nowego ładu. Sprawdź, co rzeczywiście jest tam potrzebne, a co po prostu możesz wyrzucić. Być może szykuje się kolejna firmowa impreza, a ty czujesz, że z pewnością marketing wrzuci tam stosy pudeł z gadżetami. Tylko, gdzie to wszystko zmieścić?

Pomyśl, może to dobry moment na mały remanent stanów obecnych, wyrzucenia śmieci i stworzenia jednego systemu przechowywania rzeczy dla poszczególnych działów firmy.

 

6. Zarządź porządek na biurkach firmowych.

 

Czy wiesz, że:

• na przeciętnym biurku jest 14 razy więcej bakterii niż na desce klozetowej?
• na cm² klawiatury komputerowej żyje 510 bakterii?
• rotawirusy mogą żyć 60 dni na powierzchniach plastikowych, metalowych czy drewnianych?
• 69% zakażeń przewodu pokarmowego wynika z niemycia rąk?

Jeśli to nie jest wystarczający powód dla zarządzenia ogólnobiurowego sprzątania biurek, to zrób z tych danych plansze i rozwieś ludziom najlepiej nad ekranami. Po kilku dniach wpatrywania się w takie dane jestem pewna, że zmienią zdanie diametralnie.

Zapewne pojawia Ci się myśl, ale u nas pani sprzątająca codziennie ściera biurka. Tylko czy ściera także klawiatury, zszywacze, telefony? Czyli wszystkie rzeczy, które codziennie każdy pracownik dotyka na swoim biurku przynajmniej kilkukrotnie?

Jeśli stworzysz ogólnobiurową akcję pt. „wiosenne porządki” masz większą siłę przebicia wśród pracowników z takim pomysłem. Pokazujesz i oddajesz im odpowiedzialność za swoje stanowisko pracy i uświadamiasz, jak w biurze = firmie dbacie o ich zdrowie. Jak dla mnie, większej argumentacji nie trzeba.

Wspólna odpowiedzialność to jednak coś, co motywuje innych do działania. Wykorzystaj to.

 

7. Zrób przemeblowanie.

 

To mój ulubiony punkt. Uwielbiam, co jakiś czas co nieco zmienić. Oczywiście w biurze możesz mieć mniejsze pole manewru niż ja na przykład w swoim domowym biurze. A właśnie jestem w trakcie takich zmian. Zaczęło się od zmiany układu, wymiany biurka, teraz czas na ścianę i dekoracje. Niby niewielkie nic, lecz w mojej głowie odświeża pomysły, pobudza kreatywność (o aspekcie kreatywności pisałam już kiedyś w artykule o kompetencjach miękkich asystentki ) i otwiera moją głowę na kolejne wyzwania. Jakoś tak to na mnie działa.

Sprawdź, być może nowy obrazek nad biurkiem lub tablica zadań/myśli sprawi, że odświeżysz jakoś swoją przestrzeń pracy. Być może taka mała zmiana wyzwoli w tobie pozimową chęć do działania. Otworzy szufladki, które przysypała melancholia zimna i da ci nową energię od samego wejścia do biura.

Pobudź swoją wyobraźnię, nawet niewielkim finansowym kosztem. Kto powiedział, że zmiany muszą coś kosztować. Może przesunięcie biurka lub odwrócenie monitora będzie już samo w sobie efektem WOW. I to nie tylko u Ciebie, ale też u szefa 😉

 

8. Jedzenie tylko w kuchni!

 

Skoro już wiesz, ile zarazków i gdzie spotykają się z nami każdego dnia, to może przy okazji wiosennych porządków warto wprowadzić nową zasadę w biurze. Dlaczego by nie zarządzić jedzenia w pracy tylko w kuchni lub kantynie?

Zrób:

• śmieszny obrazek lub grafikę,
• ułóż do tego kilka ciekawych zdań,
• podaj przykład sytuacji nie fajnych, a związanych z jedzeniem przy biurkach,
• zrób krótką pogadankę,
• wyznacz termin, od kiedy zasada obowiązuje i siup!

Niech działa. O jedzeniu przy biurkach i zapach w biurach typu open space krążą już po mieście legendy. Może warto nie dokładać do tego więcej, tylko zapoczątkować nowy, wiosenny standard 😉

 

9. Bezprzewodowe akcesoria.

 

Gdyby tak policzyć ilość kabli, jakie znajdują się w każdym biurze, to myślę, że metry kabli należałoby liczyć w tysiącach.  Wiadomo, jakoś te wszystkie urządzenia muszą działać. Tylko najczęściej te kable są niezwykle niebezpieczne, bo puszczone byle jak i byle gdzie. Do dziś pamiętam upadek w jednej z firm, gdzie prawie straciłam zęby. I to nie dlatego, że jestem ślepa i nie patrzyłam pod nogi!

Spróbuj zasięgnąć opinii ekspertów od IT lub elektryków i jeśli u Ciebie w firmie, nie ma takich rozwiązań dotąd stosowanych, to może warto rozważyć zmianę typowych podłączeń kablowych na te bezprzewodowe. Popatrz, co jest dostępne na rynku, zrób kalkulację, zaprezentuj ją szefowi i wymień stare rozwiązania technologiczne na nowe. A na pewno te wiszące i wijące się wszędzie kable warto uporządkować, pospinać i zabezpieczyć.

 

10. Zleć wiosenne przeglądy.

 

Zbliża się okres, gdy słońce coraz częściej będzie wkradać się do biura, a to oznacza, że wzrośnie ilość zużytej wody, a przestawianie klimatyzacji na opcję „cool” znów stanie się rutyną. Warto zatem zlecić wiosenne przeglądy urządzeń. Na pewno tych, których zużycie wzrośnie.

Myślę tu o:

• Klimatyzacji,
• Wentylacji,
• Ekspresu do kawy,
• Dystrybutorów lub filtrów wody,
• Kser lub urządzeń drukujących/skanujących,
• Monitoringu,
• Instalacji gazowej,
• Gaśnice, hydranty – ppoż.
• kotłownia

Takie sprawdzenie przed sezonem wszystkich urządzeń da ci pewność i spokój, że w gorącym sezonie nic cię nie zaskoczy. Sprawdź wszystkie protokoły kontroli i ich terminy. Bądź spokojna, że nadchodzące lato będzie spokojne i bez niespodzianek.

 

11. Zrób swój własny mini audyt przestrzeni wokół.

 

Skoro wiosenne porządki, a ty chcesz zarządzić w biurze sprzątanie to z pewnością warto zacząć od siebie i świecić dobrym przykładem. Uporządkuj to, czym zarządzasz. Przestrzeń na biurku, przegródki, szafki z materiałami, miejsce wokół ksero, kartony pod biurkiem. Sprawdź, co rzeczywiście potrzebujesz. Zobacz, które usprawnienie lata temu wdrożone, najzupełniej już nie działa. Jakie rzeczy zalegają Ci gdzieś w najbliższej przestrzeni, a jakie są ci zupełnie zbyteczne i wręcz od dawna cię denerwują.

Ustal, jakie miejsca, kartki, listy i przegródki ułatwiają ci pracę na co dzień. Co absolutnie potrzebujesz mieć w zasięgu swojej ręki, a co możesz odłożyć gdzieś dalej i sięgać po nie okazjonalnie. Zastanów się, jak możesz małymi rzeczami oszczędzić nawet po kilka minut dziennie. Bo przecież na tym polega zasada Kaizen:

 

„Udoskonalanie nigdy się nie kończy i najlepiej metodą małych kroków”.

 

12. Opisz szafki w biurze.

 

Pewnie doskonale wiesz, jak to jest szukać igły w stogu siana. Mówiąc inaczej, szukasz, wkurzasz się, dalej szukasz i nie znajdujesz. Osobiście mam wtedy taką białą pianę toczącą się z ust i marzenie o magicznej różdżce, która złocistym strumieniem poddaje mi pod nos, to czego właśnie szukam.

Wyobraź sobie więc, jaką frustrację musi czuć pracownik, który szuka jakichś spinaczy po omacku, a na dodatek ciebie nie ma w biurze. No szlag go jasny trafia. Co tu dużo mówić.

Prostym trikiem organizacyjnym, a świetnie pasującym do wyczyszczonych w ramach wiosennych porządków szafek, jest opisanie małymi karteczkami lub obrazkami szafek i tego, co się w nich znajduje.

Możesz to zrobić na zewnątrz lub wewnątrz szafki. Tę drugą opcję polecam Ci szczególnie przy okazji szafek z dokumentami.

13. A skoro o dokumentach mowa, to:

 

zdecydowanie zalecam Ci wiosenne dokumenty w papierach. I to nie te, o których pisałam Ci już w punkcie 4. Chodzi mi o uporządkowanie papierów w obiegu firmowym. Tych, codziennych i tych zarchwizowanych.

Zamiast opisywać Ci wszystko znów po kolei, zachęcam cię do zapoznania się z moim artykułem o E-Bookiem o Organizacji Dokumentów Biurowych i krok po kroku stwórz workflow pracy z dokumentami.

 

14. Zrób listę czynności zbędnych.

 

Jakimś cudem przy okazji porządkowania przestrzeni może wpaść Ci do głowy taki dziwny z pozoru pomysł: kurcze, po co ja się tym zajmuję. Przecież, ja wcale nie muszę tego robić. Chodzi tu głównie o zadania, które robisz, lecz nie do końca są twoje.

Zanim jednak pobiegniesz do szefa i rzucisz mu fochem: „ja tego robić więcej nie zamierzam”, zrób proszę coś zupełnie innego. Weź proszę kartkę i przeanalizuj dokładnie swój dzień pracy. Godzina po godzinie, minuta po minucie, sekunda po sekundzie.

Zachęcam Cię do rozbioru swojego dnia pracy na czynniki pierwsze i zrobienia rachunku sumienia. Być może wyjdzie, że robisz jakieś czynności zupełnie nieprzydatne. Takie, które zajmują ci sporą część dnia, a tak naprawdę są one zbyteczne. Nie śmiej się! Znam takie przypadki. Czynności, które można uprościć lub wyeliminować. I dopóki się ich nie zobaczy lub inaczej nie uświadomi, trudno pomyśleć o ich wykreśleniu z listy.

 

15. Deleguj.

 

Jak pokazują badania, 41% pracowników swój czas poświęcają na zadania, których absolutnie nie lubią i które ich w ogóle nie zadowalają. A które zdecydowanie mogą być wykonywane przez kogoś innego. Zachęcam cię do wykorzystania analizy z poprzedniego punktu i przygotowania sobie listy argumentów, wyliczeń i danych do prezentacji ich szefowi.

Określ zadania, które możesz komuś powierzyć. Bo możesz:

– nie robić zadań za inne osoby w biurze,

– nie wykonywać dodatkowych prac dla innych działów, a których nie masz w zakresie obowiązków,

– nie tracić czasu na zadania, które może wykonać np. student za dużo mniejszą stawkę niż twoja 1 godzina pracy.

Oddeleguj zadania, których wykonanie nie sprawia ci satysfakcji, nie masz na nie czasu lub po prostu nie należą do twojej listy obowiązków. I zanim powiesz, że to niemożliwe, dokładnie i rzeczowo się nad tym zastanów.

 

16. Wdróż aplikacje.

 

Do technicznych freaków nie należę, lecz jest kilka aplikacji, które mogę Ci pomóc podnieść swoją efektywność pracy. Być może znajdziesz wśród nich i coś dla siebie. Poszukaj tych, które dokładnie odpowiedzą na twoje wymagania i potrzeby.

a. NOZBE – polska aplikacja do zarządzania zadaniami. Polecana jest szczególnie tym osobom, które nigdy wcześniej nie używały takich systemów. Ma fajny, przejrzysty widok. Łatwa w obsłudze i możesz dzielić projekty z innymi.

b. REMEMBER THE MILK – ten serwis internetowy umożliwia tworzenie listy TO DO. Możesz korzystać na komputerze, tablecie, smartphonie i Gmailu. Nie musisz wykupywać wersji płatnej, w darmowej masz właściwie wszystko, co potrzebne.

c. ANY. DO – ponoć jedna z najpopularniejszych aplikacji do checklist i zadań. Słyszałam już o niej kilkukrotnie i za każdym razem była chwalona. Zadania możesz komentować, dzielić, opisywać, dodawać załączniki. Możesz korzystać i na komputerze i telefonie.

 

17. Wybierz brakujące sprzęty.

 

Zapewne dzięki wiosennym porządkom przyjdą Ci do głowy pomysły, że przydałyby się w firmie jakieś nowe urządzenia. A to lepszy skaner, a to może zmywarka (bo w biurze nie ma!), a to drukarka Dynamo do opisywania szaf lub dokumentów.

Myślę sobie, że jeśli jest sprzęt, który usprawnia pracę i niweluje koszty pracy to warto się nad nim pochylić. Zdaję sobie sprawę, że problem pojawia się, gdy trzeba przekonać do niego szefa. Jednak znów, zanim pobiegniesz z pomysłem, zrób najpierw:

• Listę sprzętów typu „przydałoby się”,
• listę za i przeciw,
• zbierz max 3 oferty,
• pokaż kalkulację szefowi,
• zaprezentuj całą dostępną gamę argumentów.

A potem już tylko montuj i testuj 😉

 

18. Dołóż rośliny.

 

Nie ma nic bardziej przyjemnego w pomieszczeniach, gdzie pracujesz niż kwiaty. To taka mała rzecz, która nawet mężczyznom sprawia przyjemność. Najlepsze są oczywiście te żywe, pachnące w wazonach. Gdy pracowałam w kancelarii prawnej uwielbiałam codziennie świeże kwiaty. Eh, do dziś nie lubię pracować bez pachnących mi na stole lilii.

Jeśli jednak nie możesz sobie w biurze pozwolić na żywe, cięte kwiaty to może dobrym rozwiązaniem są te w doniczkach. Dostarczają tlenu do biura i zdecydowanie ładnie wyglądają. A kto mówi, że musi ich być dużo i to wielkich gabarytów. Przecież mogą być niewielkie.

A jeśli jest tak, że w biurze masz zbyt mało światła, by prawdziwe kwiaty się utrzymały, to rozwiązań ze sztucznymi na rynku jest bardzo dużo. Nawet takich dekoracyjnych w doniczkach znajdziesz sporo. Rozważ to i wpuść trochę wiosny do biura😊

 

 

19. Sprawdź działanie procedur.

 

Wiosenne porządki to nie tylko zmiany w przestrzeni. Posprzątać czasem i trzeba w procedurach i zasadach pracy. Te zdecydowanie warto odświeżyć i zrewidować na nowo. O tym, jak ważne są procedury i jakim ułatwieniem twojej pracy są, pisałam już w artykule.

Tym razem chcę cię namówić, byś świeżym okiem i z nową energią spojrzała na nie jeszcze raz. Popatrz na swoje biuro, zerknij, jak działają pracownicy i przeczytaj ponownie wszystkie administracyjne procedury.

• Czy coś się zmieniło od czasu ich wprowadzenia?
• Czy powstały jakieś nowe okoliczności od ich wdrożenia?
• Czy są jakieś utrudnienia w ich działaniu?
• Czy zmieniłabyś w nich cokolwiek?

Jeśli odpowiedzieć na te pytania brzmi NIE – to masz spokojną głowę, sprawdziłaś, jest super.

Jeśli natomiast często pojawia się odpowiedź TAK – to rozważ modyfikację obowiązujących procedur.

 

„Nie da się rozwiązać problemów, używając tego samego schematu myślenia, którego użyliśmy do ich stworzenia.”

Albert Einstein

 

20. Przewietrz głowę szefa.

 

Na koniec listy pomysłów mam dla ciebie coś na pozór tylko kontrowersyjnego. Nazwa tego podpunktu mogłaby być inna: „porozmawiaj ze swoim szefem”. Jednak nie chciałabym, by była to typowa rozmowa o sytuacji obecnej. Nie chciałabym, by była to także typowo rozwojowa rozmowa pt. ”czego ja oczekuję”.

Chciałabym cię w tym punkcie zachęcić do rozmowy innej niż dotychczas. Takie wyjście poza swoje własne ograniczenia.

Weź proszę kartkę, długopis i wypisz 3 rzeczy lub sytuacje, w których szef zrobił, powiedział coś miłego do ciebie lub o twojej pracy.

Następnie weź głęboki oddech, podejdź do szefa i powiedz, że ogromnie dziękujesz i doceniasz, iż zauważył twoją pracę i starania. Powiedz, jak bardzo się z tego cieszysz i masz nadzieję, że kolejne wyzwania także będą tak udane i że już nie możesz się ich doczekać. Tyle.

Takie niby nic, a tak naprawdę zmieniają zupełnie poziom oceny ciebie przez przełożonego i budują zupełnie nową percepcję współpracy.

Przewietrz głowę szefa od stereotypowego podejścia. Pokaż mu, że działasz nieszablonowo i budujesz fundamenty pod coś znacznie bardziej wartościowego niż dotychczas.

 

To już wszystkie pomysły, jakimi w tym wpisie chciałam się z tobą podzielić. Wybierz to, co ci najbardziej bliskie i z czego masz ochotę szczerze skorzystać. A może wykorzystaj je wszystkie, tylko jak to z porządkami bywa: po kolei, stopniowo, etapami. Nie rzucaj się na nie wszystkie naraz. Wiosenne porządki mają dawać miłą frajdę z efektu, a nie zdenerwowanie na ich niekończącą się listę.

 A może masz jeszcze jakiś inny ciekawy pomysł na wiosenne porządki w biurze?