Recepcjonistka – co tak naprawdę jest ważne?

Jak zostać recepcjonistką z prawdziwego zdarzenia? Co powinnaś, a co musisz wiedzieć, by spełnić wymogi tego stanowiska? Jak recepcjonistka staje się dobrym materiałem na office managera? O podstawach w sposób uporządkowany opowiem Ci w dzisiejszym artykule. Jeśli chcesz zatem zacząć przygodę w administracji ten materiał jest obowiązkowy.

Wbrew powszechnie panującym opiniom rolą recepcjonistki nie jest tylko odbieranie telefonów i przybijanie pieczątki na potwierdzeniach odbioru poczty. Oczywiście to też jest pewna część obowiązków, ale nie najistotniejsza. Główną rolą recepcjonistki jest bycie pierwszym frontem dla wszystkich klientów, którzy odwiedzają daną firmę. To taki pierwszy punkt do którego klienci przybiegają po pomoc, by odnaleźć się w czeluściach korytarzy firm. Jednocześnie poza byciem frontem, jest ona ważnym ogniwem w zarządzaniu administracją. Ale o tym opowiem później.

Do zadań Recepcjonistki najczęściej należy

• Witanie gości i udzielanie im pomocy.
• Odbiór korespondencji przychodzącej i wysyłanie wychodzącej.
• Obsługa centrali telefonicznej.
• Przygotowanie sal konferencyjnych.
• Zamawianie biletów, wyposażenia biura w artykuły biurowe i spożywcze.
• Przyjmowanie i rozdzielanie pism oraz paczek.
• Odpowiadanie za dokumenty i przepustki na terenie firmy.
• Dbanie o wizerunek firmy.

W zasadzie są to dosyć proste i podstawowe czynności, których wymóg posiadania znajdziesz na każdym stanowisku administracyjnym. Dlaczego? Dlatego, że nawet, a może wręcz obowiązkowo dyrektor administracyjny musi mieć je opanowane w sposób perfekcyjny i świadczący o jej nadzwyczajnej organizacji. Zdziwiona, że pada wzmianka o dyrektorze administracyjnym?

Tak Kochana, zaczynając tę pracę Ty od razu masz sięgać po więcej!

Zaczynasz pracę na recepcji, bo wiesz, że poprowadzi Cię to do celu, jakim jest rozwój. A rozwojowe stanowisko wybierzesz sobie już potem sama. Dodatkowo, dyrektor administracyjny także musi umieć wykonać każdy z tych obowiązków. Co z niej będzie za dyrektor, gdy takich łatwych zadań nie będzie w stanie wykonać od ręki?

I tu dotykamy sedna pracy w recepcji, na którym chciałabym byś się bardziej skupiła niż na samej taktyce np. zamawiania biletów lotniczych.

Bo..

zasady pracy i obowiązki recepcjonistki są powszechnie znane. Wielu myśli, że to nic trudnego i nawet małpa (oczywiście celowo ubarwiam!) jest w stanie je posiąść. I tak i nie. Powiem Ci jednak szczerze i uwierz mi proszę na słowo. Są osoby po których już na etapie pracy w recepcji widać, że najzwyczajniej w świecie do tej pracy się nie nadają. I choćby były prze fantastycznie miłe i uprzejme, to drygu do fachu im po prostu brak.

Zapytasz jak to?

To bardzo proste. Jesteś w stanie nauczyć się obsługi urządzeń biurowych. W dzisiejszych czasach jest to nadzwyczaj proste. Maszyny biurowe dzięki prostemu interfejsowi i dotykowemu ekranowi w sposób banalny prowadzą za rączkę i mówią co należy zrobić. W przyjmowaniu korespondencji także nie ma wielkiej filozofii. Pobierasz, wpisujesz, przekazujesz do jednostki lub archiwizujesz. O tym, jak sobie poradzić z korespondencją przeczytać choćby w artykule Korespondencja przychodząca i wychodząca.

Przy realizacji zamówień wyposażenia biurowego także nie ma wielkiej filozofii, dzwonisz lub wysyłasz emaila z listą rzeczy, ilością sztuk i terminem dostarczenia. A jeszcze jak stworzysz sobie stały szablon zamówień to jego przesłanie już naprawdę nie jest rzeczą trudną. Powiedz szczerze, ile razy zamawiałaś coś na allegro lub innym portalu? Kwestia zamówień w biurze odbywa się właściwie tak samo.

To po czym widać, że ktoś nie ma powołania i raczej nie będzie profesjonalną recepcjonistką, a co jednocześnie otwiera szansę na więcej, to umiejętność organizacji tych zadań i wizerunek, jaki prezentuje. A skoro mowa o budowaniu to nie mogę nie wspomnieć o świadomości i metodach budowaniu swojej kariery w biurze. Koniecznie zajrzyj do mojego artykułu Świadome planowanie kariery zawodowej w biurze.

Ale jak zostać profesjonalną recepcjonistką?

Wspominałam Ci już, że recepcja jest pierwszym frontem firmy. Wchodzi klient do biura i pierwsze co robi, szuka wzrokiem osoby, która weźmie go pod swoje skrzydła. I wtedy wkraczasz Ty. Na zrobienie pozytywnego wrażenia masz tak naprawdę 4-6 sekund. To pokazuje, jak masz mało czasu, by pozytywnie klienta firmy zaskoczyć. Klient zadaje pytanie, Ty elokwentnie i z gracją mu odpowiadasz, pokazując jak w jednym małym paluszku wiesz o firmie wszystko i jak rozwiązać jego problem.

W tym przypadku budujesz nie tylko swój wizerunek, ale przede wszystkim budujesz wrażenie o firmie, w której pracujesz. A w przypadku tego stanowiska to wręcz najważniejszy element Twojej pracy. Możesz nie umieć przybijać perfekcyjnie pieczątek czy robić dobrej kawy. Ale to co musisz i koniecznie to zapamiętaj to panować nad organizacją recepcji i być pozytywnym odbiciem firmy, w której pracujesz. Resztę jesteś w stanie opanować choćby poprzez szkolenia.

Pamiętaj zatem o kulturze słowa w wypowiedziach, uśmiechu, stosownym stroju i makijażu.

Ilekroć zdarza mi się widzieć dziewczyny w rozkroku z wielkim dekoltem, żujących gumę i do tego mówiących kolokwializmy, dostaję najzwyczajniej skoków ciśnienia (opanowałam się, by nie przeklinać!). Zastanawiam się wtedy, jak to się stało, że firma tak strzela sobie w kolano, a do dziewczyn zazwyczaj kieruję pytanie: „Dlaczego sobie to robisz, dziewczyno?

Przecież odbiera sobie szansę na jakikolwiek awans i marnuje spędzony w recepcji czas na wypracowanie sobie dobrych nawyków organizacyjnych, wyrzucając do kosza właściwie ten okres zawodowego życia tu spędzony. Nie potrafię w sposób logiczny sobie tego wytłumaczyć. A o samoistnym wbijaniu się w stereotyp głupiej recepcjonistki już nie wspomnę.

I tu sięgamy sedna.

Oczywiście część obowiązków recepcjonistki jest powtarzalnych, może wręcz nudnych. Nazywajmy rzeczy po imieniu. Niemniej jednak celowość bycia na tym stanowisku z czegoś wynika, prawda? Podejmując tę pracę, zdecydowała się na jej warunki, prawda? Dlaczego zatem tego nie wykorzystać?

Jeśli przyjmiesz założenie, że to czego się tu nauczysz pozwoli Ci na dalszy rozwój, to to co powinnaś zrobić to przede wszystkim opanować organizację zadań i sukcesywnie tworzyć swój wizerunek jako profesjonalistki. Mając z tyłu głowy, że chcesz sięgać po więcej musisz opanować podstawy. Niestety bez tego będzie Ci dosyć ciężko. Ale bez przesady, w dzisiejszych czasach i dzięki dostępowi do instrukcji urządzeń i porad w internecie, taki drobiazg staje się bezproblemowy. Minusem jest to, że mało kto mówi, że organizacja tych podstawowych obowiązków jest doskonałą bazą do rozwijania umiejętności asystenckich, a potem managerskich. 

Recepcja jest kluczowym wsparciem dla administracji, właściwie znaczna większość procesów zaczyna i kończy się właśnie tu. Zatem pokazuj recepcję jako miejsce ważne i kluczowe w zarządzaniu administracją.

Skup się na tworzeniu wokół siebie poczucia świetnej organizatorki recepcji, dbającej jednocześnie o wizerunek firmy, ale także pokazującej siebie, jako właściwej osoby na właściwym miejscu.

• Dbaj o szczegóły będąc spokojną, że podstawy organizacyjne są twoją mocną stroną i nie boisz się wziąć za nie odpowiedzialności.
• Kreuj recepcję na serce firmy, bez której cała reszta elementów powiązanych nie miałaby racji bytu.
• Definiuj swoją pracę, jako ważną i istotną dla Twojego rozwoju i kariery, której władczynią jesteś Ty.

To jest oczywiście punkt wyjściowy, ale niezwykle ważny na starcie. Schematyczne wykonywanie obowiązków to metoda, której ja nie wyznaję i nie polecam. Dlatego zgubnie Ci tego u mnie szukać. Najpierw podejście miękkie, Twoje wewnętrzne, a potem budowanie twardych umiejętności. Dlaczego? Bo możesz nie wiedzieć, jak pisać zamówienia, ale wola nauki będzie znacząca, o ile nie ważniejsza. I takie podejście właśnie ja wyznaję.

Chcieć znaczy umieć, a umieć znaczy chcieć.