Efektywna organizacja pracy w 7 krokach!

Efektywna organizacja pracy, czy istnieje na nią idealne lekarstwo? Pewnie wszystkie zapłaciłybyśmy za nie każdą sumę. Nie ma jednak co się oszukiwać. Takiego specyfiku nie ma i nie będzie. Żeby stać się mistrzynią organizacji pracy, trzeba samodzielnie przepracować te „złe” i wypracować wiele „dobrych” nawyków, które ułatwią zarządzanie biurem. Zamiast więc szukać magicznej różdżki w tysiącach internetowych poradników, spróbuj zwrócić uwagę na kilka czynników, których analiza przybliży Cię do własnego, złotego rozwiązania.

Skoro już wiesz, że wróżka nie powie Ci, co należy zrobić, weź proszę kartkę, coś do pisania i znajdź sobie chwilę skupienia. Przelej na papier wszystko, co w danym obszarze przyjdzie Ci do głowy. Nie skupiaj się na formie, ale na skrupulatnym notowaniu.

Jeśli jesteś już tu dłużej, to wiesz, że stawiam na otwartość i uważność, czego szukam również w osobach ze mną działających. Wybieram otwartości, bo to ważne, żeby czasem posłuchać innych lub poddać się autorefleksji. Natomiast uważność polecam Ci dlatego, że zamiast chować urazę z powodu cudzej spostrzegawczości, polecam docenić taką chęć pomocy. Warunkiem jej przyjęcia będą oczywiście szczere intencje, pozbawione arogancji.

Efektywna organizacja pracy coraz bliżej…

Teraz przyjrzyj się poniższym 7 krokom efektywnej organizacji i spróbuj poddać je własnej analizie. Spisuj każdą myśl, jaka wpadnie Ci do głowy. Stworzysz w ten sposób autorską mapę myśli, która sprawi, że nowopowstała organizacja pracy będzie efektywna, a więc dopasowana do Ciebie i Twojej pracy.

To co, zaczynamy?

Czas na efektywną organizację pracy!

1. ANALIZUJ – popatrz na swoje zlecone zadania. Czy widzisz wśród nich te, których wykonanie zależy od tego, jak je zorganizujesz czy zaplanujesz? Pewnie zauważyłaś, że w biurze jest sporo zadań mechanicznych, takich jak: skanowanie, kserowanie, przybijanie pieczątki, pakowanie przesyłek itp. Ale jest też sporo zadań, których planowanie wymaga czasu, głębszej analizy i zastanowienia się, od czego w ogóle je zacząć. Zgadzasz się ze mną? Wiem, że tak 🙂 Dlatego najlepsze, co możesz zrobić dla swojej organizacji pracy, to: zanim zaczniesz tworzyć jakiekolwiek listy TO DO, przeprowadź analizę. Rozłóż zadania na czynniki pierwsze, pomyśl nad każdym potrzebnym krokiem i wypisz kolejne działania.

Skrupulatna analiza i zaplanowanie zadań dużych, będzie się w ten sposób równoważyło z czynnościami typowo mechanicznymi. Zakładając ich zbalansowaną ilość, dajesz sobie przestrzeń na wszystko, co wpada nagle, do zrobienia „na wczoraj”.

2. ORGANIZUJ – poruszyłyśmy już kwestię planowania dnia. Doskonale wiem, że są osoby, które tego nie robią. Z jednej strony podziwiam je za odwagę, a z drugiej widzę, że w przypadku dużej ilości pracy, ich dzień po prostu się rozsypuje. Sama nie raz tego doświadczyłam.

Dlatego wiem, że planowanie jest podstawą dobrej organizacji pracy. Kiedy nie masz planu, jesteś zmuszona rzeźbisz niczym prawdziwy rzemieślnik. Działasz na oślep i bez logicznego uzasadnienia, a przecież szefowie tego nie lubią. Pomijając fakt, że dokładasz sobie w ten sposób mnóstwo zachodu!

Plan organizacji pracy pozwala Ci na elastyczność. A jeśli myślisz, że w ten sposób wkradnie się do Ciebie monotonia i zwykła nuda, to znaczy, że nie masz prawdziwego planu, tylko coś tam sobie piszesz 🙂

Wykorzystując dobre nawyki w organizacji pracy, stajesz się perfekcyjną panią biura, która może sobie pozwolić na nieprzewidziane sytuacje. Nawet kiedy coś zaczyna się sypać, a szef ma zły humor. Jesteś na wygranej pozycji!

A jeśli jesteś ciekawa, o co chodzi z tymi nawykami, więcej znajdziesz w artykule Nawyki organizacyjne w zarządzaniu biurem.

3. ARCHIWIZUJ – to temat rzeka, bo ile dokumentów, tyle pomysłów na organizację archiwum. Myślę, że to dobrze, kiedy każdy działa według swojego pomysłu. Ale niech to będzie przynajmniej usystematyzowane i zhierachiwizowane porządkowanie! Przecież naprawdę niewiele trzeba, żeby stworzyć system, który w sposób jasny i dokładny pozwoli na dotarcie do danego dokumentu w dowolnym momencie.

Tutaj tkwi sedno sprawy. Organizacja to także sposób pracy i nadzoru nad dokumentami. Zwłaszcza w biurze czy w administracji. Jak ma tam być przejrzyście, łatwo i szybko, jeśli nie z porządkiem w tle? Dla mnie to oczywiste!

Im szybciej stworzysz rejestry, metody opisywania i przechowywania, tym szybciej będziesz panować nad organizacyjnym aspektem zarządzania biurem.

4. TWÓRZ ZASADY – nie ma czegoś takiego, jak zarządzanie biurem bez wyznaczonych zasad. Choć wielu może się obruszyć, to pracownicy są często jak dzieci, które bez zasad działają często bezmyślnie i dokładają nam jeszcze więcej pracy. Nie tak wygląda efektywna organizacja. To raczej strata Twojego czasu, a dla firmy również strata pieniędzy.

Procedury to temat obszerny, wymagający podejścia do niego z głową. Możesz przeczytać o nim więcej w artykule: Procedury jako narzędzie w zarządzaniu biurem.

Jeśli chcesz opanować biuro, organizację pracy i wszystko, co się mieści w zakresie Twoich obowiązków, to spróbuj najpierw sama się do nich przekonać i stworzyć własne procesy od początku.

5. SZEFUJ – nie tylko pracownikom, ale także swojemu przełożonemu. Tak, dobrze czytasz! Szef nie potrzebuje bojącej się wszystkiego pracownicy, która będzie zbyt przerażona, żeby podejmować decyzje. Znacznie bardziej liczy na stanowczą, trzeźwo myślącą i wyprzedzającą problemy osobę, skupioną na wartościach firmy i jej członków.

Wychodź sama z inicjatywą, proponuj rozwiązania, podejmuj szybkie decyzje. Nie bój się działać i zaskocz wszystkich swoją organizacją. Umiejętności kierownicze to także jest jej element, potrzebny szczególnie w biurze.

6. BUDUJ RELACJE – w tym miejscu wspomniana na początku otwartość i uważność mają  kolejne odniesienie, bo bez nich nie zbudujesz wartościowych relacji. W tej pracy jesteś osobą kontaktową i pierwszą linią frontu firmowego. Nie potrafisz stworzyć wokół siebie nici sympatii czy nawiązać wartościowej rozmowy? Jak w takim razie chcesz zbudować cokolwiek większego?

Relacje buduje się na bazie współpracy, a ta powinna być przejrzysta, zrozumiała i oparta o uczciwe działanie. Jej stworzenie wymaga czasu, ale przecież nie od razu Rzym zbudowano 🙂

Poświęć czas i energię na wartościowe relacje, a korzyści dla własnej organizacji zobaczysz szybciej, niż myślisz. Jasny komunikat załatwi bardzo wiele. Krótka rozmowa rozwiąże problem. Wzajemne wsparcie zniweluje każdy stres i w dodatku oszczędzi Ci czasu. Czy nie o to chodzi w organizacji?

7. KOMUNIKUJ – w myśl zasady: wszystko, wszystkim i dla wszystkich. Mów konkretnie, bez zbytecznego ubarwiania i lania wody. Do tego komunikuj się z szacunkiem, etykietą biurową i elegancją samą w sobie. Sposób, w jaki zaprezentujesz się w e-mailu, rozmowie telefonicznej czy bezpośredniej, wystawi Ci ocenę, która zostanie z Tobą na dłużej.

Zdanie innych na Twój temat zależy tak naprawdę od Ciebie.

• Chcesz być traktowana poważnie i z szacunkiem? Postaraj się o to.
• Chcesz, żeby ciągle mówili, że jesteś nowa i musisz się jeszcze dużo nauczyć? Nie daj się wciągnąć w taki schemat.
• Chcesz być wytykana palcami i obgadywana za plecami? Zapracuj na swoją reputację.

Wybór (jak zawsze) należy do Ciebie.

Jestem bardzo ciekawa, jakie myśli przyszły Ci do głowy po przeczytaniu o tych 7 krokach. Czujesz chęci do działania, czy wolisz zostać przy narzekaniu na obecny stan rzeczy? Efektywna organizacja pracy jest już w Twoim zasięgu. Weź kartkę i długopis i spisz. Czy nadal będziesz przemierzać Internet w poszukiwaniu 3-minutowego rozwiązania na swoją organizację pracy?

Każda z  nas ma świadomość tego, w czym jest dobra, a w czym nie. W czym powinna sobie pomóc, a w czym lepiej odpuścić. Jeśli jeszcze nie odkryłaś, co możesz wynieść z tego artykułu dla siebie, przeczytaj go ponownie. Tylko tym razem pamiętaj: bądź otwarta i zrób to przede wszystkim dla siebie. W ten sposób znajdziesz odpowiedź na pytanie: o co chodzi z organizacją pracy w Twoim wydaniu?