Przy rekrutacji do pracy w administracji najważniejszą sprawą są posiadane umiejętności. Zazwyczaj kojarzą nam się one z: obsługą komputera, Excela i organizacją czasu. Osobiście jednak uważam, że dużo ważniejsze od umiejętności twardych są te mniej oczywiste zwane inaczej miękkimi. To zbiór cech, zachowań i postaw, które definiują nas jako osobę otwartą i łatwo nawiązującą kontakty międzyludzkie.

Ciekawe, czy robiłaś kiedyś listę swoich umiejętności?

Jednak nie taką typową, jak w rubryce CV. Taką własną, osobistą, uwzględniającą te, które już masz i te, które chciałabyś mieć, lub powinnaś, jeśli myślisz o zawodowym rozwoju. Jeśli nie pomyślałaś, że może to być przydatne, rozważ czy jej wykonanie, nie pomogłoby Ci, chociażby przed najbliższą rozmową kwalifikacyjną lub rozmową o podwyżce. A może po prostu dla siebie samej.. znajdź swoją własną motywację do zrobienia jej. Weź kartkę długopis i w skupieniu wypisz je wszystkie, absolutnie wszystkie.

Nie wiem, czy wiesz, ale 63% *managerów zatrudniających pracowników zwraca większą uwagę na kompetencje miękkie, a nie te twarde wyuczone, potwierdzone certyfikatem. Co to oznacza? W dużym uproszczeniu mówi nam to to, że nie musisz być biegła w obsłudze wymyślnych programów.

Ważniejsze jest to, byś miała wachlarz umiejętności miękkich, budujących relacje międzyludzkie.  

Zapytasz mnie pewnie, no dobra Ula, to co powinna mieć administratorka biura w swoim zasobie kompetencji miękkich. I ja poniższym spisem postaram się je Ci przybliżyć. Pokażę Ci, co dobrze jest mieć w swoim, własnym, osobistym portfolio. Postaram Ci się także podpowiedzieć, jak możesz je sprawdzić i co możesz zrobić, by je uzupełnić.

1. Elokwencja

Dumnie brzmiące słowo, jednak zupełnie nie chodzi w nim oto, by być erudytą w mowie i piśmie. Zdecydowanie ważniejszy w naszym fachu jest umiejętny dobór słów do sytuacji, w której się znalazłyśmy i osób, z którymi rozmawiamy.

Będę teraz dobitnie szczera, nie ma się co oszukiwać, ale nawet najlepsza pracownica ze znajomością najbardziej fantastycznego i gigaważnego programu ma słabe szanse na zatrudnienie, jeśli jej poziom rozmowy będzie bliski podwórkowemu slangowi lub wiejskiej gwarze (i nie umniejszam tu pochodzenia wiejskiego – tak dla wyjaśnienia). Reprezentacja firmy jest ważną funkcją. Zatem zwraca się uwagę na wypowiadane słowa, ich znaczenie i jakość. Ponoć słowa mówią głośniej niż czyny. Zatem lepiej mówić poprawnie, dobrze i z właściwym doborem słów.

Bo z perspektywy słuchacza czy też klienta, a tym bardziej szefa w biurze, inaczej będzie brzmiało zdanie:

Niech zaczeka, ja se to zanotuję na kartce.

A inaczej będzie brzmiało:

Proszę moment poczekać, zanotuję te informacje, by dokładnie je przekazać.

To trywialny przykład. I daję 100 zł, że każda z czytających ten wpis, ma w swojej historii taki przypadek, że była zdumiona, w jaki sposób ktoś inny mówi. I to reprezentując przy tym dużą firmę. Kiedyś na Facebooku, podałam taki przykład poczty polskiej. Obsługa klienta na poziomie zero i w dodatku z językiem zasięgniętym z czasów PRL. Liczba mnoga w każdym zdaniu: „mamy złotóweczkę?” Ja mam, a innych tu nie widzę. To zaczyna być już moją standardową metodą na tego typu wypowiedzi 😉

Jak to zmienić?

Banalnym sposobem, który możesz zrobić, by sprawdzić sama siebie jest proste nagranie video. Usiądź sama w pokoju, postaw naprzeciw siebie telefon i opowiedz coś o sobie. Usłyszysz wtedy, jak mówisz, co mówisz, jak budujesz zdania. Dla przykładu ja nagrywając siebie (lub oglądając później swoje pierwszy livy na FB) zobaczyłam, że skracam mocno głosem końcówki wypowiadanych przez siebie wyrazów. Oczywiście lepiej byłoby, gdybyś nagrała swoją rozmowę z kimś. Ale to już wszystko zależy od Twojej gotowości na to.

Jednak nic nie działa lepiej na naszą głowę niż zobaczenie samej siebie. Oczy otworzą Ci się szeroko. Uwierz mi.

2. Kultura osobista.

Podobno z tym się człowiek rodzi. A ja powiedziałabym, że wynosi się to z domu lub przynajmniej ze środowiska, w którym się przebywa. Skoro o elokwencji już pisałam i wiesz już, że każde wypowiedziane słowo coś znaczy, to popatrz na kulturę osobistą całościowo.

Wszystko, co wpiszesz pod kulturę osobistą w biurze możesz już przeczytać w moim poprzednim wpisie mówiącym o biurowym savoir vivre. To dosyć obszerny spis 40 zasad, które każda administratorka powinna znać i co ważniejsze stosować.

Ja jednak przy omawianiu umiejętności miękkich chciałabym byś zrozumiała najistotniejszy przekaz:

– każdy gest coś mówi o Tobie,

– każdy komunikat coś wyraża i znaczy,

– każde słowo definiuje Cię, nawet jeśli mówisz o kimś innym,

– każda mina opisuje Twoje emocje i wrażenia,

– każdy strój o czymś opowiada,

– każda ocena Ciebie przez innych jest wskazówką dla Ciebie,

– każde podejście do drugiego człowieka jest znacznikiem Twojego poziomu kultury i szacunku.

Możliwości pokazania swojej własnej księgi kultury jest bardzo dużo. W biurze pokazujesz go na każdym kroku: rozmawiając przez telefon, podając kawę, otwierając komuś drzwi, rozmawiając z panią sprzątającą, odpowiadając na e-maila czy choćby rzucając papierami na biurko. Każda czynność werbalna czy niewerbalna ma znaczenie.

Jak możesz sprawdzić swoje standardy kultury osobistej?

Weź sobie kartkę, długopis i weź pod lupę kilka prostych, biurowych sytuacji.

1. Rozmowa telefoniczna – jak się witasz, jakich swój używasz, jaką intonację przyjmujesz, czy mówisz wyraźnie, czy osoba po drugiej stronie dopytuje, co powiedziałaś (bo nie zrozumiała).
2. Spotkanie – idziesz na spotkanie do sali konferencyjnej, jak otwierasz drzwi, jak wchodzisz, kiedy siadasz na krześle (jako pierwsza czy czekasz na innych), jak pijesz kawę czy przerywasz innym w środku zdania itp.
3. Firmę odwiedza klient – czy witasz go pierwsza, czy kąciki ust podnoszą Ci się do uśmiechu czy nie, czy ręce masz spocone, gdy podajesz rękę czy nie, czy podnosisz głos, gdy klient przerwie Ci pisanie na komputerze, w jaki sposób mówisz do niego itp.

Patrząc na swoje reakcje, dokonujesz analizy samej siebie. To trochę mój osobisty konik, bo uwielbiam analizować w ten sposób nie tylko siebie, ale i innych. Zdziwiłabyś się jednak, ile z takich mikro zachowań jesteś w stanie wyczytać. Które nasze zachowania leżą w nawykach, które w osobistych doświadczeniach, które w emocjach. Temat rzeka, ale niezwykle ciekawy.

Spróbuj, jeśli masz odwagę sprawdzić sama siebie.

3. Energiczność.

Długo zastanawiałam się, czy napisać energia, czy energiczność. Bo to dla mnie dwa różne słowa, z dwoma różnymi znaczeniami. Energię w człowieku mogę zobaczyć po tym, jak podaje komuś dłoń, ton, jakim mówi, w jaki sposób chodzi. Energiczność zaś jest dla mnie synonimem żywiołowości, gotowości do działania. Można mieć dobrą energię, ale być bardziej spokojnym i działającym w rytmie slow. A można być energicznym, zwinnym, zawsze z powerem do pracy.

Zdaję sobie sprawę, że każda z nas ma inne znaczenie energiczności. Dokładnie tak samo, inne poziomy energiczności będą ważne w zależności od firmy, w której się pracuje. Wiem jednak, patrząc na lata moich doświadczeń, że przy tak szybkim tempie pracy, jaki jest obecnie w większości biur, ta energiczność jest bardzo pożądana.

Szybkość działania, zajmowania się sprawami i żonglowania (moje ulubione słowo przy organizacji pracy) zadaniami, są niezwykle mile widziane w administracji.

Znów będę dobitnie szczera, w męskim świecie ciepłe kluchy zatoną w ilości zadań i działań, a energiczne zbudują pozycję ekspertów. Silniejszy zawsze przetrwa w puszczy, prawda? A energiczność równa się z siłą.

Szkoliłam kiedyś asystentkę, której szefowi bardzo brakowało właśnie tej cechy. Niezwykle mądra i uporządkowana osoba. Wszystkie procesy były opanowane, a jedyne czego nie było widać w jej perfekcyjności to energii połączonej z energicznością w działaniu. Niestety sedno tkwiło w jej strachu przed podejmowaniem decyzji. Bała się wziąć za działanie i sama o nim wspominać, bo strach przed reakcją szefa skutecznie ją blokował. Jednak nigdy go nie zapytała, co rzeczywiście myśli. Nawet nie ustaliła z nim zasad współpracy. Po prostu błędne koło.

My kobiety z jednej strony jesteśmy najbardziej strachliwymi jednostkami, a z drugiej strony potrafimy wziąć się w garść szybciej niż niejeden facet. I o taką energiczność właśnie chodzi.

A jak jest z Tobą?

Jesteś energiczna czy masz dobrą energię? Cechuje Cię bardziej żywiołowość czy spokój? Sprawdź, patrząc na kilka ostatnich zadań, czy załatwiłaś je lub zorganizowałaś temperamentnie, szybko i sprawnie. Czy może bardziej byłaś skupiona na analizie i zrobiło się z tego przewlekłe działanie? A może boisz się pokazać swoją energiczność, bo tak jak wspomniana wyżej asystentka, obawiasz się reakcji szefa?

4. Przejmowanie inicjatywy.

Skoro powiedziałam już o energii, to z energią wiąże się bardzo prosta rzecz. Każda z nas, nie ważne, czy początkująca czy zaawansowana wie, że szefowie są żądni efektów pracy i zabierania od nich wszystkich pierdół. No, mówmy wprost – taka nasza funkcja w biurowym społeczeństwie. I oprócz wykonywania rzeczy typowo zleconych, każdy szef chce, by najbliższa mu osoba w firmie, przejmowała pałeczkę we wszystkim.

O co chodzi?

Ktoś rzuca hasło to boom, działasz. Nie stękasz, nie marudzisz, nie analizujesz po tysiąckroć: a może nie dziś… tylko zapisujesz, planujesz, robisz, odhaczasz. Każdy szef, którego specyfika pracy opiera się na efektywności działania, marzy o asystentce, która w lot (często zanim on nawet pomyśli), zorganizuje sama.

Dlatego przejmowanie inicjatywy wskazuje nie tylko na energiczność w asystentce (o czym pisałam w poprzednim punkcie), ale przede wszystkim nieodpartą chęć zrobienia czegoś więcej, wykazania się, motywacji do działania. Motywacji wewnętrznej, która nie potrzebuje powtarzania, gadania od szefa, wskazywania palcem co trzeba zrobić, lecz po prostu robienia.

To niezwykle przydatna umiejętność i przyznam, że jest ona przez niektórych szefów bardziej ceniona niż znajomość języków czy znów wspomnianych wcześniej programów technicznych. Bo szef, czując, że pracownica potrafi przejmować inicjatywę i wdrażać zadania, ba rozwiązania! bez jego sterowania, widzi potencjał, w który zdecydowanie warto inwestować.

Jak możesz zatem sprawdzić, czy wychodzisz z inicjatywą w firmie?

• Popatrz na listę rzeczy, które sama realizujesz lub zamierzasz realizować.
• Czy wśród nich są tylko te zlecone, czy są także te, które sama wymyśliłaś czy zaproponowałaś?
• A ile rozwiązań sama wdrożyłaś i dopiero po fakcie powiedziałaś o tym szefowi?
• Jaka jest ich skala?

Popatrz też, co szef na nie powiedział, kiedy je zaproponowałaś.

Jeśli patrząc na swoją listę, widzisz, że zawiera ona tylko te, które ktoś inny Ci nakazał, zastanów się, których ze swoich umiejętności organizacyjnych nie wykorzystujesz. Bo w to, że je masz, głęboko wierzę.

Ty sama nie wierzysz? Sprawdź zatem swoją listę umiejętności, które wypisałaś (mam nadzieję, już na początku tego wpisu). Być może jest tak, że w liście masz zapisane, że podejmujesz wyzwania, a tymczasem rozwiązań własnych nie proponujesz wcale. Czy to się jedno z drugim nie kłóci?

Jeśli natomiast stwierdzasz, że brakuje Ci organizacji pracy na najwyższym poziomie, to najpierw zastanów się, co ten poziom w Twojej ocenie oznacza? Dla każdego ocena poziomu będzie oznaczała coś innego. Jednak, jeśli faktycznie czujesz, że masz do uzupełnienia braki, to zrób proszę listę umiejętności, które chciałabyś wypracować i poszukaj szkoleń, które mogą Ci w tym pomóc.

Unikaj jednak szkoleń, na których możesz zdobyć je hurtem. Statystyki mówią, że tak się nie dzieje. Zdecydowanie postaw na kilka, zróżnicowanych.

5. Kreatywność.

Typowo, słowo kreatywność kojarzone jest z umiejętnościami artystycznymi, tzw. DIY, czy jakoś tak. W biurowej kreatywności chodzi o tworzenie i łączenie rzeczy, które często wydają się beznadziejne w załatwieniu czy zrobieniu. Nietypowe i nieszablonowe podejście często zwiększa efektywność rozwiązywania zadań czy problemów. O takie podejście w pracy asystentki łatwo nie jest. Wszystkim wydaje się, że tak samo załatwia się bilety lotnicze, hotele czy wypełnia papierki. Skoro są procedury, to nie ma już sensu czegoś usprawniać i tworzyć nowych rozwiązań. E, nie!

Niestety muszę przyznać, że firmy często tworząc, czy raczej ustalając zasady pracy, zamykają się w ich ramach na sztywno. Stwierdzają, że jak coś raz działa to po co to zmieniać. Od profesjonalnej asystentki XXI wieku oczekuje się jednak by dostrzegała potencjał roboczy w tym, czego inni nie widzą. Chodzi mi tu głównie o skracanie ścieżki załatwiania spraw i unikanie tworzenia schematów blokujących rozwój firmy.

Może się wydawać, że takimi sprawami powinny zajmować się inne działy. Ja jednak uważam, że kreatywna asystentka może nie tylko dzięki nazwijmy to twórczemu podejściu zwiększać efektywność swojej pracy, ale budować sobie pozycję osoby niezwykle istotnej dla firmy. A wręcz kluczowej.

Dlatego właśnie teraz zastanów się, kiedy wyszłaś poza schemat normalnego działania.

Co wpływa na ograniczenie Twojej własnej kreatywności?

Według badań naukowców, wszyscy jesteśmy kreatywni, choć na różnych poziomach. A co jest Twoją blokadą? O ile ją masz. Szef, który nie przepada za nowymi pomysłami, strach przed oceną czy może lenistwo?

Frank Zappa kiedyś napisał:

„Umysł jest jak spadochron. Nie działa, jeśli nie jest otwarty”.

Co zatem możesz zrobić, by sprawdzić i pobudzić swoją biurową kreatywność? By być otwartą na wyłapywanie kreatywnych rozwiązań.

Wiesz, że jestem zwolenniczką procesowego podejścia do zadań. Weź swoje listy zadań, procedur, schematów działania. Zrób z tego jedną wielką mapę biura i jego zasad. Popatrz na dobre i słabe strony jego działania. Popatrz nie tylko na fakty (np. Kazik nie przynosi faktur w terminie). Spójrz także na swoje emocje związane z tymi działaniami. One także przekładają się na kreatywność.

Potem odłóż i pozwól, by przez kilka dni się po prostu uleżały. Pozwól, żeby popracowały w Twojej głowie. Na kartce spisuj wszystkie myśli, jak w związku z tą mapą Ci przychodzą do głowy. A potem oddaj się kreatywnemu myśleniu o usprawnianiu organizacji pracy biura.

6. Stresol.

Zmora naszych czasów. Mogę nie być najlepszym doradcą w tym zakresie, bo stresuję się wieloma rzeczami. Trochę przekornie, a trochę usprawiedliwiam się, bo mam teorię, że w dzisiejszych czasach ciężko uciec przed stresem. Ja jednak od zawsze byłam nerwusek, o czym na bazie własnych porażek pisałam już wcześniej, dzieląc się swoimi lekcjami i wyciągniętymi z tego naukami. Przeczytaj sama.

To co jednak jest niezwykle istotne w pracy asystentki to sposób lub sposoby, jakie masz na radzenie sobie z nim. Chciałabym byś zamknęła teraz oczy i zastanowiła się, jakie sytuacje w pracy najbardziej wyprowadzają Cię z równowagi. Czy to jest zadanie czy może człowiek (podejrzewam, że w 90% przypadków, będzie to szef).

W naszej branży ilość sytuacji czy zdarzeń stresujących jest duża. Sama o tym wiesz, nie ma co pisać banałów. Jak sobie z nimi radzisz?

• Wybuchasz?
• Krzyczysz?
• Rzucasz rzeczami?

Zwracam Ci szczególnie na to uwagę, bo chciałabym byś tę umiejętność miękką wyrobiła sobie już najlepiej od pierwszego dnia pracy. Chciałabym, by każda #BiurowaRewolucjonistka nie musiała się zmagać z tymi problemami, jakie moje niepanowanie nad stresem wywoływało.

Kiedy poznasz już swoje zapalniki powodujące skok adrenaliny, będziesz mogła opracować schemat radzenia sobie z nimi. To co przyjdzie Ci w myślach do głowy, gdy będziesz sobie przypominać stresowe sytuacje, wypisz na kartce wraz z czynnikami je powodujące. Mając te dwa punkty, zastanów się, jaki efekt chcesz osiągnąć. A potem, wypisz w punktach kolejno co możesz zrobić, by zmienić tryb działania, gdy wyrzut wkurzenia skoczy do maksimum.

Rafał Ohme w swojej książce: „Emo Sapines” radzi, że zanim wybuchniesz lub się z kimś pokłócisz idź poćwiczyć, wyżyj się fizycznie. Może w takim razie, zanim nawtykasz temu biednemu Kazikowi z działu sprzedaży, idź do kuchni potargaj worek na śmieci (tania szkoda!) i dopiero wtedy wróć na rozmowę. Prosty, a skuteczny sposób.

Te 6 wymienionych wyżej umiejętności miękkich uważam za najważniejsze dla każdej osoby zajmującej się administracją. Skala każdej z nich dla różnych typów osobowości i charakteru będzie inna. Łączy je jednak jeden ważny aspekt, którym jest stanowisko zawodowe. A nim jest właśnie maganerskie zarządzanie biurem, którego każdy szef absolutnie oczekuje. I poziom czy wielkość firmy, nie ma tu większego znaczenia.

Na zakończenie tego wpisu, chciałabym, byś wyniosła z niego chęć do:

– analizy swoich umiejętności miękkich – może dostrzeżesz potencjał w wykonaniu ćwiczeń, o których piszę wyżej, a dzięki temu lista Twoich postanowień nabierze lepszego znaczenia.

–  wybrania drogi i metod rozwoju – może okazać się, że zamiast nauki zaawansowanego trybu Excela ważniejsza będzie praca nad wyjściem ze strefy komfortu i bardziej energicznym działaniem. Może także się okazać, że zamiast nauki obsługi WordPressa istotniejsze z perspektywy wzrostu umiejętności, lepsze będzie szkolenie z inteligencji emocjonalnej. Popatrz, na skalę analizy.

– dopasowania swojej pracy do siebie i siebie do pracy – idealnie to jeszcze nikt nie ma (a ja przynajmniej takich nie poznałam), wszyscy chcą czegoś więcej, tylko czy nie lepiej zacząć od siebie i wiedzieć, co ja mogę, co umiem, czego chcę, a potem dopiero dopasować biurowy świat do siebie?

Jakiekolwiek wnioski z tej analizy kompetencji miękkich wyjmiesz dla siebie, jakiekolwiek szkolenia czy ćwiczenia dodatkowe sobie wybierzesz – myśl o tym w skali rozwoju, nie obowiązku. Kompetencje miękkie są kluczowe i niezbędne. Otwierają więcej drzwi niż z pozoru może Ci się wydawać.

*Net Future Institute opublikowanych przez „Psychology Today”