5 kroków zarządzania administracją domową

Jestem pedantką. Nie tak skrajną jak kiedyś, ale nie ma co ukrywać – lubię porządek. Musi on być w życiu, w rzeczach, w sprawach różnego typu, w pracy, a przede wszystkim w domu. Mam bzika na punkcie porządku, dlatego wypracowałam własne systemu działania, które wspierają moje podzielone życie.

Dlaczego piszę, że podzielone?

Większość z Was pewnie pamięta, że na co dzień żyję w opcji na dwa domy. Ci, którzy czytają mnie pierwszy raz powinni wiedzieć, że od 4 lat (z przerwami) dzielę życie między dom w Polsce, a ten za granicą, gdzie przebywa mój mąż. Ta decyzja była świadoma, więc nie mogę narzekać. Oczywiście pojawia się tęsknota, większa ilość obowiązków i przeświadczenie, że dobra organizacja, to podstawa.

Jak zatem pewnie się domyślacie, mój plan życiowy jest poniekąd dopasowany do grafika mojego męża. Do tego dochodzi jeszcze szkoła oraz zajęcia dodatkowe córki, co bywa bardzo absorbujące. Patrząc na ilość obowiązków, narodził się kiedyś pomysł na własną firmę i tak powstało UrsaGO HOME.

Przy takim modelu życia mój dzień, tydzień, czy miesiąc (a czasem nawet 6 miesięcy) jest dokładnie zapełniony wydarzeniami. Są to wydarzenia z życia męża, w których uczestniczę, ale także zajęcia szkolne i pozaszkolne córki, obowiązki domowe i te związane z moją pracą zawodową czy własnym rozwojem. Przyznaję bez bicia, jest tego sporo. Ponieważ zbliża się koniec roku, to dobry moment, aby pokazać, jak ja sobie z tym wszystkim radzę. Zupełnie przypadkiem – choć u nas przypadek to rzadkość – niedawno zaplanowaliśmy  z mężem większe wydarzenia oraz podróże do lipca 2018. Tak, wiem, odległy czas. Ale jest to takie nasze MUST HAVE, aby do tych większych dopasować także te mniejsze. Ten ustalony z grubsza plan działania pozwala nam na względnie spokojne i komfortowe funkcjonowanie, bez obaw, że zapomnimy o czymś istotnym i nie zdążymy się do tego odpowiednio przygotować.

W jaki sposób przygotować kalendarz rodzinny, aby był on funkcjonalny i uwzględniał potrzeby wszystkich domowników

oraz współgrał z naszym kalendarzem zawodowym?

Zachęcam do metody 5 kroków, którą stosuję od dawna, z powodzeniem ?

KROK 1  – planujemy wielkie wydarzenia obowiązkowe

czyli:

• wspólne podróże zawodowe
• duże podróże męża oznaczające jego nieobecność (mogę wtedy planować sobie weekend inaczej ;))
• ferie oraz wycieczki szkolne córki
• imprezy rodzinne
• wyjazdy z dziećmi i bez dzieci

Przez pryzmat powyższych wydarzeń, staramy się także zorganizować sobie wyjazdy spontaniczne – weekend w spa czy wypad na narty. Rzadko wychodzi, ale czasem się udaje. Właśnie dlatego, że wiemy, kiedy możemy sobie na nie pozwolić ?

Następnie tworzymy listę spraw, które należy załatwić wspólnie lub tych, którymi możemy podzielić się, ponieważ można zamknąć je indywidualnie, bez pomocy partnera. W naszym układzie, takiej rodzinie patchworkowej, mamy różne kwestie prawne, które należy załatwić, np. majątkowe lub testamentowe. Chcemy je jak najszybciej zakończyć, ale nie zawsze to zależy od nas. Niektóre sprawy muszą po prostu swoje odleżeć. Dodatkowo, kwestie te wymagają niejednokrotnie wizyt u notariusza, w sądzie, u prawnika, a przy naszym stylu życia, gdy mąż bywa w domu głównie w weekendy, nie jest to proste.

KROK 2 – uwzględniamy zadania do załatwienia „na mieście”

To istotny krok, którego nie warto pomijać przy tworzeniu takiego domowego kalendarza. Zawsze do naszych wydarzeń obowiązkowych „dopisuje” wszystko, co związane z załatwieniami poza domem, czyli zebrania szkolne, przedstawienia w szkole, załatwianie wypisów z urzędów. Dzięki temu wiem, kiedy mogę planować własne wydarzenia zawodowe tak, aby uniknąć kolizji.

KROK 3 – kalendarz obowiązków zawodowych

Mając wiedzę z kroku 1 oraz 2 mogę przejść do planowania swoich zadań zawodowych. W pierwszej kolejności projektuję duże wydarzenia biznesowe, w których biorę udział ja oraz moi Klienci obsługiwani przeze mnie na co dzień. Swój plan audytów u klientów staram się projektować z wyprzedzeniem, by mieć wszystko pod kontrolą. Kluczowe jest dla mnie też to, aby zachować balans między obowiązkami domowymi oraz zawodowymi. Zależy mi na tym, aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, przy jednoczesnym niezaniedbywaniu sfery rodzinnej. Oczywiście zdarzają się różnorakie wpadki (np. niepozostawienie dziecku kluczy, by mogło wrócić po szkole do domu), ale każdy z nas popełnia błędy, na których uczymy się przez całe życie?

KROK 4 – cykliczne obowiązki prawne

Do spraw omówionych przy kroku 1,2 i 3 dochodzą jeszcze cykliczne kwestie prawne. Niektóre z nich mogę zautomatyzować, ale niestety nie wszystko się da. Mam tu na myśli głównie kwestie rachunków, pism, płatności, zleceń, które wiem, że muszę wykonać. Do tej grupy obowiązków mogę zaliczyć:

1. Płatności stałe – mam wrzucone w zlecenia zapłaty – zaznaczam sobie jednak w swoich dokumentach na kiedy ustawiłam płatność – tak, by w razie wątpliwości, mieć taki DOUBLE CHECK.
2. Płatności okresowe – jak np. prąd co pół roku – ustawiam przypominajkę, by z kolei mieć na względzie, że w takim przedziale czasowym pojawia się rachunek. Jeśli nie przyjdzie pocztą, w okolicach terminu, wiem, że powinnam się zgłosić do dostawcy.
3. Domowe przeglądy okresowe – maszyn lub samochodów – to wymaga organizacji i czasu, także wolę je uwzględnić w swoim kalendarzu.

KROK 5 – kalendarz prywatny

„Last but not least”, czyli mój kalendarz prywatny, czyli najbardziej przyjemna czynność – planowanie moich przyjemności osobistych. Mimo, że swoje sprawy zostawiam na koniec, nie czuję się jakoś wyjątkowo poszkodowana. Mogę je spokojnie zaplanować, ale jeśli znajdzie się „luka” w tych, które są w kalendarzu, zawsze wykorzystuje ją dla siebie. Uwielbiam różne przyjemności kobiece, więc tych sobie nie żałuję. Trzeba robić to, co nas cieszy oraz sprawia przyjemność.

5 powyższych kroków pozwala mi zachować balans i porządek między moimi sferami życia: zawodową – męża, moją zawodową, rodzinną, obowiązków szkolnych córki. Z pomocą przychodzi kalendarz GOOGLE do którego oboje z mężem mamy podgląd. Dzięki temu unikamy stresu, a dodatkowo mamy poczucie panowania nad sytuacją życiową. Takie planowanie ma również inną zaletę – daje niewyobrażalne poczucie spokoju i bezpieczeństwa. My mamy kontrolę nad naszymi obowiązkami oraz wydarzeniami, a wolny czas spędzamy w gronie rodzinnym, ciesząc się każdą chwilą wygospodarowaną w tym szalonym tempie życia.

A czy Wy prowadzicie swoje kalendarze domowe? Jak radzicie sobie z administracją domową?