Tytuł już sam w sobie sugeruje, że zajmę się dziś różnicami między sekretarką a kierownikiem biura. Jednak na wstępie, wspomnę, że w swojej pracy oprócz pomocy sekretarkom czy kierownikom biura, staram się być także pomocą dla osób, które nimi kierują. Chciałabym, aby obie strony widziały w administracji wartość i szanse, jakie ona ze sobą niesie. To spore wyzwanie.
Dlatego dziś przygotowałam artykuł, który chciałabym, aby wsparł obie te strony. By pokazał zarządzającym, jakie są różnice i jak ważne jest rozróżnienie tych kompetencji czy zadań. Ale także by zobrazować to kandydatkom i uświadomić obecnym pracownikom, jakie są możliwości i dlaczego to jest ważne.
Od dłuższego czasu obserwuję wątpliwości co do nazewnictwa, kompetencji i podziału obowiązków osób pracujących w administracji. Bywa to mylące nie tylko dla zarządzających, ale także dla samych pracowników czy kandydatów. Myślę, że źródłem tego jest przeplatanie się zadań w obrębie sekretariatu i administracji oraz struktury samej organizacji.
W małych firmach dosyć często funkcje tych stanowisk, o których zaraz przeczytasz, są po prostu połączone w jedno. Z oczywistych wręcz względów nie ma potrzeby zatrudniania większej liczby osób, skoro struktura jest dosyć płaska, a i ilość zadań jest mniejsza. Jednakże warto zapamiętać, o czym będę jeszcze przypominać, że: w ślad za wzrostem ilości i zakresu obowiązków, powinien się zmieniać (jeśli mamy na celu podtrzymywanie motywacji) status pracownika, jego pozycja i wynagrodzenie.
Celem tych moich porównań i tłumaczeń jest wzrost świadomości i istotność rozgraniczania tych dwóch funkcji.
Głównie po to, by:
- Kandydatki znały różnice i już na początku wiedziały, jaką ścieżkę rozwoju należy/można przejść w tym obszarze,
- Zarządzający mogli dobrze dobierać sobie pracowników wedle ich umiejętności i zakresu obowiązków,
- Poziom płac był adekwatny do zajmowanego stanowiska i odpowiedzialności,
- Kreować ważność obszaru zarządzania administracją w kontekście pracowników i właścicieli firm.
Samo nadawanie tytułów stanowiskom pracy w administracji bywa dosyć proste. Wszystkie są do siebie bardzo zbliżone. Do najczęstszych zaliczyłabym:
- Sekretarka
- Asystentka biura
- Asystentka zarządu
- Koordynator biura
- Specjalista ds. Administracyjnych
- Administrator biura
- Kierownik biura
Niezależnie jednak od przyjętej nazwy zakres obowiązków jest związany stricte z administracją. To wręcz oczywiste. Natomiast śmiem twierdzić, że poziom obowiązków czy odpowiedzialność są już zbieżne. Dlaczego? Inną funkcją jest praca sekretarki, a zupełnie inną jest bycie kierownikiem biura. Ktoś kiedyś powiedział, że słowo kierownik zobowiązuje. Coś w tym jest.
Zdarza się, że osoba pracująca na stanowisku sekretarki ma zakres obowiązków odpowiadający kierownikowi biura. Albo kierownik jest nazwany sekretarką, a robi znacznie więcej niż bazowe zadania na tym stanowisku.
Ja przechodząc ścieżkę zawodową, zaczynałam od sekretarki, by dotrzeć do funkcji kierownika biura. Wiem zatem, że te dwie pozycje zawodowe (na nich się dziś skupię!) są od siebie zupełnie różne. I z tego muszą sobie zdać sprawę nie tylko szefowie, lecz także, a może przede wszystkim, już kandydatki na te stanowiska.
Znów padnie pytanie: dlaczego? Poniżej zamieszczam spis, który dosyć jasno pokazuje różnice między zakresami obowiązków obu tych stanowisk.
Sekretarka a Kierownik Biura – poznaj różnice w zadaniach
SEKRETARKA | KIEROWNIK BIURA |
| Obsługiwanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej | Zarządzanie, koordynacja, odpowiedzialność za przepływ informacji |
| Obsługa telefoniczna rozmów przychodzących i wychodzących | Nadzór, wsparcie i zarządzanie pracami zleconymi przez kadrę zarządzającą i zarząd |
| Pierwszy front dla klienta i osób wizytujących firmę | Koordynacja, prowadzenie spotkań administracyjnych i spotkań zarządu |
| Podstawowe zamówienia artykułów spożywczych i biurowych | Kontrola wydatków i odpowiadanie za budżet biura – nadzór nad współpracą z poddostawcami |
| Zamawianie biletów podróżnych i hoteli | Nadzór nad wszelkimi procedurami i politykami administracyjnymi biura |
| Raportowanie do działu administracji, zarządzającego nim | Monitoring oraz wdrażanie skutecznych metod zarządzania w obszarze administracji |
| Podległość strukturalna osobie w administracji | Bezpośrednim przełożonym jest dyrektor zarządzający |
Warto wiedzieć, że to są dwie różne grupy pracowników. Każda z nich odpowiada za obszar administracji, ale z innej perspektywy.
Zatrudniając sekretarkę, wiemy, że do jej podstawowych zadań należy: obsługa telefonu, korespondencji, zamówień, poczty i inne. Natomiast kierownik biura także może za to odpowiadać, ale pole obszaru znacznie się zwiększa. Bo do tego dochodzą sprawy poboczne: odpowiedzialność za zespół, nadzór nad budżetem, raportowanie, zarządzanie całym biurem.
Teraz stawiam trzy pytania, na które chciałabym, by wszyscy sobie odpowiedzieli:
- Pracowniku – czy znasz zakres swoich obowiązków i na jakim etapie rozwoju w administracji jesteś?
- Zarządzający – czy wiesz jaką Twoja firma ma strukturę administracji i jaki jest podział zadań?
- Kandydatko do pracy – czy wiesz w jakiej grupie jesteś i wiesz co chcesz osiągnąć?
Powiązane artykuły
Rozmowa roczna – jak dobrze wypaść?
Rozmowa roczna lub rozmowa rozwojowa potrafi bardzo szybko pokazać, jak naprawdę wygląda sposób zarządzania w firmie. Z własnego doświadczenia wiem, jak wiele może zależeć od jakości takiego spotkania – zarówno po stronie pracownika, jak i przełożonego. Przez lata spotkałam się z bardzo
5 najczęstszych problemów w firmach rodzinnych (i skąd się biorą)
Firmy rodzinne mają jedną przewagę, której nie da się kupić – lojalność, zaangażowanie i wspólną historię. Jednocześnie są jednymi z najbardziej złożonych systemów biznesowych, bo w jednej przestrzeni funkcjonują dwa porządki: rodzinny i biznesowy. I to właśnie tutaj zaczynają się problemy. W praktyce oznacza to sytuacje, które
Podejście systemowe w zarządzaniu – dlaczego Twoja firma go potrzebuje
Podejście systemowe w zarządzaniu to zmiana perspektywy, która tłumaczy, dlaczego tak wiele firm, mimo dobrych strategii i zaangażowanych ludzi, wciąż kręci się w kółko. Jeśli zmiany w Twojej organizacji działają tylko chwilę, a potem wszystko wraca do starych schematów, problem najczęściej nie leży w ludziach ani w braku kompetencji.
