Onboarding pracownika – na czym on polega?

Kontynuując cykl miesięcznych współprac tym razem zajmiemy się onboardingiem. Mam nadzieję, że wiedza zdobyta podczas naszej wspólnej pracy pomoże nam przynajmniej w podstawowym stopniu wprowadzić elementy onboardingu w naszych firmach, co z pewnością będzie miało odzwierciedlenie w poprawie funkcjonowania nowych pracowników w firmie, a szefom pozwoli zapanować nad fluktuacją pracowników w początkowej fazie zatrudnienia.

Celem niniejszego wprowadzającego artykułu jest odpowiedź na trzy podstawowe pytania dotyczące tego procesu:

• Co to jest onboarding?
• Na czym polega onboarding?
• Dlaczego w ogóle wprowadza się onboarding w firmach?

Co to jest onboarding?

Onboard w języku angielskim znaczy dosłownie na pokładzie natomiast onboarding jest tłumaczony jako wdrażanie pracownika na nowe stanowisko, proces adaptacyjny. Czyli jest to proces aklimatyzacji nowego pracownika w nowym środowisku pracy. Jeszcze inaczej jest to proces, który wykorzystuje szereg narzędzi mających na celu oswajanie podwładnego z nowym otoczeniem i stworzenie mu warunków do nawiązania kontaktów w możliwie przyjaznej atmosferze.

Na czym polega onboarding?

W dużym skrócie jest to szereg etapów, rozłożonych w czasie, których wykonanie jest niezbędne do efektywnego wprowadzenia nowozatrudnionej osoby. W literaturze przedmiotu zostały wyodrębnione cztery główne obszary często nazywane 4C, które stanowią punkt wyjścia do prawidłowego wdrożenia programu.

1. Compliance (Procedury) – etap ten obejmuje wszelkiego rodzaju kwestie administracyjne związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Mamy tutaj wiele zadań do wykonania zaczynając od zgromadzenia dokumentacji związanej z przyjęciem nowej osoby do pracy, poprzez przeprowadzenie wszelkich niezbędnych szkoleń wymaganych na stanowisku pracy, a kończąc na zorganizowaniu stanowiska pracy czy nadaniu dostępów i loginów niezbędnych do funkcjonowania w nowej organizacji (komputer, krzesło, biurko, odpowiednie oświetlenie, skrzynka mailowa, loginy, hasła, karta dostępu do biura itp.)

2. Clarification (Obowiązki i oczekiwania) – pracownik na tym etapie ma jasność odnośnie swojego zakresu obowiązków, zadań do wykonania, zna zakres odpowiedzialności oraz swoją rolę w zespole.

3. Culture (Kultura firmowa) – to tzw. język, którym posługujemy się w nowej firmie. Inaczej ustalone w formie procedur, regulaminów, jak i luźno funkcjonujących zasad współpracy, które mają przełożenie na realizowanie wyznaczonych celów.

4. Connection (Relacje, więzi) – chodzi o tzw. utożsamianie się pracownika z misją firmy, dążymy, aby integracja z zespołem spowodowała, że pracownik poczuje się, jako część rodziny.

Tak jak pisałam wcześniej, powyższe obszary są niezbędne w procesie tworzenia każdego programu onboardingowego, jednak należy pamiętać, że to cele, misja, sposób komunikacji wewnętrznej, struktura organizacyjna determinują, w jakiej formie poszczególne etapy są realizowane oraz wprowadzane.

Dlaczego w firmach wprowadza się onboarding?

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, to samo dotyczy relacji pracownik pracodawca. Dlatego w przypadku wprowadzania nowego pracownika do firmy dobry start to konieczność. Korzyści z wprowadzenia onboardingu możemy rozpatrzyć z perspektywy, chociażby z czterech kluczowych perspektyw:

• ORGANIZACJI (np. pozyskanie efektywnego pracownika w krótkim czasie, wyższa efektywność od pierwszych tygodni pracy, szybkie wdrożenie pracowników, spójność z kulturą organizacyjną, większy poziom utożsamiania się z firmą, szybsze wejście w rolę na 100%).

• PRZEŁOŻONEGO (np. lojalny pracownik ->ograniczenie kolejnych rekrutacji, satysfakcja z zespołu i jego integracja z nową osobą, mniejsze obciążenie czasowe na wdrożenie, uzyskanie szybszej samodzielności przez pracownika).

• ZESPOŁU (np. wymiana doświadczeń/wiedzy, mniej pytań/błędów, lepsze wykorzystanie czasu, możliwość lepszego planowania.

• PRACOWNIKA (np. łatwiejsza adaptacja, szybszy start w realizacji celów, poznanie organizacji – mniej pytań i wątpliwości w przyszłości, większa pewność siebie, umiejętność poruszania się po firmie).

Nie zawsze możliwe jest wprowadzenie onboardingu  w pełnej formie. Niemniej jednak warto skupić się na etapach, krokach, które są kluczowe z punktu widzenia prowadzenia naszej działalności i tak dostosować program wprowadzania nowego pracownika „na pokład firmy”, aby odbył się on z korzyścią dla pracownika i pracodawcy.

Na koniec przedstawiam statystyki dotyczące procesu onboardingu.

Firmy specjalizujące się w badaniu procesów HR potwierdzają, że

• prawie 4% nowych pracowników odchodzi z nowego miejsca pracy po przerażającym pierwszym dniu pracy, a ponad 33% decyduje się na to w ciągu pierwszych 30 dni,
• ponad 25% wszystkich nowych pracowników odchodzi przez 12 miesięcy,
• 25% firm potwierdziło, że ich program adaptacyjny nie ma w swojej ofercie żadnej formy szkolenia, co sprawia, że firmy tracą ponad 60% całej siły roboczej.

Dziewczyny i Chłopaki jest to jedynie zarys bardzo ważnego i potrzebnego procesu w firmie, zatem prosimy Was o wszelkie uwagi, sugestie, pomysły, które pomogą nam wspólnie pracować nad poprawą już istniejących programów onboardingowych bądź wdrożeniem pewnych elementów programu w naszych organizacjach😊 Zwłaszcza z perspektywy administracji, bo to na nas spada cały proces przygotowania papierów i miejsca pracy dla pracownika!

* Koncepcję „4 x C onboardingu” opisuje Talya N. Bauer w publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success”

Artykuł ten napisała Klaudia Szweda, Biurowa Rewolucjonistka.
Klaudia współpracowała ze mną w grupie Biurowych Rewolucjonistek na Facebooku i opracowywała temat: Onboarding Pracownika.