Trudne, miłego początki – czyli jak rozpocząć pracę w biurze

Pomyślałam, że warto przygotować mini-poradnik, dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją pracę w sekretariacie, aby pomóc im ją ułożyć, a jednocześnie wesprzeć w nabywaniu pewności siebie. Głównym powodem tego tekstu były moje początki pracy w zawodzie sekretarki ? Pamiętam chaos, jaki wtedy odczuwałam. Sekretariat, nowe miejsce, nowe obowiązki. Miałam za sobą kurs sekretarsko-asystencki, niestety niewiele on wniósł w moje zawodowe życie, oprócz teorii, oczywiście. Nauczyłam się na nim szybkiego pisania na komputerze oraz sporządzania pism biznesowych. Cała teoria, którą zdobyłam na kursie, w późniejszej pracy w korporacji była właściwie nieużyteczna.

Pierwsza lub nowa praca to okres wypełniony po brzegi stresem. Jego działanie widać czasami w bardzo prozaicznych czynnościach, gdy chcemy odebrać telefon lub wysłać mejla, a nie do końca wychodzi nam to, jak byśmy chciały. Warto, abyś dała sobie przestrzeń na początku pracy na różnego typu błędy czy niedociągnięcia, aby potem wprowadzić usprawnienia, które sprawią, że Twoja praca będzie bardziej efektywna.

Co dziś poradziłabym osobom, które dopiero zaczynają na stanowisku sekretarki bądź asystentki?

Przede wszystkim: bądź spokojna, działaj przemyślanie i dużo oddychaj ? Ćwicz zatrzymywanie się w szczególności w momentach, gdy robisz coś po raz pierwszy. Pamiętaj o zasadzie, że lepiej zrobić coś nieco wolniej, niż zrobić źle. Wiem, o czym mówię, zaufaj mi? Zdarzyło mi się wielokrotnie najpierw robić, a potem myśleć, to błąd. Zwłaszcza, że już od pierwszych dni budujemy bardzo ważną markę – własną!

Przejdźmy jednak do konkretów, postaram się przekazać Ci kilka praktycznych rad, jak radzić sobie, zwłaszcza w tym początkowym okresie. Zawsze miej przy sobie kartkę, ołówek i rób notatki – najlepiej z pozostawionym miejscem na własne dopiski tak, abyś później przeglądając własne myśli, mogła zapisać dodatkowe pomysły.

1. Zrób mini audyt biura.

Przychodząc do każdego biura, pamiętaj o sprawdzeniu kilku ważnych kwestii. By ułatwić Ci taki prosty, mini audyt biura przygotowałam dla Ciebie checklistę. Pobierz Mini Audyt Biura. Szybko i łatwo przejdziesz punkt po punkcie i ogarniesz co, gdzie jest.

2. Zrób porządek w sekretariacie.

• Uporządkuj miejsce pracy – jeśli odbierasz miejsce po innej osobie, przejrzyj wszystko, abyś miała pewność, że nie wzięłaś kota w worku. Jeśli znajdziesz pochowane w szufladzie dokumenty, uporządkuj je. Nic tak nie złości szefa, jak brak odpowiedzialności za to, co zastało się na miejscu pracy. Hasło: „To zostało po tamtej” – nie przejdzie!
• Zrób pomocne listy, które będziesz miała w zasięgu wzroku: listy dostawców, zamówień, potrzebnych telefonów firmowych itp.
• Rozeznaj się, gdzie co jest – poznaj swoje otoczenie i przestrzeń, w której pracujesz.
• Rozplanuj stałe działania.

   

  

   

3. Ustal kalendarz swój i szefa.

Jako osoba będąca jego wsparciem musisz mieć na względzie obowiązki bezpośrednio dla niego oraz te Twoje. Już w pierwszych dniach będziesz obserwowana jak wykonujesz swoją pracę. Należy szczególnie na to uważać. Pierwsze wrażenie zrobiłaś już podczas rozmowy rekrutacyjnej. A skoro dostałaś tą pracę to znaczy, że wrażenie było pozytywne. Teraz szef będzie sprawdzał czy się nie pomylił w wyborze kandydatki. Dlatego będzie bacznie Cię obserwował.

4. Zbadaj preferencje swoje szefa.

   Mam na myśli oczywiście te preferencje, które są związane z Waszą współpracą – co lubi, czego nie, w jaki sposób lubi mieć dostarczane dane, raporty czy nawet kawę 😉 To ważne dla niego i dla Ciebie także powinno być.

5. Poobserwuj osoby w innych działach – jak wygląda praca zespołowa w firmie.

6. Jeśli masz zadania, które możesz odłożyć w czasie – zrób oddzielną listę.

   Pamiętaj jednak o ważnej kwestii – to nie jest lista na świętego nigdy. Musisz rozplanować, kiedy się tym zajmiesz. Nie korzystaj z wymówki – „jak będę miała czas”. Ustal plan działania i po kolei realizuj poszczególne zadania.

7. Organizacja pracy.

Planuj sobie dzień / tydzień/miesiąc – nie działaj chaotycznie i nie zostawiaj rytmu dnia przypadkom. Wprowadzając od początku rytuały dnia, będzie Ci łatwiej i nabierzesz nawyków – tu odsyłam Cię do artykułu o nawykach. Powiem Ci szczerze, że ja uwielbiałam nawyki  w rytmie dnia, ponieważ dawały mi dużo przestrzeni na realizację poszczególnych zadań, a jednocześnie usprawniały pracę. Nawet obecnie w swoim home office mam rytuały poranne. To naprawdę ważne.

Podsumowuj każdy tydzień  i w piątek rób sobie listę TO DO już na następny tydzień.

8. Dbaj o estetykę, formę i merytorykę.

   Pamiętaj, że to w jaki sposób odbierasz telefony, jak piszesz maile oraz pisma – ma znaczenie. Wkrótce powstanie o tym panel, koniecznie śledź i bądź ze mną na bieżąco?

Prawda, że czujesz się pewniej? Dobra organizacja pracy oraz poznanie swojego środowiska zawodowego to klucz do sukcesu! A i pamiętaj o uśmiechu! Tego nigdy za mało! A jeśli będziesz miała jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, pisz śmiało?