Komunikacja w pracy jest jednym z kluczowych elementów funkcjonowania w zespole, jak i funkcjonowania każdej firmy. Wyzwania dzisiejszego świata zmuszają nas do zatrzymania się i zrewidowania podstaw komunikacji i często budowania jej na nowo. Jak to zrobić dobrze? Jak budować komunikację w pracy opartą o potrzeby, zrozumienie i szacunek do obowiązujących zasad? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.
Zanim jednak przejdę do 15 wskazówek, które dla Ciebie przygotowałam, to wróćmy do absolutnych podstaw. Jeśli czytasz mojego bloga już jakiś czas, to doskonale wiesz, że lubię myśleć i pracować procesowo. Czyli od początku do końca. Nie wybiórczo. Takie mam podejście przy współpracach z klientami – zarówno podczas konsultacji indywidualnych, jak i pracy z zespołami. Tak samo podchodzę do materiałów opracowywanych na blogu. Dlatego, zanim zaznajomisz się ze wskazówkami typu “JAK”, zacznij od ustalenia “DLACZEGO”.
- Dlaczego komunikacja w pracy nie działa?
- Dlaczego komunikacja w pracy rodzi tyle problemów, konfliktów?
- Dlaczego nie umiemy się słuchać?
- Jakie błędy popełniamy?
Odpowiedzi na te wszystkie pytania znajdziesz w materiałach bezpłatnych także dostępnych na blogu lub na kanale na Youtubie.
W tym artykule: Błędy Komunikacyjne znajdziesz obszerne podsumowanie najistotniejszych materiałów. Dopiero po odpowiedzeniu sobie na zadane pytania, możesz przejść do poniższych wskazówek, czyli kroków, które prowadzą do zmiany i budowania komunikacji na nowo.
15 kroków, jak zbudować komunikację w pracy
Określ cel rozmowy
Każda interakcja, gdzie następuje wymiana zdań, ma jakiś cel. A to wymieniamy się poglądami o: pogodzie, szefie, kawie, sytuacji na świecie, projekcie itd. Wszystkie komunikaty, jakie wysyłamy (świadomie lub nieświadomie) mają jakiś cel. Nawet ploteczki przy kawie.
Warto ustalić, o jakim dokładnie temacie chcemy z kimś porozmawiać. Ten temat będzie naszym celem. To on jest Twoim priorytetem i jego wyznaczenie pozwoli Ci nie zbaczać z drogi.
Ustal rezultat
Dzięki jasno określonemu celowi rozmowy wiesz, w jakim kierunku zmierzasz. To jednak dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest doprecyzowanie, jaki rezultat chcesz osiągnąć.
W sytuacjach obciążonych emocjami łatwo rozmyć przekaz. Stres czy napięcie sprawiają, że komunikat staje się nieprecyzyjny – a wtedy ani Ty, ani rozmówca nie macie jasności, o co tak naprawdę chodzi. Dlatego przed rozmową warto określić własne oczekiwania oraz granice: na co jesteś gotowa się zgodzić, a na co nie.
Przykład:
Rozmawiasz z przełożonym o swoim rozwoju i proponujesz zmianę nazwy stanowiska na „Dyrektor Administracyjny”. Szef sugeruje „Kierownik Administracyjny”. Kluczowe pytanie brzmi: czy taki kompromis jest dla Ciebie akceptowalny? Jak duża elastyczność w tej kwestii jest możliwa z Twojej strony?
Im precyzyjniej odpowiesz sobie na te pytania przed rozmową, tym większa szansa, że jej wynik będzie świadomy, a nie przypadkowy.
Zawrzyj kontrakt na rezultat najpierw sama ze sobą.
W wyzwaniu, które ostatnio przeprowadziłam pt. Buduj Komunikację w Pracy! aż 87% osób wskazało, że nie prowadzi cyklicznych rozmów z szefem o swoich obowiązkach, pracy i możliwościach rozwoju.
Przygotuj się na emocje
Komu się nie zdarzyło pójść na ważne spotkanie, rozmowę i ją zawalić przez własne emocje. Przez zbyt duży strach, że się nie uda, obawę przed oceną, lęk przed wybuchem. Niestety, chyba każdemu.
Z tego powodu warto przed ważnym spotkaniem, przed opracowaniem istotnego dla nas komunikatu zastanowić się, jakie emocje najczęściej nam towarzyszą. Wspierające czy może rozpraszające, a może nawet wyprowadzające nas z równowagi. Świadomość tego pozwala nam lepiej nimi zarządzać.
Naucz się regulować stres
86% osób nie ma żadnego sposobu na opanowanie stresu przed trudną rozmową. Stres zjada nas więc od środka i dyktuje przebieg rozmowy. Zgadnij, kto wygrywa? Oczywiście emocje!
Wiedząc, jakie emocje towarzyszą nam podczas rozmów z innymi, możemy lepiej dopasować wspierające nas rozwiązania.
Zatem, gdy odczuwamy strach, potrzebujemy go sobie obniżyć:
- albo szybkim spacerem po schodach,
- albo kilkoma głębszymi oddechami,
- a może 10 przysiadamy przy biurku.
Zmęczenie fizyczne odwraca uwagę od napięcia w ciele. Znajdź taki sposób na kilka minut przed rozmową, by obniżyć kortyzol, który rozwala nasz system nerwowy i dekoncentruje nasz mózg.
Weź pod uwagę emocje rozmówcy
Jak budować komunikację w pracy? Pamiętaj o emocjach swojego rozmówcy. Często skupieni i przerażeni komunikacją z innymi, zapominamy, że i inni mają swoje własne emocje. Mają do nich takie samo prawo, jak i my. Warto mieć tego świadomość!
Przeanalizuj więc wszystkie poprzednie wasze rozmowy i zobacz, jakie typowe emocje towarzyszą Twojemu rozmówcy. Które z nich oddziałują na ciebie?
Zbieraj fakty („czarna teczka”)
Skoro mamy już ustalone, że emocje potrafią nam dać do wiwatu, to czas na ich przeciwwagę. Będą nią wszystkie fakty, dowody, konkrety. To one są kluczem do rezultatu, który chcesz osiągnąć. Zbierz je sobie wszystkie. Sporządź udokumentowane listy, które pomogą Ci merytorycznie przebrnąć przez tę rozmowę. Pozwolą Ci skupić się na skutecznym komunikacie do odbiorcy.
Pójdź nawet o krok dalej. Podziel je na te, których użyjesz na początku oraz na te, których użyjesz w czarnej godzinie.
Dopasuj argumenty do odbiorcy
W firmie pracujesz już dłuższy czas i znasz otaczających Cię ludzi. Wiesz zatem doskonale, jakie kto ma słabe i mocne punkty. Jaki ma charakter, osobowość, co na niego działa. Wykorzystaj tę wiedzę dla swojego celu. Dopasuj listę argumentów stojących za Twoim celem, tak, by korzyści przekonały Twojego odbiorcę.
- Dla cyfrowego freaka przygotuj ładnego Excela.
- Dla wizjonera zbuduj storytellingową opowieść.
- Dla logicznie myślącego pokaż listę faktów.
- Dla kochającego ludzi i budowanie relacji zbierz paletę emocjonalnych argumentów.
Przygotuj kontrargumenty
– Szefie, mogę dziś wyjść wcześniej z pracy?
– NIE!
– To trudno.
Zamykasz drzwi gabinetu i wychodzisz ze spuszczoną głową. A wystarczyło tylko kontrargumentować, zbić to sztywne i mocne podejście. Przypomnij sobie teraz sytuację, w której zabrakło Ci odpowiedzi na magiczne: NIE!
Dobrze jest być zawsze gotowym, że i taka odpowiedź może przyjść. Dlatego jeszcze przed rozmową, przygotuj się, co na to odpowiedzieć.
Uważaj na słowa
Naturalnie reagujemy oporem na negatywne komunikaty. Krytyka, ocena czy deprecjonujące słowa uruchamiają mechanizmy obronne – zamiast otwartości pojawia się napięcie i dystans. Skoro wiemy, jak silnie działa na nas taki język, dlaczego tak często stosujemy go wobec innych?
Głównym powodem jest kultura słowa, w której jesteśmy wychowywani. W codziennym przekazie: domowym, szkolnym, telewizyjnym, jest więcej negatywnych słów. Jak zatem mamy budować pozytywną komunikację w pracy?
Przed ważną rozmową warto przyjrzeć się, jakich słów używamy.. Których jest więcej? Czy w komunikacji one Ci służą? Jaki inni na nie reagują? Wypisz sobie wszystkie negatywne zwroty, których Ty używasz i wykreśl je z tej rozmowy. A najlepiej z wszystkich kolejnych.
Zadbaj o warunki rozmowy
W komunikacji oprócz wszystkich miękkich aspektów istotne znaczenie mają także te twarde. Miejsce rozmowy, termin rozmowy, otoczenie rozmówców, spokój wokół. Wszystko to przekłada się na jakość odbioru, uważność rozmówcy i odbiorcy, słuchanie ze zrozumieniem.
Któż z nas lubi rozmawiać o podwyżce w przelocie na klatce schodowej biurowca lub ze stale dzwoniącym telefonem w tle?Nikt. Dlatego uważność na detale ma w budowaniu komunikacji także szczególne znaczenie. Zadbaj o wszystko co możesz, by otoczenie było jak najbardziej wspierające.
Zbuduj formułę komunikatu
Ten krok jest jednym z najważniejszych i warto na niego przeznaczyć nieco więcej czasu. Cała proces przygotowania do budowania efektywnych komunikatów w pracy opiera się na analizie. Także i teraz, rozpisz dokładnie, co chcesz i jak powiedzieć drugiej stronie. Zbuduj cały komunikat, który chcesz przekazać.
Używaj przy tym pozytywnych słów, prawdziwych faktów, merytorycznych argumentów, dbaj o przekaz oparty na potrzebach i oczekiwaniach, bądź przy tym asertywna i kulturalna. Spisz wszystko dokładnie i przećwicz go. Zobacz, jak reagujesz Ty sama, gdy czytasz to, co chcesz przekazać.
Pomóc może Ci w tym wyzwanie, które zorganizowałam pt. Buduj komunikację w pracy. Kliknij w baner poniżej, możesz zamówić materiały PDF, które ułatwią Ci świadome planowanie i prowadzenie komunikacji z szefem, trudnymi współpracownikami lub innymi członkami zespołu.
Przewiduj reakcję
Gdy już wiesz, jak Twój komunikat faktycznie wygląda, warto zastanowić się, jak on zadziała na innych. Czy może zdenerwować Twojego rozmówcę? Jaką reakcję wywoła? Spróbuj przewidzieć zachowanie Twojego rozmówcy i przygotuj się na nie.
Wzmacniaj pewność siebie
W badaniu przeprowadzonym wśród uczestników mojego wyzwania aż 54% osób przyznało, że ma trudność z zachowaniem pewności siebie podczas rozmów zawodowych. Ta liczba nie jest zaskoczeniem. Przez lata wielu z nas doświadczało komunikatów podważających kompetencje, porównujących z innymi czy umniejszających nasze możliwości.
- W szkole słyszymy: Matko, jaka Ty tępa jesteś, nie rozumiesz takich prostych tematów!
- W domu słyszymy: Ty to niczego w życiu nie osiągniesz, patrz na Hanię jaka jest zdolna!
- Od kolegów na podwórku słyszymy: Grubaska, beznadzieja, pędrak, idiotka!
Jak zatem mamy w obliczu wyzwań zawodowych mieć tę pewność siebie?. Stanowi to duże wyzwanie. Dlatego, by sobie w tym nieco pomóc, opracuj komunikat chroniący Twoje granice, blokujący manipulujące zachowania, asertywnie odpowiadający na durne tłumaczenia.
Wykorzystaj kotwicę wsparcia (a raczej talizman wsparcia)
Czasem niewielki detal potrafi znacząco zwiększyć poczucie stabilności. W sytuacjach, które wywołują napięcie, warto mieć przy sobie coś, co działa jak kotwica – przypomina o Twojej sile, kompetencjach i celu rozmowy.
Może to być ulubiona przypinka, bransoletka, zegarek, czerwona apaszka, charakterystyczne buty albo nawet zapisane na kartce zdanie, które wzmacnia Twoją postawę. Nie chodzi o magię przedmiotu, lecz o skojarzenie, które buduje wewnętrzną pewność. Proste, a skuteczne!
To jeszcze nie koniec!
Dobrze przeprowadzona rozmowa i zbudowany poprawnie komunikat to dopiero początek. Ważnym spinaczem jakiejkolwiek rozmowy jest wszystko to, co wydarzy się dopiero po niej.
Ustal konkretne kroki, które i Ty i być może Twój rozmówca, musicie podjąć po zakończonej rozmowie. Dobrze by obie strony tego komunikatu wiedziały, czego dokładnie się spodziewać i jeszcze do tego zrobić!
Brak domknięcia rozmowy bardzo często prowadzi do nieporozumień, niedopowiedzeń i powrotu do punktu wyjścia.
Zbuduj zespół, który komunikuje się dojrzale i skutecznie
Komunikacja w pracy nie jest umiejętnością, którą „miło mieć”. To kompetencja strategiczna. Od niej zależy tempo decyzji, poziom zaangażowania zespołu, liczba konfliktów i ostatecznie – wyniki firmy.
Możesz dalej reagować na napięcia, nieporozumienia i brak odpowiedzialności. Albo możesz zacząć projektować komunikację w zespole świadomie – tak, by wzmacniała współpracę, klarowność i poczucie wpływu.
Jeżeli chcesz zbudować w swojej firmie zaangażowany, odpowiedzialny zespół, który komunikuje się dojrzale i skutecznie – zapraszam Cię do zapoznania się z moimi programami dla zespołów i szkoleniami.
To nie są warsztaty „o miłej atmosferze”. To praca nad realnymi mechanizmami komunikacji, które przekładają się na wyniki.
Sprawdź szczegóły tutaj: Zyskaj zaangażowany zespół
Powiązane artykuły
Komunikacja zespołowa i jej perspektywy
Współczesne firmy funkcjonują dziś w dynamicznym i wymagającym środowisku, w którym dotychczasowe modele są nieustannie weryfikowane, a przedsiębiorstwa poszukują nowych, bardziej elastycznych sposobów działania. W tym kontekście komunikacja zespołowa staje się jednym z kluczowych elementów wpływających na efektywność pracy, zaangażowanie pracowników oraz rozwój całej firmy.
Zasady komunikacji, o których warto pamiętać!
Na co warto zwrócić uwagę w komunikacji? Jakie są najważniejsze zasady i jak je stosować? Sprawdź w tym nagraniu. Obejrzyj wideo https://youtu.be/s26WmwSCt1c Dołącz do wyzwania „Buduj komunikację w pracy” pokaż szczegóły Powiązane artykuły
Jak komunikować/delegować zadania innym?
Zastanawiasz się, jak komunikować polecenia, zadania współpracownikom❓ Umiejętność delegowania niektórych zadań pracownikom jest dziś kluczowa. Obciążenie zadaniami wzrasta. Nadeszła pora uwolnić Twój czas dzięki odpowiedniej komunikacji do innych. Skuteczna komunikacja, może być tym, co zadecyduje o Twojej porażce lub sukcesie
