Budżet administracyjny – jak go przygotować?

O budżecie, który ciarki na ramieniu wyzwala, słów kilka. Wiele z nas przeraża i sprawia, że uciekamy od jego przygotowania. Tymczasem to świetne narzędzie do planowania wydatków, co przekłada się na lepsze i efektywniejsze zarządzanie. Panowanie nad wydatkami to niezwykle cenna umiejętność każdej managerki. Czy teraz już wiesz, dlaczego warto byś i jemu poświęciła trochę czasu.

Mówiłam Ci już nieraz, że praca w biurze to odpowiedzialne zadanie i wymaga dodatkowych umiejętności. Dobrej komunikacji, organizacji pracy, świetnego planowania i panowania nad wydatkami. A z czym my kobiety mamy wiele problemów. Każda z nas lubi pieniądze, a do tego jeszcze nie swoje 😉 Oczywiście z przymrużeniem oka popatrz na ten mój wybieg. Używam go celowo, by zmiękczyć Twoje podejście do budżetu, który niejednokrotnie przeraża każdą administratorkę. Poważne słowo, a do tego obarczone sporą ilością pracy. I tak, i nie. Zresztą sama zobacz.

BUDŻET

składa się z dwóch rodzajów kosztów: tych stałych oraz zmiennych. Koszty stałe to dla przykładu: koszt księgowej, wszelkiego typu abonamenty (np. za firmowe telefony). Do kosztów zmiennych zaliczamy te wydatki, które nie mają jednej zryczałtowanej opłaty.

O ile koszty stałe nie powinny być dla nas problemem. Znamy bowiem ich źródło i potrafimy określić ich wysokość. Jednak te drugie, czyli zmienne, zazwyczaj trzeba oszacować. Wymaga to od nas trochę doświadczenia, ale także dobrej znajomości środowiska firmowego. Ważne jest to, abyś przy planowaniu budżetu administracyjnego zrobiła rezerwę wydatków – pozwoli to uniknąć niepotrzebnego stresu w przypadku nagłych kosztów. A przecież takie na pewno pojawią się w trakcie roku. Tego możesz być więcej niż pewna.

Pamiętaj także o tym, że w budżecie administracyjnym powinny znaleźć się wyróżnione na czerwono 😉 koszty szkoleń, w tym także Twoich. Jeśli zależy Ci na rozwoju zawodowym, warto, abyś przygotowując budżet administracyjny, wiedziała, w jakim szkoleniu chciałabyś wziąć udział. Dzięki takiemu planowaniu także Twój Szef dostrzeże, że jesteś osobą dobrze zorganizowaną o wyraźnie sprecyzowanych celach zawodowych. Poza tym koszty szkoleń zawsze powinny widnieć w budżecie administracyjnym, jeżeli ich nie założysz, o wiele trudniej będzie Ci szkolenie odbyć.

Jaka jest zatem klasyfikacja kosztów w budżecie administracyjnym?

Chciałabym przybliżyć Ci koszty typowe dla administracji, żebyś wiedziała, co brać pod uwagę przy planowaniu budżetu. Myślę, że ten poniższy spis ułatwi pracę zwłaszcza osobom, które zaczynają swoją karierę zawodową.

Koszty składające się na budżet administracyjny:

• • • Materiały biurowe – jeden z pojemniejszych obszarów. Tutaj należy wymienić koszty za: papier, koperty, długopisy, POST IT, znaczki pocztowe czy kuriera.
      W tym miejscu muszę dodać pewien przykład. Jeśli w ciągu roku planowana jest jakaś impreza reklamowa (np. firma bierze udział w targach lub organizuje imprezę dla klientów), to oczywiste jest to, że koszty w kategorii materiały biurowe wzrosną, ponieważ musimy mieć z tyłu głowy koszt np. kopert, zaproszeń, znaczków czy wysyłki kurierskiej. Musimy więc zawsze pamiętać o planowanych eventach. 
    • Materiały eksploatacyjne do maszyn biurowych: tonery, tusze
    • Koszt archiwizacji danych – np. firma przechowująca dokumenty na zewnątrz
    • Koszt obsługi kadrowo-księgowej
    • Koszty szkoleń pracowników administracji – celowo ten punkt jest wyróżniony, żeby zwrócić Twoją uwagę, że zawsze warto pamiętać o własnym rozwoju zawodowym i wcześniej zaplanować szkolenia, w których chcielibyśmy wziąć udział.
    • Koszty artykułów spożywczych
    • Koszty oprogramowania komputerowego – licencje, programy
    • Koszty zamawianych gazet – np. prenumerata gazety prawnej
    • Koszty sprzątania biura
    • Koszty podróży służbowych
    • Koszty usług telefonicznych
    • Koszty reklamowe – wizytówki, wydruki folderów, ulotek
    • Koszty prawne
    • Koszty eksploatacji budynku/biura
    • Koszty wynajęcia biura

  W niektórych firmach koszty są nieco inaczej nazywane lub bardziej szczegółowo opisane. Zdarza się także, że niektóre z wymienionych przez mnie kosztów są także przypisywane do innych działów. W różnych firmach bywa z tym różnie. Uniwersalnego rozwiązania nie ma. Choć można posiłkować się przykładami. Ja po pracy w kilku korporacjach wiem, że metodyka przypisywania kosztów bywa różna, a wszystko zależy od struktury, branży, finansowania kosztów czy formy raportowania.

• Spokojnie, nie przerażaj się!

Bardzo często przy prowadzeniu szkoleń czy audytów bywam pytana o to, czy planując budżet należy korzystać z jakiegoś specjalnego programu lub narzędzia. Nie! Większość osób do sporządzania budżetu wykorzystuje „stary, dobry Excel”. I ja Ciebie do tego zachęcam. Jest to program, który każda z nas zna i wykorzystuje na co dzień – a wiadomo, że wszystko, co znane daje nam poczucie bezpieczeństwa. Pamiętam, gdy pracowałam w amerykańskiej firmie, wszystkie dane były najpierw sporządzane w Excelu, następnie analizowane na spotkaniach budżetowych, a dopiero potem importowane do systemu połączonego z bazą w USA. I nie było z tym najmniejszego problemu.

Pogódź się z Excelem i działaj!

Nie byłabym sobą, gdybym nie podpowiedziała Ci jednej ważnej rzeczy. Zawsze zwracam na to uwagę, gdy uczę Dziewczyny, jak radzić sobie z fakturami. Chcę Ci powiedzieć o bardzo prostym rozwiązaniu, a mianowicie o: REJESTRZE FAKTUR. Jeśli faktury są poprawnie opisane i wprowadzone do systemu, czyli właśnie REJESTRU (np. w Excelu), to może być bardzo pomocne przy sporządzaniu budżetu administracyjnego.

W jaki sposób?

Otóż każda ewidencjonowana faktura jest wprowadzana w rejestr, zapisywane są wszystkie jej szczegóły: data, kwota netto oraz brutto, kwota vat, ogólny opis, data płatności i opis kosztowy, czyli kod z budżetu. I ta ostatnia dana jest dla nas kluczowa. Dlaczego? Bo jeśli dobrze ułożymy ewidencje kosztów, czyli każdy będzie miał odpowiedni zwrot (np. materiały biurowe) lub kod (075), pozwoli nam to w szybki sposób przefiltrować poszczególne koszty w skali miesięcy, a następnie roku. Co ostatecznie przekłada się na kalkulację kosztów rocznych ponoszonych w danym obszarze (np. materiałów biurowych). Proste, prawda?

Poniżej pokazuję Ci, jak taki rejestr może wyglądać.

•  

• Przykładowy rejestr faktur. Opracowanie własne.

Jeśli odpowiednio stworzysz taki dokument Excel, będzie on zdecydowanym ułatwieniem podczas przygotowania budżetu administracyjnego. Dzięki niemu bardzo szybko wygenerujesz dane i dowiesz się, jakie kwoty powinnaś założyć na nadchodzący okres. Sama przyznaj, że to zdecydowanie lepszy i łatwiejszy sposób niż ręczne przeszukiwanie faktur za cały rok? Mam nadzieję, że już wiesz, że dobra baza to podstawa!

Dlaczego dobrze przygotowany budżet administracyjny jest tak ważny? Myślę, że i Ty znasz już odpowiedź na to pytanie! Ale warto podkreślić to jeszcze raz, że odpowiednio sporządzony budżet spowoduje zmianę proporcji między planem a chaosem. Co mam na myśli? Jeśli w ogóle nie przygotujesz budżetu, chaos będzie zjawiskiem dominującym, a będą zaskakiwały Cię wszystkie, nawet te oczywiste, stałe koszty. Przy dobrze zaplanowanym budżecie 80% wydatków będzie realizowanych zgodnie z planem, a 20% będą stanowiły te dodatkowe, na które i tak założyłaś wcześniej rezerwę.

Podsumowując:

1. 1. Ustal podział kosztów jaki obowiązuje w Twojej firmie.
2. 2. Zbuduj bazę faktur, z której będziesz czerpać dane do budżetu.
3. 3. Sprawdź roczny plan rozwoju lub przedsięwzięć z innymi działami  – jaki to będzie miało wpływ na administrację.
4. 4. Pamiętaj o zaplanowaniu własnych szkoleń.
5. 5. Zbierz informacje w jedną całość i umieść w swoim budżecie

Dobrze przygotowany budżet administracyjny sprawi, że Twój sekretariat będzie działał sprawnie i efektywnie, a Twój Szef przy współpracy z Tobą poczuje się bezpiecznie. Sama przyznaj, że odpowiedzialne gospodarowanie budżetem może korzystnie wpłynąć na relacje?