Własna kolekcja papiernicza – jak wygląda współpraca z drukarnią?

Co znajdziesz w artykule?

Środowisko poligraficzne zafundowało mi w tym roku niemałe zaskoczenie. Wydawałoby się, że w czasach pandemii i gospodarczego załamania, jeszcze większy nacisk kładzie się na jakość obsługi każdego potencjalnego klienta. Takie były moje oczekiwania, które brałam wręcz za pewnik, jednak dość szybko okazały się one zupełnym nieporozumieniem. Musiałam pozbyć się złudzeń i stawić czoła rzeczywistości, jaka zgotowała prawdziwy test mojej cierpliwości. Czy go zdałam i jak z mojej perspektywy wygląda współpraca z drukarnią? Wszystkiego dowiesz się, czytając ten artykuł. Chciałabym też na wstępie zaznaczyć, że temu wpisowi towarzyszą dość silne emocje, jednak z szacunku do moich Czytelniczek i Czytelników, najmocniejsze epitety zachowam dla siebie.

W moich materiałach bardzo często podkreślam, że wszystko, co robisz, ma znaczenie. Podobnie jest z tym jak to robisz. Każda czynność, nawet jeśli jest powtarzana wielokrotnie i nie wydaje się być czymś istotnym – ma ogromne znaczenie dla ogólnego odbioru Twojej pracy na zewnątrz. Tworzona w ten sposób jakość wysyła bardzo jasny komunikat niewerbalny, który powinien wspierać jego werbalny odpowiednik. Bez spójności w tym zakresie trudno o wartościową obsługę klienta. Podobnie ma się kwestia wizerunku firmy, której pracownicy są wizytówką.

 

 

Kiedy więc coś na tym polu zawodzi, to całość współpracy z drukarnią – może się rozsypać niczym domek z kart. Tak się składa, że miałam okazję owej „rozsypki” doświadczyć, próbując zorganizować wydruki mojej kolekcji „Biurowa Organizacja”.

Wymarzyłam ją sobie jakiś rok temu i myślałam, że wraz z podjęciem tej decyzji, przygotowanym przez Kreatywną Freelancerkę projektem oraz jej ogromnym wsparciem w całym procesie – najtrudniejsze zadanie mam już za sobą. Jak bardzo się wtedy myliłam!

 

Jak wygląda współpraca z drukarnią? 8 ciekawych lekcji

 

Nie byłabym sobą, gdybym nie próbowała uporządkować wniosków z całej mojej poligraficznej przeprawy 😊

Lubię porządek, nawet kiedy nie wszystko idzie po mojej myśli, jak było w tym przypadku. Ale żeby ułatwić Ci analizę moich subiektywnych doświadczeń i ocenę tego, jak w 2020 roku wygląda współpraca z drukarnią, bo być może rozważasz wydanie własnych produktów – zebrałam wszystko krok po kroku. A zaczęło się tak…

 

1. Polecane drukarnie

 

Doświadczenia, jakie zgromadziłam w pracy korporacyjnej, sprawiły, że w pierwszej kolejności skierowałam swoje kroki w stronę firm, które ktoś już wcześniej sprawdził i przetestował. Zrobiłam więc rozeznanie wśród klientów, zaprzyjaźnionych firm oraz mojego zespołu. Zebrałam w ten sposób całkiem sporą ilość rekomendacji.

Dlaczego okazały się niepowodzeniem? Wyjaśnię to już za chwilę, ale już teraz uprzedzę, że ten krok okazał się zupełnie spalony.

 

2. Research w grupach na Facebooku

 

Wraz z zespołem przygotowałyśmy kilka otwartych zapytań, które następnie rozmieściłyśmy w kilku grupach na Facebooku. Pytałyśmy o to, czy ktoś może polecić drukarnię do wypuszczenia małego nakładu, z własnym projektem. Nasze oczekiwania były jasno sformułowane, żeby ograniczyć ewentualne nieporozumienia.

Dla wyjaśnienia: zależało mi na małym nakładzie, ponieważ tworzyłam produkty stricte dla społeczności Biurowych Rewolucjonistek. Nie brałam pod uwagę szerokiego grona odbiorców, jak ma to miejsce w przypadku marek wspierających np. kobiecy rozwój czy marketing jako taki.

Podczas analizy odpowiedzi, jakie padły w grupach, pojawiło się kilka propozycji, które postanowiłyśmy sprawdzić. Po rak kolejny skończyło się to fiaskiem, co wyjaśnię w dalszej części artykułu.

 

3. Pytanie do Google

 

Skoro dwie poprzednie próby zawiodły, postanowiłam podejść do tego z jeszcze innej strony. Otworzyłam zatem wyszukiwarkę i razem z ostoją cierpliwości mojego zespołu – Olą, wykonałyśmy ponad 20 telefonów, a dla pewności wysłałyśmy jeszcze 17 e-maili do różnych drukarni.

Zaznaczam, że próbowałyśmy się skontaktować z małymi i dużymi drukarniami, które na swoich stronach „chwaliły się” realizacją małych nakładów i autorskich projektów.

Wtedy zaczęło robić się ciekawie…

 

4. Rozmowy telefoniczne

 

Zdaję sobie sprawę, że mój sposób pracy ma pewne „zawodowe” naleciałości, jednak kulturalne obycie jest jedną z tych, które bardzo sobie cenie. Dzwoniąc do drukarni starałam się być rzeczowa i konkretna, dokładnie formułując zakres potencjalnej współpracy. Pamiętam też o uśmiechu do rozmówcy, który jest po drugiej stronie, co świadczy o moim proaktywnym nastawieniu. Uczę tego na moich szkoleniach i sama też korzystam ze swoich metod 😊

Jakieś było moje zdziwienie, kiedy już na powitanie słyszałam teatralne westchnienia i opryskliwy ton, świadczący o tym, że jestem nieproszonym rozmówcą! Serio?!

Skoro drukarnia czy wyznaczeni do takich zadań pracownicy nie mają czasu na rozmowę z klientami, to po co zamieszczają na swojej stronie numer telefonu?

Błędów w sposobie prowadzenia rozmów było znacznie więcej:

  • brak przedstawienia się na wstępie,
  • słowo „halo” jako jedyny wstęp do rozmowy,
  • sugestywne westchnięcia i inne nieartykułowane wyrazy dezaprobaty,
  • odkładanie słuchawki,
  • umawianie się na rozmowy, do których nie dochodziło,
  • uwagi na temat tego, że proponuję nieciekawy projekt, na który szkoda czasu drukarni (!).

 

 

5. Kontakt e-mail

 

Podejmując próby nawiązania współpracy z drukarniami, zauważyłam, że wiele z nich ogranicza swoje dane kontaktowe do adresu e-mail, co rozumiem. Sama czasem wolę napisać wiadomość, zwłaszcza gdy muszę tłumaczyć coś złożonego.

Byłoby jednak miło, gdyby ktokolwiek na takie e-maile odpisywał. Rozumiem, że wszyscy mamy dużo pracy, bo od września coraz mocniej żyjemy okresem świątecznym. Jednak odpisanie na wiadomość od nowego klienta, który być może będzie miał w drukarni stałe zamówienia, jest chyba warte zachodu, prawda?

Przyznam otwarcie, że tego typu zachowania są dla mnie zupełnie nielogiczne. A już całkowicie niezrozumiałe są bezrefleksyjne odpowiedzi na e-maile, które nic nie wnoszą.

 

6. Szczegóły i ustalenia

 

Mam w sobie przestrzeń na to, że nie wszystko musi być dostarczone na czas. Wiem, że sytuacje losowe zdarzają się każdemu, nawet mnie 😊

Jednak zupełną niedorzecznością są dla mnie sytuacje, kiedy ktoś kilkukrotnie obiecuje wysłać ofertę i ostatecznie tego nie robi. Chcę poznać szczegóły współpracy z drukarnią, tymczasem nie dostaję od niej niczego konkretnego.

Przyznam, że czuję dysonans między idealnie przygotowana stroną internetową i obiecującym portfolio, a brakiem odpowiedzi na ofertę. Czasem myślę, że to po prostu zderzenie moich standardów z rzeczywistością, która nie zawsze im dorównuje. Bo nie zmienia faktu, że mam prawo oczekiwać rzetelnej obsługi, co w tym przypadku ogranicza się do prostej wymiany korespondencji, mającej doprowadzić do nawiązania współpracy z drukarnią. Okazuje się, że dla niektórych to za wiele, a perspektywa czekania w nieskończoność chyba każdego wyprowadziłaby z równowagi.

 

7. Komunikacja

 

Jestem niemile zaskoczona tym, jak mało uwagi przykłada się do tego, co i w jaki sposób mówi się do klientów podczas zwykłej rozmowy telefonicznej. Myślę, że nie jest to jedynie problem drukarni, ale obsługi klienta jako takiej.

Moją uwagę zwróciły m.in.:

  • braki w poprawnym budowaniu zdań,
  • wszechobecne kolokwializmy, takie jak: „se”, „no”, „dobra”, „spoko”,
  • brak grzecznościowego rozpoczęcia i zakończenia rozmowy,
  • oznaki braku szacunku dla odrębnej branży.

 

8. Negocjowanie oferty

 

Kiedy przebrnęłyśmy przez pierwsze próby kontaktu z drukarniami, wybór padł na 2 miejsca, które dość dobrze się zapowiadały. Celowo prowadziłyśmy jednocześnie 2 rozmowy, żeby dać sobie przestrzeń na wszystko, co nieprzewidziane w całej tej historii. Wystarczyłoby w tym miejscu powiedzieć, że negocjacje trwały aż 2 miesiące! To był mój pierwszy fizyczny projekt i nie spodziewałam się, że jego realizacja zajmie aż tyle czasu.

Decyzja o wyborze konkretnej drukarni była podyktowana nie tylko możliwością realizacji całego przedsięwzięcia w jednym miejscu, ale też konkretnym oczekiwaniami co do jakości poszczególnych produktów. Liczyłam, że większe zamówienie będzie gwarantem jakości obsługi. Zależało mi też ma możliwości monitorowania pracy drukarni, dlatego szukałam drukarni z Warszawy.

Ku mojemu rozczarowaniu okazało się, że tego planu nie da się zrealizować…

 

Zwrot akcji – co z tego wyniknie?

 

Kiedy nikt już nie zakładał happy endu tej historii – pojawiła się zupełnie nowa alternatywa! Była nią współpraca z agencją, która zaproponowała mi bardzo korzystne warunki realizacji projektu. W dodatku zaopiekowała się tam mną osoba z proaktywnym podejściem do klienta, co potraktowałam jak przyjemną odmianę po wcześniejszych rozczarowaniach. Nie dość, że wyjaśniała moje wątpliwości, to jeszcze proponowała konkretne rozwiązania!

Dbałość o szczegóły widać w opiniach dotyczących kolekcji, które do mnie spływają:

 

 

 

 

Po otrzymaniu zamówienia dostałam od agencji (normalną) odpowiedź e-mailową. Znałam termin dostawy i wszystkie koszty, a bieżący kontakt telefoniczny pozwolił na bieżąco monitorować sytuację. Nawet moja drobna uwaga dotycząca jednego z produktów została uwzględniona do kolejnego zamówienia.

Czyli jednak można postarać się o wartościową obsługę klienta?!

Skoro towarzyszysz mi w tej opowieści o współpracy z drukarniami – uchylę przed Tobą rąbka tajemnicy 😊 Równolegle do kolekcji „Biurowa Organizacja” tworzyłam jeszcze jeden produkt, który również okazał się ciekawym case study, jeśli chodzi o jego realizację. Mowa o Planerze Biurowej Rewolucjonistki!

Pracujemy nad nim od maja i muszę przyznać, że choć sama rozkładówka nie sprawiała w drukarni problemu, to już okładka okazała się nie lada wyzwaniem. W końcu odcień czerwieni czy sposób mocowania okładki świadczą o jakości produktu, a to musi być najlepsza!

Dlatego uzbrajam się w cierpliwość i odliczam kolejne upływające tygodnie, mając nadzieję, że już niebawem ujrzysz efekt końcowy, z którego będę dumna.

 

 

Trudne podsumowanie

 

Podsumowując w dwóch słowach to, jak wygląda współpraca z drukarnią: jestem przerażona!

Mówi się często, że era papieru przemija i wszystko zastąpią nowe technologie. Słyszę z różnych stron, że książek czy papierowych przyborników drukuje się coraz mniej. Z drugiej strony zaczynam sama rozumieć (po kilku miesiącach trudnej przeprawy) skąd takie pesymistyczne opinie. Dostrzegam, że nie wszystkiemu jest winien cyfrowy świat.

Mówiąc zupełnie otwarcie: test odporności i dbałości o klientów w tym trudnym czasie – drukarnie niestety oblały. Zdecydowanie potrzebna jest im Biurowa Rewolucja 😉 Bo czy naprawdę wydruk swoich własnych produktów musi być aż takim problemem?

A może Ty masz jakieś doświadczenia z drukarniami i chciałabyś się nimi podzielić? Jakie wnioski nasunęły się Tobie podczas lektury tego artykułu?

Powiązane artykuły
Podcast BR#15 - Biurowe Rewolucje świadomie się zmieniają!
Biurowe Rewolucje świadomie się zmieniają!

Przesłuchaj odcinek podcastu: Biurowe Rewolucje – Urszula Rowińska · Biurowe Rewolucje świadomie się zmieniają! POSŁUCHAJ W SPOTIFY POSŁUCHAJ NA YOUTUBE Lub przeczytaj: Ten odcinek będzie nieco inny niż poprzednie. Tym razem zamiast wskazówek, porad, czy dzielenia się doświadczeniem

Więcej
Podcast biurowej rewolucjonistki -Jakie emocje towarzyszą zmianie
Jakie emocje towarzyszą zmianie?

Jakie emocje towarzyszą zmianie? W tym odcinku podcastu posłuchasz o tym: czym jest zmiana, czy zawsze towarzyszą jej emocje, jak sobie z nimi radzić, aby wspierały nas w całym procesie. Zapraszam Cię do wysłuchania i podzielenia się swoimi przemyśleniami na ten temat. Biurowe

Więcej
Poznajmy się jeszcze raz
Poznajmy się jeszcze raz!

Czasem sobie wyobrażam, że moje życie to film, w którym momentami wieje wiatr i pada deszcz, a innym razem świeci słońce i słychać śpiew ptaków. I w sumie ten film jest bardzo realistyczny, bo z każdą decyzją odnoszę wrażenie, że zaczynam go tworzyć zupełnie od początku. A do tego kompletnie nie znam jego

Więcej
change manager, zmiana, zarządzanie zmianą

Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

  1. Niestety wnioski mam podobne do Twoich… ale drukarnie to jak mechanicy… nie ma ich na rynku… spróbuj znaleźć dobrego mechanika samochodowego i zatrudnić go w firmie… to tyczy się także drukarni. Moja ciocia miała drukarnie, ale fachowców od maszyn drukarskich nie było, a jak był to trzeba było go pilnować by nie przychodził do pracy pod wpływem alkoholu.
    Teraz współpracuje z drukarnią, nie jest idealnie ale jest dobrze. Nie będę narzekać, żeby nie musiała szukać innej 😉

    1. Masz rację z mechanikami też jest wyzwanie. Znam tę branżę dobrze. Prawie 5 lat pracowałam w firmie zatrudniającej mechaników. I pewnie takie przypadki zawsze będą, lecz skala mnie po prostu przeraziła.

  2. Tak wygląda obsługa klienta nie tylko w drukarniach, ale i w wielu innych firmach. Brak przedstawienia się przy odebraniu telefonu (nagminne także w urzędach wszelkiej maści), brak odpowiedzi na wiadomości e-mail, opryskliwy ton w słuchawce i w stylu odpowiedzi na e-mail, niedotrzymywanie terminów, obietnice bez pokrycia, to niestety norma w polskim biznesie. Też tego kompletnie nie rozumiem, dlaczego firmom nie zależy na klientach 🙁

    1. Zgadzam się Edyta. W wielu branżach i firmach, niestety tak to wygląda. Jedno na stronie, drugie w realnej obsłudze klienta. Wydawało mi się, że już powiedziano na ten temat wiele, lecz jak widać, nadal za mało 😉

  3. Ja z kolei pracowałam w sekretariacie w branży poligraficznej /drukarnia opakowań tekturowych 🙂 kalendarzy, planerow itp nie drukujemy (jedynie swoj firmowy kalendarz ) . Widziałam że u mnie w firmie też obsługa leży. Ja z pewnością popełniam dużo błędów ale widziałam błędy wynikające z innych stron,np życzenie szefowej e-maile z zapytaniami miałam kierować do Technologów którzy mieli sami odpowiadać. Oni mieli dużo innej pracy i często nie odpowiadali klientowi albo bardzo późno , a jak chodziło o małe zamówienia lub których byśmy nie byli w stanie zrealizować to się wcale tym nie przejmowali… U mnie błędem w firmie też była sytuacja że nie było typowego stanowiska które zajmowałobysię stricte klientem (Handlowiec) . Mogłabym dużo o tym opowiedzieć , napisać 🙂

    1. W takich firmach zdecydowanie powinna być funkcja handlowca. Wiele czasu trzeba poświęcić obsłudze klienta. A jeszcze jak chce się utrzymać ją na najwyższym poziomie, to już w ogóle wyzwanie. Metoda spychologii też jet powszechnie znana. Dzięki Aneta za podzielenie się 🙂

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Przewiń do góry