Koncentracja w planowaniu pracy

Co wspólnego mają ze sobą koncentracja i planowanie? Jak te dwa procesy przekładają się na pracę w biurze oraz skuteczność, do której dążysz każdego dnia? Okazuje się, że mimo długiej listy zrealizowanych zadań, nie zawsze jesteś świadoma tego, ile rzeczy odciąga Cię od głównego celu i które przeszkody musisz tak naprawdę pokonać. Chcesz poznać swojego przeciwnika i zmienić rozkład sił w tej nierównej walce? Koniecznie przeczytaj ten artykuł do końca!

Niepozorne drobiazgi i ich konsekwencje

Wyobraź sobie te codzienne sytuacje:

• odbierasz telefony,
• od czasu do czasu sprawdzisz, co słychać na Facebooku czy Instagramie,
• rozmawiasz z koleżankami i kolegami, którzy podrzucają Ci różne dokumenty,
• popijasz ciepłą kawę,
• odbierasz listy i paczki,
• spotykasz się z działem księgowości…

Mam wymieniać dalej? Chyba wiesz, że ta lista jeszcze się nie skończyła 😊

Zauważ, że wszystko, co odciąga Twoją uwagę od zakładanego planu działania, wpływa negatywnie na dotrzymywanie terminów i realizację listy TO DO. Nie sposób przecież wydłużyć dnia pracy, który przyjmuje coraz więcej za każdym razem, kiedy odbiegasz od tego, czym powinnaś się zajmować.

Bardzo łatwo ulec rozpraszaczom i poddać się im niemal samoistnie.

Co na to amerykańscy naukowcy?

Badacze z Uniwersytetu Stanu Ohio w Kolumbii, przeprowadzili badanie nazwane: Human Perception and Performance, w którym analizowali zjawisko rozproszenia uwagi. Autor badania, dr Jiageng Chen zauważył tam, że:

“Rozproszenie uwagi może spowodować znacznie poważniejsze problemy w prawdziwym życiu, niż błędy percepcyjne, które odnotowaliśmy w laboratorium. Nie ma wątpliwości, że odwrócenie uwagi od naszego bieżącego zadania może często negatywnie wpłynąć na naszą wydajność. Dlatego nie wolno nam na przykład korzystać z telefonów komórkowych podczas jazdy – nawet chwilowe spojrzenie na telefon może mieć konsekwencje zagrażające życiu.”

Zatem, jeśli choć na chwilę Twoja koncentracja przeniesie się z jednego obszaru na inny, efektywność zdecydowanie spadnie.

Popatrz na te informacje w ten sposób: ile czasu zajmuje Ci zmiana jednego zadania z listy na drugie? Jak długo musisz się skupić, żeby faktycznie poczuć, że wykonujesz to zadanie na 100% swoich możliwości? W którym momencie pojawia się u Ciebie frustracja, bo nie czujesz upragnionego flow? Odpowiedź pozostawiam Tobie, ponieważ najlepiej znasz swoje zachowania w tego rodzaju sytuacjach.

Nieco inne światło rzucają na ten problem badania, przeprowadzone na Uniwersytecie w Michigan. Pokazały one, że dobry program ćwiczenia umysłu może poprawić tzw. „pamięć roboczą”, czyli to, co w danym momencie kodujemy. Co ciekawe, połączona z tym umiejętność rozwiązywania problemów – przekłada się na rozwój inteligencji. Jak wychwycono tę zależność? Przeprowadzono testy zdolności umysłowych, a następnie zadano uczestnikom szereg ćwiczeń do wykonania. Podzielono ich na 4 grupy, które powtarzały ćwiczenia przez określoną ilość dni. Po zakończeniu ćwiczeń ponownie przeprowadzono testy inteligencji. Wyniki w grupie, która nie została poddana dodatkowym zadaniom, podniosły się bardzo nieznacznie, natomiast osoby, które przeszły doskonalenie pamięci roboczej – wykazały znaczną poprawę swoich umiejętności, proporcjonalną do czasu poświęconego na ćwiczenia.

Wniosek?

Dobry program treningu dla mózgu może skutecznie wpłynąć na poprawę inteligencji, co tym samym poprawia koncentrację. Powtarzanie sekwencji czynności sprawia, że się utrwalają, a jak wiemy – połączenia neuronalne potrzebują systematycznego powtarzania, właśnie w formie dobrych nawyków 😊

Dla przypomnienia: koncentracji to zdolność mózgu do skupienia się na jednej rzeczy. Pomaga nam więc stać się lepszym pracownikiem i efektywniejszym człowiekiem w szerszej interpretacji tej umiejętności. Dostrzegamy wtedy więcej szczegółów, lepiej zapamiętujemy i rozumiemy zagadnienia, na których w danej chwili skupiamy uwagę.

Ta zdolność pomaga nie tylko przejmować inicjatywę i kontrolować krążące wokół Ciebie rozpraszacze, ale też szybciej wykonywać poszczególne zadania, z którymi się mierzysz. W przypadku planowania, szczególnie w biurze – jesteś bardzo często wystawiona na szkodliwe działanie dekoncentrujących czynników, bo przebywasz w miejscu, gdzie nieustannie dużo się dzieje. Multitasking sprawia, że Twoja koncentracja w sposób naturalny spada.  W dodatku dość szybko obniża się poziom energii, ponieważ w takim środowisku zmęczenie przychodzi wcześniej, niż podejrzewasz. Może Ci też brakować motywacji do tego, żeby działać dalej, a w kontekście planowania – żeby z niegasnącą determinacją realizować zadanie za zadaniem. W skali dnia – bardzo szybko czujesz się więc wypalona.

Jak wzmocnić koncentrację?

W ciągu dnia można wykonywać proste ćwiczenia, które zaostrzą Twoje myślenie. Polecam w tym miejscu proste sposoby, które nie zajmą wiele czasu, a pobudzą szare komórki do efektywnej pracy.

Pomysł na ćwiczenie:  Napisz swoje imię i nazwisko od tyłu do przodu.

Dlaczego warto wypróbować to ćwiczenie? Zmusisz w ten sposób swój mózg do skupienia na jednej rzeczy, w oderwaniu od otaczających Cię, dekoncentrujących okoliczności. Sięgnij po takie ćwiczenie za każdym razem, kiedy czujesz u siebie spadek energii i chciałabyś się nieco pobudzić do pracy 😊

Badania nad nieukończonymi zadaniami

W kontekście koncentracji, bardzo wiele mówi nam również badanie, o którym dużo mówiono nam na Akademii Trenerów Mentalnych, dotyczące efektu Zeigarnik. Bluma Zeigarnik była wybitną i wielokrotnie nagradzaną radziecką psycholożką i psychiatrą. Jej praca doktorska nad pamięcią i koncentracją pozwoliła na opisanie mechanizmów, które zwiemy efektem jej nazwiska. Zgodnie z nim, ludzie łatwiej zapamiętują niedokończone rzeczy oraz przerwane czynności, niż zadania zupełnie zakończone.

Na czym polegało samo badanie? Radziecka naukowiec przyglądała się kelnerom i kelnerkom w restauracji. Zauważyła wtedy, że pracownicy lepiej zapamiętują zamówienia tych klientów, którzy nadal jedzą, co wiąże się z tzw. „syndromem odcięcia”. Ludzie są w stanie zapamiętać znacznie więcej w kontekście wykonywanego aktualnie zadania, niż w sytuacji, kiedy już się ono zakończyło. Kiedy ktoś je przerwie, jak np. nasze rozpraszacze – mózg automatycznie porzuca takie zadanie i związane z nim informacje.

Zastanów się teraz przez chwilę, jakie zadania łatwiej przywołać Ci w pamięci: wykonane, czy trwające?

Eksperymentów, potwierdzających tezę Blumy Zeigarnik przeprowadzone znacznie więcej. Wyobraźmy sobie, że sekretarka przygotowuje zestawienie produktów biurowych dla szefa. W czasie wykonywania tego zadania, wzywa ją pani z księgowości na bardzo ważną rozmowę, więc musi przerwać wykonywanie tego zadania. Kiedy wraca z tego spotkania, koleżanka z działu obok prosi naszą sekretarkę o bardzo szybkie przyniesienie dokumentów z pieczątką szefa, ponieważ pilnie ich potrzebuje. W międzyczasie przychodzi kurier, prosząc o potwierdzenie odbioru przesyłki oraz kierowca, który chce się rozliczyć z kilometrówki. Kiedy sekretarka wraca do swojego biurka, nie jest w stanie wrócić do rozpoczętego zestawiania dla szefa, ponieważ jej mózg wycofał niejako z pamięci pracę nad tym zadaniem. Musi zatem przez kilkanaście dobrych minut wrócić myślami do tego zestawienia, próbując przypomnieć sobie moment, kiedy rozpoczynała pracę nad tą czynnością.

Każdy przycisk PAUZA, który musisz wcisnąć podczas realizacji danego zadania sprawia, że nie tylko obniżasz swoją motywację do wykonania zadania, ale też tracisz niejako łączność z tym zadaniem, co sprawia, że trzeba zużyć niesamowitą ilość energii, aby do niego wrócić.

Czy możesz to tak zostawić?!

Praca mózgu stopniowo pogarsza się po ukończeniu 25 roku życia, jednak nie jest prawdą, że koncentracja zanika i nie można niczego z tym zrobić! Jeżeli przez całe życie będziemy starać się dostarczać sobie nowych doświadczeń, wyzwań, metod i sposobów pracy, doświadczając różnorodnych metod, również w zakresie samodoskonalenia – możemy na długie lata pozostać w bardzo dobrej formie.

Ćwiczenia, szczególnie w kontekście planowania, poprawiają połączenia między komórkami, a co za tym idzie – Twój mózg jest w stanie działać efektywnie, mimo postępującego wieku. Nie mam tutaj na myśli nieubłaganego upływu czasu, a jedynie to, że działa on jak każdy inny mięsień – nie ćwiczony – traci kondycję 😊

Przekonaj się, jak nowe narzędzia i nawyki pozwolą Ci zorganizować się firmie i poza nią! Dołącz do procesu zmiany i zacznij działać z e-bookiem o planowaniu pracy w biurze. Wykorzystaj nowe, efektywne umiejętności w praktyce.