Zmiany-w-administracji

Zamiast powstrzymywać zmiany w administracji – wspierajmy je! Kampania #szefieszanuj

Co znajdziesz w artykule?

Lubię mówić o zmianach. Widzę w nich naturalną drogę do rozwoju, nie tylko tego rozumianego w aspekcie zawodowym. Lubię robić coś jeszcze: oswajać ze zmianami, wprowadzając je wszędzie tam, gdzie widzę taką potrzebę. Naturalną koleją rzeczy kieruję swoją uwagę w stronę administracji, ponieważ wiele lat temu dostrzegłam w niej ogromny potencjał do zagospodarowania. Żeby jednak przejść od słów do czynów – trzeba pochylić się nad wyzwaniami, z jakimi zmaga się współczesne biuro oraz osoby w nim zatrudnione. A pomoże nam w tym powołana przeze mnie kampania #szefieszanuj.

 

Wejdźmy od zaplecza – blaski i cienie pracy biurowej

 

Zawód Sekretarki i Asystentki ma różne oblicza. Z jednej stron zakłada pewien przewidywalny zakres obowiązków, dający gwarancję stałego zatrudnienia. Coraz częściej jednak oznacza wielką niewiadomą. Zarówno w zakresie faktycznie realizowanych zadań i związanej z nimi odpowiedzialności, jak również w aspekcie bardziej przyszłościowym, rozumianym jako możliwość awansu zawodowego. Kiedy spojrzymy na pracę biurową z tej perspektywy, okazuje się ona bardzo wymagająca. Na tym jednak poznanie „zaplecza” się nie kończy!

Kobiety zatrudnione w administracji, bo właśnie w ich stronę zwracam się w niniejszym wpisie – są bardzo często pierwszą linią kontaktu Klientów z firmą. Nie chodzi tylko o bycie jej wizytówką, ale przede wszystkim należyte reprezentowanie interesów pracodawcy, który bacznie patrzy swoim pracownicom na ręce. Powstaje nam wtedy idealny mikroklimat dla wzrastającego stresu.

 

Kobiety, Sekretarki i Asystentki, będące pierwszą linią kontaktu z Klientem reprezentują interesy pracodawcy.

 

Dołóżmy jeszcze do tego organizację biura, procedur i codziennie przepływających przez nie dokumentów, pozostawiających niejednokrotnie wiele do życzenia, gdzie pilne zadania piętrzą się z szybkością błyskawicy. Być może teraz poczujemy, czym jest „zwykły dzień” z życia Sekretarki i Asystentki.

A gdzie jeszcze w tym wszystkim komunikacja? Gdzie identyfikacja z mglistą misją firmy, którą trzeba poznawać metodą prób i błędów? I wreszcie – jak mogło wyglądać wdrożenie takiej biurowej pracowniczki do jej obowiązków, ustalenie kodeksu zasad czy wskazanie osób, gotowych jej pomóc w kryzysowych sytuacjach (takich jak organizacja zdalnego biura)? Tych kilka przykładowych pytań miało sygnalizować, ile elementów składa się na big picture, którego w tym artykule nie byłabym w stanie pomieścić.

 

Spójrzmy od frontu – stereotypy na temat Sekretarek i Asystentek

 

Dobrze wiem, że piszę to wszystko z pozycji nieco uprzywilejowanej, ponieważ sama pracowałam niegdyś na takim stanowisku. Przerobiłam wiele z powyższych scenariuszy i nadal wzbudzają we mnie silne emocje. Nie wydaje mi się jednak, że powinnam te uczucia gasić – wręcz przeciwnie! To dzięki nim mogę lepiej zrozumieć problemy uczestniczek moich szkoleń i wejść z nimi w proces grupowy, wnoszący realne zmiany do ich pracy biurowej oraz mindsetu (wpływającemu na więcej, niż może się wydawać).

Wspominam o tym nie bez powodu, ponieważ ta wielostronna perspektywa jest dla mnie ogromnym źródłem doświadczeń (z kategorii tych trudnych). Niezmiennie bowiem zadziwia mnie łatwość, z jaką rozpatruje się pracę Sekretarki i Asystentki przez pryzmat stereotypów. Oczywiście tych znanych od lat: krzywdzących, uprzedmiotawiających i co tu dużo mówić – seksistowskich, które już dawno powinny odejść do lamusa. Niestety nigdzie się nie wybierają!

Niewybredne żarty, komentarze na temat urody czy kwalifikacji, przekraczanie granic, mobbing. To tylko przykłady krzywdzących zachowań względem kobiet w biurze (opisałam je szerzej w artykule o stereotypach). Zauważmy jednak, że te bagatelizowane często działania mają daleko idące konsekwencje, których na pierwszy rzut oka nie widać. Postrzegane w stereotypowy sposób Sekretarki i Asystentki zauważają u siebie m.in.:

  • spadek motywacji do pracy,
  • pogorszenie relacji ze współpracownikami,
  • rosnący poziom stresu,
  • poczucie niskich kompetencji,
  • brak wiary we własne umiejętności,
  • stany lękowe, nerwice oraz depresje.

Kto dopuszcza się tego rodzaju nadużyć w miejscu pracy? Badania ankietowe, które przeprowadziłam w grudniu 2019 roku na potrzeby kampanii #szefieszanuj, nie pozostawiają w tym miejscu złudzeń: aż 48% kobiet wskazało w nich swojego przełożonego. Co ciekawe, wymieniane wśród odpowiedzi nadużycia nie wpływały na spadek motywacji czy chęci do pracy w badanej grupie. Można zatem zakładać, że marginalizacja tego rodzaju niewłaściwych praktyk w organizacjach daje pozorne poczucie równowagi, przez co problem nadal pozostaje nierozwiązany.

 

Kampania #szefieszanuj ma na celu uświadomienie problemu jakim jest stygmatyzacja zawodu Asystentki i Sekretarki, jak również poszerzanie wiedzy na temat właściwych relacji, wzajemnego wsparcia między pracownikiem a pracodawcą czy przełożonym.

 

Co przyniesie przyszłość?

 

Pandemiczna rzeczywistość, w której funkcjonujemy od wielu miesięcy, nie pozwala formułować daleko idących prognoz w żadnej branży. Administracja nie stanowi tutaj wyjątku. Można jednak zauważyć, że postawy pracowników biurowych się zmieniły, podobnie jak ich potrzeby względem miejsca pracy oraz oczekiwania wobec samych szefów (napisałam o tym więcej w artykule o trendach).

Naszą uwagę chciałabym jednak skierować w nieco inną stronę, zastanawiając się nad tym, co przyniesie przyszłość. Dodam w tym miejscu, że kampania #szefieszanuj rozpoczęła się niedługo przed wybuchem pandemii, a więc obserwowaliśmy w niej nieco inne zjawiska niż te, które mają miejsce teraz. Mogłabym się zatem pokusić o przypuszczenie, że ten kryzys był dla nas momentem podsumowań i „grubej kreski”, za którą powinno zostać wszystko, co nie przejdzie do kolejnego etapu 😊 Takie są przecież prawa ewolucji.

Czy jednak faktycznie tak właśnie było? Czy funkcjonujące w trybie zdalnym, a następnie hybrydowym biura pożegnały się ze starymi stereotypami, doceniając ogromny wkład Sekretarek i Asystentek w błyskawiczną transformację?

Przeprowadzono szereg badań, oceniających pracę w dobie koronawirusa, jak chociażby to zrealizowane w maju 2020 roku przez portal Pracuj.pl. Aż 57% pracujących zdalnie respondentów wskazało w nim, że doceniają możliwość chodzenia do biura i bezpośrednich spotkań. Doskonale widać też, jak szybko zrewidowano dotychczasowy katalog benefitów, zwracając się w kierunku tych integrujących zespół. Brakuje mi w tym wszystkim jednak nieco więcej „miękkiej” perspektywy i pochylenia się nad problemami nierównego traktowania kobiet w biurach po metamorfozie. Czekam, aż ktoś pokusi się o tego rodzaju badania 😊

 

Kampania #szefieszanuj ma pomóc budować lepsze jutro pracownikom administarcji, jak również ich przełożonym.

 

Wsparcie zmian w administracji – kampania #szefieszanuj

 

Zanim jednak będziemy dysponować szeroko zakrojonymi projektami badawczymi, wypełnionymi po brzegi rekomendacjami światowych ekspertów – zastanówmy się nad tym, co możemy zrobić już teraz. Okazuje się bowiem, że nie musimy biernie przyglądać się biegowi wydarzeń i same przejść do działania! Stąd też kampania #szefieszanuj wraca do nas ze zdwojoną siłą, systematycznie odsłaniając nowe projekty społeczne, w które możemy się wspólnie zaangażować.

W ramach przypomnienia powiem, że jej ubiegłoroczne powołanie było odpowiedzią na problem stygmatyzacji zawodu Sekretarki i Asystentki. Wynikało również z potrzeby szerzenia wiedzy na temat budowania właściwych, opartych o zaufanie i wzajemne wsparcie relacji pomiędzy pracownicami a przełożonym. Tak, aby docenić rolę kobiet w administracji i pomóc nam z dumą mówić o swojej pracy. Kampania #szefieszanuj zagościła m.in. w Fundacji Sukces Pisany Szminką oraz w Wysokich Obcasach.

Informacje zwrotne, jakie docierały do mnie po zeszłorocznej edycji były jednoznacznie: trzeba uświadamiać o szkodliwości stereotypów i łamać bariery, jakie do dziś kobiety napotykają na swojej zawodowej drodze. Potrzebna jest dyskusja i rozmowa o tym, że pracownicy administracyjni też są ważni. Często są pierwszym i ostatnim punktem bezpośredniego kontaktu z Klientem. Są ważnym elementem w rozwoju firmy, bez którego o przetrwaniu pandemii nie mogłoby być mowy!

 

Debata, jako wspólna szansa na zmianę

 

Kampania wystartowała na początku 2020 roku, tuż przed wybuchem pandemii, stąd pomysł na jej kontynuację w postaci debaty online z udziałem ekspertów, która ukaże nową perspektywę wartości pracy biurowej dla funkcjonowania firm w tej zmienionej rzeczywistości.

Spotkanie, jakie zaplanowałam już na marzec, będzie świetną okazją do skonfrontowania oczekiwań 2 światów: kobiet pracujących w administracji i ich przełożonych. Pozwoli nam poznać aktualne wyzwania i zaproponować najlepsze rozwiązania, zmierzające do wspólnego dobra obu stron.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Myślę, że będzie to ważny krok (choć nie jedyny) dla pozytywnych zmian w środowisku pracy biurowej! Mamy wspólny cel, o którym już niebawem zrobi się głośno 😊

 

Wszystkie szczegóły możesz sprawdzić na stronie: https://szefieszanuj.pl/debata-2021/

 

Powiązane artykuły
Ankieta badawcza jako narzędzie pracy
Ankieta badawcza jako narzędzie mojej pracy

Przeprowadzenie skutecznej reorganizacji biura, bez względu na konkretny zakres potrzebnych zmian, wymaga ode mnie pewnego przygotowania. Nie chodzi tylko o opracowanie oferty szkoleniowej, odpowiadającej na zapytanie zgłaszającego się do mnie Klienta. To dopiero początek! Znacznie ważniejsze jest poznanie realnej sytuacji w biurze oraz wszystkich występujących

Więcej
Biurowe trendy, inspiracje, biuro, administracja
Biurowe trendy i inspiracje na 2022 rok

To już tradycja, że z początkiem nowego roku przyglądam się nauce z roku minionego i analizuję biurowe trendy na kolejny. Jakie lekcje dał nam stary, 2021 rok? Co dobrego lub niedobrego uwidocznił? A przede wszystkim, jakie możliwości mamy w tej czystej, białej karcie otwartej z dniem

Więcej
Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

1 myśl o “Zamiast powstrzymywać zmiany w administracji – wspierajmy je! Kampania #szefieszanuj”

  1. Pingback: Kampania #szefieszanuj - jakich wniosków dostarczyła debata? | UrsaGO

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top