Faktura: podstawowe informacje

Faktury, faktury, faktury… Większość pracowniczek biurowych ich po prostu nie cierpi i najchętniej z zamkniętymi oczami, najszybciej jak to możliwe, oddałaby je księgowej. A byłoby jeszcze lepiej, gdyby nie trzeba było otwierać koperty i nie wpisywać tego w książkę korespondencyjną, tylko listonosz sam obrałby kurs na biurko księgowej 😉 Według moich statystyk, aż 90% pracowników biurowych nie lubi faktur. Przynajmniej na początku.

Czy to rozumiem? Jak najbardziej!

Startując w swojej pierwszej, poważnej pracy biurowej, każda faktura denerwowała mnie już na wstępie. Zrozumienie jej, zlokalizowanie osoby odpowiedzialnej za zakup, przybijanie pieczątek, zbieranie podpisów, skanowanie… Słowo „faktura” wywoływało u mnie niemal reakcję alergiczną. Co się później okazało?

Diabeł nie jest wcale taki straszny i można go spokojnie ujarzmić.

Ten artykuł jest pierwszym z serii, który pomoże Ci opanować podstawowe zagadnienia związane z hasłem FAKTURA i zrozumieć wszystko, czego potrzebujesz do pracy z takim dokumentem.

To co, zaczynamy?

Na wstępie mam prośbę, skierowaną zwłaszcza do dziewczyn, które dopiero startują w tej pracy. Początki w biurze są wymagające, dlatego faktury mogą być dla Ciebie przerażające, ale wcale nie musi tak być. Daj sobie trochę czasu na opanowanie podstaw i stworzenie zasad pracy z nimi. Spokojnie, w tym drugim także Ci pomogę 😉

Omówmy teraz podstawy, które powinnaś wiedzieć o fakturach. Jako że lubię porządek, zrobię to w punktach, ułatwiających późniejsze powracanie do konkretnych informacji. Na wypadek gdybyś potrzebowała podpowiedzi.

FAKTURA

1. 1. To dokument, wystawionym przez sprzedającego, który potwierdza dokonanie określonej transakcji sprzedaży. Jej wystawienie i przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego, czyli VATu. Jest on naliczany na każdym etapie obrotu towarami i usługami.
   2. Faktura jest dla księgowości najważniejszym dokumentem, który można zaksięgować, czyli wpisać w księgi rozliczeniowe firmy i przede wszystkim odliczyć podatek.
   3. Elementy faktury, regulowane odpowiednim rozporządzenie, do którego link znajdziesz w obwieszczeniu Marszałka Sejmu RP.

Nie cierpisz czytać takich rozporządzeń? Oto szybki skrót:

• Numer faktury – numeracja faktur nie powinna być przypadkowa, bo jak mówią przepisy, należy zachować w nich ciągłość. Natomiast symbolikę (skrótową identyfikację czego dotyczy faktura) możesz przyjąć dowolną, choć logiczną.
• Data i miejsce wystawienia faktury – zawierająca dzień/miesiąc/rok, miasto.
• Data sprzedaży – w tym przypadku najważniejszy jest miesiąc wystawienia faktury – ma to wpływ na księgowanie i przypisywanie do odliczeń podatkowych (VAT),
• Dane odbiorcy – pełny adres i numer NIP w przypadku firm (lub PESEL w przypadku osób fizycznych),
• Dane sprzedawcy – pełny adres i numer NIP,
• Opis produktu/usługi – czyli to, co sprzedaje firma,
• Ilość – stan liczbowy,
• Kwota netto – kwota podstawowa za dany towar lub usługę,
• Kwota VAT – należność, która powstaje w wyniku sprzedaży danego towaru lub usługi. Stawki VAT są różne i ich wysokość zależy od rodzaju usług. Najczęstszą stawką jest 23%.
• Kwota brutto – czyli kwota netto powiększona o stawkę VAT. Jak to wyliczyć? Oto przykład:

1000 zł netto x stawka VAT (np. 23%) = 1230 zł brutto

• Opis słowny kwoty brutto,
• Termin płatności faktury,
• Sposób zapłaty – w grę wchodzą: gotówka, karta kredytowa, przelew (wtedy należy podać numer rachunku bankowego, na który pieniądze powinny wpłynąć),
• Podpis osoby wystawiającej fakturę.

Co do jednego możesz być pewna, zaczynając swoją przygodę z fakturami. Niemal każda działająca firma, ma już stworzony i narzucony wzór faktury. Tak więc nie będziesz musiała go tworzyć.

4. Fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Oryginał jest przeznaczony dla kupującego. Kopia trafia do sprzedającego.
5. Faktura może zostać wystawiona w formie elektronicznej (e-faktura) lub papierowej. Kiedyś trzeba było je drukować, podpisywać, przybijać pieczątki i wysyłać tradycyjną metodą. Dziś takiej potrzeby na szczęście już nie ma. Ale znam firmy, które dalej takim system się posługują.

UWAGA! Faktury wysyłaj zawsze listem poleconym, jeśli korzystasz z usług Poczty Polskiej. Inaczej nie masz pewności i żadnego potwierdzenia, że w ogóle dotarła do adresata.

6. Poza fakturą podstawową zwaną także często fakturą właściwą, występują także dwie inne:

• FAKTURA PROFORMA – w porównaniu do normalnej faktury, proforma nie jest dokumentem księgowym, co oznacza, że księgowość nie może jej zaksięgować i rozliczyć podatku. Wystawia się ją tylko po to, by potwierdzić dokonanie zamówienia między stronami i ewentualnie dokonać pełnej płatności za towar.
  Jeśli klient dokona wspomnianej płatności, to sprzedający (czyli otrzymujący wpłatę) zobowiązany jest wystawić fakturę właściwą, czyli tę podstawową, zawierającą wszystkie elementy z punktu nr 3.
• FAKTURA ZALICZKOWA – jak sama nazwa wskazuje, ten rodzaj faktury dotyczy tylko kwestii wpłaty zaliczki. Zaliczka oznacza pewną część, zadatek na poczet jakiejś usługi lub towaru. Klient składa zamówienie np. na wykonanie stołu, ale nie chce płacić całości od razu, ale w częściach. Dlatego ma możliwość wpłaty zaliczki np. 30% całej kwoty za wspomniany stół.

W tym wypadku sprzedający nie wystawi pełnej faktury (patrz pkt. 1) tylko właśnie zaliczkową, czyli te 30% kwoty.
Co ważne, na fakturze zaliczkowej powinnaś wpisać zawsze wartość całego zamówienia i wartość zaliczki. W ten sposób kupujący będzie mógł dostrzec wartość wpłaconą oraz pozostałą jeszcze do zapłaty.

7. Duplikat faktury – to wersja, która ratuje niejednego zapominalskiego gubiącego lub niszczącego faktury. Ile razy mi samej ułatwiło to życie, zwłaszcza gdy mojemu szefowi notorycznie i zupełnie przypadkiem gubiły się faktury. Otóż duplikat to nic innego, jak ta sama faktura właściwa (z punktu nr 1), wydawana na prośbę kupującego towar, ale zawierającą opis: DUPLIKAT FAKTURY i datę wystawienia tegoż duplikatu.
8. Przechowywanie faktur – każda firma powinna przechowywać faktury przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Mówiąc prostszym językiem:

Za rok 2017 podatnik (firma płacąca VAT) złożyła rozliczenie roczne w kwietniu 2018 roku. Czyli według prostej matematyki, dokumenty powinien przechowywać do roku 2023.

Jestem przekonana, że w mig opanujesz te podstawy. A kiedy już to zrobisz, z dużą łatwością przejdziesz do dalszych etapów, o których przeczytasz w kolejnych artykułach związanych z fakturami 😉 Możesz też zapisać się do mojej bazy dokumentacji biurowej i już teraz pobrać darmowy skrypt o fakturach.