Organizacja dokumentów?! Czemu nie!

Czy na samą myśl o porządkach w biurze – czujesz gęsią skórkę? Ten artykuł powstał właśnie z myślą o Tobie! Pokażę w nim, jak organizacja dokumentów może wspierać Cię w codziennej pracy, przygotowując na wiele nieprzewidzianych sytuacji. Stres związany z “papierkową robotą” odejdzie zatem w cień, a na jego miejsce pojawi się satysfakcja z tego, jak dobrze sobie radzisz. Nie musisz wierzyć mi na słowo! Wystarczy, że przeczytasz ten wpis do końca.

Zacznijmy może od kilku trudnych, a czasem nawet niewygodnych pytań, które muszę Ci jednak zadać. Bez zastanowienia się nad tymi kwestiami, ciężko o zmianę nastawienia do organizacji swojej codziennej pracy w biurze. Wierz mi, nastawienie to najtrudniejszy krok, jaki będziesz musiała (albo raczej chciała) podjąć. Dlatego umieszczam go już na początku naszego procesu. Myślę, że trochę mnie już znasz i wiesz, że podejście procesowe to mój konik 🙂

A zatem zastanów się i odpowiedz sama przed sobą:

• Czy porządkujesz swoje dokumenty na koniec każdego (!) dnia pracy?
• Czy zawsze odkładasz je na właściwe miejsce?
• Czy przestrzeń do przechowywania dokumentów jest jasno opisana?
• Czy posiadasz konkretne zasady pracy z nimi?
• Czy stosujesz rejestry i spisy dokumentów w biurze?

Nie będę teraz wróżyła z fusów i oceniała tego, jakich odpowiedzi udzieliłaś. Wystarczy, że to Ty je poznałaś. Skoro jednak nadal czytasz ten artykuł, dopuszczę się stwierdzenia, że nie były one dla Ciebie wystarczająco satysfakcjonujące i czujesz, że masz nad czym pracować. Nie musisz się jednak martwić – organizacja dokumentów to proces, przez który przejdziemy razem!

Jesteś gotowa?

Dlaczego warto w ogóle zaczynać?

Być może masz małe, przydomowe biuro, albo pracujesz w średniej firmie czy też w korpo. To bez znaczenia, ponieważ w każdym z tych miejsc możesz poczuć, że Twoje dokumenty wymagają uporządkowania i planu działania.

O najważniejszych korzyściach, jakie niesie za sobą organizacja dokumentów biurowych, pisałam w tym artykule, więc teraz jedynie pokrótce Ci je przybliżę.

Mając porządek w dokumentach, dysponujesz przede wszystkim posegregowanymi i skatalogowanymi danymi, potrzebnymi zarówno Tobie, jak i pozostałym pracownikom firmy. To z kolei sprawia, że jesteś w stanie w mig odnaleźć niezbędne informacje, ratując nieraz biuro przed istną katastrofą 🙂

Poza samym porządkiem zapewniasz sobie także bezpieczeństwo dokumentów, niwelujące ryzyko potencjalnych zagrożeń z nim związanych.

Kolejną korzyścią, wynikającą z organizacji dokumentów biurowych, jest zaoszczędzony w ten sposób czas, który możesz przeznaczyć na coś zupełnie innego. Może Ci się wydawać, ze niewiele w ten sposób zyskasz, ale kiedy zobaczysz, ile dodatkowych minut zyskujesz w ciągu dnia – przestaniesz negować proste rozwiązania, ponieważ są zwyczajnie skuteczne.

Przygotowanie odpowiedniego zaplecza pracy z dokumentami, podnosi także rangę Twojego stanowiska, bo do funkcji sekretarki czy asystentki, dołącza jeszcze przedrostek “profesjonalna”, a to pozwoli Ci urosnąć w oczach innych. Nie muszę chyba dodawać, że to doskonały pretekst do przyszłej rozmowy o awans 🙂

Na koniec tej szybkiej prezentacji zalet organizacji dokumentów, chcę zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jedną kwestię: stworzenie sobie takiego workflow obniża odczuwany poziom stresu, budując codzienną pewność siebie.

Organizacja dokumentów – praca z archiwum

Czy podobnie jak ja słyszysz często, że “każdy głupi” może się zajmować dokumentami? Domyślasz się pewnie, jak reaguję na tego typu puste frazesy. Prawda jest bowiem zupełnie inna i przekonuje się o niej podczas audytów administracyjnych w firmach. Można posiadać w biurze dokumenty, ale w żaden sposób nie zajmować się ich odpowiednim przechowywaniem. A stąd już tylko krok do późniejszej katastrofy!

Kiedy więc zgromadzisz wokół siebie nieco dokumentów, warto zatroszczyć się o zaplecze archiwalne, gdzie będą one trafiały. A zatem należy nadać mu pewną strukturę. Warto, aby była ona zgodna nie tylko z określonymi formalnie przepisami, ale też odpowiadała względom praktycznym. Oto one:

1. Rodzaje dokumentów, którymi faktycznie firma dysponuje. Warto wiedzieć, jakich dokumentów jest najmniej, jakich najwięcej. To z kolei pozwala ustalić przedział czasowy potrzebny do ich przechowywania.
2. Sam sposób ich przechowywania także warto ustalić na początku. Zamiast stale go zmieniać i zapełniać różnymi gabarytami półki w archiwum, lepiej je najpierw przeanalizować.
3. Skatalogowanie dokumentów będzie także dobrym rozwiązaniem, ponieważ pozwoli nadać odpowiednie kategorie dokumentom, wpływając na częstotliwość pracy z nimi. Zarówno tym w archiwum, jak i na Twoim biurku.
4. Wykazy i spisy w archiwum stanowią ogromną podporę w codziennej pracy. Zarówno dla osób archiwizujących, jak i tych, które muszą sobie bez takiego wsparcia poradzić.
5. Nie można zapomnieć także o całym systemie pracy z dokumentami, który ma mocne przełożenie na schemat archiwum.

Przyjrzyj się zatem swoim dokumentom i rozważ, albo jeszcze lepiej: zanotuj, jakimi ich rodzajami dysponujesz, określ obecną i przyszłą formę przechowywania oraz potrzebne Ci wykazy, jakie chcesz umieścić w archiwum.

W ten sposób określisz dokładnie, czego potrzebujesz, a czekająca Cię organizacja dokumentów będzie znacznie łatwiejsza.

System pracy z dokumentami

Chciałabym tutaj wyodrębnić kilka elementów składowych, poczynając od poziomu dostępu do dokumentów, który będzie zależał od kategorii. Dlatego warto zacząć od ich utworzenia, na postawie wcześniejszego audytu. Następnie możesz zdecydować, do których z nich sama masz dostęp, a którymi zarządza Twój szef czy poszczególne osoby z firmy.

Inną ważną składową systemu pracy z dokumentami jest codzienna obróbka, czyli to, co dzieje się z nimi każdego dnia w biurze. Opiera się to nie tylko o Twoje nawyki, ale także całej firmy. Co ciekawe, zasady obróbki dokumentów są najczęstszą przyczyną utraty lub obniżenia efektywności.

Z kolei analiza procesu obiegu dokumentów, rozpoczyna się od momentu ich wpłynięcia do firmy, aż do momentu, gdy trafiają do archiwum. Przyjrzenie się poszczególnym etapom da Ci świetny ogląd na dotychczasowy system działania biura. Polecam spisywać wszystkie swoje spostrzeżenia!

Ostatnią składową systemu pracy z dokumentami jest spisanie wszystkiego w formie procedury. Wbrew obiegowej opinii, to właśnie procedury uwalniają czas pracowników biurowych!

Czy wiesz, na jakim etapie jesteś? Może się okazać, że potrzebujesz krok po kroku przejść przez proces organizacji dokumentów biurowych, zdobywając również praktyczną wiedzę z zakresu:

• współpracy z zespołem podczas wprowadzania zmian,
• przygotowania się do faz zmiany, przez które przejdziesz zarówno Ty, jak i inny pracownicy biura,
• wdrożenia procedur obiegu dokumentów,
• wyboru systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Wszystko to, oraz wiele więcej – znajdziesz w 2 wydaniu e-booka “Organizacja Dokumentów Biurowych”.

Nie przegap tej szansy i skorzystaj z mojego wsparcia w metamorfozie biura i archiwum!