Każdy z nas przygotowuje się do urlopu począwszy od dnia, gdy decyzja o nim zapada. Odliczamy dni, by spakować się i ruszyć na zasłużony odpoczynek. Są jednak sytuacje, gdy od pracy uciec się nie da. Pewnie osoby zarządzające biurem znają ten problem doskonale. Gdy dzwoni telefon lub przychodzi sms z pytaniem, gdzie można znaleźć dokumenty lub jak zamówić artykuły spożywcze do biura (bo akurat się skończyły). Sprawdź jak tego uniknąć i dobrze się przygotować. Znajdziesz tu informacje jak przygotować biuro na swój urlop i móc wyłączyć się z pracy z poczuciem, że wszystko jest przygotowane.
Zacznę od rady, która jest ze mną zawsze i wszędzie: ORGANIZACJA I PORZĄDEK. Tego nauczyło mnie doświadczenie zawodowe. I obawiam się, że będę to często powtarzać. Organizacja pracy i porządek w dokumentach. Gwarant spokoju, że wszystko jest na miejscu i braku stresu, że czegoś nie można znaleźć.
Na bazie własnej praktyki zebrałam kilka punktów kontrolnych, które dobrze jest przejść i wykonać. Przygotuj biuro na swój urlop! Odpoczywaj spokojnie! Sprawdź co możesz zrobić, by wszystko było gotowe. Poniżej lista 8 punktów, przejdź przez nią kolejno.
Lista zamówień.
Zrób listę braków w artykułach spożywczych, biurowych i wyposażenia biura. Na liście powinno się znaleźć to, czego obecnie brakuje plus rezerwa na czas Twojego urlopu. Nic nie szkodzi, jeśli zamówisz więcej. Lepiej by czegoś było ciut więcej niż miałoby zabraknąć.
Najszybciej w biurze kończą się artykuły spożywcze: kawa, cukier, woda. Potem higieniczne. A następnie tonery, papier czy zszywki. Zamówienie tych środków więcej niż zazwyczaj da Ci poczucie, że wszystkiego wystarczy. A zużyją się na pewno. Oto możesz być spokojna.
Sprawdź kalendarz.
Odpowiadasz za kalendarz szefa lub działu. Sprawdź terminy i rodzaje spotkań. Jeśli dane spotkanie wymaga przygotowania przez Ciebie dokumentów lub raportów – zrób to przed wyjazdem. Tylko nie zostawiaj na ostatnią chwilę.
Jeśli w grę wchodzi zestawienie lub raport, daj go do oceny kilka dni przed wyjazdem. Tak by osoba, dla której go przygotowujesz mogła się z nim zapoznać i zapytać lub wnieść uwagi. Nie chcesz na szybko poprawiać tego na lotnisku, prawda?
Jeśli musisz tylko przygotować dokumenty – włóż je do teczki lub koszulki, podpisz kolorową karteczką (dla odznaczania się) i zostaw w miejscu, gdzie będą widoczne. Poinformuj o tym daną osobę.
Ustal dostawy z poddostawcami.
Może się zdarzyć, że jakieś zamówienia będą dostarczone, kiedy będziesz już leżeć pod palemką. Poinformuj o szczegółach dostawy samego poddostawcę. Powiedz mu:
- gdzie ma wnieść towary i gdzie je zostawić,
- do kogo ma iść po ewentualny podpis odbioru zamówienia,
- jak i kiedy ma dostarczyć Ci fakturę.
Przewiduj krok po kroku. Nie zostawiaj tego z założeniem: „a pewnie się domyśli”.
Uprzedź o nieobecności firmę sprzątającą i dział techniczny.
Zarządzasz budynkiem należącym do firmy, dopilnuj by wszelkie awarie techniczne, jakie mogą się pojawić były dobrze zarządzane. Sprawdź czy dział techniczny zna procedurę na taki wypadek. Czy wiedzą jak Cię informować (np. smsem), gdy cokolwiek WIELKIEGO się wydarzy. Upewnij się, że wszystko mają pod kontrolą.
Z firmą sprzątającą ustal jak pracują, poproś o uzupełnianie środków higienicznych i by reagowali, jeśli tylko zobaczą jakąś usterkę techniczną (np. w toalecie). Powiedz im do kogo mają się zwrócić w dziale technicznym pod Twoją nieobecność.
Przygotuj listę dostawców.
Na pewno w biurze masz tablicę korkową lub magnetyczną. Przygotuj listę poddostawców wraz z numerami telefonów. Opisz krótko:
- Nazwa firmy poddostawcy,
- Co firma dostarcza do biura,
- Imię i nazwisko osoby kontaktowej,
- Telefon i/lub adres email.
W razie nagłego zamówienia będzie ogólnodostępna lista i będzie wiadomo do kogo dzwonić. Zamiast dzwonić do Ciebie, zadzwonią bezpośrednio do dostawcy.
Poinformuj innych o toku spraw.
Wiele spraw zostanie w toku załatwiania podczas Twojego urlopu. Niektóre po prostu muszą. Podziel się ich postępem z koleżanką z biura lub szefem. Dzięki temu będą wiedzieć co się dzieje, jakie zostały podjęte działania i jak nimi zarządzasz na czas swojej nieobecności. To niezwykle istotne.
Wyślij wszystkie emaile i papiery.
Na każdym biurku są rzeczy i sprawy do załatwienia. Jedne zostaną zamknięte szybciej, drugie później. Sprawdź, co musi być załatwione przed Twoim urlopem, co może po. Zrób listy!
Dokumenty do wysłania – wyślij przed urlopem. To zajmie chwilę, a przynajmniej przyśpieszy tok sprawy o te dwa tygodnie Twojego urlopu.
Wyślij wszystkie emaile, jakie musisz przed urlopem – znów sprawy będą się toczyć swoim trybem. Może nawet jak wrócisz, będą już zamknięte.
Postaraj się nie wstrzymywać toku spraw, w których jesteś kolejnym ogniwem. Jeśli od Ciebie zależy część projektu jaki przygotowujesz z zespołem – zrób swoją część. Tak by nikogo i niczego nie blokowała.
Ustaw autoresponder.
Nikt nie lubi wysyłać emaili i by one wisiały w próżni. Nadawca emaila do Ciebie woli wiedzieć, że jesteś na urlopie i kiedy planujesz wrócić. Poinformuj klienta/kolegów/firmy, kiedy zajmiesz się sprawą, z którą do Ciebie piszą. To dla nich ważne. A Ty zaoszczędzisz i większej ilości wiadomości ponaglających i dodatkowych telefonów.
Prawda, że to proste. Kilka prostych rzeczy do sprawdzenia i przygotowania. Dobra organizacja podniesie efektywność działania, także podczas Twojej nieobecności w biurze.
Po uzupełnionym i wyposażonym magazynku wiesz, że w biurze są wszystkie zapasy.
Dokumenty przygotowane, dostarczone, wysłane.
Informacje do dostawców, klientów i kolegów z pracy rozesłane.
Cóż, pozostało Ci tylko jechać na urlop i dobrze się bawić. Słonecznych wakacji! 🙂
Powiązane artykuły
Jak komunikować/delegować zadania innym?
Zastanawiasz się, jak komunikować polecenia, zadania współpracownikom❓ Umiejętność delegowania niektórych zadań pracownikom jest dziś kluczowa. Obciążenie zadaniami wzrasta. Nadeszła pora uwolnić Twój czas dzięki odpowiedniej komunikacji do innych. Skuteczna komunikacja, może być tym, co zadecyduje o Twojej porażce lub sukcesie
Jak nawyki lidera/szefa wpływają na pracę zespołu i biura?
Zrobiłam analizę nawyków lidera, szefa zespołu oraz szefa firmy. Wyłapałam te, które wpływają na pracę zespołu i biura. Sprawdź je i przyjrzyjmy się im głębiej. Obejrzyj wideo Daj znać w komentarzu czy się ze mną zgadzasz. https://youtu.be/zqhRaNV63Uo Powiązane artykuły
Jak poradzić sobie z organizacją pracy w zespole rozproszonym?
Inspiracją do tego nagrania był webinar, który współprowadziłam na zaproszenie BNP Paribas Real Estate. Tematem webinaru były biura przyszłości i zespoły, które będą w nich pracowały. Chyba nikogo nie dziwi już, że żyjemy w świecie nieustającej zmiany. Ta zmiana dotyka nas zarówno prywatnie, jak
