Recepcja: 12 sposobów na organizację pracy

Jak organizować sobie pracę na recepcji, by wystarczało czasu na wszystko? W jaki sposób panować nad zadaniami by nadążać z ich wypełnieniem? Jaka jest sekretna metoda na dobrą organizację pracy recepcji? Odpowiedzi szukaj w tym artykule, który stworzyłam po to, byś mogła z większym spokojem tworzyć system organizacji dostosowany do potrzeb recepcji, którą nadzorujesz.

O tym, że recepcja jest głównym centrum dowodzenia światem firmy pisałam już w artykule o podstawach pracy recepcji. Jeśli jeszcze nie miałaś okazji do niego zajrzeć, zrób to koniecznie. Zwłaszcza gdy dopiero zamierzasz zacząć przygodę z tą pracą lub próbujesz ją sobie ogarnąć.

Co do zasady recepcja ma działać sprawnie i być wizytówką firmy. Dlatego efektywna organizacja pracy będzie poza czystością otoczenia recepcji, drugą sprawą, na którą każdy wchodzący do firmy będzie zwracał uwagę. Czy będzie chciał, czy nie zwróci na to uwagę, bo to najzwyczajniej w świecie widać.

Zapytasz: jak?

Bardzo prosto. Wszystkie elementy dobrej organizacji pracy recepcji, o których przeczytasz poniżej widać i można z łatwością ocenić już przy pierwszym kontakcie z Tobą.  Zapewne nie zdawałaś sobie z tego sprawy i masz teraz wielkie oczy, jednak wprawne oko potrafi wyłapać niedociągnięcia bardzo szybko. Przecież my Polacy, szybciej wyłapujemy czyjeś błędy i potknięcia zamiast tych dobrych, prawda?

Dobra organizacja recepcji skupia się wokół trzech obszarów:

1. Plan.
2. Porządek.
3. Komunikacja.

Atrybutami tej organizacji w przypadku recepcji są:

1. Biurko
2. Telefon
3. Komputer.

I teraz powinnaś powiedzieć super, czyli jak zorganizuję sobie plan, uporządkuję przestrzeń i będę ładnie mówić wg biurowego savoir vivre to będzie już wszystko dobrze?

Nie!

Teraz wszystkie atrybuty organizacji pracy recepcji trzeba rozwinąć na drobne elementy i połączyć wzajemnie ze sobą. Przykro mi, tak łatwo to nie ma. Organizacja pracy to nie jest rzecz, której nauczysz się w jeden dzień. To umiejętność, którą trzeba sobie wypracować. Jednym pójdzie to szybciej, drugim wolniej. Ale wszystko jest do przepracowania. Tylko trzeba zacząć od początku i wdrażać nowe elementy kolejno.

Dlatego pozwól, że zacznę od początku. Pokażę Ci kolejno, na jakie elementy organizacji pracy recepcji powinnaś zwrócić uwagę, by stworzyć sobie cały system organizacyjny, przybliżający Cię do miana profesjonalnej recepcjonistki.

To zaczynamy 😊

1. Rozpoczęcie dnia.

To jak zaczynasz swój dzień pracy ma niezwykłe znaczenie dla jego rozruchu. Wchodząc do pracy zaczynasz często od kawy, przeglądania Facebooka lub pogaduszek. Facebooka lepiej przeglądnij, zanim wejdziesz do biura (zrób to albo w domu przed wyjściem, albo w autobusie). Nie zaśmiecaj sobie głowy scrollując głupoty. Zwróć uwagę na to, co się dzieje wokół Twojej recepcji.

1. Czy lada recepcji jest czysta?
2. Czy śmieci z koszów wyrzucone?
3. Jaki jest zapach po wejściu do biura?
4. Czy na Twoim biurku jest porządek?
5. Czy są nowe papiery, które ktoś Ci podrzucił?

Sprawdź wszystko to, co ma znaczenie dla wyglądu recepcji i doprowadź to do stanu, w którym wizerunek firmy będzie niezachwiany.

2. Sprawdzenie maszyn.

Skoro atrybutem pracy recepcjonistki jest telefon to z pewnością centrala telefoniczna musi działać bez zarzutów. Czy masz nawyk sprawdzania jej po przyjściu do pracy? Czy ksero i drukarkę także sprawdzasz przy porannym obchodzie? Najbardziej zaskakuje recepcjonistki pytanie po 20 minutach od przyjścia do biura: czemu to nie działa? I wtedy powstaje typowa w tej sytuacji niezręczność, że nie dopilnowałaś swoich obowiązków. A to przecież masz wpisane w zakres pracy, prawda?

3. Kalendarze.

Skoro recepcja to centrum dowodzenia znaczy, że odpowiadasz za sterowanie wszystkim, a nie ma dla działalności firmy nic ważniejszego niż jej kalendarz pracy. Tu mam na myśli oczywiście kalendarz: szefa, pracowników, organizacji spotkań, rezerwacji sal, wyjazdów pracowników. Widzisz, ile tego jest? Zakładam, że w większości firm działa się już na kalendarzach elektronicznych. Dlaczego, by zatem nie sprawdzać ich rano i przed wyjściem z pracy? Wystarczy przeglądać je 2 razy dziennie i uwzględnić w planach dziennych, a nawet tygodniowych.

4. Lada recepcyjna.

To takie miejsce, w którym możesz wiele ukryć i wiele miejsca wykorzystać dla usprawnienia swojej pracy. Asystentki najczęściej nie mają już tak łatwo, bo najczęściej lady przy ich biurkach już nie ma. A lada a właściwie ta część między biurkiem a ladą jest świetną przestrzenią do zagospodarowania na wszelkie listy i podpowiedzi, ułatwiające sterowanie biurem.

Wykorzystaj ją zatem i przywieś tam najpotrzebniejsze listy i spisy, które zniwelują wielokrotne sięganie do szuflad lub segregatorów. Zrób czytelne listy, przyklej je pod ladą i zerkaj przy typowych czynnościach. Szybciej zapamiętasz i szybciej uwolnisz swój czas.

5. Korespondencja.

O podstawach obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej już pisałam. To, co jednak jest istotne z organizacji pracy z korespondencją to cały jej obieg. Na początku na pewno będzie Ci zajmować to znacznie więcej czasu niż chciałabyś. Nie przerażaj się tym.

Podziel swoją naukę na 1 blok z korespondencją przychodzącą, 2 blok czasowy na korespondencję wychodzącą. Każdy jest inny i wymaga innych narzędzi. W korespondencji wychodzącej będziesz potrzebować: kopert, znaczków, pieczątek, podpisanych wcześniej przez szefa pism. W korespondencji przychodzącej potrzebujesz pieczątki wpływu, dziennika korespondencyjnego, przegródek, gdzie wkładasz pisma. Podziel to na bloki, a usprawnisz jej obsługę.

6. E-maile.

Podziel swoją skrzynkę pocztową tematycznie, działami lub po prostu sprawami. W tej chwili wszystkie programy do obsługi poczty pozwalają na utworzenie formuł segregujących pocztę już na etapie jej przychodzenia lub statusu ważności.

Wykorzystaj te możliwości i zorganizuj swoją skrzynkę. Dodatkowo oducz się sprawdzania jej co 5 minut. Są przypadki, gdy wiesz, że bardzo ważne zgłoszenie wpłynie, a Ty natychmiast musisz się nim zająć. Jednak w normalnym trybie, efektywność Twojej pracy zależy także od metod zarządzania e-mailami.

7. Notatki.

Gdy poznasz już firmę, w której pracujesz i jej system organizacji lub priorytety w ważności załatwiania (tego typu rzeczy powinnaś ustalić już na początku zatrudnienia!) możesz stworzyć sobie własny szablon do sporządzania notatek.

Przykład:

Masz w biurze 3 szefów, dla których odbierasz telefony, przekazujesz wiadomości lub umawiasz spotkania. Jest tego dosyć sporo. Możesz oczywiście założyć sobie notatnik i tam podzielić go na 3 sekcje dla każdego szefa. Możesz także stworzyć sobie dzienny szablon do notatek z podziałem na każdego Pana i tam jedno pod drugim wpisywać:

– wiadomości do przekazania

– do ustalenia

– do załatwienia

– notatki

Mając takie 4 obszary dla każdego szefa możesz łatwiej tworzyć listy TO DO i analizować priorytety do wykonania. Obraz działania będzie Ci się kształtował na podstawie notatek w szablonie z podziałem na szefów. Oczywiście dostosuj to do potrzeb Twojej recepcji. Uważam jednak, że dobrze taki szablon mieć dzienny, bo pomaga lepiej panować nad bieżącymi sprawami.

8. Telefony.

To zmora wielu recepcji i mało kto je lubi, zwłaszcza gdy klient w słuchawce bywa trudny lub co gorsze: upierdliwy. Oczywiście, radzić sobie musisz i bycie buforem między szefem a klientem jest wpisane w ten zawód. Niemniej ważnym elementem w organizowaniu odbierania telefonu może być choćby przenośna słuchawka.

W jednej z firm, w której pracowałam, miałam i telefon stacjonarny i przenośny. To dawało mi zawór bezpieczeństwa i spokoju, gdy robiłam obchody po firmie, robiłam kawę po drugiej stronie biura czy najzwyczajniej szłam na spotkanie. Podczas rozmów z innymi mogłam wyciszyć telefon i włączyć samą wibrację. Podczas spraw w biurze mogłam odejść od centrali i swobodnie przemieszczać się po firmie. To ogromne ułatwienie.

Zaproponuj zakup takiego telefonu szefowi, zwłaszcza gdy takiego u Ciebie nie ma. Wykorzystanie poczty głosowej i możliwości oddzwonienia jest także świetnym usprawnieniem, gdy jesteś zajęta.

9. Zamówienia.

To chyba najlepsza czynność dla każdej kobiety w biurze. Która z nas nie lubi zamawiać? 😉 Polecam Ci stworzenie sobie szablonu zamówień lub korzystanie z tych, które udostępnia Ci firma współpracująca. Jeśli jednak szablon tworzysz sama, podziel go na: artykuły biurowe, artykuły spożywcze, dla szefa, sprzęty. Ułatwieniem także może być prowadzenie zestawienia zamówień i ich poszczególnych wartości. To wybawienie, gdy szef prosi Cię o rozliczenie wydatków spożywczych rok wstecz.

10. Organizacja podróży.

Ten temat pozornie bagatelizowany, a bardzo czasochłonny. Wyszukiwanie hoteli, przekazywanie informacji szefowi, przerzucanie się e-mailami sprawia, że mało która z nas to lubi. Tymczasem, organizacja pracy w tej dziedzinie może być dużo łatwiejsza i praktyczniejsza. A o jej aspektach mówiłam podczas ponad 2h webinaru.

11. Przepustki, klucze i parking.

W recepcji masz pieczę nad bezpieczeństwem firmy i wszystkim, co się w niej znajduje. Klucze do pokoi, garaży, terenu wokół. Masz także kasetkę z kluczami i pieniędzmi. Te wszystkie rzeczy łatwo ukraść, zgubić lub co gorsze nie panować nad nimi. Dlatego sporządź na wstępie odpowiednie spisy i rejestry. Skrupulatnie notuj w rejestrze wszystkie pobrania, zwroty i wydatki. Nadzorując tak ważne rzeczy, musisz mieć z tyłu głowy myśl, że ludzie są różni, a ich pomysły często są zaskakujące. A gdy cokolwiek złego się wydarzy, wina może spaść na Ciebie.

12. Wizytacje.

Na koniec zostawiłam wszystkich gości, którzy odwiedzają firmę. Tu warto połączyć elementy z punktu 3 i 7, czyli kalendarz i notatki. Otóż znając kalendarz wizyt i zaplanowanych spotkań masz możliwość przygotować się do tego typu wydarzeń wcześniej. Wiedząc z kalendarza, kto jest prowadzącym spotkanie, możesz się dowiedzieć co wymaga przygotowania i jakie dokumenty będą mu potrzebne. To daje Ci szansę na opracowanie z wyprzedzeniem wszystkich dokumentów i zniwelowanie straconego na to czasu.

Jak widzisz, organizacja pracy recepcji to nie tylko twarde narzędzia. To przede wszystkim umiejętność łączenia ich w czasie i z otoczeniem wokół. Możesz mieć najlepsze narzędzia, ale bez chęci usprawniania każdej czynności będzie Ci niezwykle ciężko wypracować efektywne metody organizacji.

Recepcja jest łatwa do zarządzania i pozwala na swobodne wypracowywanie nawyków i metod pracy, które w późniejszych etapach procentują zwrotem. To, że teraz poświęcisz więcej czasu na połączenie tych wszystkie elementów nie sprawi, że będzie to czas zmarnowany. Wręcz przeciwnie, zniweluje marnotrawstwo czasu na zbyteczne pierdoły, których sama zobaczysz, w pracy biurowej jest zawsze dużo.