Strategia działania a zarządzanie biurem

Ostatnimi czasy dużo miejsca na blogu poświęciłam kwestii organizacji pracy biura. Oczywiście jest to główny obszar moich zainteresowań, ale same przyznacie, że kilka ostatnich wpisów rozłożyło ten temat na czynniki pierwsze. I dobrze, bo aby odpowiednio zdiagnozować to, co sprawia nam w pracy kłopot, takie podejście jest niezbędne. Dlatego dzisiaj kolejny wpis, tym razem o strategii, którą warto obrać, aby biuro działało sprawnie i efektywnie. Oczywiście każda z Was może mieć własną strategię, ja podpowiadam Wam rozwiązania, które u mnie sprawdziły się najlepiej.

Dzięki mojemu wieloletniemu doświadczeniu wypracowałam sobie 4 zasady, które tworzą strategię działania, tworząc efekty synergii i przekładając się na efektywność biura. Poniższy schemat pozwoli Wam zrozumieć co mam na myśli:

Aby działać w pracy efektywnie, warto nauczyć się asertywności. I to jest właściwie jeden z bardziej kluczowych elementów sprawnego działania sekretariatu. Zapytacie dlaczego? Już wyjaśniam, ale pozwólcie, że najpierw przytoczę słowa Anniego Townenda, który poświęcił asertywności całą swoją książkę:

„Korzyści wynikające z rozwijania asertywności w sobie mają zasadnicze znaczenie w sytuacji pracy, jak i w codziennych działaniach: pomiędzy Tobą a otoczeniem powstaje bowiem związek oparty na wzajemnym zaufaniu, co jest równoznaczne z tym, że każdy stopniowo określa swoją pozycję wobec innych i potrafi wzmacniać pozytywne nastawienie do nich, jednocześnie wspierając takie samo podejście we własnym otoczeniu.”

Celowo podkreśliłam w jego wypowiedzi kluczowe z mojej perspektywy zalety bycia asertywnym. Bowiem w mojej opinii jest to cecha, która nie tylko buduje zaufanie między partnerami w zawodowej sytuacji, ale także pokazuje osobę asertywną, jako tę odpowiedzialną, dobrze zorganizowaną, która nie może pozwolić sobie wejść na głowę. Chyba dla wszystkich jest to zrozumiałe, że umiejętność mówienia „nie” wcale nie oznacza bycia aroganckim. Dzięki niej potrafimy odpowiednio układać swojej priorytety w codziennej pracy.

Oprócz asertywności kluczowym działaniem jest delegowanie zadań. Zajrzyj na swoją listę zadań na kolejny tydzień i zastanów się czy niektórych z nich nie możesz przypadkiem przekazać innej osobie. Wiem, masz przeświadczenie, że nikt nie zrobi tego lepiej niż Ty sama. Tak, każda z nas przez to przechodziła. Ja też i nadal z tym walczę. Tryb Zosia Samosia przestaje być już modny 🙂 Dlatego takie zmiany musisz wdrażać powoli.

Początkowo deleguj zadania mniej odpowiedzialne, aby oswoić się z nowym sposobem pracy, aby następnie wcielić go do swojej całościowej strategii.

Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskasz przestrzeń i będziesz mogła skupić się na tych zadaniach, które są najwyżej w hierarchii priorytetów i z punkty widzenia Twojego, i Szefa. Jeśli zbliża się jakiś event, trzeba zorganizować konferencję lub inne wydarzenie – część obowiązków możesz zlecić podwykonawcy. Skupisz się wówczas na kluczowych aspektach danej „imprezy”, dzięki czemu szanse na jej pełen sukces wzrastają.

Jak widzisz „oddeleguj” i „odrzucaj/odmawiaj” to tylko dwa rodzaje działań, które pomagają nam w dobrej organizacji. Te dwie czynności współistnieją obok siebie w dobrej strategii, jednakże nie tworzyłyby wspólnej całości bez swojej koleżanki „krótkiej piłki”. To bardzo ważna kompanka pozostałych, ponieważ dzięki niej nasza lista TO DO nie zapełnia się kolejnymi zadaniami, których nagromadzenie doprowadza nas do frustracji, a także powoduje niepotrzebny stres. Wyobraź sobie, że trzeba zrobić krótkie zamówienie lub zadzwonić po taksówkę. Czy nie lepiej zrobić to od razu? Dzięki temu temat jest zamknięty po przysłowiowych dwóch minutach, a Ty możesz skupić się na kolejnych zadaniach.

I….

Wiemy już, że warto czasem odmówić, oddelegować czy wykonać od razu, ale pamiętajmy, że niektóre zadania należy zaplanować i zorganizować. W przypadku dużych projektów warto rozłożyć całość na etapy. Aby ułatwić sobie takie podejście do organizacji, polecam zrobić mapę myśli, która pomoże uporządkować wszystko, z czym będziemy się mierzyć. Możesz wykorzystać do tego aplikacje albo powrócić do tradycyjnych metod i wszystko rozpisać na kolorowych karteczkach. Ja ten system preferuje i nieraz pomógł mi zebrać całość w jednym miejscu. Dzięki temu poczujesz się bezpieczniej, ponieważ będziesz miała poczucie, że nad wszystkim panujesz.

Myślę, że powyższy schemat 4 czynności, które układają się w jedna strategię, pozwoli Ci się odnaleźć w gąszczu codziennych biurowych spraw.

Musisz jednak pamiętać, że to nie wszystko. Jakiś czas temu poświęciłam jeden z wpisów (Nawyki organizacyjne w zarządzaniu biurem) nawykom i ich roli w codziennej pracy. Podkreślałam w nim jak bardzo nasze nawyki, które przecież możemy zmienić czy wypracować mogą korzystnie wpłynąć na efektywność pracy. Jeśli dobrze zarządzisz swoim czasem o poranku, w czym wspomogą Cię poranne nawyki, zyskasz komfort pracy w trakcie dnia, bo będziesz miała poczucie, że czuwasz nad wszystkim. Podobnie nawyki podczas dnia pracy – dzięki drobnym czynnościom możesz zyskać nie tylko czas, ale także uznanie Szefa, gdy zauważy, że wszystko w Twoim biurze ma swoje miejsce. Całość dopełnią nawyki podczas zakończenia dnia pracy, dzięki nim swobodnie udasz się do domu. Nie pojawi się niepotrzebny stres, że czegoś nie zrobiłaś. Wszystko będzie bowiem pod kontrolą.

Zachęcam Cię do wdrożenia nawyków i popracowania nad nimi. Nie pożałujesz 😉

Aby cała strategia działania w organizacji biura była kompletna, muszę wspomnieć jeszcze o planowaniu zadań. Nie będę zagłębiała się w szczegóły tego procesu, ponieważ temu obszarowi poświęciłam oddzielny wpis, który możesz przeczytać w artykule Planowanie zadań – element dobrej organizacji biura. Chciałabym Ci jedynie przypomnieć o tym, że aby dobrze rozplanować zadania (oczywiście nie wszystkie, mówimy raczej o tych bardziej złożonych), nie wystarczy ich jedynie wpisać na listę TO DO, a potem właściwie o nich zapomnieć. Do tematu warto podejść projektowo: wyznaczyć cel, wypisać mniejsze czynności, które doprowadzą do jego osiągnięcia, określić priorytety i terminy, a także po wykonaniu zadania ocenić je i wyciągnąć wnioski.

Mam taką propozycję dla Ciebie – jeśli czeka Cię wykonanie jakiegoś bardziej skomplikowanego zadania, spróbuj zadziałać zgodnie z moją podpowiedzią (zajrzyj też do wcześniejszego artykułu o planowaniu zadań). Dzięki temu każde mniejsze zadnie będzie miało swój czas oraz miejsce w hierarchii, a Ty w każdej chwili będziesz wiedziała na jakim etapie realizacji jesteś. To chyba brzmi dobrze, prawda? 😉 Myślę, że przyniesie Ci to wiele korzyści.

Jak widzisz strategia działania w organizacji biura odgrywa kluczową rolę, ale musisz pamiętać, że na jej całość składają się różne elementy, które dopiero razem pracują jak zdrowy organizm. Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że wymienione przeze mnie składowe, to absolutny must have potrzebny do efektywnej pracy biura. Każda z Was na pewno znajdzie swój indywidualny element, który dopełni tę całość. Do tego Was zachęcam właśnie, bo dzięki temu powstanie Twój własny styl pracy, który będzie nie do podrobienia 🙂 Każdego dnia w pracy będziesz mogła czuć się dumna, że Twoje biuro jest tym, który działania efektywnie.