Niezależenie od przyjętych sposobów i programów do zarządzania nią wiadomo, że występuje w każdym biurze. Obieg korespondencji był i będzie najważniejszym z procesów, jakie zachodzą w każdym biurze. Uniknąć jej nie sposób, a zorganizowanie jej wymaga kilku prostych zabiegów. Możesz je szybko wprowadzić i przestać się martwić, że stale jej przybywa. Korespondencja przychodząca i wychodząca jest do opanowania. Wystarczy, że opanujesz kilka prostych wskazówek.
Kancelaryjną ewidencję dokumentów prowadzi się od wieków. Zawsze z podziwem patrzę na stare, ręcznie prowadzone księgi ewidencji korespondencji. Były one prowadzone ze szczególną skrupulatnością. I to w dodatku ręcznie! Dziś jest to nie do uwierzenia. A przynajmniej nie w takiej ilości. Rejestry przedwojenne (bo te szczególnie są bliskie mojemu sercu) cechuje piękne pismo, kształtne litery i zdumiewająca dokładność.
Kilka miesięcy temu miałam przyjemność przeglądać ewidencje rejestrów notarialnych z warszawskich, przedwojennych kancelarii. Głównie za sprawą akcji poszukiwania matki mojego ukochanego przedwojennego aktora – Eugeniusza Bodo. W raz klubem miłośników kina przedwojennego, którego jestem członkiem, poszukiwaliśmy informacji o jakiejkolwiek adnotacji zmarłej w 1944 roku matki Bodo. Spędziłam tak kilka ładnych godzin, czując zapach przedwojennych ksiąg i przeglądając ekran monitora z ich skanami. Wiem, jestem sentymentalna, lecz to taka niezwykła przygoda małego odkrywcy. Te pisane ręcznym pismem rubryki, wpisywane cyfry, opisy są naprawdę urocze.
Przede wszystkim, jeśli popatrzy się na to z perspektywy rozwoju zarządzania i techniki – mamy dziś w biurach ogromne szczęście.
Przechodząc jednak do czasów współczesnych, warto wiedzieć jak podejść do tematu korespondencji – dziś. Co zrobić, by zapanować nad korespondencją i ją uporządkować. Zatem zacznijmy od podstaw. Na początku powiem Ci szybko o prostym podziale w korespondencji.
PODZIAŁ KORESPONDENCJI
- Korespondencja Przychodząca – to wszystkie te dokumenty, które wpływają do biura, np.: umowy, pisma od klientów, pisma z urzędów, podania, wnioski itp. Faktury zalecam wpisywać do osobnego rejestru, zwanego Rejestrem Faktur. Możesz o tym szczegółowiej przeczytać w innym artykule poświęconym właśnie fakturom.
- Korespondencja Wychodząca – to wszystkie dokumenty, jakie wysyła się z biura za pośrednictwem poczty, kuriera lub nawet składa osobiście w urzędzie. W skrócie, wszystko co wysyłasz lub przekazujesz na zewnątrz firmy jest katalogowane jako korespondencja wychodząca.
Sposobów na opanowanie korespondencji jest wiele. Możesz prowadzić je w książce kancelaryjnej, zeszycie lub programie. Najlepiej opracować sobie własną metodę, adekwatną do firmy, w której pracujesz. Aczkolwiek poniższe wskazówki z pewnością podpowiedzą Ci, od czego zacząć. Zanim jednak do nich przejdę, to chcę Ci powiedzieć, że obecnie na rynku jest wiele programów wspierających zarządzanie korespondencją.
Nazywane one są programami do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD).
Omawiać ich funkcjonalności nie będę, zostawiam to do Twojej własnej oceny i wyboru. Sama najlepiej wiesz, który będzie odpowiedni dla Twojej firmy. Niemniej jednak, będąc na kilku prezentacjach z systemów do ewidencji elektronicznego obiegu dokumentów, kilkukrotnie byłam zdumiona ich małą elastycznością pod kątem dopasowania do potrzeb firmy. Dlatego przy wyborze programu zwróć uwagę, aby program można było dostosować do funkcji wykorzystywanych w biurze i co ważniejsze, rozwijać go, jeśli zajdzie taka potrzeba.
EXCEL TO WYBAWIENIE!
Jednym z najprostszych i najbanalniejszych sposobów na prowadzenie rejestrów korespondencji jest poczciwy EXCEL. Prosty w obsłudze, ma wiele możliwości rozwiązań i obróbki danych. Przede wszystkim jednak, każdy pracownik biurowy go zna. Excela przecież uczymy się już w szkole, prawda? To co, jest niezwykle jednak ważne, to by nie bagatelizować „siły” rejestru korespondencji już od samego początku. Pochyl się nad nim ciut dłużej niż 15 minut, ustaw wszystkie informacje i dane w jak najlepszym i przejrzystym porządku. To podejście zabezpieczy Cię przed marnowaniem sobie czasu na przeszukiwanie takiego rejestru w sytuacji palącej. A szczególnie, umożliwi Ci panowanie nad rosnącą ilością papierologii biurowej. Filtry ułatwiają zrobienie szybkiego raportu o stanie korespondencji lub jej ilości. Przy prostych potrzebach – takie rozwiązanie jest najtańsze i szczerze mówiąc, stosowane bardzo często.
Punktem wyjścia do stworzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej są dane. To, co wpisujesz, nie jest przypadkowe i ma służyć dostarczaniu nie tylko Tobie, ale także szefom, odpowiednich informacji. Dlatego, jeśli dopiero zaczynasz pracę w nowym biurze lub chcesz wprowadzić jakieś zmiany/usprawnienia, przyjrzyj się wpływającym dokumentom i temu, co wpisujesz w rejestr.
KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA I WYCHODZĄCA
Tworząc rejestr korespondencji w Excelu, podziel go sobie na dwa arkusze. W jednym stwórz tabelę korespondencji przychodzącej, w drugim arkuszu wychodzącej.
W przypadku korespondencji przychodzącej stwórz kolumny zawierające:
- nr z rejestru: np. 001/2019/P (korespondencja przychodząca),
- nr dokumentu,
- data wpływu czyli kiedy dokument przyszedł do firmy,
- data dokumentu – ta data ma szczególne znaczenie przy sprawach urzędowych lub przetargowych lub jest po prostu ważna ze względu na rodzaj działalności firmy,
Zobacz na przykładzie:
Firma uczestniczy w przetargu na dostawę maszyn wiertniczych. Złożone zostały dokumenty przetargowe i firma oczekuje na informację zwrotną w tej sprawie. Przetarg ma swoje prawa i terminy. Dlatego szczególnie ważne jest udzielenie odpowiedzi urzędowi przed upłynięciem terminu. A ten często liczy się od daty wystawienia pisma. Stąd DATA DOKUMENTU w rejestrze.
- nadawca i adres nadawcy,
- dotyczy – czyli krótka, zdawkowa informacja co zawiera treść pisma,
- komu dokumenty zostały przekazane – informacja o osobie, do której dane pismo zostało przekazane, (pomocne, gdy w firmie osób odbierających pisma jest dużo i każdy prowadzi wiele spraw),
- miejsce przechowywania – archiwum – tę kolumnę w rejestrze szczególnie Ci polecam. Jeśli do rejestru ma dostęp kilka osób i chcesz uniknąć dodatkowych pytań: p. Ulu, a gdzie to pismo z rejestru? Jeśli wpiszesz tu np. segregator UMOWY lub teczka ZUS – wtedy wszystko będzie jasne. A wtedy, nawet podczas Twojej nieobecności, te wspomniane osoby, wiedzą, gdzie szukać 🙂
Przykład rejestru korespondencji przychodzącej:
W przypadku korespondencji wychodzącej stwórz kolumny zawierające:
- nr z rejestru: np. 001/2019/W (korespondencja wychodząca),
- nr dokumentu,
- data wypływu czyli kiedy dokument został wysłany,
- odbiorca i jego adres,
- Dotyczy – czyli krótka, zdawkowa informacja co zawiera treść pisma,
- Miejsce przechowywania kopii papierowej.
Jeśli stworzysz sobie rejestr w oparciu o te informacje, ułatwisz tak naprawdę sama sobie pracę z dokumentami i przeszukiwanie danych. A nawet drukowanie etykiet seryjne. Przyda Ci się to szczególnie przy okazjonalnych akcjach wysyłkowych przygotowywanych przez firmę.
Przykład rejestru korespondencji wychodzącej:
Ważną kwestią przy organizacji pracy z dokumentami jest dbałość o ich archiwizowanie. Zarówno to cyfrowe, jak i papierowe. Przed każdym wysłaniem korespondencji na zewnątrz, osoba nią zarządzająca powinna posiadać jej kopie. Z perspektywy zarządzania czy to będzie tylko/lub forma papierowa czy cyfrowa nie ma znaczenia. Ważne jednak, by były on uzgodniony z szefem i przyjęty jako wytyczne. Firmy różnie do tego podchodzą. Jedne wolą zachowywać papierową kopię korespondencji wysyłanej na zewnątrz. Inne, idą z duchem eko i zachowują tylko skan, który można tak naprawdę w każdej chwili wydrukować. Uważam, że to już indywidualna decyzja firmy. Jakąkolwiek jednak zasadę by nie przyjąć, osoba trzymająca dokumenty w ryzach zobowiązana jest posiadać ich stosowane kopie.
Na koniec chciałabym Ci wspomnieć o dwóch rzeczach. Jeśli do rejestrowania korespondencji stosujesz narzędzie typu Excel, nie bój się stosować różnorodności kolorów. Takie rozwiązanie pozwoli Ci z czasem odróżniać wzrokowo korespondencję przychodzącą od wychodzącej i reagować. Te ułatwienia dla reakcji docenia się szczególnie w sytuacji naprawdę kryzysowej, stresującej i wymagającej natychmiastowej odpowiedzi. Zwłaszcza, gdy ktoś stoi Ci nad głową. Kolor z pewnością Ci to ułatwi.
Drugą rzeczą jest to, że gdy opanujesz podstawową pracę z korespondencją to czas zająć się jej kolejnym aspektem. Obiegiem dokumentów i przepływem informacji w biurze. Komunikacja, przekazywanie informacji, tworzenie procedur opiera się na korespondencji i dokumentami. Zachęcam Cię do podejścia procesowego, którego jestem zwolenniczką i rozłożeniu wszystkiego na czynniki pierwsze. Pomożesz sobie w efektywnym zarządzaniu sobą w czasie i pracy z dokumentami.
A gdybyś potrzebowała kolejnym wskazówek i pomocy, polecam Ci sięgnąć po kolejną pigułkę wiedzy. Opracowałam jej dla lepszej organizacji pracy z dokumentami i ułatwieniem sobie życia w biurze. Rozważ, czy warto się mu przyjrzeć z bliska..
Powiązane artykuły
Jak nawyki lidera/szefa wpływają na pracę zespołu i biura?
Jak nawyki lidera/szefa wpływają na pracę zespołu i biura? Z tego nagrania podcastu dowiesz się: czym są nawyki i jaki jest mechanizm ich działania, jakie nawyki mają liderzy i szefowie zespołów lub firm, jak te nawyki wpływają na pracę zespołu i całego biura
Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym?
Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym? Z tego nagrania podcastu dowiesz się: z jakimi wyzwaniami mierzą się zespoły rozproszone, co ma wpływ na trudności w organizacji pracy, jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym. Zapraszam Cię odsłuchania tego odcinka podcastu.
Dlaczego same narzędzia do organizacji nie działają?
Czujesz, że organizacja twojej pracy kuleje od dłuższego czasu, pracy przybywa, a zegar stale tyka, powodując frustrację typu: “znowu nie zdążę”. Co wtedy robisz? Wpisujesz w wyszukiwarkę hasło: organizacja pracy lub zarządzanie czasem. I co się dzieje? Zalewa Cię fala artykułów z poradami, magicznymi teoriami,
34 myśli o “Korespondencja przychodząca i wychodząca”
Dziękuję za ten artykuł. Idąc o krok dalej – czy jest prawny wymóg prowadzenia rejestru poczty przychodzącej / wychodzącej w określonym formacie?
Przykładowo: W mojej firmie „od zawsze” prowadzi się rejestr w formie papierowej i dodatkowo w wersji elektronicznej (Excel) – nikt już nie pamięta dlaczego właściwie tak robimy, a przepisywanie pozycji z księgi do excel jest niezwykle czasochłonne.
Czy rejestru Excel nie można skanem stron z rejestru papierowego?
Joasiu, nie ma przepisów regulujących obowiązek prowadzenia korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Choć dla jednostek publicznych pewnie taki wymóg jest. Jeśli w Twojej firmie jest prowadzony rejestr w formie elektronicznej i papierowej to może najwyższy czas rozważyć rezygnację z papierowego i przejście tylko i wyłącznie na elektroniczną. Rzeczywiście wpisywanie w oba te miejsca, jest najzwyczajniej stratą czasu. Spróbuj przekonać szefostwo.
Dzień dobry,
jestem zainteresowany, co z korespondencją mailową tzn. gdy do Oddziału Banku, którym kieruję wpływają dokumenty w postaci skanów wysłanych drogą mailową, to czy po ich wydrukowaniu powinienem wprowadzić je do księgi kancelaryjnej, czy dotyczy to jedynie korespondencji przychodzącej w sposób tradycyjny?
Pawle, uważam, że pisma wpływające do oddziału banku poprzez pocztę elektroniczną powinny być wpisywane do książki korespondencji przychodzącej z adnotacją: wpłynęło e-mailem. Zakładam, że mówimy tu o pismach ważnych dla spraw bankowych, nie o jakiś ofertach typu last minute. Dlatego ze względu na to, powinny być wpisywane. A gdy przyjdzie ich papierowa forma to także powinna być adnotacja, kiedy przyszła. Oczywiście trzeba mieć tu na względzie ważność tych kwestii w banku.
Ile lat maja byc przechowywane ksiegi korespondencyjne- przychodzacych i wychodzacych pism?
Marzanna, przepisy nie określają i nie nakładają na firmy obowiązku prowadzenia, a co za tym idzie przechowywania przez określony czas rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej. W ślad za tym nie są przewidziane żadne kary za nieposiadanie tego typu rejestrów. Ustawodawca wskazuje sankcje związane z dokumentami: księgowymi, podatkowymi i pracowniczymi.
Mam zapytanie dotyczące pominięcie wpisania korespondencji. Jaki nadać numer pismu, które zostało pominięte a powinno być wpisane? Chodzi dokładnie o wniosek o Świadczenie wychowawcze. Wniosek przyszedł do Ośrodka drogą elektroniczną niestety przez nieuwagę nie został zarejestrowany z datą przyjścia. Od tego czasu minął już prawie miesiąc. Co teraz zrobić? Z jaką datą go zarejestrować? Proszę o szybką pomoc.
Monika, wystarczy jak dodasz sobie jakiś dodatkowy znak w systemie wpisywania korespondencji, np: …2019/1 lub 2019/A.
Wybierz, taki, który będzie dla Ciebie czytelny w całym systemie ewidencji.
Witam
Mam pytanie .
Jako urząd pracujemy od poniedziałku do piątku. Przez weekend tj. sobota niedziela wpływa korespondencja drogą elektroniczną (e-maile) oraz z podpisem elektronicznym.
Koleżanki z innego wydziału chciałby, aby korespondencja z soboty i niedzieli była w dzienniku z datami tych dni.
Czy jeżeli nie pracujemy w weekend to musimy to robić dziennik na te dni czy wystarczy wpisać w dziennik w poniedziałek.
Dzięki i pozdrawiam
Maciej, muszę przyznać, że zadałeś bardzo ciekawe pytanie. Zaciekawiło mnie do tego stopnia, że zajrzałam do orzeczeń NSA. W 2017 roku była sprawa sądowa jednego ze starostw powiatowych (sygn. akt II OZ1649/17), w którym rozstrzygano spór o datę wpływu i rejestracji wniosków wpływających za pośrednictwem platformy elektronicznej.
W dużym telegraficznym skrócie orzeczenia mówiło, że:
„Sąd wskazał, że datą wpływu pism w postaci dokumentów elektronicznych na urzędową skrzynkę na ePUAP jest moment ich pojawienia się w systemie teleinformatycznym, a więc przesłania przez nadawcę. Jeśli więc nadawca przesłał rozstrzygnięcie nadzorcze za pośrednictwem ePUAP w piątek 25 sierpnia 2017 r., to jednocześnie jest to data wpływu pisma do adresata. Dzieje się tak, ponieważ pisma w przestrzeni ePUAP są przesyłane w czasie rzeczywistym, a w chwili wpływu e-dokumentu do podmiotu publicznego automatycznie generowane jest dla nadawcy urzędowe poświadczenie jego przedłożenia. Natomiast nie ma znaczenia, kiedy pracownik kancelarii adresata zalogował się na ePUAP i pobrał określone pismo. To już sprawa wewnętrznej organizacji pracy urzędu. Sąd podkreślił, że to kierownictwo adresata odpowiada za odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ePUAP, w tym prawidłowego oznaczania daty wpływu pism przesłanych za pośrednictwem tej platformy. A w przypadku błędów urząd musi ponosić konsekwencje swoich działań.”
Odpowiadając zatem na Twoje pytanie w zgodzie z orzecznictwem, pisma wpływające do urzędu drogą elektroniczną powinny być ewidencjonowane zgodnie z faktyczną datą wpływu (nawet weekendową datą), a nie momentem pobierania ich przez urzędnika (np. w poniedziałek).
Mam nadzieję, że to Ci pomoże 🙂
Zgadzasz się?
Dzień dobry, pracuję w instytucji państwowej. Wysyłamy wydrukowane zwolnienia lekarskie poza placówkę. Takie informacje również powinny być zapisane w dzienniku pism wychodzących ? Później te zwolnienia do nas wracają podstemplowane. I wtedy również muszę je odnotować w dzienniku pism przychodzących ?
Kasiu, a to są zwolnienia Waszych pracowników prawda? Myślę, że warto by pojawiła się adnotacja, gdzie i kiedy one zostały wysłane i kiedy do Was wracają. Bo nigdy nic nie wiadomo… 😉
Witam. Pracuje w publicznej jednostce oświatowej. Mam pytanie jak powinnam wpisywać i przechowywać pisma które wpłynęły i na które zostały udzielone odpowiedzi tzw ” sprawy”. Sporo pismo której wpłynęło wpisuje do przychodzących a odpowiedz do wychodzących to mają one dwa różne numery. Czy należy je przechowywać spięte razem w osobnym segregatorze?
Weronika, to wszystko zależy od tego, w jaki sposób macie nałożone regulaminy. W typowej firmie, prowadzi się rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej i osobno wpisuje się dokumenty. Natomiast przechowuje się je w segregatorze, aktach czy teczce sprawy, której dotyczą 🙂
Witam serdecznie,
Chciałbym uzyskać informacje i odpowiedź w kwestii dotyczącej prowadzenia księgi korespondencyjnej w stowarzyszeniach, a mianowicie. Jakim konkretnie symbolem literowym oznaczać korespondencję wychodzącą i przychodzącą ?
Krystian, a może spróbuj symbole: KP – korespondencja przychodząca, a KW – korespondencja wychodząca. 🙂
dzień dobry, czy w dzienniku korespondencyjnym można pisać długopisem czarnym ? Czy tylko tylko niebieskim ? czy date (np przyjęcia pisma ) trzeba wpisać ręcznie czy można użyć do tego datownika.
Jeśli chodzi o dziennik korespondencyjny w formie papierowej, a nie elektronicznej to tu mamy pewne ograniczenia. Jeśli wydruk dziennika jest czarno biały to rzeczywiście lepszym będzie skorzystanie z długopisu niebieskiego, dla lepszego odznaczenia i kontrastu. Co do daty, to absolutnie uważam, że można użyć datownika, lecz też zmieniłabym jego kolor i przybijała równo. By z tych wierszy w papierowym dzienniku nie zrobiła się karuzela pieczątek.
Witam, w formie papierowej osoby, które odbierają korespondencję (kierownik działu) podpisuje, że odbiera ja.
Jak to zrobic w formie elektronicznej? Nie mam potwierdzenie, że dana osoba to „wzięła”, a w wersji papierowej zawsze jest podpis osoby.
Filip, najlepszym rozwiązaniem było wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Zdaję sobie sprawę jednak, że wiąże się to z kosztami. Dlatego na szybko mogę poradzić, że jeśli dokumenty są przekazywane elektronicznie i chcemy mieć potwierdzenie odbioru, to może warto wprowadzić zasadę: otrzymujesz dokumenty skanem poprzez email, potwierdzasz zwrotnym emailem – potwierdzam odbioru i stopka emaila.
Witam serdecznie,
pracuję w firmie, która od nowego roku otwiera nową filię swojej działalności, ale o innym profilu, sekretariaty będą dwa, natomiast księgowość częściowo połączona. Chcemy prowadzić dwie odrębne książki korespondencji, oczywiście w formie elektronicznej. Pytanie mam co do numeracji, czy mogą być one całkiem odrębne, czy muszą być te numery w jakiś sposób powiązane?
Paulina, jeśli są dwa odrębne rejestry to i numeracja powinna się nieco różnić. Może po prostu dodajcie do numeracji dodatkową literę nawiązującą do danej działalności. Np. Biuro Księgowe będzie miało numerację: 001/2021/P/BK, a np. Biuro Podatkowe będzie miało numerację: 001/2021/P/BP. To pozwoli Wam odróżniać rejestry 🙂
Dzień Dobry,
pracuję w szkole, w sekretariacie. Zgodnie z wymogami mamy skrzynkę ePUAP, jednak pismo w sprawie kontroli wpłynęło do nas w piątek po godz. 15-stej na maila. Czy w takiej sytuacji powinnam zarejestrować pismo w dzienniku korespondencyjnym na piątek czy na poniedziałek, wtedy, kiedy faktycznie zostało odczytane?
Estera, zasada jest jak przy listach poleconych, obowiązuje data wpływu. Zatem piątek będzie datą, którą należy wpisać do rejestru korespondencji 🙂
Dzień dobry,
omyłkowo pominęłam stronę (już ponumerowaną) w papierowej księdze korespondencji.
Przykładowo jest strona ponumerowana od pozycji 600 do 610 bez żadnych wpisów, wcześniejsze pisma zarejestrowane do pozycji 599 i kolejne od numeru 611, a na 1 stronie „dziura”.
Jak prawidłowo oznaczyć czy opisać taką stronę?
Będę wdzięczna za pomoc.
Marta, może najlepiej byłoby napisać adnotację na początku strony z numerami od 611: „Numeracja omyłkowo niewykorzystana” + podpis 🙂
Dzień dobry,
Pracuję w instytucji kultury, gdzie często wysyłane są zaproszenia, kartki świąteczne z życzeniami, Czy należy ujmować je w księdze korespondencyjnej po stronie wychodzącej?
Olu, jeśli kartki świąteczne wysyłasz zwykłym listem bez potwierdzenia to uważam, że nie ma sensu ich wpisywać do rejestru korespondencji. Warto mieć wtedy po prostu listę osób, do których wysłałaś kartki. Natomiast zaproszenia na różne eventy już warto wpisywać.
Dzień dobry,
mam wątpliwość w jaki sposób wpisać przesyłkę do ręcznej księgi korespondencyjnej w sytuacji gdy w jednym liście, jeden nadawca przesyła kilka wniosków (swoich i innych osób).
Czy wszystkie załączniki powinny być wpisane z tym samym numerem kolejnym księgi ale oznaczone dodatkowo podpunktami 1,2,3 …
Czy powinno się je wpisać oddzielnie skoro dotyczą innych osób.
Z góry dziękuję za pomoc
Marta, uważam, że jeśli jeden list zawiera kilka spraw, powinny one być osobno zewidencjonowane w księdze korespondencji.
Dzień dobry,
Czy na świadectwie pracy, które zostaje wpięte do akt pracownika musi być potwierdzenie: „otrzymałem dnia… „
Jeśli świadectwo było przekazywane osobiście, to należy taką adnotację mieć w aktach. Jeśli wysłane zostało pocztą to warto mieć żółtą zwrotkę – PO.
Wpisuje do rejestru korespondencje przychodzącą i wychodzącą. Następnie wkradam ja do segregatorów tematycznych.
W związku z tym czy tworzy się segregator
Korespondencja przychodząca i wychodząca czy nie ma takiej potrzeby?
A może taki segregator ma służyć do tymczasowego przechowywania korespondencji, dopóki spraw nie zostanie załatwiona?
Zanim utworzy się jakiekolwiek segregatory należy rozpisać sobie podział korespondencji, bazując na tym, co wpływa do naszej firmy. Dopiero wtedy wychodzi nam, czy jest potrzeba tworzenia segregatora na korespondencję przychodzącą i wychodzącą – jako ogólną, czy tylko tematyczne.