Trendy biurowe 2021: inspiracje na nowy rok

Mamy nowy rok, a przed nami kolejna szansa na analizę nie tylko tego, co się wydarzyło w poprzednim, lecz także okazja do poszukania inspiracji w trendach i prognozach na nadchodzące miesiące. Z jednej strony, na bazie sytuacji covidowej – ciężko mówić o rewolucji (i mówi to Biurowa Rewolucjonistka!). Z drugiej strony – wielu przedsiębiorców czekają duże zmiany, albo wręcz przeciwnie: totalna klapa. Przekonacie się o tym, gdy pokażę Wam biurowe trendy na 2021 rok.

Spędziłam kilka dobrych godzin, czytając raporty i obserwując trendy, jakie prognozują różne branże. Możecie zadać pytanie: dlaczego nie patrzę tylko na naszą administrację? Jest ku temu kilka powodów. Jeden z nich to mój pomysł na wychodzenie poza znane schematy i trenowanie myślenia „outside the box”. Im dłużej się czymś zajmujemy, tym częściej popadamy w pewną rutynę. Im dłużej marynujemy się we własnym sosie, tym szybciej tracimy poczucie smaku. To tylko taka metafora, ale świetnie oddaje bariery mentalne, jakie najczęściej nas blokują. Wróćmy jednak do trendów.

Od kiedy pandemia stała się faktem, trwającym dłużej niż kilka miesięcy, w ślad za nią nastąpiła diametralna zmiana sposobu funkcjonowania wielu firm. Praca zdalna, szkolenia on-line, systemy i aplikacje, umożliwiające zarządzanie zespołem i monitorowanie wykorzystywanych narzędzi. Wszystko nabrało niesamowitego tempa, co w polskich realiach, mało entuzjastycznie reagujących na pracę zdalną – oznaczało brak odwrotu przed dalszymi zmianami.

Czy naprawdę tak właśnie jest? A może biurowe trendy na 2021 rok zmienią Wasze postrzeganie tego, z czym przyszło nam się mierzyć? Sprawdźmy!

1. Praca zdalna i kilka słów na ten temat

Gdy rozmawiam z pracownikami dużych korporacji, docierają do mnie niemal jednogłośne opinie, że praca zdalna zostanie z nami na zawsze. W rzeczywistości była z nami dużo wcześniej, o czym pisało też kilku byłych CEO w swoich książkach (np. CEO Netflixa). Z drugiej strony – praca zdalna nie była u nas wcześniej popularną praktyką, dlatego większość firm się przed nią wzbraniała.

Kiedy więc przez ostatnie miesiące czytałam i wysłuchiwałam etosów pełnych zachwytu nad pracą zdalną, wszyscy moi klienci już w maju wrócili do biur i urzędują tam do dziś. Spora część Biurowych Rewolucjonistek z mojej grupy przyznaje jednocześnie, że praca zdalna nie jest dla nich możliwa.

Osobiście, pracując z coraz większą ilością klientów na sesjach mentoringowych i odwiedzając ich stacjonarnie, słyszę, że praca zdalna mogłaby się u nich sprawdzić w trybie do kilku razy w miesiącu, ale nie na stałe.

Śledząc trendy biurowe na 2021 rok, dotarłam do ciekawych informacji:

• z analizy firmy CBRE wynika, że aż 55% przebadanych rodziców czuje większe zmęczenie, pracując poza biurem. Zdaniem tej grupy badanych zostały zachwiane granice work life balance.

• raport Future of Work, jako największe wady pracy z domu wskazuje: przepracowanie (46,98%), samotność i izolację (39%), brak umiejętności utrzymania motywacji do pracy (35%).

• nawet rynek nieruchomości biurowych, po zadyszce podczas pierwszego lockdown’u wziął głęboki oddech, zrewidował koszty i dokonuje zmian w modelach wynajmu czy tworzenia biur. Zdaniem CBRE za 1,5 roku rynek wróci do normy.

Śmiem zatem twierdzić, że rynek biurowy został za wcześnie przekreślony i praca zdalna, która daje upragnioną elastyczność, spowoduje zastopowanie wariacji wywołanej pandemią koronawirusa.

Co ciekawe, pojawił się dzięki temu nowy trend, mający zyskać ogromną popularność w 2021 roku, czyli cloffice, będący nową wersją domowego biura. Jeśli więc nie masz drzwi, stwórz sobie własne i zorganizuj swoje domowe biuro choćby w szafie 😊

Tak, możesz zarządzać biznesem i dokumentami prosto z szafy! Czy to się u wszystkich sprawdzi? Pewnie nie.

2. Out of the box

Chwilę wcześniej wspominałam Wam o wychodzeniu poza własne schematy. Rok 2020 całkowicie wyprowadził nas ze strefy komfortu: stałe schematy zarządzania, niezmienne od lat procedury, permanentny bałagan w dokumentach, ta sama forma komunikacji, co zawsze – to wszystko musiało zostać poddane weryfikacji.

Wiele osób zostało zmuszonych (zarówno ciężkimi restrykcjami, jak i emocjonalnymi rozgrywkami) do wyjścia zza swoich ciepłych biurek, papierów i dobrze znanych zasad. Musieli w trybie przyspieszonym przejść przez konieczne zmiany.

Czy nie mówiłam już w styczniu 2020 roku, że jedyne, czego możemy się spodziewać, to właśnie zmiana? Dokładnie o tym pisałam w artykule o Biurowym Pracowniku Przyszłości.

Jedną z brakujących kompetencji, jakie uwidoczniła pandemia, był kłopot z myśleniem adaptacyjnym. To właśnie umiejętność dostosowania się do sytuacji nagłych zmian, wychodzenia poza ramy własne oraz możliwości systemu czy zespołu. Zdaniem My Network, prawie 60% zapytanych uznało właśnie tę kompetencję za wymagającą doszkolenia.

Może więc warto, poza formą pracy mentalnej nad sobą, stworzyć w swoim planie dnia lub tygodnia – moment na pracę i działanie „poza pudełkiem”?

3. Sektor informacji i komunikacji

Gdy analizowałam zeszły rok, wszystkie odbyte w nim spotkania, szkolenia i sesje – każde, absolutnie każde działanie z klientami było spięte jedną klamrą pod hasłem: komunikacja. To mianownik, który wystąpił u wszystkich. Ten temat jest jednak zbyt szeroki i ważny, żebym mogła go streścić w jednym krótkim punkcie. Dlatego pozostawię go sobie na inny artykuł 😊

Przy czym badania wskazują bardzo dobitnie, że ludzie w pracy (zwłaszcza zdalnej) tracą ogromne ilości czasu na komunikowanie. Jeszcze kilka lat temu, raport Konica Minolta wskazywał, że najwięcej energii biura pochłania poszukiwanie dokumentów. Pandemia lekko to zrewidowała, bo nawet w chaotycznie zorganizowanym biurze – dokumenty musiały zostać zeskanowane. Co za oszczędność czasu!

Wygląda na to, że tak jak nie umiemy dawać innym pełnej, wyczerpującej informacji na jakiś temat, tak samo nie umiemy się po prostu komunikować. Na wielu poziomach musimy zatem wracać z poziomu managerskiego – na poziom początkujący. Chodzi o zupełne podstawy: jak mówić, jak dobierać słowa i jak pisać (bo przecież nie zawsze mamy możliwość rozmowy).

Dzisiejszym wyzwaniem jest komunikacja i udzielanie informacji. Pracownicy biura zamknięci w domach, borykający się z własnymi, często trudnymi emocjami: wycofują się, izolują, uciekają i nadinterpretują każde słowo. Co w osobach o luźnym usposobieniu budzi ogromny problem. Koło się zamyka, zespół frustruje, a zadania pozostają niewykonane. Brakuje palców u rąk, żeby wymienić wszystkie znane mi przykłady, a to tylko te pochodzące z ostatniego półrocza.

Komunikacja jest więc silnym trendem i niezaspokojoną potrzebą, a rynek pracy stawia coraz mocniej na umiejętności miękkie. A ta jest jedną z nich – rzekłabym, że nawet kluczową.

4. Bufiaste rękawy, skóra i mocna czerwień

Tak, nie mylę się! Trendy modowe potrafią nam dostarczać wielu inspiracji. To one kształtują świat w wielu wymiarach i branżach. Znalazło się wśród nich również biuro i pracujący tam ludzie. Moda w tym przypadku nakreśla jeden, bardzo przejrzysty trend: power look, który w kobiecie ma wzmocnić pewność siebie, siłę i odwagę.

Nie bez kozery raport o analizie kompetencji pracowników różnych szczebli podkreśla, że główną kompetencją w obecnej, pandemicznej sytuacji jest odwaga. To predyspozycja oparta na niezwykłej sile psychicznej. Trend modowy jasno wzmacnia ten model, wykraczając poza bezpośredni przekaz wizualny. Kobiety mają dziś podwójnie utrudnioną sytuację! Zostają często w domu z dziećmi, rezygnują z pracy na rzecz wsparcia swoich pociech w zdalnej edukacji, pogłębiając pozornie uśpione stereotypy.

Wspominałam o tym podczas zeszłorocznej kampanii #szefieszanuj, którą udało się zrealizować tuż przed wybuchem pandemii. Można powiedzieć: perfect timing.

Rynek pracowników potrzebuje dziś zatem wzmocnienia siłą kobiet, które myślą adaptacyjne, a jednocześnie wykazują odwagę, żeby te zmiany wykorzystywać. Kiedy, jak nie w pandemii, wygrywać strategią rozwoju?! Budować swoją odporność i osiągać ambitne cele? Choćby ubrana w butelkową czerwień 😉

5. Wzmacnianie produktywności

Tego w 2021 będzie na pęczki. Nie tylko wzrośnie skala szkoleń on-line, która też jest trendem oczywistym, ale wzmogą się poszukiwania szczepionki na motywację, robienie „perfekcyjnych” listy zadań, zwieńczone byciem wypoczętą i zrelaksowaną. Kolejny obszerny temat, którego rozwinięcie zostawię sobie na inną okazję 😊

Dostępne analizy wskazują, że pracownicy gorzej się czują, słabiej pracują, rodziny wykańcza izolacja, a produktywność spada. To nie czas i miejsce na dokręcanie śruby i wyciskanie z siebie więcej. To moment, w którym znaczenie well being w organizacji nabierze nowego brzmienia. Ten trend będzie się zdecydowanie rozwijał, niezależnie od tego, czy zaplanujecie sobie taką strategię rozwoju kariery i pójdziecie w kierunku właśnie takiego stanowiska 😉

Dodam jeszcze, że zgodnie z badaniami aż 67% firm planuje zwiększać zakres programów well being’owych. Taki program powinien skupiać się na:

1. Świadomości.
2. Zdrowiu.
3. Relacjach.
4. Miejscu pracy.
5. Systemach i procesach.
6. Kulturze organizacyjnej.

Jest więc co robić i może warto wykorzystać ten konkretny trend dla zbudowania nie tylko swojej strategii, lecz także marki wewnętrznej i sięgnąć wyżej? Zwłaszcza że dzięki temu pomagamy innym współpracownikom, a to daje niesamowitą radość.

Zamiast podsumowania – podzielcie się ze mną swoimi przemyśleniami. Które trendy biurowe są dla Was ważne i czym macie zamiar zająć się w 2021 roku?

Obejrzyj  nagranie Facebook Live z 14.01 na temat biurowych trendów i inspiracji na 2021 rok.