Komunikacja – 4 kroki do jej zmiany!

Komunikacja ma znaczenie. Wierzę, że po przeczytaniu tego artykułu będziesz tego samego zdania. Pokażę Ci 4 proste kroki, które ulepszą Twoją komunikację z klientem lub szefem. Komunikujemy się poprzez smartfony, aplikacje, maile, telefony, na żywo. Cały czas następuje wymiana myśli, akcji, zdarzeń, słów. Permanentna interakcja. Możesz zatem uważać, że rzeczy dzieją się już naturalnie.

Jaki może być w tym problem?

Otóż jest i to duży. W życiu codziennym sposób, w jaki rozmawiamy i dobór słów jest naszą prywatną sprawą. Jednak biznes to biznes, jak się prezentujesz, tak Cię widzą. Dodatkowo, jeśli masz w planach budowanie marki osobistej, to komunikacja będzie czynnikiem kluczowym.

Co i jak zaprezentujesz, przełoży się na to, ile zarobisz oraz jak Cię będą oceniać. Gesty, mimika, słowa, ton – wszystko ma znaczenie.

Możesz zatem uważać sprawę komunikacji za coś oczywistego i nawet twierdzić, że nie masz z tym żadnego problemu. Jednak badania nie pozostawiają złudzeń. Pisałam już o tym w artykule o komunikacji zespołowej i jej perspektywy. Koniecznie po niego sięgnij!

Komunikacja determinuje wiele rzeczy. Dla mnie najbardziej podstawową kwestią jest współpraca oparta na przejrzystej, rzeczowej i jasnej komunikacji. Dla mnie to baza wszystkiego. Tak dobieram sobie osoby, z którymi chcę współpracować. W relacjach prywatnych bardzo szybko wiem, że z kimś mi nie po drodze. Mam swój system wartości i staram się nim kierować. Podobnie jest w biznesie.

W pracy, zwłaszcza w administracji, gdzie musisz wszystkim zarządzać, zasadniczym elementem jest to, jak się komunikujesz i współpracujesz.

Oczywiście, w większości wypadków możesz powiedzieć z tym poddostawcą nie pracuję. Albo freelancer może stwierdzić: tego klienta nie obsługuję. Tylko pamiętaj: sytuacje lubią się powtarzać. Jeśli masz wyzwanie z komunikacją i z kimś się nie dogadujesz, to problemem nie musi być tylko TEN KTOŚ! I jak mówi prawo przyciągania, którym pozwól, że się teraz tu posłużę: gdy przyciągasz takie osoby do siebie, z pewnością kolejna będzie taka sama. Zatem, źródła szukałam w Twojej komunikacji i odpowiednim jej zarządzaniem,

PRZYKŁAD:

Kiedy zaczynałam swoją przygodę z przygotowaniem nowych biur dla firm nie miałam żadnego pojęcia o współpracy z architektem, firmami budowlanymi, nie znałam wymogów budowlanych, nie rozróżniałam za bardzo co to instalacja elektryczna czy kanalizacyjna. I kiedy zajmowałam się w ramach swojej pracy takim projektem od zera, na pierwszym spotkaniu powiedziałam – ja jestem świetna w organizacji, ale nie mam fiołkowatego pojęcia o technicznych aspektach. Będę potrzebować w tym wsparcia, bo mogę wielu kwestii nie rozumieć.

Czy to kogoś dziwiło? Czy ktoś się śmiał? Czy okazano mi przez to mniejszy szacunek? NIE! Wręcz przeciwnie, kiedy o coś pytałam, tłumacząc na swój „chłopski rozumek” dostawałam proste wyjaśnienie, obrazujące problem lub zagadnienie. I to dzięki otwartej komunikacji właśnie. Ona ma duże znaczenie.

Zamiast opowiadać Ci o teoriach i regułach, podpowiem Ci kilka zasad, które ja wdrożyłam do swojego podejścia. Przepracowałam je na samej sobie. Popełniając różne błędy, nauczyłam się co jest dobre, a czego lepiej unikać. To oczywiście zestaw na start. Komunikacja jest tematem bardzo złożonym, dlatego lubię nad nią pracować warsztatowo. Wtedy dzieje się magia 😉

Poznaj 4  kroki do zmiany komunikacji!

1. BUDUJ POZYCJĘ DZIĘKI SŁOWOM.

To w jakiej formie odbierasz telefon, piszesz maila ma znaczenie. Ton głosu, forma grzecznościowa – to podstawa. Niestety, często spotykam ludzi, którzy o tym zupełnie zapominają. A to wszystko oddziałuje na drugą stronę.

• Mów spokojnie, kontroluj ton bądź opanowana. Bardzo często to odstrasza innych na starcie rozmowy. Nawet rekruterzy mówią, że rozmowa telefoniczna to pierwszy test dla kandydata. A co dopiero dla osoby reprezentującej pierwszy front firmy lub freelancera będącego przedstawicielem własnego biznesu.
• Telefonujący klient oczekuje wsparcia i chce je usłyszeć w słuchawce.
• Zawsze zwracaj się uprzejmie, grzecznie, zachowując formę Pan/Pani – nie skracaj samodzielnie dystansu. Możesz zapytać oto, ale na dalszym etapie współpracy. Jednak nie wdrażaj go od tak, bo wszyscy posługują się luźnym językiem.
• Dziękuj, proś, przepraszaj – kolejna oczywistość, a wiele osób kompletnie nie zwraca na nią uwagi. A przecież to podstawa kultury.
• Zakończ rozmowę zamiast typowego do widzenia: życzę miłego dnia! Uśmiech drugiej strony murowany.

2. MÓW, JEŚLI CZEGOŚ NIE ROZUMIESZ.

Mówienie o swoich brakach nie jest niczym wstydliwym czy ośmieszającym. Umiejętność mówienia wprost o swoich słabościach jest postrzegana jako zdrowy dystans do siebie i przede wszystkim świadomość siebie. To ogromny atut.

Ostatnio podczas spotkania usłyszałam: „przyznanie się do ułomności daje możliwość wykorzystania choćby przez szefa, że jestem w czymś słabsza. On to na pewno wykorzysta, by nie dać mi podwyżki”.

Tak, kiedyś też tak myślałam i powiem Ci: PRZESTAŃ!

A teraz odwróćmy sytuacje. Czegoś nie umiesz. Rozmawiasz o tym z szefem. Mówisz mu wprost. Po tej rozmowie wyznaczasz sobie cel – co chcesz zmienić, czego nauczyć się, co osiągnąć. Wyznaczasz plan – jak to zrobisz. A potem możesz działać.

Czy nie fajnie pójść z taką zmianą do szefa i pokazać mu: zrobiłam to i to, zmieniłam/nauczyłam się tego i tego, jestem bardzo zaangażowanym i zmotywowanym pracownikiem.

Prawda, że dobrze to wygląda? Zupełne odwrócenie komunikatu.

3. ZAWSZE PRZYZNAWAJ SIĘ DO BŁĘDU!

Tylko głupiec uważa, że się nie myli. Na czym najlepiej jest się uczyć jak nie na błędach? To najlepsza szkoła. Ja ogrom swojego doświadczenia mam właśnie dzięki błędom. A jak pomyślę, ile ich mam na swoim koncie, to mogłabym książkę napisać. Wiele rzeczy zrobiłabym dziś inaczej, przyznaję. Ale nie cofnęłabym ich. Bo dzięki nim jestem w tym miejscu teraz. Dlatego uważam, że jestem ekspertem od administracji! Wielką sztuką i klasą jest umieć się przyznać do pomyłki. Wciąż wiele osób ma z tym problem.

1. Nie zrobiłaś czegoś na czas – przeproś.
2. Pomyliłaś się w raporcie – powiedz o tym wprost.
3. Zaliczyłaś w czymś wpadkę – pierwsza o tym wspomnij, nie czekaj aż „samo wyjdzie”.

Nic bardziej nie irytuje i niszczy wizerunek jak brak umiejętności przyznania się do błędu, zatajania go lub co gorsze kłamstwa. W natłoku obowiązków i na każdym stanowisku błędy się zdarzają. Trzeba po prostu odpowiednio zareagować, wyciągnąć wnioski i iść dalej.

4. A TERAZ NAJWAŻNIEJSZA RZECZ – REAGUJ!

Uwaga, użyję popularnego teraz w korporacjach zwrotu: bądź responsywna! Nie masz przepływu nad informacjami, danymi czy sytuacją – wypadasz z obiegu informacji. W administracji to niezwykle ważne. 

Wiem, biegasz między jednym działem a drugim, z jednego spotkania na kolejne. Nie masz czasu zjeść obiadu, a co dopiero odpowiedzieć na maile. Przecież się nie rozdwoisz! Tak rozumiem to. Bywały dni, że jadłam śniadanie i kolację wieczorem. Dzień mi się absolutnie rozjeżdżał. Jednak w dobie smartfonów wiem też, że obecnie każdy ma skonfigurowane odbieranie maili w telefonie. Przyznaj się, wiem, że Ty też!

Co możesz zrobić na szybko?

To bardzo proste. Widzisz maila z prośbą o kontakt, opisem sytuacji bieżącej lub ponaglenie w sprawie. Wiesz o tym, masz to przecież na swojej liście do zrobienia.

Wyślij krótkiego smsa:  „Monitoruję sprawę, odezwę się jutro do południa”

Nie zostawiaj drugiej strony bez odpowiedzi. A w swojej odpowiedzi umieść komunikat, który zapewni, że masz rękę na pulsie, pamiętasz i jest to na Twojej liście do załatwienia. Nie ma nic gorszego niż zostawienie odbiorcy samemu sobie. To rodzi frustracje, złość i zniechęca do współpracy. Dla szefa poczucie, że kontrolujesz sprawy w biurze to właściwie wystarczy. Dla klienta – daje pewność, że jego sprawy są w dobrych rękach. Zdejmujesz klientowi/szefowi problem z głowy. On czuje, że wszystko jest pod dobrą opieką.

A taka wiadomość ile Ci zajęła? 45 sekund? Przygotuj sobie szablony w telefonie, będzie jeszcze szybciej.

Administracja musi mieć rękę na pulsie, kojarzyć przepływ spraw i efektywnie zarządzać. Wykorzystaj to, by takie właśnie biuro budować. Niezależnie czy jesteś zarządzającą administracją na home office czy w biurze. Różnica żadna, bo za swoje podejście, komunikację i efekty pracy odpowiadasz tylko Ty.

A osiągniesz to dzięki:

• • Otwartości do rozmowy,
  • Przejrzystej komunikacji,
  • Chęci zrozumienia drugiej strony, chęci nauczenia się lub douczenia,
  • Traktowania drugiej strony jak partnera.

Komunikuj się z innymi tak, jak Ty sama byś chciała, oczywiste prawda? Myślę, że teraz kiwasz głową przyznając mi rację. Nadal widzę, że to jeden z częstszych problemów. Pocieszę Cię, nie tylko w administracji. Mogę mieć tylko nadzieję, że będzie się to nadal zmieniać. Na dobre.

A jeśli potrzebujesz więcej narzędzi i masz ochotę popracować nad komunikacją i przyjrzeć się swojej komunikacji to dołącz do warsztatu 👇